QC080000文件控制程序

文獻(xiàn)控制程序（QC080000:&ISO9001：）1.0 目的建立有關(guān)管理體系之文獻(xiàn)的發(fā)行、更改及控制程序，以保證各文獻(xiàn)使用站所使用的文獻(xiàn)為最新有效版本。2.0合用范圍本程序合用于企業(yè)所有活動(dòng)文獻(xiàn)。受控制文獻(xiàn)包括：2.1手冊(cè)2.2程序文獻(xiàn)2.3作業(yè)指導(dǎo)書2.4產(chǎn)品原則及原材料原則2.5國(guó)際或國(guó)標(biāo)及其他外來(lái)文獻(xiàn)3.0定義3.1一級(jí)文獻(xiàn)——手冊(cè)手冊(cè)是由企業(yè)最高管理層正式發(fā)出的，闡明企業(yè)方針,定義體系方向的最高層大綱性文獻(xiàn)。3.2二級(jí)文獻(xiàn)——控制程序控制程序是授權(quán)文獻(xiàn)，它是根據(jù)手冊(cè)及客戶之規(guī)定，結(jié)合企業(yè)詳細(xì)狀況，全面貫徹企業(yè)方針及定義詳細(xì)實(shí)行活動(dòng)的方向。3.3三級(jí)文獻(xiàn)——作業(yè)指導(dǎo)書、產(chǎn)品或原材料原則作業(yè)指導(dǎo)書是程序的支持文獻(xiàn)；它是根據(jù)程序及各工序之規(guī)定，對(duì)各工序及各項(xiàng)作業(yè)規(guī)定的詳細(xì)操作環(huán)節(jié)或管理規(guī)定。產(chǎn)品或原材料原則，闡明產(chǎn)品或原材料規(guī)定的文獻(xiàn)。3.4受控文獻(xiàn)受控文獻(xiàn)是由文控員發(fā)出的，印有紅色“受控文獻(xiàn)”印章的文獻(xiàn)。正本文獻(xiàn)由文控員視作受控文獻(xiàn)保留。只有受控文獻(xiàn)被視作合法文獻(xiàn)，可在企業(yè)內(nèi)使用。3.5臨時(shí)作業(yè)指導(dǎo)書臨時(shí)作業(yè)指導(dǎo)書是應(yīng)臨時(shí)更改的規(guī)定，或緊急狀況下正式作業(yè)指導(dǎo)書不能及時(shí)發(fā)出而使用的作業(yè)指導(dǎo)書。臨時(shí)作業(yè)指導(dǎo)書只在指定的時(shí)間或批量產(chǎn)品下使用。3.6作廢文獻(xiàn)作廢文獻(xiàn)是文獻(xiàn)更新后，由文控員在發(fā)出新文獻(xiàn)時(shí)收回的舊文獻(xiàn)，或其他狀況下作廢的文獻(xiàn)，并蓋有紅色“作廢”印章。3.7外來(lái)文獻(xiàn)外來(lái)文獻(xiàn)是指國(guó)際、國(guó)標(biāo)，或客戶、供應(yīng)商等提供的直接用于生產(chǎn)的技術(shù)性文獻(xiàn)。4.0職責(zé)4.1文獻(xiàn)編寫、修改與評(píng)審4.1.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)手冊(cè)、程序文獻(xiàn)及波及多種部門的作業(yè)指導(dǎo)書的同意、公布。4.1.2副總經(jīng)理負(fù)責(zé)手冊(cè)、程序文獻(xiàn)及波及多種部門的作業(yè)指導(dǎo)書的審核。4.1.3ISO專人負(fù)責(zé)手冊(cè)的編寫；并負(fù)責(zé)進(jìn)行程序文獻(xiàn)及波及多種部門的作業(yè)指導(dǎo)書的會(huì)簽活動(dòng)。4.1.4各有關(guān)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)指定程序文獻(xiàn)的編寫；并負(fù)責(zé)本部門作業(yè)指導(dǎo)書的同意。4.2文控員負(fù)責(zé)所有受控文獻(xiàn)的編號(hào)、發(fā)放、回收、銷毀及原稿的保留。5.0 程序5.1文獻(xiàn)與資料的編寫與審批5.1.1 所有文獻(xiàn)的編寫必須先從文控員得到文獻(xiàn)編號(hào)后，按照文獻(xiàn)規(guī)定的固定格式，依有關(guān)原則和規(guī)定進(jìn)行編寫。5.1.2 手冊(cè)、控制程序5.1.2.1手冊(cè)由ISO專人編寫，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理同意。5.1.2.2程序文獻(xiàn)由各有關(guān)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)編寫，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理同意。5.1.3 作業(yè)指導(dǎo)書由部門負(fù)責(zé)人審核、同意；波及到多種部門的作業(yè)指導(dǎo)書由副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理同意。5.1.4 外來(lái)文獻(xiàn)與資料外來(lái)文獻(xiàn)按《外來(lái)文獻(xiàn)管理規(guī)定》執(zhí)行。5.2文獻(xiàn)與資料的發(fā)放5.2.1 只有經(jīng)同意過(guò)的文獻(xiàn)才可發(fā)放使用。5.2.2 發(fā)行范圍由文控員按文獻(xiàn)波及部門進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放時(shí)將文獻(xiàn)副本每頁(yè)蓋“受控文獻(xiàn)”發(fā)給有關(guān)部門使用。發(fā)放形式有兩種，一種為網(wǎng)上公布，一種為書面文獻(xiàn)，根據(jù)文獻(xiàn)使用狀況進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。5.2.3文獻(xiàn)在發(fā)放過(guò)程中，由文控員作好《文獻(xiàn)分發(fā)回收登記表》予以存檔。5.2.4 若對(duì)應(yīng)部門需要增長(zhǎng)現(xiàn)行有效版本文獻(xiàn)使用時(shí)，由文獻(xiàn)所需部門填寫《文獻(xiàn)領(lǐng)用申請(qǐng)表》交由ISO專人同意后交文控員；文控員復(fù)印對(duì)應(yīng)份數(shù)蓋章受控后發(fā)放給申請(qǐng)部門使用，并且在《文獻(xiàn)分發(fā)回收登記表》中做好補(bǔ)發(fā)記錄，除《文獻(xiàn)領(lǐng)用申請(qǐng)表》外其他任何形式的申請(qǐng)表、單均無(wú)效。5.3文獻(xiàn)的使用5.3.1 各部門在接受文獻(xiàn)時(shí)應(yīng)驗(yàn)證文獻(xiàn)與否有“受控文獻(xiàn)”印章，與否經(jīng)有關(guān)人員同意，如無(wú)可不接受文獻(xiàn)；確認(rèn)文獻(xiàn)無(wú)誤后在《文獻(xiàn)分發(fā)回收登記表》上簽字。5.3.2 各部門在接受文獻(xiàn)（包括郵件及書面文獻(xiàn)）后，須對(duì)本部門有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)并做好《培訓(xùn)簽到及考績(jī)表》。5.3.3 所有的文獻(xiàn)使用者及其他任何人不得私自復(fù)印受控文獻(xiàn)；5.4文獻(xiàn)與資料的更改5.4.15.4.2文獻(xiàn)波及多種部門則文控員將修改后文獻(xiàn)提請(qǐng)有關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，填寫《文獻(xiàn)會(huì)簽表》，根據(jù)會(huì)簽成果修改文獻(xiàn)，如無(wú)法到達(dá)一致，將開會(huì)進(jìn)行討論決定。5.5文獻(xiàn)與資料的換版及保留5.5.1 文獻(xiàn)的換版5.5.1.1一級(jí)文獻(xiàn)修改十次后進(jìn)行換版，必要時(shí)可根據(jù)管理評(píng)審或內(nèi)部審核的規(guī)定進(jìn)行一次性換版。5.5.1.2二級(jí)文獻(xiàn)修改十次后進(jìn)行換版，必要時(shí)可根據(jù)管理評(píng)審或內(nèi)部審核的規(guī)定進(jìn)行一次性換版。5.5.1.3三級(jí)文獻(xiàn)修改五次后進(jìn)行換版，必要時(shí)可根據(jù)管理評(píng)審或內(nèi)部審核的規(guī)定進(jìn)行一次性換版。5.5.1.4四級(jí)文獻(xiàn)——登記表格有修改時(shí)即時(shí)換版。5.5.2 文獻(xiàn)的編號(hào)和版本5.5.2.1文獻(xiàn)編號(hào)①質(zhì)量手冊(cè) DXC—QMS—XXX 序號(hào) 質(zhì)量管理體系縮寫 企業(yè)代號(hào) ②程序文獻(xiàn) DXC—COP—XXX 序號(hào) 二級(jí)文獻(xiàn)代號(hào) 企業(yè)代號(hào) ③作業(yè)指導(dǎo)書 DXC—QIS—XXYY 序號(hào) 部門代號(hào) 三級(jí)文獻(xiàn)代號(hào) 企業(yè)代號(hào) （部門代號(hào)參照《行政規(guī)章制度》）④登記表格文獻(xiàn)附表表格：R—XX—YY（DXC-XXX-XXX） 所附文獻(xiàn)編號(hào) 表格版本（體目前詳細(xì)表格中） 附表格序號(hào) 記錄代號(hào)5.5.2.2文獻(xiàn)的版本由版本號(hào)及修訂號(hào)構(gòu)成，版本號(hào)用A、B、C……編排，修訂號(hào)用0、1、2、3……自然數(shù)表達(dá)。文獻(xiàn)版本在文獻(xiàn)引用時(shí)不體現(xiàn)，只在實(shí)際文獻(xiàn)中體現(xiàn)。5.5.3 各部門的文獻(xiàn)與有關(guān)資料要放在通風(fēng)干燥處，防止因受潮或蟲蛀而損壞文獻(xiàn)與資料，文獻(xiàn)與資料保留處嚴(yán)禁煙火，同步文獻(xiàn)與資料不得有丟失、臟污和損壞現(xiàn)象。使用過(guò)程中若有較為破爛或模糊不清的文獻(xiàn)由使用部門到文控員處以舊換新。5.6文獻(xiàn)與資料的回收5.6.1文控員根據(jù)修改次數(shù)及對(duì)應(yīng)的更改現(xiàn)實(shí)狀況對(duì)其舊版文獻(xiàn)統(tǒng)一回收并蓋上“作廢”印章集中注銷，舊正本文獻(xiàn)加蓋“作廢”章后此外保留，以備參照。5.7 文獻(xiàn)報(bào)失5.7.1當(dāng)有文獻(xiàn)使用站遺失文獻(xiàn)時(shí)，有關(guān)人員必須填寫《文獻(xiàn)報(bào)失表》，經(jīng)部門經(jīng)理審批后文控員才可補(bǔ)發(fā)新文獻(xiàn)。如在報(bào)失后又找回該文獻(xiàn)時(shí)，必須交回文控員注銷。5.8文獻(xiàn)的評(píng)審 5.8.1文獻(xiàn)的合適性在每年內(nèi)部審核和管理評(píng)審后根據(jù)改善的提議，需求對(duì)有關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行修訂評(píng)審。5.8.2下列狀況之一，必須隨時(shí)對(duì)有關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行評(píng)審：5.8.2.1工藝或原材料發(fā)生較大變化時(shí)；5.8.2.2國(guó)標(biāo)或行業(yè)材料更改時(shí)；5.8.2.3企業(yè)組織構(gòu)造發(fā)生變化時(shí)；5.8.2.4新的管理方案或管理技術(shù)的應(yīng)用；5.8.2.5文獻(xiàn)的使用部門或有關(guān)部門對(duì)文獻(xiàn)的適應(yīng)性提出異議時(shí)。6.0記錄6.1R-01（DXC-COP-001）《文獻(xiàn)新增/修改申請(qǐng)表》6.2R-02（DXC-COP-001）《文獻(xiàn)分發(fā)回收登記表》6.3R-03（DXC-CO