行政事業(yè)單位財務管理信息化建設的必要性及措施

行政事業(yè)單位加快財務管理信息化建設步伐，有助于高效實現(xiàn)單位戰(zhàn)略發(fā)展目標，助力財務管理轉(zhuǎn)型。但實際上，目前很多單位在建設財務管理信息化系統(tǒng)方面還存在一定不足，主要體現(xiàn)在管理意識、建設制度、建設層次、信息安全保護以及數(shù)據(jù)共享等方面，需要單位立足相關視角優(yōu)化財務管理信息化建設措施，以充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)優(yōu)勢，提升財務管理質(zhì)量及效率。二、行政事業(yè)單位財務管理信息化建設的必要性(一)有助于高效實現(xiàn)行政事業(yè)單位的戰(zhàn)略發(fā)展目標行政事業(yè)單位在信息時代背景下加快財務管理信息化建設步伐，能為高效實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標提供重要保障。單位結合中長期發(fā)展規(guī)劃，積極樹立服務于社會、提升社會效益的思想，以提升內(nèi)部管理水平為目標，強化財務管理信息化建設，不斷提升建設層次，優(yōu)化財務管理方法及手段，更高效、廣泛、精準地收集、加工、整理及分析財務相關數(shù)據(jù)，在此基礎上科學編制財務管理方案，對財務收支情況做出準確預測，并融合有關模塊，為企業(yè)制定戰(zhàn)略規(guī)劃及相關管理決策等提供可靠參考，可充分滿足戰(zhàn)略發(fā)展需求，高效實現(xiàn)戰(zhàn)略目標[1]。(二)有助于推進財務管理轉(zhuǎn)型加快財務管理信息化系統(tǒng)建設，一方面，可使行政事業(yè)單位在信息技術支持下有效轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)以會計核算、記賬報賬為中心的財務工作方式，將更多基礎財務工作交給智能機器人、財務軟件等來完成，并使財務人員有更多時間和精力處理其他財務事項，推進會計信息化，促進信息升級，不斷完善及更新財務管理信息系統(tǒng)，利用系統(tǒng)優(yōu)勢加快財務管理轉(zhuǎn)型，更充分地發(fā)揮財務管理在業(yè)務決策以及業(yè)務管理等方面的服務作用。另一方面，可在信息化手段支持下，借助大數(shù)據(jù)、人工智能等技術提升會計核算效能，幫助財務人員減輕工作壓力，并合理拓展財務管理內(nèi)容，深挖財務管理潛能，并對財務處理流程加大監(jiān)控力度，使財務會計工作從封閉轉(zhuǎn)為開放，同步利用信息化技術嚴控各類財務管理風險，維護系統(tǒng)安全，高效地開展財務管理工作，推進財務管理轉(zhuǎn)型。三、行政事業(yè)單位財務管理信息化建設存在的問題(一)信息化管理意識較弱目前，我國依舊有一些行政事業(yè)單位對財務管理信息化建設有所忽視，未在單位管理范疇內(nèi)納入財務管理信息化建設工作，出現(xiàn)這一現(xiàn)狀，主要是因為單位高層領導對財務信息化缺乏正確認識，直接將財務信息化視作會計信息化，覺得只要在財務工作中運用電子憑證就屬于財務信息化，受到這種錯誤的想法影響，導致單位的財務管理信息化建設進程相對緩慢。另外，目前依舊有部分行政事業(yè)單位的財務管理工作人員會采取傳統(tǒng)管理模式，忽視技術革新，影響信息化財務管理體系建設、更新與升級。(二)財務管理信息化建設制度不完善行政事業(yè)單位在財務管理信息化建設中，很多管理方式和傳統(tǒng)管理模式不同，這就需要提出新的財務管理要求，及時更新財務管理制度，在制度約束下促進各部門加強配合，共同解決財務管理問題。但實際上，目前很多事業(yè)單位在推進財務管理信息化建設中并未同步優(yōu)化與改進財務管理流程，并且未清晰劃分信息化建設中的各方權責，忽視落實責任到人制度，導致信息化建設工作相對隨意。同時在缺乏制度引導和約束情況下，單位各部門各自為政，很少交流與溝通，影響建設效果。(三)信息化建設層次較低行政事業(yè)單位在財務管理信息化建設中，主要是以科學管理思想為基礎，通過AI、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化信息技術建立財務管理信息系統(tǒng)，經(jīng)管理流程再造，提升系統(tǒng)的規(guī)范性、適用性[2]。所以單位要首先立足整體層面確定信息化建設目標，盡量提升建設層次，利用新系統(tǒng)、新軟件以及新技術解決以往財務管理中的多項問題，有效提升管理效能。而實際上，目前很多單位受到傳統(tǒng)財務思維影響，并未明確財務管理信息化建設總目標，大多只確定了短期目標，未站在長遠視角規(guī)劃建設方案，導致先進技術應用不足，使整體信息化層次過低。比如，部分單位只是在財務工作中應用一些基礎的財務核算軟件，而且不同系統(tǒng)以及不同模塊間無法共享數(shù)據(jù)，未從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)財務工作模式，難以真正提升財務工作效率。或者部分單位會受到思想、資金等約束，在財務管理信息化建設之初未搭建業(yè)財一體化系統(tǒng)，影響業(yè)財深度融合，導致業(yè)務、財務依舊有溝通壁壘，無法大量、高效、及時地共享與傳遞數(shù)據(jù)信息，影響財務工作效率，只是通過信息技術進行基礎性的財務工作，如會計核算、數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及記賬報賬等，未充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)在財務分析以及決策支持等方面的功能，不利于提升財務管理精細化水平。(四)信息安全保護不足為使財務管理信息化建設更順利可靠，要求行政事業(yè)單位不僅要積極拓展系統(tǒng)多項功能，還要維護系統(tǒng)穩(wěn)定性能，在系統(tǒng)建設中重視網(wǎng)絡安全管理，使整體信息系統(tǒng)具有更強的防護性能，避免數(shù)據(jù)安全受到威脅。但實際上，目前一些單位未樹立正確的網(wǎng)絡安全觀念，對數(shù)據(jù)保護缺乏正確認識，沒有在系統(tǒng)建立中積極引入多元化的網(wǎng)絡安全技術，也未明確各方在信息系統(tǒng)防護方面的責任，而且單位相關管理人員對數(shù)據(jù)信息被篡改或者數(shù)據(jù)造假等情況缺乏足夠的洞察力，使信息化系統(tǒng)面臨嚴峻的安全風險。比如，一些事業(yè)單位未針對內(nèi)網(wǎng)采取有效的安全防護措施，一些工作人員會利用外網(wǎng)進行線上溝通，比如，會通過微信、QQ等進行工作數(shù)據(jù)和相關信息的傳輸，這就可能導致內(nèi)網(wǎng)受到外部病毒入侵，從而影響單位信息安全，甚至危及國家利益。(五)信息化管理模塊間共享程度低在信息時代背景下，很多行政事業(yè)單位開始將多樣化的信息技術用到財務工作當中，由此不斷創(chuàng)新財務管理方式，促進財務工作效率及質(zhì)量提升。另外，國家有關部門也會充分發(fā)揮財務管理職能研發(fā)多元化的信息模塊，用于數(shù)據(jù)統(tǒng)計及分析等，但相關模塊建設中會存在信息重復情況，沒有及時整合與共享，這使得部分財務人員會存在重復勞動情況，難以真正利用信息系統(tǒng)提升工作效率。比如，當前一些單位的財務工作人員不僅要利用預算管理一體化系統(tǒng)展開預算編制、預算調(diào)整、跟蹤評價、績效申報、財政性資金收支管理等工作，還需要通過財務核算軟件進行多種核算工作，并統(tǒng)計各類數(shù)據(jù)報表[3]。除此之外，還需要用到國家有關部門所研發(fā)并投用的機關運行成本統(tǒng)計、部門決算報告、政府財務報告編制、內(nèi)控報告編制以及資產(chǎn)管理系統(tǒng)等，在多系統(tǒng)模塊運行中，會存在數(shù)據(jù)重復填報等情況，嚴重影響工作效率，而且不同系統(tǒng)模塊之間不能高效共享及傳輸數(shù)據(jù)信息，很多數(shù)據(jù)分別存在于不同系統(tǒng)內(nèi)，無法共享及整合，使得有關單位科室以及職能部門相互之間無法順暢地交流信息，也不能有效提升工作效率。四、行政事業(yè)單位財務管理信息化建設的措施(一)增強信息化管理意識為使行政事業(yè)單位更順利、高效地建設財務管理信息化系統(tǒng)，需要單位領導對財務信息化建設有正確認識，明確這項工作的重要意義，給予高度重視，有力支持傳統(tǒng)財務管理模式向新型財務管理模式轉(zhuǎn)變。單位領導要立足宏觀層面對這項工作作出正確指導，并要將信息化建設任務納入到全局主要任務內(nèi)容當中。在實際建設中，要將財務部門視作中心，同時要求其他各個業(yè)務部門都踴躍配合，并鼓勵所有財務工作人員以及管理者均主動參與并有力支持信息化建設。同時，單位領導要自上而下地傳遞信息化管理理念，促使財務工作者甚至各部門工作人員正確認識并高度重視信息化管理。在信息化系統(tǒng)建設之后，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式，學習先進的信息化系統(tǒng)操作技能，有效地利用信息化系統(tǒng)促進工作效率提升。(二)完善財務管理信息化建設制度單位在加快財務管理信息化系統(tǒng)建設期間，還要配合制定相關管理制度，著重將信息化財務管理制度和以往所實施的財務管理制度結合起來，重點解決信息化制度和以往管理制度之間存在的矛盾，同時要求信息化制度應始終和財務管理目標以及單位整體戰(zhàn)略發(fā)展目標相一致。另外，要在針對財務管理信息化建設的相關制度中明確指出財務工作不僅需要管理層以及財務部門負責，還需要單位各個部門全面參與，共同支持。所以制度建設中要明確劃分各部門在財務管理信息化建設方面的權責，體現(xiàn)在制度中，在對財務管理目標進行合理分解之后，將細化目標落在各個部門以及所有工作人員身上，促使單位全員都踴躍參與，并積極推進財務管理信息化建設。單位在制定相關管理制度之后，要廣泛公開制度內(nèi)容，并要呈現(xiàn)在信息化系統(tǒng)內(nèi)，方便所有員工及時查閱，保證信息化建設工作能夠有章可循，使信息化建設更加規(guī)范、標準，有力地指導工作人員利用信息化系統(tǒng)更高效、高質(zhì)量地工作。(三)提高信息化建設層次行政事業(yè)單位要認識到財務管理信息化建設這項工作具有系統(tǒng)性，需要在實際建設中結合單位發(fā)展情況確定長、中以及短期目標，積極利用現(xiàn)代信息技術推進財務會計轉(zhuǎn)為管理會計，使單位整體財務管理能力不斷提升。在信息化建設中，為盡量提升建設層次，保證系統(tǒng)充分發(fā)揮其功能作用，更有力地服務于財務及各部門工作，需要單位基于業(yè)財融合建設財務一體化管理系統(tǒng)，根據(jù)單位實際情況盡量擴大系統(tǒng)覆蓋范圍，拓展系統(tǒng)功能。其一，要在信息化建設期間全面滲透新理念、新技術，逐步優(yōu)化信息化建設方案。其二，要及時采集、提取、分析以及加工數(shù)據(jù)信息，立足整體層面統(tǒng)一化的構建數(shù)據(jù)信息共享以及交換平臺，促進各個部門、各個主體之間順暢的傳遞信息，使信息化系統(tǒng)更有力地服務于決策制定，并對單位所有資金收付以及經(jīng)濟活動等展開動態(tài)、實時的監(jiān)督，及時判斷相關活動是否合理、合規(guī)，若有問題要及時解決[4]。其三，要關注信息資源集成與共享，結合不同部門以及不同崗位其實際工作要求，相匹配地設置權限，方便工作人員隨時查閱以及調(diào)用所需信息資源，不斷提升信息利用率。其四，要對資金流以及信息流等加大整合力度，促進業(yè)財深度融合，加快財務管理轉(zhuǎn)型步伐，有效提高信息化系統(tǒng)建設層次。(四)加大信息安全保護力度單位在建設財務管理信息化系統(tǒng)過程中，不可避免會面臨一定安全風險，需要完善地建立安全保護體系，適時調(diào)整安全管理策略，有效增強安全管理意識，確保系統(tǒng)運行更加穩(wěn)定、可靠，保證財務數(shù)據(jù)信息能夠完整保存并安全傳遞。為使財務信息系統(tǒng)運行更穩(wěn)定、安全，單位要積極利用HDFS加密、數(shù)字簽名、防火墻以及訪問控制等加密技術以及防護機制[5]。比如，某單位就在財務信息化安全管理相關細則當中明確指出系統(tǒng)設備安裝、操作安全、網(wǎng)絡安全、病毒防護等方面的要求，如對遠程訪問加大控制力度，同步設置訪問權限，還會定期掃描系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)有安全漏洞，會同步存檔網(wǎng)絡異常情況，構建文件清單，從而為后續(xù)審計提供參考。另外，該單位在加強病毒防護管理中還統(tǒng)一化地設置殺毒軟件，要求工作人員每日都要展開病毒檢查工作，若發(fā)現(xiàn)高風險病毒要及時處理，同步發(fā)出預警信息，上報有關部門。(五)利用大數(shù)據(jù)促進信息共享為加快財務管理信息化建設步伐，助力財務管理轉(zhuǎn)型，需要各單位以及相關部門統(tǒng)一化的構建數(shù)據(jù)采集還有共享平臺，結合各部門業(yè)務需求，確定數(shù)據(jù)共享以及采集等權限，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢促進系統(tǒng)集成，并高效共享及交換數(shù)據(jù)信息。在搭建數(shù)據(jù)交換平臺期間，要在其內(nèi)部結構中劃分出若干模塊，交換中心為核心模塊，主要結合具體需求明確數(shù)