受控與非受控文件控制程序講解

一.目的:,確保文件的使用場(chǎng)所使用有效文件,并準(zhǔn)時(shí)從全部發(fā)放或使用,防止作廢文件被錯(cuò)用、誤用,從而保證治理體系的有效運(yùn)行。二.范圍:(包括外來文件的把握,規(guī)定了文件的編寫、審批、公布、實(shí)施、標(biāo)識(shí)、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。三.職責(zé):總經(jīng)理負(fù)責(zé)治理文件的批準(zhǔn)。治理者代表負(fù)責(zé)治理文件的審核。人力資源部負(fù)責(zé)文件的治理和把握,包括外來文件的治理和把握。四.程序:文件的編寫、審批。a治理體系文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)。b行政文件由人力資源部起草或托付有關(guān)部門起草,人力資源部主任審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。c作業(yè)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、確認(rèn)規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負(fù)責(zé)編制,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核后,由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。,以便區(qū)分、歸檔、保存。具體編號(hào)方法:****年月號(hào)治理手冊(cè)代號(hào)(MM—ManagementManual:治理手冊(cè)公司代號(hào)(挨次號(hào)程序文件代號(hào)(PF—ProcedureFile:程序文件公司代號(hào)(OF***挨次號(hào)作業(yè)文件代號(hào)(OF—OperantionFile公司代號(hào)(**挨次號(hào)程序文件挨次號(hào)記錄代號(hào)(RF—RecordFile:記錄文件e行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號(hào)。文件的公布,經(jīng)治理者代表審批,并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501(治理性統(tǒng)一由人力資源部發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。各部門內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。文件的標(biāo)識(shí)標(biāo)明受控狀態(tài)、分發(fā)號(hào)、持有者。非受控文件由人力資源部在文件封面打上非受控字樣。章。標(biāo)識(shí)。,標(biāo)明編號(hào)及標(biāo)識(shí)類別(受控、非受控、作廢、作廢保存。并要進(jìn)展必要的書面記錄。文件的使用的實(shí)施人力資源部編制好公司《文件把握清單》(QR0502把握文件使用狀況。,治理手冊(cè)、程序文件經(jīng)治理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來文件由人力資源部審批方可復(fù)印。,應(yīng)交人力資源部處理,過期作廢文件以及作廢保存文件不得在工作場(chǎng)所使用。,如損壞或缺頁應(yīng)準(zhǔn)時(shí)向人力資源部申請(qǐng)更換。文件卷面要保持干凈,不行亂涂亂畫。各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單,把握本部門文件使用狀況。,以監(jiān)視文件的完好保存及貫徹實(shí)施,并做好《文件檢查記錄表》(QR0503,可申請(qǐng)更改,更改程序按本程4.6條執(zhí)行。公司電子媒體文件電腦操作員不準(zhǔn)擅自拷貝和外泄,并妥當(dāng)保管。文件的更改文件更改程序(QR0504,經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。,假設(shè)指定其他部門審批時(shí),該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(托付、授權(quán)、或其他。部填寫《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504,經(jīng)治理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,人力資源部統(tǒng)一發(fā)放。文件更改方式筆誤可用劃改。文件只改動(dòng)某頁內(nèi)容時(shí),可用換頁方式。文件內(nèi)容多處或?qū)掖胃膭?dòng),可用改版方式。(QR0509并保存,以把握文件修改狀態(tài)《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504應(yīng)注冊(cè)更改性質(zhì):筆誤、更改、刪除、增作廢文件處置更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放,并從原使用場(chǎng)所收回失效文件。(保存把握清單》(QR0505,經(jīng)治理者代表審批后銷毀。,由人力資源部確定并填寫好《文件銷毀(保存把握清單》(QR0505經(jīng)治理者代表審批,4.4.4標(biāo)識(shí)前方可連續(xù)保存作廢文件。電子媒體文件作廢處置程序(保存把握清單》。經(jīng)治理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。由電腦操作員進(jìn)展去除。(例照片、底片由該文件的治理部門填寫《文件銷毀(保存把握清單》,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自行銷毀。文件的歸檔,經(jīng)批準(zhǔn)人簽署的原件及打印件,由人力資源部歸檔并登記。,再登記歸檔。需貫,經(jīng)審批后(4.3將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。文件和資料的借閱部門經(jīng)理及以下人員借閱文件,應(yīng)填寫《文件和資料借閱登記卡》在公司內(nèi)閱覽由治理者代表審批,借出公司外由總經(jīng)理審批,并登記。副總經(jīng)理以上人員可直接向資料室借閱,并作好登記。公司以外人員借閱資料由總經(jīng)理審批,并作好登記。外來文件的治理把握:標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)、分承包方供給的圖片和資料、顧客供給其托付人按本程序進(jìn)展治理把握,并作好登記。,治理體系文件由質(zhì)管部,技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序把握。相關(guān)文件SYPF02《記錄把握程序》:QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》QR0502《文件清單》《文件檢查記錄表》《文件更改申請(qǐng)