第08講 有效的會(huì)議

第八講有效的會(huì)議企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn) 會(huì)議是商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要局部，是進(jìn)行工作的一個(gè)重要工具。為什么開(kāi)會(huì)企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)全球每天要舉行數(shù)百萬(wàn)次會(huì)議一份美國(guó)的調(diào)查統(tǒng)計(jì)經(jīng)理級(jí)干部和專(zhuān)業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開(kāi)會(huì)上；中上級(jí)的經(jīng)理約1周2天；資深行政人員那么多達(dá)1周4天。研究顯示，除了一對(duì)一的會(huì)議，三人以上的會(huì)議平均所占的時(shí)間最多。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)你會(huì)開(kāi)會(huì)嗎？——只有你重視了開(kāi)會(huì)，你才能開(kāi)一個(gè)高效的會(huì)議

企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)你開(kāi)會(huì)會(huì)遲到嗎？企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)1、邀請(qǐng)與會(huì)者選擇出席者——哪些人必須來(lái)開(kāi)會(huì)？會(huì)議主持者的技巧企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)提供信息者企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)提供意見(jiàn)者企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)提供特殊的專(zhuān)長(zhǎng)的人企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)能夠授權(quán)的人企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)通知與會(huì)者通常需要就會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)給與會(huì)者書(shū)面的通知在上一個(gè)會(huì)議上宣布；電子郵件；；書(shū)面通知；等等企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)準(zhǔn)備議程 會(huì)議議程是需要提出并討論的問(wèn)題或工程的清單。它應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔、一目了然編寫(xiě)議程時(shí)要注意幾點(diǎn)：議程開(kāi)頭為會(huì)議的日期、時(shí)間與地點(diǎn)；每一項(xiàng)均有一個(gè)編號(hào)；每一項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間；下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫(xiě)在議程的末尾。

企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)委員會(huì)議議程7月6日上午11點(diǎn)格林飯店1、〔11：00〕任命一位會(huì)議主席2、〔11：10〕為缺席致歉3、〔11：15〕批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄4、〔11：30〕上次會(huì)議提出的事項(xiàng)5、〔11：45〕討論聯(lián)絡(luò)事宜〔12：00〕會(huì)間休息6、〔12：15〕其他事宜7、〔12：45〕下次會(huì)議細(xì)節(jié)企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)確定地點(diǎn) 選擇會(huì)議地點(diǎn)對(duì)于會(huì)議的成功是極為重要的，這不僅是一個(gè)舒適的問(wèn)題而且要使與會(huì)者感覺(jué)到這個(gè)場(chǎng)所是適合于這個(gè)會(huì)議的。會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目的相適合。假設(shè)會(huì)議的目的之一是讓兩局部人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是適宜的。同樣的道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開(kāi)放式辦公室召開(kāi)正式會(huì)議。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)你的辦公室優(yōu)點(diǎn)：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)。缺點(diǎn)：可能會(huì)有干擾，或者有人打攪。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)下級(jí)的辦公室優(yōu)點(diǎn)：可能提高一位下級(jí)的地位和士氣。缺點(diǎn)：如果工作處狹小，可能會(huì)使雙方感到不適企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)單位會(huì)議室優(yōu)點(diǎn)：防止由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級(jí)問(wèn)題。缺點(diǎn)：外人可能同與會(huì)者接觸而打攪會(huì)議。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)外面的會(huì)議室優(yōu)點(diǎn)：保證沒(méi)有任何一方占地主優(yōu)勢(shì)；如果保密是重要的，這類(lèi)會(huì)議室很有用。缺點(diǎn)：可能昂貴，并且每個(gè)人都不熟悉。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)會(huì)議中心優(yōu)點(diǎn)：具有開(kāi)大會(huì)的設(shè)備；需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和平安保衛(wèi)。缺點(diǎn)：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會(huì)的時(shí)機(jī)。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)安排座位一對(duì)一會(huì)議在一個(gè)一對(duì)一的會(huì)上，兩人的座位安排可決定會(huì)議的風(fēng)格，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在主持會(huì)議，可通過(guò)適當(dāng)安排座位來(lái)影響會(huì)議的正式程度。一對(duì)一的會(huì)議有三種座位安排：企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)支持性的 如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就坐，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)合作性的 坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀(guān)點(diǎn)的相似性。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)面對(duì)面的 坐在桌子的對(duì)面，使自己與另一個(gè)人保持距離，這個(gè)位置能使不一致的觀(guān)點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)多人會(huì)議多人會(huì)議有四種就坐方式，如以下圖：企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)掌握會(huì)議節(jié)奏企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)履行議程有效的利用時(shí)間規(guī)定休息時(shí)間企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)控制會(huì)議企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)讀出消極信號(hào) 與會(huì)者內(nèi)省的樣子清楚地說(shuō)明對(duì)會(huì)議缺少興趣，注意力不集中。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn) 一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對(duì)會(huì)議進(jìn)行的方式感到不快樂(lè)。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁地瞪著眼。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn) 這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語(yǔ)言說(shuō)明一種對(duì)抗態(tài)度。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)區(qū)分積極的信號(hào) 這個(gè)與會(huì)者揚(yáng)起眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)言者，是一種感興趣的表示。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn) 這個(gè)與會(huì)者是一種密切注意的姿勢(shì)，意味著她對(duì)發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)評(píng)估氣氛維持秩序達(dá)成決議企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)維持秩序 假設(shè)雙方的討論邊的過(guò)分劇烈，就站起來(lái)重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來(lái)。你站著，高高在上的位置會(huì)使你顯出更大的權(quán)威性。同時(shí)，使用一種平靜的、有分寸的語(yǔ)調(diào)。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)借口會(huì)議中還會(huì)遇到一些特殊問(wèn)題

當(dāng)談及一項(xiàng)為完成的工作時(shí)，與會(huì)者會(huì)找借口，如“我忘了〞、“這不是我的責(zé)任〞。作為主席你可以在這位與會(huì)者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項(xiàng)工作?；蛘邔⑷蝿?wù)轉(zhuǎn)給其他人做。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)設(shè)伏 有的與會(huì)者會(huì)試圖暗中破壞會(huì)議，所以會(huì)議未能到達(dá)規(guī)定的目標(biāo)。身為主席，你可以通過(guò)揭露她的策略來(lái)鼓勵(lì)她。如果與會(huì)者繼續(xù)試圖阻撓會(huì)議，就休會(huì)。在極端的情況下，你還可以將發(fā)難者逐出會(huì)議。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)對(duì)抗 有的與會(huì)者對(duì)會(huì)議中所提出的觀(guān)點(diǎn)會(huì)采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對(duì)態(tài)度，并挑起爭(zhēng)論。作為主席，你可以以會(huì)議目的和達(dá)成一致的需要來(lái)提醒反對(duì)者。也可以緊扣事實(shí)，鼓勵(lì)與會(huì)者以平靜的態(tài)度進(jìn)行討論。或者在不損害反對(duì)者的情況下引入幽默，以緩和局面。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)嚴(yán)重混亂 與會(huì)者開(kāi)始罵人，不守規(guī)那么，甚至進(jìn)行人身攻擊，將會(huì)議搞得混亂不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者要求該與會(huì)者離開(kāi)。你也可以休會(huì)，而且不確定重新集合的時(shí)間。企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)結(jié)束會(huì)議處理其他事宜總結(jié)決議結(jié)束會(huì)議企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)會(huì)議參與者的技巧企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)積極參與收集信息企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)識(shí)別對(duì)立方企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)外表與講話(huà)企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)外表局部企業(yè)的學(xué)習(xí)顧問(wèn)獲得信心積極地參與企業(yè)的