電子郵件使用規(guī)范課件

電子郵件使用規(guī)范電子郵件使用規(guī)范email作為非即時(shí)溝通方式，在工作中的重要性日益凸顯email作為非即時(shí)溝通方式，在工作中的重要性日益凸顯email的重要特征：Email是書面溝通方式的一種，可以用文字一式多份保留溝通內(nèi)容《合同法》第11條：書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。延時(shí)溝通書面溝通遠(yuǎn)程溝通、情境單一有潛在風(fēng)險(xiǎn)email的重要特征：Email是書面溝通方式的一種，可以用email的寫、發(fā)、收email的收發(fā)工具使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄email的寫、發(fā)、收總目錄email的寫、發(fā)、收撰寫發(fā)送和抄送收信回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)email的收發(fā)工具使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄email的寫、發(fā)、收總目錄郵件標(biāo)題：不能空白，簡明扼要，表明主旨一定不要空白標(biāo)題，這是非常失禮的標(biāo)題應(yīng)表明郵件主旨、簡明扼要一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件不相干的事情可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼?；貜?fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE：RE：一大串。郵件標(biāo)題的注意點(diǎn)郵件標(biāo)題：不能空白，簡明扼要，表明主旨一定不要空白標(biāo)題，這是稱呼與問候：不管對(duì)內(nèi)對(duì)外溝通，郵件起始的稱呼和問候語，結(jié)尾的祝語，都不應(yīng)省略恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、各位。如果對(duì)方有職務(wù)，一般職務(wù)尊稱對(duì)方，如”X總”

“x經(jīng)理”；如果對(duì)外溝通，必須按照職務(wù)尊稱對(duì)方Email開頭結(jié)尾最好要有問候語開頭：“你好”

“您好”

“大家好”

“各位好”…結(jié)尾：“祝您工作順利”

……稱呼與問候：不管對(duì)內(nèi)對(duì)外溝通，郵件起始的稱呼和問候語，結(jié)尾的正文：漢字老老實(shí)實(shí)用宋體，西文用arial，10號(hào)字號(hào)；嚴(yán)禁生僻字體。原則子原則舉例/說明簡明扼要，重點(diǎn)突出用語簡潔明了通常來講，500人的公司，日均郵件量可達(dá)到10000封，人均20封。簡潔的語言有利于提高溝通效率分類敘述、逐條排列領(lǐng)導(dǎo)：今天約見了OA廠商，溝通信息如下：1、產(chǎn)品功能。其產(chǎn)品功能主要集中在工作流…2、產(chǎn)品報(bào)價(jià)300元每用戶：……3、附加服務(wù)：提供一次現(xiàn)場培訓(xùn)，送一部手機(jī)合理提示重要信息本周會(huì)議紀(jì)要如附件。王總和POCT事業(yè)部有新增工作，提請(qǐng)關(guān)注。注意行文措辭和語氣警惕書面語語氣（寫完郵件自己讀一遍）李總，我把方案初稿給您，請(qǐng)您在10日前看完并給出反饋意見；我好提交總經(jīng)理批準(zhǔn)。杜絕怒吼式嚴(yán)京！下周二我會(huì)去貴公司做培訓(xùn)！請(qǐng)幫忙安排好住宿，還有培訓(xùn)場地！注意不要忘記懸掛橫幅！謝謝！杜絕可愛式公務(wù)email，盡量少用或者不用笑臉符、背景信紙正文：漢字老老實(shí)實(shí)用宋體，西文用arial，10號(hào)字號(hào)；嚴(yán)禁附件：提醒收件人查看附件合理命名附件附件通常不超過2m，最大不超過5m特殊格式附件，告知收件人打開方式注意提示或處理excel工作簿中的多張工作表附件：提醒收件人查看附件結(jié)尾簽名：個(gè)人建議設(shè)置簽名檔，并用橫線、淺色以便區(qū)別于正文結(jié)尾簽名：個(gè)人建議設(shè)置簽名檔，并用橫線、淺色以便區(qū)別于正文email的寫、發(fā)、收撰寫發(fā)送和抄送收信回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)email的收發(fā)工具使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄email的寫、發(fā)、收總目錄發(fā)送、抄送和密送：只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源TO發(fā)送發(fā)送對(duì)象為：受理這封郵件所涉及的主要問題的、理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)的人CC（carboncopy）抄送CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回EmailBCC（blindcarboncopy）密送即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合發(fā)送、抄送和密送：只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資CC和BCC：盡量減少CC和BCC的使用自我顯示：抄送給某位領(lǐng)導(dǎo)，只是為了讓他知道你工作得很努力或加班到很晚客氣敷衍：抄送給一位同事，只是為了禮貌，而不是真正的工作需要給人難堪：把包含有對(duì)某人批評(píng)意見的郵件抄送給他。以防萬一：為防文件丟失而多作一些備份，于是抄送給同事。萬一BCC收件人Reall呢？CC的小九九BCC的風(fēng)險(xiǎn)CC和BCC：盡量減少CC和BCC的使用自我顯示：抄送給某位email的寫、發(fā)、收撰寫發(fā)送和抄送收信回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)email的收發(fā)工具使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄email的寫、發(fā)、收總目錄公司郵箱要保證正常接收，在電腦前要保證每小時(shí)收信一次，外出時(shí)至少保證1天1收；如果需要收件人確認(rèn)收到郵件的，可設(shè)置閱讀紙條（如下圖）公司郵箱要保證正常接收，在電腦前要保證每小時(shí)收信一次，外出時(shí)email的使用原則email的寫、發(fā)、收撰寫發(fā)送和抄送收信回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)email的收發(fā)工具使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄email的使用原則總目錄及時(shí)回復(fù)Email是基本的職業(yè)禮貌收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件；對(duì)于優(yōu)先級(jí)較低、占用時(shí)間比較長的，可以延后回復(fù)，但最長不要超過24小時(shí)。及時(shí)回復(fù)如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待。復(fù)雜事務(wù)的回復(fù)如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。出差或休假時(shí)的郵件回復(fù)及時(shí)回復(fù)Email是基本的職業(yè)禮貌收到他人的重要電子郵件后，回復(fù)email的原則：如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該REAll，讓大家都知道；除此以外，不用reallEmail只回復(fù)給必要的人21回復(fù)email的原則：如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，回復(fù)Email時(shí)禁止的三個(gè)常見做法：不要就同一問題多次回復(fù)討論如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷;不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。避免無謂的回復(fù)為避免無謂的回復(fù)、浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需執(zhí)行”、“僅供參考，無需回復(fù)”等。嚴(yán)禁全部回復(fù)（ReAll）“全部回復(fù)”可能產(chǎn)生一大堆不必要的郵件。如果我給12個(gè)人發(fā)送了郵件，請(qǐng)問他們是否能在某時(shí)間出席會(huì)議，應(yīng)該只有我收到12封回復(fù)，而不是大家收到12*12=144封！“全部回復(fù)”更大的風(fēng)險(xiǎn)在于不必要的信息泄露回復(fù)Email時(shí)禁止的三個(gè)常見做法：不要就同一問題多次回復(fù)討舉例：“全部回復(fù)”的受害者作者網(wǎng)名：阿康接手一個(gè)挑剔的客戶，耗了很久，價(jià)格一直談不攏，差不多有兩周時(shí)間，我每天上班頭一件事，就是和對(duì)方互通郵件、打探進(jìn)展。那段日子，老板盯、對(duì)方拖，搞得我每天灰頭土臉、心力憔悴。直到有一天，在我們通過20封郵件時(shí)，我的郵箱里忽然出現(xiàn)了一封“機(jī)密”信函，上面有這家公司討論我們公司的報(bào)價(jià)的詳細(xì)經(jīng)過，包括各級(jí)老板的回復(fù)意見、他們預(yù)期爭取的價(jià)格，還有準(zhǔn)備對(duì)付我們的具體計(jì)劃。這下好了，掌握了對(duì)方的底線，后面的事情做得極其順利。舉例：“全部回復(fù)”的受害者作者網(wǎng)名：阿康email的使用原則email的寫、發(fā)、收email的收發(fā)工具使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄email的使用原則總目錄收發(fā)email，最好使用專門軟件（個(gè)人推薦免費(fèi)軟件foxmail）：/main/faq/outlook6.html：/cgi-bin/help?subtype=1&&id=28&&no=1000564：/main/faq/foxmail6.html：/cgi-bin/help?subtype=1&&id=28&&no=1000564見下文Android手機(jī)收發(fā)email，最好使用專門軟件（個(gè)人推薦免費(fèi)軟件foxmaemail的寫、發(fā)、收email的收發(fā)工具電腦客戶端foxmail設(shè)置安卓手機(jī)客戶端設(shè)置使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄email的寫、發(fā)、收總目錄倍肯集團(tuán)企業(yè)郵箱登陸入口B郵箱登錄入口：mail.B郵箱登錄入口：/login倍肯集團(tuán)企業(yè)郵箱登陸入口B郵在foxmail中新建郵箱賬戶在foxmail中新建郵箱賬戶填寫email地址、密碼，郵件中采用的名稱，其他可默認(rèn)填寫email地址、密碼，郵件中采用的名稱，其他可默認(rèn)填寫收件服務(wù)器和發(fā)件服務(wù)器，注意pop3賬戶名一定要是完整的email地址.net郵箱：POP3服務(wù)器為：

SMTP服務(wù)器為：

.cn郵箱POP3服務(wù)器為：

SMTP服務(wù)器為：

填寫收件服務(wù)器和發(fā)件服務(wù)器，注意pop3賬戶名一定要是完整的完成賬戶建立，選擇是否在服務(wù)器保留備份（強(qiáng)烈建議備份到本地硬盤）完成賬戶建立，選擇是否在服務(wù)器保留備份（強(qiáng)烈建議備份到本地硬設(shè)置收件頻率設(shè)置收件頻率email的寫、發(fā)、收email的收發(fā)工具電腦客戶端foxmail設(shè)置安卓手機(jī)客戶端設(shè)置使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄email的寫、發(fā)、收總目錄步驟1：在電腦上下載、安裝、運(yùn)行豌豆莢軟件；用數(shù)據(jù)線連接手機(jī)與電腦步驟1：在電腦上下載、安裝、運(yùn)行豌豆莢軟件；用數(shù)據(jù)線連接手機(jī)步驟2：搜索“電子郵件”，選擇下圖第一個(gè)軟件，點(diǎn)擊安裝到手機(jī)步驟2：搜索“電子郵件”，選擇下圖第一個(gè)軟件，點(diǎn)擊安裝到手機(jī)步驟3：在手機(jī)中啟動(dòng)該軟件，輸入email地址、密碼步驟3：在手機(jī)中啟動(dòng)該軟件，輸入email地址、密碼步驟4：選擇賬戶pop3類型，設(shè)置接收服務(wù)器、發(fā)送服務(wù)器步驟4：選擇賬戶pop3類型，設(shè)置接收服務(wù)器、發(fā)送服務(wù)器步驟5：設(shè)置收信頻率，開始正常使用日均郵件10封以上，建議1小時(shí)收一次；其他人可每4小時(shí)收一次打勾選中設(shè)置步驟5：設(shè)置收信頻率，開始正常使用日均郵件10封以上，建議1使用手機(jī)收發(fā)email的前提：把email下載到電腦，而不是留在服務(wù)器上使用手機(jī)收發(fā)email的前提：把email下載到電腦，而不是email的寫、發(fā)、收email的收發(fā)工具使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄email的寫、發(fā)、收總目錄好習(xí)慣用客戶端軟件收發(fā)email行文簡潔、羅列要點(diǎn)寫完從到尾看一遍，檢查行文是否得當(dāng)、拼寫是否正確越級(jí)郵件，根據(jù)需要抄送直接領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于作出關(guān)鍵決策的郵件,保留起來作為以后的證據(jù)考慮到收件人有可能將email轉(zhuǎn)發(fā)給其他人及時(shí)回復(fù)郵件合理控制附件大小先加附件、然后寫正文、審核正文、最后填寫發(fā)送人，再發(fā)出好習(xí)慣用客戶端軟件收發(fā)email用網(wǎng)頁處理email經(jīng)常使用抄送（CC）、密送（BCC）經(jīng)常使用“全部回復(fù)”（reall）通過email反復(fù)討論某個(gè)問題收到郵件不及時(shí)回復(fù)發(fā)送5m以上的附件通過email傳達(dá)緊急事務(wù)用email收發(fā)私人信件壞習(xí)慣發(fā)送“以此為準(zhǔn)”郵件郵件正文過長郵件及附件不使用清晰標(biāo)題轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，不核實(shí)收件人是否已經(jīng)收過該郵件郵件不經(jīng)整理或說明就直接轉(zhuǎn)發(fā)用網(wǎng)頁處理email壞習(xí)慣發(fā)送“以此為準(zhǔn)”郵件謝謝！謝謝！9、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開的地方，在這醉人芬芳的季節(jié)，愿你生活像春天一樣陽光，心情像桃花一樣美麗，日子像桃子一樣甜蜜。10月-2310月-23Sunday,October8,202310、人的志向通常和他們的能力成正比例。18:39:0618:39:0618:3910/8/20236:39:06PM11、夫?qū)W須志也，才須學(xué)也，非學(xué)無以廣才，非志無以成學(xué)。10月-2318:39:0618:39Oct-2308-Oct-2312、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯(cuò)兒。18:39:0618:39:0618:39Sunday,October8,202313、志不立，天下無可成之事。10月-2310