某公司物料采購及管理流程

某公司物料采購及管理流程一、目的：為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。二、范圍：廣州世果匯農(nóng)業(yè)科技有限公司及各地分倉、臨時倉三、物料定義：物料指各倉庫所有的紙箱、不干膠、宣傳單、吸塑盒、碎紙氣泡填充物、網(wǎng)套等發(fā)貨必須用的輔助物資。四、管理職責(zé)4.1制度撰寫、修訂：由人資行政部負責(zé)，制度從公布之日始生效。4.2供應(yīng)商開發(fā)：由各倉負責(zé)人開發(fā)新物料及新供應(yīng)商→報價寄樣，貨比四家→制作《采購報價審核單》→交財務(wù)部審核價格與供應(yīng)商的資質(zhì)→交劉副總批準選擇最終合作供應(yīng)商→樣板存檔→《采購報價審核單》交財務(wù)部存檔備用→各倉負責(zé)人根據(jù)劉副總審批下訂單4.3物料設(shè)計：品牌部負責(zé)物料VI設(shè)計，對需要展示公司品牌形象的物料提出設(shè)計方案，由市場部負責(zé)協(xié)調(diào)各平臺具體規(guī)格需求，制定物料統(tǒng)一規(guī)格、標準。所有物料符合公司VI設(shè)計，除特殊要求外，原則上各平臺之間物料形象和規(guī)格保持統(tǒng)一，未經(jīng)總經(jīng)理或副總審批，各平臺、項目組不得私自變更物料規(guī)格與標準。4.4大貨數(shù)量與質(zhì)量驗收：供應(yīng)商送貨給對應(yīng)倉庫時，必須按送貨實數(shù)開單，各倉負責(zé)人安排人員必須按照《采購訂單》的質(zhì)量和規(guī)格，驗收物料數(shù)量與質(zhì)量，簽收送貨單并在送貨單上備注平臺名稱，將送貨單當天交于財務(wù)部存檔。4.5對賬付款：劉副總審批的《采購報價審核單》及《采購訂單》、倉庫簽收的送貨單、供應(yīng)商提供的增值稅專用發(fā)票，各倉每月上旬提供上個月的上述資料給到財務(wù)部對賬，財務(wù)部根據(jù)公司財務(wù)制度付款，資料不齊全的，財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。4.6庫存盤點：各分倉負責(zé)人必須定期（日、周、月、季、年度）對物料庫存進行盤點，財務(wù)部門組織對各分倉物料進行抽盤；產(chǎn)地項目結(jié)束后必須對物料庫存盤點核對，作為項目結(jié)算依據(jù)。4.7庫存管理：各分倉倉負責(zé)人定期對積壓物料進行清理，以減少庫存損失，產(chǎn)地項目物料積壓時，按照物料成本在80%計入項目成本。五、管理流程5.1常用紙箱及配套物料的采購下單流程：各倉庫的常用物料需要做安全庫存并備注采購周期，當物料存量接近或達到安全庫存（最低庫存量）時，由各倉負責(zé)人提交《采購訂單》給劉副總→劉副總審批→各倉負責(zé)人傳真訂單給供應(yīng)商→各倉負責(zé)人根據(jù)訂單驗收數(shù)量及質(zhì)量→將采購訂單與送貨單一起交財務(wù)→財務(wù)對賬5.2新的物料采購流程：按4.1流程開發(fā)后新產(chǎn)品或新供應(yīng)商→按5.1流程下采購訂單5.3平臺活動需求的物料下單流程：由各平臺店長將活動需求量以書面形式發(fā)放給劉副總安排下單（活動結(jié)算按總個數(shù)計算成本）。六、注意事項6.1供應(yīng)商開發(fā)：新產(chǎn)品或新供應(yīng)商的開發(fā)，每個單品必須貨比四家并寄樣存檔，選擇性價比較高的兩家。6.2《采購報價審核單》內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、電話、郵箱、物料名稱、規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量、付款方式、稅點、送貨方式、運費承擔方等。6.3物料采購：為了保證物料準時，各倉庫的單品供應(yīng)商不得低于2家。6.4為了防止物料重復(fù)下單，所有的物料必須由專人負責(zé)下訂單，原則上各平臺不得私自聯(lián)系供應(yīng)商下采購訂單。各倉庫負責(zé)人嚴格按劉副總審批的訂單下單，私自下物料訂單或增加訂單數(shù)量，所造成的經(jīng)濟損失由當事人全部承擔，情節(jié)嚴重者將進一步追究責(zé)任。6.5為了保證報價樣品與大貨品質(zhì)一致，各倉負責(zé)人必須要求供應(yīng)商在樣品上簽字蓋章標識“大貨質(zhì)量與樣品一致”，各倉負責(zé)人按供應(yīng)商提供的樣板標準進行大貨驗收。6.6公司任何員工未經(jīng)劉副總批準，不得把公司物料出借、出售賣給公司外部人員，違者按物料原價雙倍賠償并扣除當月績效獎金，情節(jié)嚴重者將進一步追究責(zé)任。6.7未經(jīng)劉副總批準，公司任何員工不得擅自將庫存物料當廢品處理，違者按物料原價雙倍賠償并扣除當月績效獎金，情節(jié)嚴重者將進一步追究責(zé)任。6.8各倉庫物料組負責(zé)人每周必須按公司指定日期上報物料庫存表給劉副總、倉