溝通策略(電子郵件寫作)(BA)

我的管理溝通能力？溝通能力測試項目從來不很少(A+B)>9個有時經(jīng)常(C+D)>9個大部分E>9個標準絕對應學習應加強學習掌握了部分內(nèi)容提綱管理與商務活動中的Email寫作溝通策略分析溝通者策略溝通對象策略信息策略渠道選擇策略文化背景策略作業(yè)/技能訓練-1預習教材第一章撰寫電子郵件身為某公司的信息主管，最近你比較煩。上個月公司網(wǎng)站被黑數(shù)據(jù)庫遭到入侵，信息部由于工作不利而被通告批評。昨天天你接到了一份培訓通知。你打算參加培訓，并著手撰寫一份給主管副總經(jīng)理（李副經(jīng)理）的電子郵件請求批準。半年前你曾口頭請示過參加一個類似的外派培訓，但李副經(jīng)理當時以工作繁忙為由沒有批準。這次應該如何說服李副經(jīng)理……9月16日晚6時前提交至：leeyale@電子郵件溝通——作業(yè)講評“術(shù)”方面的主要問題——電子郵件寫作：格式有欠規(guī)范（），稱謂不恰當（）主題欄信息內(nèi)容不獨立、不具體、不豐富（呂子璇）正文沒有分段或段落過長，結(jié)構(gòu)不清晰（）缺少簽名，或簽名不規(guī)范（）電子郵件溝通——作業(yè)講評“道”方面的主要問題——溝通策略：再一次“自責道歉辯解”失策（）提及曾被否決的提議失策（）應該是勸說、而不僅僅是敘述（）信息主管具有專業(yè)知識的“可信度”溝通對象是關(guān)鍵決策人（）溝通對象不一定了解信息安全工作的細節(jié)溝通對象可能有的反對意見（）缺少換位思考——強調(diào)對方受益（）不宜采用間接方式（）“我”不重要（）***如何激發(fā)他們***（）1、主題欄寫作技巧用準確的主題確切地告訴讀者電子郵件的內(nèi)容。主題要具體；如果要求讀者有所行動，盡量使用動賓結(jié)構(gòu)短語；謹慎使用“緊急”字樣，除非的確如此，否則人們不會太重視。使用信息豐富的主題欄“管理溝通培訓”“辦公自動化項目”“請求重新安排管理溝通培訓時間”“辦公自動化項目每年節(jié)省50萬”即使別人并沒有閱讀郵件的全文，這些稍長一些的句子本身就有溝通效果，千萬不要忽略這一簡單而有用的技巧。2、縮略詞（英文）我的心情你可懂——表情符號表情符號——emoticon

原則：盡量不要使用！盡管這些縮略詞和表情符號可能使寫作變得很方便，但是，除非你知道讀者看得懂并且接受這些符號，否則不要使用它們。你也許是網(wǎng)絡專家并且對于各種專業(yè)術(shù)語和字符圖釋了如指掌，可是不要假設收件人和你一樣專業(yè)。3、簡短盡量使全文限制在一屏的顯示范圍內(nèi)。如果不能簡短，就要預先說明結(jié)構(gòu)。在讀者第一屏所看到的內(nèi)容中，概述你的信息，并通過列出各部分標題的形式說明結(jié)構(gòu)。這可以使讀者迅速轉(zhuǎn)向他們感興趣的部分。4、采用適合“快速瀏覽”的排版采用標題在每一個要點開始時加入標題或小標題。采用列表和排版標題全部采用大寫字母，或者采用短線標示要點。將信息分成較短的部分采用短線標示、較短的句子與較短的段落，在段落之間增加空行能增加一些空白。5、改變回復郵件中的主題行

你回復的內(nèi)容和原先收到的郵件內(nèi)容并不一樣，所以，如果能夠的話，就變一下主題行?！耙髸h改期”——〉“會議改期至4月3日”；“辦公自動化項目每年節(jié)省50萬”

——〉“我被說服了，同意實施辦公自動化項目”?！罢埣佟薄怠芭鷾识燃偕暾垺?、慎用群發(fā)功能！大多數(shù)內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)都能使你同時給組織中的每個成員發(fā)送信息，使用這種便利條件一定要謹慎。首先想一下，然后再決定哪些人真正需要這些信息。這樣你不僅能節(jié)省別人的時間，又能防止在這些瑣事中泄露重要信息。7、電子郵件適用場合電子郵件適合傳遞事實、建議等信息，而不適合傳遞情感。電子郵件適合傳遞一般性或公開性信息，不適合傳遞機密性或隱私性信息。8、不要發(fā)送私人或者機密郵件即使你選擇“永久刪除”，許多軟件和網(wǎng)絡服務仍然可以訪問硬盤上備份的信息。在你發(fā)送以前，仔細考慮如果別人（比如老板）看到這封信會發(fā)生什么情況。英國被曝竊取G8高官電郵揭密者或系斯諾登2013-06-17午間特快E-mail的法律地位在反壟斷案中，微軟公司職員四年前所發(fā)的郵件被拿出來作為反對那家公司的證據(jù)。在美國，電子郵件經(jīng)常用于離婚案和聽證會上。MonicaLewinsky與LindaTripp之間的電子郵件被由于法院聽證會。9、使用電子郵件客戶端程序Outlook/expressFoxmail智能手機10、電子郵件使用“十誡”要寫得簡短，一封信只涉及一個主題。標題欄的內(nèi)容要清晰。正文的第一段就要明確寫信的目的。在工作郵件中不要摻入個人的信息，用詞要恰當。要記住，你在電子郵件中說的話除了能讓接收它的人看到，還會被其身邊的人看到。不要發(fā)送任何可能有損人際關(guān)系的信息。要以簡短的信息來宣布或核實那些沒有爭議的已經(jīng)達成的共識。不要發(fā)冗長的信息來討論那些最好面對面解決的事情。要發(fā)送夸獎的話并給對方的上司也發(fā)一份復本。不要用電子郵件發(fā)送不滿的回復。有與上司相關(guān)的重要信息，要復制一份發(fā)給上司。不要把你的上司或團隊中的重要人物忽略在外。不要越過上司發(fā)信，即使你知道上司的領導的個人郵箱地址也不能這樣做。要對重要的文件進行書面?zhèn)浞荨Ｖ匾男畔⒁陬^核實。重要事宜不能總靠電子郵件，因為收信人若出差在外，可能無法收發(fā)郵件。要成批處理信息。不要在一天里給一個人發(fā)很多關(guān)于同一件事的信息。要發(fā)人性化的電子郵件。不要群發(fā)，如果要群發(fā)，也不要把所有接收者的地址列在信件開頭，因為這會透露敏感信息。要使用正確的語法和句法，字母大寫和標點符號也要符合規(guī)范。不要全部字母都大寫——這相當于大喊