工作分析方法

第2章工作分析根本要求:掌握工作分析的根本概念、程序和方法，掌握工作描述和工作標(biāo)準(zhǔn)的編寫方法和標(biāo)準(zhǔn)，能進行工作分析和工作設(shè)計。引入討論問題〔5分鐘〕你工作中和你單位里是不是常常出現(xiàn)責(zé)任推諉現(xiàn)象？是哪些崗位和環(huán)節(jié)最容易出現(xiàn)推諉？為什么？怎樣廓清員工職責(zé)邊界？你有標(biāo)準(zhǔn)的工作說明書嗎？事事有人管人人有事做你清楚你的崗位職責(zé)嗎？工作分析：——Jobanalysis，又稱職務(wù)分析、崗位分析——是人力資源管理的一項核心根底職能，它是一種應(yīng)用系統(tǒng)方法，收集、分析、確定組織中職位的定位、目標(biāo)、工作內(nèi)容、職責(zé)權(quán)限、工作關(guān)系、業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)、人員要求等根本因素的過程。核心是解決“某一職位應(yīng)該作什么？〞和“什么樣的人來做最適宜？〞的問題主要成果為職位說明書與任職資格一、工作分析概述工作分析在人力資源管理中的地位工作分析職位說明書職責(zé)權(quán)限任職資格授權(quán)體系協(xié)作關(guān)系工作流程工作條件角色定位績效指標(biāo)職位評價績效管理薪酬鼓勵人力規(guī)劃員工培訓(xùn)招聘錄用職涯規(guī)劃公平管理工作分析是人力資源管理的平臺，是整個人力資源管理體系搭建的根底工作要求充分地儲藏崗位人員，科學(xué)地管理員工，公正地考核各部門工作人員及時為各業(yè)務(wù)本部對口部門提供工作支持與指導(dǎo)充分調(diào)發(fā)動工的工作積極性，提高員工滿意度職位：人力資源部經(jīng)理上、下級關(guān)系直接上級：總經(jīng)理直接下級：員工配置主管、績效考核主管

主要工作主持公司年度人力資源戰(zhàn)略制定、實施流程協(xié)調(diào)公司重要崗位的人員安排，確保重要崗位有適宜人選協(xié)助總經(jīng)理管理公司的主要經(jīng)營者和優(yōu)秀后備人才主持定編定崗工作貫徹公司的人力資源戰(zhàn)略，執(zhí)行對公司下屬企業(yè)人力資源的調(diào)控，包括薪資總幅度控制、勞動用工增量控制等主持公司的定期業(yè)績考核工作催促培訓(xùn)部門為各營業(yè)本部不同的技能需求制訂有針對性的培訓(xùn)方案和課程并組織定期的培訓(xùn)負責(zé)員工投訴、員工與公司勞動爭議的解決事宜技能與經(jīng)驗要求豐富的人力資源管理經(jīng)驗，熟悉人力資源市場的特點。從事人力資源管理工作五至十年的實際經(jīng)驗，具備在大型企業(yè)人力資源的領(lǐng)導(dǎo)管理經(jīng)歷對人的性格與能力有敏銳的洞察與判斷力擁有良好的人際溝通能力熟悉公司所需專門或特定技能的培訓(xùn)要求和方法工作原那么性強，處事公正、公平關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)(KPI)公司總體人力資源需求的保證，管理隊伍素質(zhì)的提高和優(yōu)秀后備人才的培養(yǎng)關(guān)鍵崗位人員的合理推薦情況招聘任務(wù)完成率重要人員及后備人才的流失率合理有效鼓勵機制的建立和實施情況考核工作完成的時間和質(zhì)量舉例職位分析的兩個前提基于戰(zhàn)略與組織的分析在對企業(yè)戰(zhàn)略進行剖析的根底上，對組織結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，對部門職能職責(zé)重新進行界定。然后，對新的部門職能職責(zé)進行分解，形成對部門內(nèi)各職位功能的新的要求，新的要求與原職責(zé)進行對照，將形成該職位基于戰(zhàn)略的新的職責(zé)和工作內(nèi)容?；趹?zhàn)略和組織分析的關(guān)鍵點在于對該職位上級管理者的深入訪談。基于流程的分析在企業(yè)的流程再造或優(yōu)化的根底上，對該職位在流程中角色和功能重新進行界定，對該職位在流程中與其他職位之間的交叉、重疊、扯皮、推委之處進行深入剖析，以消除職位邊界的重疊與模糊之處；同時，通過分析流程上下游環(huán)節(jié)的相互期望和要求，從流程中內(nèi)部客戶的角度賦予該職位新的內(nèi)涵和要求。前提細解：流程的梳理簡單地說，流程就是做事情的順序；業(yè)務(wù)流程答復(fù)的是一項任務(wù)在組織內(nèi)如何完成的問題；流程是整合組織各項資源和部門，完成某一任務(wù)〔或目標(biāo)〕而進行的一系列邏輯相關(guān)的活動，是縱向分工與合作體系,有明確的輸入與輸出流程無處不在，每天都在我們身邊發(fā)生：病人看病流程：生病、掛號、就診、開方、劃價、交錢、取藥、服藥、康復(fù)消費者購物流程：購置欲望、購前挑選、付款購置、使用商品、購后感受企業(yè)報銷的流程：填寫報銷單、部門領(lǐng)導(dǎo)審批、財務(wù)部門責(zé)任會計核對〔預(yù)算、發(fā)票、部門領(lǐng)導(dǎo)簽字〕、財務(wù)主任在授權(quán)范圍內(nèi)審批〔授權(quán)外報再上一級領(lǐng)導(dǎo)，在其授權(quán)范圍內(nèi)再審批〕、企業(yè)最高財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人簽字、出納付款、會計入帳招聘流程：部門提出用人需求、人力資源部做方案、報批、組織招聘、甄選、各用人單位確定流程的種類一般公司有以下兩類流程：核心經(jīng)營流程：如市場籌劃流程、產(chǎn)品銷售流程、訂單執(zhí)行流程等支持流程：如戰(zhàn)略管理流程、經(jīng)營方案流程、生產(chǎn)經(jīng)營管理流程、財務(wù)管理流程、人力資源管理流程等對哪些流程進行梳理此階段的流程梳理并非對公司的所有流程都進行全面的梳理，而是對公司一些重要的〔主要是涉及到各部門之間相互配合協(xié)作的流程〕業(yè)務(wù)流程〔例如：采購流程、產(chǎn)品研發(fā)流程、生產(chǎn)流程、銷售流程等〕和支持保障流程〔例如：財務(wù)流程和人力資源管理流程〕進行梳理；通過對核心流程的梳理，發(fā)現(xiàn)部門職能短缺和部門之間的配合協(xié)作方面的問題；基于公司的戰(zhàn)略，在總經(jīng)理辦公會上對各部門的職能進行重新定位，并進一步對流程進行重新設(shè)計流程存在的弊端原流程可能存在的弊端弊端1病癥：過多的信息交換，過多的數(shù)據(jù)處理，任務(wù)重復(fù)原因：職責(zé)劃分不清，任意分割流程弊端2病癥：檢查、控制等活動比增值活動還多原因：部門分割，授權(quán)不夠弊端3病癥：過多的返工和重做原因：工作流程長，流程中反響不夠弊端4病癥：過于復(fù)雜、例外和特殊情況原因：原工作流程不完善改進流程的方法活動本身的突破活動的去除活動的簡化活動的整合活動的自動化活動間關(guān)系的突破活動的先后順序改變活動的邏輯關(guān)系改變前提細解：公司戰(zhàn)略核心價值觀企業(yè)的愿景戰(zhàn)略落地使命與追求行業(yè)命題的思考企業(yè)文化事業(yè)理論盈利模式外部環(huán)境分析內(nèi)部生態(tài)研究業(yè)務(wù)領(lǐng)域管理領(lǐng)域市場營銷策略產(chǎn)品研發(fā)策略產(chǎn)品生產(chǎn)策略產(chǎn)品銷售策略組織流程再造人力資源開發(fā)資本財務(wù)營運企業(yè)文化塑造部門功能定位部門職責(zé)的編制根據(jù)業(yè)務(wù)流程，將流程的職責(zé)落實到具體的部門，就是部門職責(zé)部門職責(zé)的編制需要清晰界定相應(yīng)部門在流程中承擔(dān)的準(zhǔn)確任務(wù)各部門職位體系建設(shè)根據(jù)各部門職能，對各部門職位進行規(guī)劃；對各職位名稱進行標(biāo)準(zhǔn)；各部門反響意見；與主管領(lǐng)導(dǎo)及各部門交流并最終確認如何確立職位體系職位分析是職位體系設(shè)計的根本工具。職位分析有多種方法，變革公司的職位分析要采取下行法，自上而下確定職位的設(shè)計；研究部門職責(zé)和業(yè)務(wù)流程，將部門職責(zé)進一步分解到可操作的職責(zé)、任務(wù)或活動。將近似或者由一個人完成更方便的職責(zé)、任務(wù)或活動歸為一個職位；借鑒先進公司的職位設(shè)置，尤其是通用部門/職位。職位體系示意圖總經(jīng)理副總經(jīng)理a部經(jīng)理職員1職員2b部經(jīng)理職員1職員2副總經(jīng)理前提細解：部門職能定位部門職能就是考慮部門所要發(fā)揮的作用以及所扮演的角色部門職能定位常常會因為各種原因進行調(diào)整職能調(diào)整直接影響到業(yè)務(wù)流程、部門職責(zé)以及職位說明書二如何認識職位？職位是指企業(yè)賦予每個員工的權(quán)利與責(zé)任。職位是員工權(quán)利與責(zé)任的統(tǒng)一，是人力資源管理的根本單位；職位是由一系列內(nèi)容或者專業(yè)相似或相關(guān)，職責(zé)、職權(quán)范圍相同，所需知識技能任職資格相通，可以交由同一個人來完成的一組工作的組合；職位是以“事〞為中心而設(shè)置的，以“事〞的性質(zhì)來劃分；每個職位都有特定的職能，不宜按工作內(nèi)容和工作步驟將同一職能任意分拆，分成多個職位；職位的幾個特點：先有職能，后有職位，再有相應(yīng)的工作人員；當(dāng)沒有適宜的員工時，會出現(xiàn)“職位空缺〞的現(xiàn)象；職位不能隨人走，假設(shè)員工離職，其職位仍然存在；職位同一職位可以在不同時間里由不同的員工擔(dān)任；職位不是一成不變的，隨著職能的變化，職位在流程中所扮演的角色發(fā)生變化，職位設(shè)置、權(quán)責(zé)也將發(fā)生變化。由于工作量大小不同，有的職位可以由一個人來承擔(dān)，有的職位需要由多個人來承擔(dān)。職位說明書的對象是職位，擔(dān)任同一職位，但在工作內(nèi)容上又有分工不同的任職者可以享用同一個職位說明書。工作分析的根本概念工作分析---通過調(diào)查、研究和分析確定工作的兩個方面：1〕工作本身的規(guī)定；2〕承擔(dān)者的行為和資格要求。最后形成工作描述和工作標(biāo)準(zhǔn)。工作描述：工作需要從事的活動、使用的設(shè)備和工作條件的信息(又叫工作說明)工作標(biāo)準(zhǔn)：承擔(dān)這項工作的員工必須具有的特定技能、工作知識、能力和其他身體和個人特征的最低要求最低要求理想工作者工作分析與職位說明書的關(guān)系

工作分析績效標(biāo)準(zhǔn)報酬因素工作規(guī)范工作描述職位說明書工作分析結(jié)果三、工作分析的流程信息收集流程梳理部門職責(zé)職位設(shè)置公司戰(zhàn)略部門職能定位職位說明書公司運作主要業(yè)務(wù)流程和各部門定位的介紹收集現(xiàn)有各部門資料〔包括現(xiàn)有部門職責(zé)、職位設(shè)置、各職位職責(zé)及任職資格〕梳理公司核心流程問題總結(jié)公司戰(zhàn)略了解各部門職能的重新定位各部門職責(zé)的重新描述各部門反響、交流、確認各部門職位規(guī)劃職位名稱標(biāo)準(zhǔn)各部門反響、交流、確認編制各職位說明書各部門反響、交流、確認戰(zhàn)略商業(yè)模式流程優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)設(shè)計部門設(shè)計崗位設(shè)計需要掌握的幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)誰來做用什么方法做收集到的信息如何整理成工作說明書1收集工作分析資料的人員工作分析專家：客觀公正、信息一致、價格高、會無視無形方面主管：對工作了解、速度快，但方法上要培訓(xùn)，負擔(dān)重工作任職者：熟悉、速度有保證，但收集信息的標(biāo)準(zhǔn)化和完整性差組合？？職責(zé)分工人力資源部門經(jīng)理人員協(xié)調(diào)工作分析流程撰寫工作描述和說明書，供經(jīng)理人員核實定期回顧、檢查工作描述和說明書檢查和確保管理措施到位可能尋求外部專家?guī)椭鉀Q困難和分析完成或提供工作分析所需信息檢查并確保工作描述和說明書的準(zhǔn)確度工作變化時要求更新分析在工作分析信息的基礎(chǔ)上設(shè)定績效標(biāo)準(zhǔn)2工作分析的程序四個階段：第一階段：工作分析的范圍，主要包括：決定工作分析的目的確定工作分析的目標(biāo)工作工作分析的程序第二階段：工作分析的方法確定所需信息的類型識別工作信息的來源選擇工作分析的具體程序工作分析的程序第三階段：信息的收集與分析收集工作信息分析信息向組織報告結(jié)果定期檢查工作分析信息工作分析的程序第四階段：工作分析方法的評價以收益、本錢與合法性為標(biāo)準(zhǔn)評價工作分析的結(jié)果所需信息工作活動：任務(wù)描述、與其他工作和設(shè)備關(guān)系、進行工作的程序、承擔(dān)這項工作所需要的行為、動作與工作要求工作中使用的機器、工具和設(shè)備等輔助設(shè)施工作條件：人身工作條件、組織的各種有關(guān)情況、社會背景、工作進度安排、鼓勵對員工的要求：特定的技能、特定的教育和訓(xùn)練背景、與工作有關(guān)的工作經(jīng)驗、身體特征、態(tài)度工作分析數(shù)據(jù)的形式定性描述：工作內(nèi)容、工作條件、社會關(guān)系和個性要求定量分析：使用數(shù)量單位表示測量的結(jié)果3工作分析方法工作實踐法、直接觀察法、面談法、問卷法及典型事例法工作實踐法工作分析人員親自從事所需要研究的工作。優(yōu)點：準(zhǔn)確了解工作的實際任務(wù)和各種要求，適用于短期內(nèi)可以從事的工作缺點：不適用要進行大量訓(xùn)練和危險工作直接觀察法直接觀察所需要分析的過程，以標(biāo)準(zhǔn)格式記錄各個環(huán)節(jié)內(nèi)容、原因和方法優(yōu)點：能全面、深入了解工作內(nèi)容和要求，適用于主要由身體活動來完成的活動缺點：不適用腦力勞動成分較多和處理緊急情況的間歇性工作面談法與工作者面談了解工作的內(nèi)容、原因和做法個別員工面談集體員工面談主管面談信息收集的常用方法三種訪談法對每個雇員進行個人訪談；對做同樣工作的雇員群體進行的群體訪談；對完全了解被分析工作的主管人員進行的主管人員訪談；訪談法特別適用對文字理解有困難的人；能夠及時控制和引導(dǎo)；可以發(fā)現(xiàn)一些在其他情況下不可能了解到的工作活動和行為；可以當(dāng)場評價信息質(zhì)量，決定取舍；適合提取工作的內(nèi)部信息，如任職資格、培訓(xùn)需求、責(zé)任和權(quán)利等。面談法〔技巧〕分析人員應(yīng)該只是被動地接收信息與主管密切配合，找到最了解工作內(nèi)容、最能客觀描述職責(zé)的員工盡快與面談?wù)呓⒏星?，不要讓對方有正在進行業(yè)績考核的感覺事先準(zhǔn)備完整的問卷表結(jié)束后及時細致整理資料信息收集的常用方法訪談法的典型提問方式：你所做的是一種什么樣的工作？你所在職位的主要職責(zé)工作是什么？你又如何做的呢？你的工作環(huán)境與別人的有什么不同呢？做這項工作所需要的教育程度、工作經(jīng)歷、技能是怎樣的呢？他要求你必須具有什么樣的文憑或工作許可證？你都參與些什么活動？你的責(zé)任是什么？你工作績效的標(biāo)準(zhǔn)有哪些？工作對身體的要求是怎樣的？工作對情緒和腦力的要求是怎樣的？工作對平安和健康的影響如何？問卷法可以由工作分析人員來填寫，也可以由承擔(dān)工作的員工來寫開放式問卷“請表達工作的主要職責(zé)〞結(jié)構(gòu)化問卷：列舉一系列的任務(wù)或行為，請工作者根據(jù)實際工作要求對任務(wù)是否執(zhí)行或行為是否發(fā)生作出答復(fù)信息收集的常用方法問卷法：問卷法是一種快速、高效的信息收集方法，但設(shè)計問卷并進行測量很重要例：〔管理類〕1、工作中的決策程度2、與人交往3、在教育、經(jīng)驗和性格方面需求4、在體力、精神努力和職位壓力方面的需求5、工作的保密程度6、特殊的溝通技能7、特殊的資格，列出履行職責(zé)需要的清單8、制定決策內(nèi)容，包括決定和控制公司的政策和法律；判斷失誤的影響；回憶你決策的程度9、什么是最重要的職責(zé)10、監(jiān)督什么職位和監(jiān)督多少職位11、監(jiān)督的多樣化和復(fù)雜化程度12、工作執(zhí)行的描述，包括依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)政策、方法、程序、原理、創(chuàng)造性思維、慣例等13、判斷，包括確定目標(biāo)、對信息的評價、判斷的多樣化、判斷的影響和重要性14、決策，包括理由、決定等信息收集的常用方法15、困難和復(fù)雜程度16、正確和失誤的影響類型17、準(zhǔn)確，運用技術(shù)的準(zhǔn)確性：技術(shù)的類型、需求程度、典型問題、正規(guī)的程序、預(yù)防失誤18、錯誤的影響，錯誤的類型、錯誤的偶然性、糾正錯誤的本錢、錯誤的影響范圍19、對外工作關(guān)系，接觸人的類型、接觸目的、頻繁程度、接觸方式〔〕、影響人的技能和老練、占工作的比例20、內(nèi)部工作關(guān)系信息收集的常用方法例：工作問卷的設(shè)計〔一般〕1、如果你是工作是非整日的、季節(jié)的或臨時的，請解釋；2、描述學(xué)會和執(zhí)行你的工作需要的培訓(xùn)和經(jīng)驗的種類和數(shù)量。如果是特殊的訓(xùn)練、技能或經(jīng)驗，請記在下面；3、教育需求程度；4、多長時間的工作經(jīng)驗才能象你一樣滿足職務(wù)的需求；5、工作概要，你工作的所以目的是什么；6、應(yīng)該如何做和為什么這樣做；7、精神或視覺的需求程度，描述精神或視覺集中/注意的程度，在你的工作需求的情況，如極少、這個工作、持續(xù)注視；8、設(shè)備和根據(jù)的責(zé)任，包括資金、維護或防止設(shè)備、根據(jù)損壞和喪失；9、對材料和產(chǎn)品的責(zé)任，包括在防止資金、材料、產(chǎn)品損壞、浪費過程的控制、監(jiān)督、等；10、對他人的平安，包括維護他人平安環(huán)境方面；11、工作環(huán)境，包括站、走動、坐、舉、爬蹲、跪等；12、外出時間，每周、月和年的比例；信息收集的常用方法工作日志法：序號工作活動名稱工作活動的程序權(quán)限時間消耗備注1復(fù)印文件審核領(lǐng)導(dǎo)簽字-復(fù)印-登記執(zhí)行45分鐘例行2開介紹信審核領(lǐng)導(dǎo)簽字-開信-登記執(zhí)行15分鐘例行3起草公文領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖-撰寫-修改-提交需報審2小時偶然4送公文親送-收件人簽收委托負責(zé)40分鐘例行典型事件法對實際工作中工作者特別有效或者無效的行為進行簡短的描述，通過積累、匯總和分類，得到實際工作對員工的要求。四工作說明書撰寫工作描述：說明某一工作的性質(zhì)、責(zé)權(quán)利關(guān)系、主體資格條件等內(nèi)容的書面文件。側(cè)重于反映工作定向分析的結(jié)果工作標(biāo)準(zhǔn)：需要哪些個人特征和經(jīng)驗才能勝任這項工作，是對承擔(dān)這項工作的員工在教育、經(jīng)驗和其他特征方面的最低要求，而不是最理想的工作者形象編制各部門職位的職位說明書職位說明書制定的原那么是直接上級為下屬制定職位說明書。職位說明書實際上是傳遞了上級對下級的期望和要求，并且職位說明也要定期根據(jù)公司業(yè)務(wù)和戰(zhàn)略的變化而不斷更新和修訂，所以說為下級制定職位說明書也是管理者的一項職責(zé)，同時也有利于標(biāo)準(zhǔn)管理；職位說明書包括職位名稱、所在部門、報告關(guān)系、職位基薪等級、職位編號、編制日期、職位概要、職位位置、任職資格〔資歷、所需資格證書、知識技能要求、能力要求、素質(zhì)要求〕、工作聯(lián)系、職業(yè)通道、職責(zé)要求、關(guān)鍵績效指標(biāo)〔KPI〕、簽字確認。1、如何填寫“職位名稱〞職位名稱是對工作名稱的進一步明確，標(biāo)準(zhǔn)職位的名稱有利于進行職位管理；2、如何填寫“所在部門〞所在部門是指該職位所屬的機構(gòu)或部門；繁簡程度要是企業(yè)具體情況來定，原那么是應(yīng)該寫到該職位所屬的最小組織細胞；一般會有以下幾種情況：機構(gòu)或公司的正職和副職填寫所在機構(gòu)或公司的名稱；各部門人員的所在部門填所在機構(gòu)或公司及對應(yīng)部門的名稱；如果部門內(nèi)還有處，那么一般員工還應(yīng)該寫到屬于哪個處；例如：某一般規(guī)模子公司人力資源部員工，填“子公司名稱+人力資源部〞；如果部門很大，還分有各處，那么招聘處的員工填“公司名稱+人力資源部招聘處〞3、如何填寫“報告關(guān)系〞報告關(guān)系指該職位的直接上級；一般會有以下幾種情況：機構(gòu)〔包括子公司、分公司、事業(yè)部、分廠〕或部門副職的直接上級是正職；各部門或機構(gòu)正職的直接上級是對應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo)；各部門內(nèi)人員的直接上級一般來講都是該部門的正職；但如果部門內(nèi)還有處，那么處長的直接上級是否部門正職，各處內(nèi)的員工直接上級是該處處長；4、如何填寫“職位薪資等級〞職位薪資等級是指該職位經(jīng)過職位評估和薪酬設(shè)計后的薪資等和級別的位置5、如何填寫“職位編號〞職位編號是指職位的代碼，組織中的每個職位都應(yīng)當(dāng)能有一個代碼；編碼的繁簡程度視企業(yè)具體需要而定；職位編號的目的是為了便于快速查找所有的職位；職位編碼的步驟：為整個集團所有機構(gòu)進行編號；機構(gòu)內(nèi)部門編碼；對部門內(nèi)各處進行編碼；對各處職位進行編碼；例如：某一職位編碼01010202，表示公司某區(qū)局綜合部人力資源部副主任這一欄將在全公司職位說明書編制完成后由人力資源部為全公司所有職位說明書統(tǒng)一編號并填補上；6、如何填寫“編制日期〞編制日期是指工作說明書的具體編寫日期是什么時間；這一欄可以暫時不填，將在職位說明書出臺時有人力資源部統(tǒng)一填補上；職位概要也就是職位設(shè)置的目的，應(yīng)該用一句話簡單地概括工作的主要功能，簡短而準(zhǔn)確地表示該職位為什么存在；機構(gòu)整體目的的哪一局部由該職位完成？該職位對機構(gòu)的獨特奉獻是什么？如果該職位不存在，會有什么工作完不成？我們究竟為什么需要這一職位？例如，對于空調(diào)公司設(shè)備科經(jīng)理來說，其職位設(shè)置的目的如下：如果有異議的話，我們常常在后面加“限制〞和條件。這是確保了這些重要條件確實得以明確說明而未被遺漏、在上面結(jié)果例子中，并不是不惜任何代價進行生產(chǎn)7、如何填寫“職位概要〞動詞對象結(jié)果/限制管理與協(xié)調(diào)空調(diào)公司全部設(shè)備、設(shè)施或者在符合質(zhì)量要求的條件下，在安全和無害環(huán)境的工作場所及時生產(chǎn)出按計劃而設(shè)定的產(chǎn)量8、如何填寫“職位概要〞職位設(shè)置的目的局部還應(yīng)當(dāng)描述工作的總體性質(zhì)，因此只列出其主要功能或活動即可。這樣，對于車間的編程員來說，其職位設(shè)置的目的可以描述為：“指導(dǎo)所有的數(shù)據(jù)處理的操作、對數(shù)據(jù)進行控制以及滿足數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方面的要求。〞對于物料科經(jīng)理這一工作來說，它的綜述可以描寫為：“組織購置、運輸以及存儲和分配生產(chǎn)線上所需要的所有材料。〞應(yīng)力圖防止在工作綜述中出現(xiàn)象“執(zhí)行需要完成的其它任務(wù)〞這樣的籠統(tǒng)性描述。雖然這樣的描述可以為監(jiān)督人員分派工作提供更大的靈活度，但專家明確認為，如果一項經(jīng)?？梢钥吹降墓ぷ鲀?nèi)容不被明確寫進工作描述，而只是用象“所分配的其它任務(wù)〞一類的語言，就很可能會成為逃避責(zé)任的一種托辭，因為這使得對工作的性質(zhì)以及人員需要完成的工作的表達出現(xiàn)了漏洞9、如何填寫“職位位置〞職位位置說明本職位在整個組織中所處的層級和位置；例如：某公司招聘主管的職位位置：招聘專員主管副總?cè)肆Y源部經(jīng)理勞資主管培訓(xùn)主管薪酬主管考核主管招聘主管同一直接主管之下的，平級的其他職位名稱直接主管職位名稱二級主管職位名稱10－1、如何填寫“職責(zé)要求〞工作的責(zé)任與任務(wù)是編寫說明書最為繁雜的局部。為了了解和描述職位的情況，至關(guān)重要的是要明確提供該職位的職責(zé)范圍和權(quán)限；職位的職責(zé)來自于組織使命的分解，按照組織的要求，本職位應(yīng)該做什么；在編寫職責(zé)時，首先應(yīng)該將本職位職責(zé)的幾個大塊找出來，即本職位應(yīng)該做那幾方面的事情，然后對每塊事情進行具體描述；在具體描述時，每一條職責(zé)，都應(yīng)盡量以流程的形式描述，盡量講清楚每件事的輸入與輸出，描述的格式為：“動詞+名詞賓語+進一步描述任務(wù)的詞語〞；10－2、如何填寫“職責(zé)要求〞職位的職責(zé)分解職位職位使命和主要職責(zé)職位職責(zé)的分解4.01.02.03.01.11.21.31.42.12.22.33.13.23.33.44.14.24.34.44.510－3、如何填寫“職責(zé)要求〞例如：對某辦公室主任來說，首先把此職位的職責(zé)大塊找出來，經(jīng)分析有文秘管理、檔案管理、日常行政管理、部門管理這四大塊。具體描述時，比方對文秘管理中的第一條職責(zé)，“動詞〞是“組織擬定并審核〞，“名詞賓語〞是“本所各種公文、報告和會議文件行文標(biāo)準(zhǔn)、簽發(fā)程序制度〞，“進一步描述任務(wù)的詞語〞是“提出意見，批準(zhǔn)后督導(dǎo)實施〞。這條職責(zé)由于簡化沒有寫輸入與輸出，但作為調(diào)查資料，還是要求能夠?qū)懬宄Ｓ直确皆凇案鶕?jù)國家科技開展方針、政策和上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)有關(guān)科研生產(chǎn)管理工作的條例、方法、決定、實施細那么及有關(guān)指令，制定有關(guān)科研生產(chǎn)管理制度，報直接上級，經(jīng)批準(zhǔn)后督導(dǎo)實施〞這條職責(zé)中，“輸入〞是“國家科技開展方針、政策和上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)有關(guān)科研生產(chǎn)管理工作的條例、方法、決定、實施細那么及有關(guān)指令〞，“輸出〞是“報直接上級〞，希望大家能夠盡量以后一種形式來對每條職責(zé)進行描述。10－4、如何填寫“職責(zé)要求〞在職位職責(zé)的描述中，重要的是清楚的界定每一職責(zé)上的權(quán)限，應(yīng)該用精心選擇的動詞恰當(dāng)?shù)孛枋鰴?quán)限范圍。在職位說明書的編制過程中，經(jīng)常會碰到下面這些情況：針對制度、方案、方案等文件可以用草擬、擬訂、審核、審定、轉(zhuǎn)呈、提交、下達、備案、存檔、提出意見等動詞；針對信息、資料可以用調(diào)查、收集、整理、分析、研究、總結(jié)、提供、匯報、反響、轉(zhuǎn)達、通知、發(fā)布、維護管理等動詞；關(guān)于某項工作〔上級〕可以用主持、組織、指導(dǎo)、安排、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理、會同、審批、審定、簽發(fā)、批準(zhǔn)、評估等動詞；思考行為可以用研究、分析、評估、建議、參與、推薦、方案等動詞；直接行動可以用組織、執(zhí)行、指導(dǎo)、控制、監(jiān)管、采用、參加、說明、解釋、提供、協(xié)助等動詞；上級行為可以用批準(zhǔn)、指導(dǎo)、確立、規(guī)劃、監(jiān)督等動詞；10－5、如何填寫“職責(zé)要求〞管理行為可以用到達、評估、控制、協(xié)調(diào)、確保、鑒定、保持、監(jiān)督等動詞；專家行為可以用分析、協(xié)助、促使、聯(lián)絡(luò)、建議、推薦、支持、評估、評價等動詞；下級行為可以用檢查、核對、收集、獲得、提交、辦理等動詞；例如：在編制某一文件的過程中，部門負責(zé)人組織擬訂文件，一般文員可能只是按部門內(nèi)主管的要求收集一些資料，然后主管草擬文件，主管副總審核文件并提出意見，總經(jīng)理最終批準(zhǔn)文件。這些動詞清楚、準(zhǔn)確的說明了相應(yīng)職位在流程中的權(quán)限。11、如何填寫“關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)〞績效指標(biāo)是指從哪些方面、以什么標(biāo)準(zhǔn)去評價該職位工作的效果；績效可以表達在兩方面，一個是工作的結(jié)果，另一個是在工作過程中高績效的行為。因此績效指標(biāo)也分為結(jié)果界定和行為界定；對管理者來說，績效指標(biāo)是考核依據(jù)；對員工來說是卻是行為導(dǎo)向，因此績效指標(biāo)的設(shè)定在兼顧工作性質(zhì)的同時，應(yīng)充分考慮公司的戰(zhàn)略及價值觀；職位說明書中的考核指標(biāo)只需到考核方面即可，在考核制度中將會對考核指標(biāo)進行標(biāo)準(zhǔn)分級的描述12、如何填寫“任職資格〞任職資格是決定職位價值、招募、培訓(xùn)等的重要依據(jù)；任職資格的規(guī)定要嚴格界定為工作所要求的，必須從理論或者實證地證明與工作績效有因果關(guān)系；任職資格是對應(yīng)職者的要求，不是針對現(xiàn)有人員的要求；任職資格包括以下這些工程：資歷所需資格證書知識要求技能要求能力要求素質(zhì)要求12－1、如何填寫“資歷〞資歷包括學(xué)歷〔學(xué)位〕、所學(xué)專業(yè)〔或接受何種培訓(xùn)〕、職稱和工作經(jīng)驗〔包括一般工作經(jīng)驗和特殊工作經(jīng)驗〕；資歷一般作為參考要求；例如：某公司一個薪酬主管的資歷要求是“人力資源管理或工商管理專業(yè)，大學(xué)本科畢業(yè)，從事過人力資源管理工作三年〞；某房地產(chǎn)公司一級預(yù)算工程師的資歷要求是“大學(xué)本科，工民建、暖通、給排水、電氣、建筑經(jīng)濟等相關(guān)專業(yè)或者復(fù)合型人才；有一定業(yè)界知名度；八年大型工程造價控制工作經(jīng)驗并主持過兩個以上大型〔30萬平米以上〕公共建筑工程造價控制工作〞；某集團公司企業(yè)管理部經(jīng)理的資歷要求是“MBA，八年以上工作經(jīng)驗，其中有管理一個子企業(yè)的工作經(jīng)驗〞。12－2、如何填寫“所需資格證書〞所需資格證書不是職稱，而是指從事本工作所必須的證照；例如：出納必須有會計證才能上崗；某公司財務(wù)部經(jīng)理需要“注冊會計師證〞；某房地產(chǎn)公司一級預(yù)算工程師需要“注冊造價工程師證〞；某動力廠維修電工需要“上下壓電工運行維修本和普通電、氣焊本〞；某動力廠司爐工需要“司爐本、環(huán)保本〞；某儲運公司客車隊班車司機需要“大客車駕駛執(zhí)照〞。12－3－1、如何填寫“知識要求〞知識要求包括業(yè)務(wù)知識和管理知識；這些知識都應(yīng)區(qū)分其廣博程度和精通程度；例如：廣博程度可以用系統(tǒng)級的，還是子系統(tǒng)級等詞或者能區(qū)分出知識廣泛程度的詞加以區(qū)別；精通程度可以用知曉、熟悉、精通等詞加以區(qū)別。業(yè)務(wù)知識是指該職位開展業(yè)務(wù)工作時所必須具備的知識；例如：一個辦公室主任，要擬訂各種文件，必須熟悉各類文稿的行文格式、體例這些知識；一個軟件設(shè)計人員必須精通相應(yīng)的軟件語言知識；一個人力資源管理咨詢師必須精通工作分析的方法、薪點制方法、考核設(shè)計的方法〔KPI、BSC〕；12－3－2、如何填寫“知識要求〞一個集團企業(yè)管理部經(jīng)理應(yīng)具備的業(yè)務(wù)知識有：熟悉集團戰(zhàn)略；高水準(zhǔn)的企業(yè)經(jīng)營方案管理理念、模式、程序、方法；熟悉國家經(jīng)貿(mào)委等政府部門在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、平安生產(chǎn)、質(zhì)量管理、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計等方面的工作要求；熟悉先進企業(yè)信息化建設(shè)的經(jīng)驗、程序、方法；了解公司經(jīng)營管理中有關(guān)的國家及國際商務(wù)方面的法律根本知識；管理知識是針對管理職位或兼有管理職能的職位而言的，是指該職位在進行管理工作時所必須具備的知識；例如：作為一個室主任，必須知曉必要的財務(wù)知識、人力資源管理知識、時間管理知識等等；一個集團企業(yè)管理部經(jīng)理應(yīng)具備的業(yè)務(wù)知識有：熟悉集團公司相關(guān)管理制度、體系、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)、組織機構(gòu)和各部門職能、相關(guān)工作的運作流程；知曉業(yè)務(wù)流程重組與改進的知識；熟悉分解及分派任務(wù)、時間管理、監(jiān)督與指導(dǎo)工作、領(lǐng)導(dǎo)、考核鼓勵、溝通、培訓(xùn)開發(fā)的方法和技巧；熟悉團隊間建立合作伙伴關(guān)系的方式與方法；熟悉信息調(diào)研的方法和相關(guān)信息來源的途徑12－4－1、如何填寫“技能要求〞技能包括根本技能和業(yè)務(wù)技能；這些技能都應(yīng)區(qū)分其熟練程度。對于外語和計算機的應(yīng)用等技能可以參照國家統(tǒng)一規(guī)定的級別來區(qū)分。例如：英語四級、計算機三級；對于沒有國家統(tǒng)一規(guī)定的技能可以用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或本所標(biāo)準(zhǔn)來加以區(qū)分。根本技能是指完成各種工作時都需要具備的通用的操作技術(shù)。通常指“寫作能力、外語能力和計算機能力〞；例如：一個大的集團辦公室主任應(yīng)具備的根本技能有：外語四級，能夠閱讀一般英文資料，能用外語進行日常交流；能夠熟練使用OFFICE辦公軟件；能夠撰寫集團領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿、宣傳材料以及以集團公司名義下發(fā)的文件、報告；一個預(yù)算工程師應(yīng)具備的根本技能有：良好的公文寫作能力；能夠閱讀專業(yè)英文資料；熟練掌握數(shù)據(jù)庫管理、工程造價相關(guān)軟件及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用12－4－2、如何填寫“技能要求〞業(yè)務(wù)技能是指運用所掌握的業(yè)務(wù)完成業(yè)務(wù)工作的能力；例如：對于一個集團公司辦公室主任來說，應(yīng)該具備的業(yè)務(wù)技能有：能夠撰寫集團領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿、宣傳材料以及以集團公司名義下發(fā)的文件、報告；能夠運用行政管理知識建設(shè)并維護內(nèi)外部工作關(guān)系；能夠運用文秘管理知識處理好文書、檔案等管理工作；能夠運用公關(guān)技巧建立良好企業(yè)形象，協(xié)調(diào)公共關(guān)系；能夠運用人員管理的方法和技巧有效地對下屬進行管理與開發(fā)；能有效進行信息收集和提供；對于一個一級預(yù)算工程師來說，應(yīng)該具備的業(yè)務(wù)技能是：能夠獨立從事大型工程〔30萬平米以上〕的標(biāo)書編制、標(biāo)底計算、工程預(yù)結(jié)算；對于一個人力資源管理高級咨詢師來說，應(yīng)該具備的業(yè)務(wù)技能是：能夠獨立主持大型工程〔指擁有全資子公司、控股子公司、分公司、事業(yè)部、分廠、工程組等各種下屬機構(gòu)的集團〕的組織設(shè)計、工作分析、薪酬與考核體系的設(shè)計；12－5－1、如何填寫“能力要求〞能力要求是指完成工作應(yīng)具備的一些能力方面的要求。這些要求包括需要什么能力及其級別；能力要求是指該職位對任職者最需要的能力要求；能力要求一般不宜多，三到五個即可；常見的能力有：學(xué)習(xí)能力：通過自學(xué)更新知識結(jié)構(gòu)，吸收新事物、新工具、新方法的能力；在工作中總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的能力；開辟新的學(xué)習(xí)渠道，收集新的信息的能力；創(chuàng)新能力：思維靈活，能夠從不同的角度思考問題并提出新設(shè)想、新方案的能力；改進工作方式和方法的能力；開拓新局面的能力；協(xié)調(diào)能力：處理組織內(nèi)、外的人際關(guān)系、沖突和矛盾的能力；協(xié)調(diào)平衡大家的利益，促成“共贏〞合作的能力；溝通能力：語言準(zhǔn)確并簡捷地表達自己的思想和感情的能力；善解人意，與人取得共識的能力；通過說服改變對方行為的能力；12－5－2、如何填寫“能力要求〞分析判斷能力：對現(xiàn)有信息進行分析，找出相關(guān)因素的能力；在分析的根底上，對問題的性質(zhì)、根源及其開展趨勢進行判別的能力；問題解決能力：在不同環(huán)境、不同層面中發(fā)現(xiàn)問題的能力；面對問題提出解決思路的能力；解決問題的周到程度；解決問題的效率；適應(yīng)能力：熟悉新環(huán)境、新關(guān)系、新位置的能力；根據(jù)不同的環(huán)境和條件調(diào)整自己的心態(tài)和工作方法的能力；在新的組織關(guān)系下定位自身角色，了解其他成員對于自己的期望并與人合作的能力；培養(yǎng)指導(dǎo)下屬能力：發(fā)現(xiàn)下屬的特點，合理用人的能力；因人施教，開發(fā)下屬的能力；方案能力：對未來進行預(yù)測的能力；在預(yù)測根底上制定有效目標(biāo)的能力；分步驟有效實施目標(biāo)的能力；組織能力：挖掘資源的能力；統(tǒng)籌安排，提高資源綜合利用的效率的能力；控制能力：面對各種局面，考慮并把握各方面的因素，使事情在自己的掌握之中，朝著自己期望的方向開展的能力；緊急情況下，能利用各種有效的方法，穩(wěn)定局面，使事情正常、有序地開展的能力；12－5－3、如何填寫“能力要求〞執(zhí)行能力：領(lǐng)會目標(biāo)要求，完成任務(wù)的能力；執(zhí)行過程中應(yīng)變的能力；信息檢索能力：對信息的敏感性，積累與本職位工作相關(guān)的信息，掌握本領(lǐng)域最新動態(tài)的能力；在大量信息中，篩選有效信息的能力；領(lǐng)悟能力：領(lǐng)會方案、方案、他人意圖的正確性；在領(lǐng)會的根底上，舉一反三，做出系列反響的能力；舉例說明：一個辦公室主任的能力要求是：方案能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、鼓勵下屬的能力、控制能力；一個人力資源部薪酬主管的能力要求是：領(lǐng)悟能力、溝通能力、問題解決能力、學(xué)習(xí)能力；市場籌劃人員的能力要求是：信息檢索能力、分析判斷能力、創(chuàng)新能力、學(xué)習(xí)能力、溝通能力；銷售人員的能力要求是：公關(guān)能力、溝通能力、拓展能力、適應(yīng)能力；事務(wù)類人員只需要執(zhí)行能力；12－6－1、如何填寫“素質(zhì)要求〞素質(zhì)是指一個人的潛在特質(zhì)，與生俱來，一般不宜改變；素質(zhì)要求是指該職位對任職者最需要的個性或特質(zhì)的要求；素質(zhì)要求一般不宜多，一到兩個即可；常見的素質(zhì)有：情緒穩(wěn)定性：當(dāng)有意外發(fā)生時，能保持心情平靜，頭腦清醒；能很快地調(diào)節(jié)自己，恢復(fù)常態(tài)；處變不驚，臨危不亂；心理承受力：坦然面對困難、壓力、挫折和復(fù)雜局面，積極采取措施去適應(yīng)、解決它；百折不撓，永不言??；心胸開闊，“宰相肚里能撐船〞；忠誠：對組織、事業(yè)、職責(zé)感情真摯，忠心耿耿，忠實可靠，為組織開展不遺余力地奉獻自己的力量；無論遇到多大困難，絕不放棄，全力以赴地幫助組織渡過難關(guān)；不遺余力維護組織聲譽；自我認識：有自知之明，對自己的能力和性格有客觀而全面的認識，清醒地認識自己的缺點；明確自己在組織中適合的位置，量力而行；12－6－2、如何填寫“素質(zhì)要求〞團隊合作精神：對團隊共同的目標(biāo)、價值觀有深刻的理解和認同；愿意為實現(xiàn)共同目標(biāo)而盡自己最大的努力；明確自己在團隊中的角色，成認并尊重其他工作伙伴的工作對自己的工作以及團隊的重要性；開誠布公，愿意、善于與團隊成員交流問題，分享經(jīng)驗；為了維護團隊利益愿意調(diào)整自己的利益；能主動維護團隊形象；全局意識：能全盤考慮問題，清楚哪些東西對于整個大局是重要的，哪些東西那么是不重要的，不會為了小事而誤大局；為了顧全大局，能犧牲局部利益；大局利益受到損害時，挺身而出維護大局利益；人際敏感性：能敏銳、準(zhǔn)確地覺察他人對自己的態(tài)度和需求；能正確判斷某個群體內(nèi)部的人際氣氛及其細微變化；責(zé)任心：非常清楚自己的責(zé)任，對本職工作一絲不茍，精益求精；遇到困難時，能堅韌不拔地克服困難；工作第一，有奉獻精神；出現(xiàn)失誤，敢于承擔(dān)責(zé)任，并千方百計加以補救；原那么性：原那么明確，是非清楚，實事求是；隨時用自己言行維護原那么，即使碰到困難，也會堅持原那么；對于有違反原那么的事情，會堅決與之作斗爭；12－6－3、如何填寫“素質(zhì)要求〞成就動機：不滿足于已取得的成就，不斷為自己提出更高的目標(biāo)，或是對工作的完成情況提出進一步的要求；對自己的要求很嚴格，在工作中總是以很高的標(biāo)準(zhǔn)來要求自己；相信事情總是可以而且應(yīng)該做得更好，經(jīng)常在已有水平根底上尋求更好的解決方法；很強的時間緊迫感，不允許自己浪費一分鐘魄力：在面臨多種選擇時，傾向于采取風(fēng)險大、受益也大的方案；偏愛富有挑戰(zhàn)性的、競爭劇烈的工作和環(huán)境；不拘泥條條框框，敢為人先，做出頭鳥；膽識過人，敢于、甚至偏愛涉足那些一般人不敢涉及的領(lǐng)域；例如：銷售人員需要較強的心理承受能力；掌握公司核心商業(yè)機密的職位需要對公司忠誠的人擔(dān)任；一般研發(fā)人員都需要有很強的成就動