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文檔簡介
QS文獻控制程序1、目的為保證對質(zhì)量環(huán)境管理體系運行起重要作用的有關(guān)場所使用的文獻和資料均為有效版本,防止失效或作廢文獻的使用。2、合用范圍合用于企業(yè)質(zhì)量環(huán)境管理體系運行有關(guān)的所有文獻的控制,包括其有關(guān)的外來文獻的管理。3、職責(zé)3.1行政部負責(zé)管理類文獻的控制。3.2技術(shù)部負責(zé)技術(shù)類文獻的控制,包括外類文獻的控制。3.3各有關(guān)部門配合,并負責(zé)本部門的專用文獻的管理。4、工作程序4.1文獻編號4.1.1文獻編號措施1)LY/XX·X-XXXX/XX:企業(yè)代號-文獻層級-文獻類別-公布年份-流水號;文獻的制定和修改均以此作為編號準則,不得有反復(fù)的狀況。2)文獻類別:第一階層:質(zhì)量手冊,階層別以QM表達;第二階層:控制程序文獻,階層別以QP表達;第三階層:管理性文獻G,技術(shù)性文獻J,工作原則Z,階層別以WI表達;第四階層:質(zhì)量記錄,階層別以QR表達外來文獻用原編號,客戶來文、來圖直接使用的,必要時由技術(shù)部在登記時參照技術(shù)類文獻編號措施予以文獻編號。3)各級文獻流水號用01-99。4)版本號:最初的文獻版本號為“A/0”,第一次修改后文獻版本號為“A/1”,換版后文獻版本號為“B/0”,依此類推。4.1.2對發(fā)放的文獻作好分發(fā)號標識,便于追溯。4.2文獻編寫4.2.1手冊、程序由貫標小組編制,管理者代表審核,總經(jīng)理同意,保證其合用性和充足性。4.2.2其他文獻由各主管部門組織編寫,由部門經(jīng)理審核,管理類文獻由總經(jīng)理同意,交行政部登記發(fā)放。技術(shù)類文獻由技術(shù)部經(jīng)理同意,交技術(shù)部登記發(fā)放。4.3文獻評審:每年管理評審進行體系文獻的評審,保證其合用性和充足性,必要時進行修訂。4.4文獻的受控文獻分為“受控”和“非受控”,凡與體系運行有關(guān)的文獻均為受控文獻,按規(guī)定執(zhí)行,受控文獻應(yīng)蓋受控章,并注明分發(fā)號。4.5文獻的發(fā)放所有文獻發(fā)放均應(yīng)確定發(fā)放范圍,經(jīng)文獻審批人同意后由對應(yīng)管理部門按確定的發(fā)放范圍發(fā)放,保證各使用場所都能得到合用文獻的有效版本。文獻發(fā)放應(yīng)在《文獻登記、發(fā)放表》上作好登記簽收。4.6文獻的更改換版與作廢4.6.1所有文獻如需更改,應(yīng)由提出部門填寫《文獻制定修改廢止單》,由原部門負責(zé)對所有在用的有效版本進行更改。4.6.2文獻更改后的審批應(yīng)由原審批人進行,當(dāng)原審批人因某種原因不在時,可由接替其崗位或經(jīng)授權(quán)的人員審批。但必須向該審批人提供原審批的背景資料。4.6.3所有文獻更改應(yīng)作好更改記錄和更改標識,采用發(fā)放更改頁或其他方式更改到有關(guān)部門,并收回作廢頁。文獻經(jīng)多次更改或需進行大幅度修改時應(yīng)進行換版,原版本文獻作廢,換發(fā)新版本。4.6.4工藝單更改由更改人在原工藝單上劃改,劃改后應(yīng)能看清劃改前的內(nèi)容,更改人在更改處簽名,填寫日期,對更改負責(zé)。4.6.5作廢的文獻由文獻管理部門收回,經(jīng)同意后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文獻,由所需部門填寫《文獻制定修改廢止單》,由文獻管理部門受理,并經(jīng)審批后加蓋“作廢”和“保留”印章方可留用。4.7文獻的保管4.7.1文獻管理部門編制并填寫企業(yè)《文獻清單》,防止使用失效或作廢文獻。4.7.2臨時借閱文獻的人員需填寫《文獻借閱記錄》,經(jīng)文獻管理部門同意后方可借閱。原版文獻一律不外借,以防止原版本文獻丟失或損壞。4.7.3文獻應(yīng)保持清晰,不能涂改亂畫。當(dāng)文獻出現(xiàn)嚴重破損,影響使用時,應(yīng)到文獻管理部門辦理更換手續(xù),交回破損文獻,補發(fā)新文獻,使用原分發(fā)號,文獻管理部門將破損文獻銷毀。4.7.4文獻丟失應(yīng)及時告知文獻管理部門,重新辦剪發(fā)放手續(xù),并使用新的分發(fā)號,予以登記。填寫《文獻制定修改廢止單》。同步告知有關(guān)部門丟失文獻的分發(fā)號,防止后來誤用。4.7.5文獻在公布時均由文獻編制人交文獻管理部門存檔。4.8外部文獻的控制4.8.1等同采用的外來文獻(國家、行業(yè)原則、顧客的資料等),應(yīng)由使用部門提出,經(jīng)技術(shù)經(jīng)理同意后可直接采用,技術(shù)部負責(zé)按規(guī)定進行發(fā)放。發(fā)放時加蓋“外來文獻”印章。4.8.2法律法規(guī)等外來文獻按《法律法規(guī)控制程序》執(zhí)行。4.8.3文獻管理部門保留外來文獻原件。借閱時需填寫《文獻借閱記錄》。4.8.4各部門接受到的外來文獻,交部門經(jīng)理,部門經(jīng)理決定報送總經(jīng)理或有關(guān)經(jīng)理,根據(jù)總經(jīng)理或有關(guān)經(jīng)理的批復(fù),行政部將文獻傳遞有關(guān)部門和人員,發(fā)放執(zhí)行4.5條款。4.9對于不是紙張文獻的控制,也要參照本程序規(guī)定執(zhí)行,電子檔文獻必須有備份。4.10所有文獻和資料的復(fù)印均須由行政部統(tǒng)一負責(zé)。4.11外發(fā)文獻的控制4.11.1外發(fā)文獻必須由總經(jīng)理同意后方可外發(fā)(供應(yīng)部發(fā)給供方的文獻除外)。4.11.2提供應(yīng)供方和認證機構(gòu)的受控文獻,提供部門應(yīng)做好發(fā)放登記及更改、作廢的控制。4.11.3提供應(yīng)顧客的文獻,不受控,但需做好發(fā)放登記。4.12記錄是特殊
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