秘書學概論復習資料

淺談秘書學的基本問題以及我眼中的秘書學摘要：秘書學是研究秘書工作和秘書活動規(guī)律的學科，是一門綜合性、應用性的科學。秘書學是秘書工作實踐發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物，研究和學習秘書學，目的就是為了指導秘書工作實踐，提高秘書工作效率，培養(yǎng)高素質(zhì)的秘書人才。本文將從秘書的工作特點、角色定位、人員素質(zhì)、現(xiàn)代化辦公技能以及秘書的信息處理、協(xié)調(diào)能力以及與之有關的學科的關系來系統(tǒng)的剖析秘書這一職業(yè)以及學完這門選修課我對秘書學的某些理解。關鍵詞：秘書工作特點角色定位人員素質(zhì)一．秘書的工作特點秘書是協(xié)助領導處理平常事務工作，掌管文書的人員，他們以輔助領導決策，綜合協(xié)調(diào)各部門或各人員的工作，溝通搜集處理信息，辦文、辦會、辦事等為重要職能，是領導者、主事者的參謀和助手。秘書的職業(yè)有如下特性；（1）服務的直接性：秘書服務一種是群體為群體服務，一種是一對一的服務形式。服務的直接性體目前：一是秘書工作的內(nèi)容與領導工作是一致的，即領導做什么秘書也做什么；二是秘書做工作幾乎都是領導親自指派、直接安排的，秘書也是直接向領導請示匯報的；三是秘書做工作是直接對領導負責的，其成果、成敗與領導直接有關（2）服務的穩(wěn)定性：秘書與其服務對象之間有相對的固定性。秘書這種服務的穩(wěn)定性，再加上秘書與其上司全面合作，朝夕相處，就使得秘書與其服務對象在“業(yè)緣關系”之外，還往往有更深一層的“人情關系”（3）知識化：秘書必須具有中等以上文化和專業(yè)知識為基礎。秘書屬于知識分子，屬于辦公人員，屬于文官范圍，屬于白領階層（4）年輕化：秘書工作繁忙，對腦力、體力規(guī)定都較高，尤其是記憶力、敏捷度、精確性等（5）女性化：由女性的心理素質(zhì)決定，女性秘書在人數(shù)上占絕對優(yōu)勢。心理學家研究表明：大多數(shù)女性溫柔、體貼，善于管理，善于形象思維二．秘書的角色定位概括地說，秘書的基本角色就是領導的助手，基本職責和作用是協(xié)助領導開展領導活動和商務活動，實行組織、和社會管理。秘書與領導的關系是秘書最重要、最基礎的社會關系。秘書在工作中所承擔的角色，體目前領導活動中及秘書與領導的關系中，詳細體現(xiàn)為：1、領導的助手。協(xié)助領導處理事務，在領導的授意下處理事務。2、領導的幫手。秘書可以處理在單位領導與領導發(fā)生的有關部門活動。為領導處理，協(xié)助3、領導做重要的事。讓領導從龐雜的事務中脫身，有更多時間開展領導活動和決策思索,秘書是領導的征詢?nèi)藛T和決策參謀。秘書的思維往往是領導思維的前導和補充。4、政策活動中的紐帶。秘書負責溝通政務渠道，加強聯(lián)絡，使上情下達，下情上傳，起到橋梁和紐帶的作用。5、決策中的監(jiān)督員。在領導的決策、決定頒布實行后來，秘書具有負責檢查、督辦、催辦貫徹的義務和權(quán)利。6、領導的資料庫。秘書具有搜集、掌握、儲存經(jīng)濟、行政、社會方面的信息，及時向領導提供必要的信息，管理單位的檔案和文書，保管與工作有關資料的責任。7、領導的隨員和詳細事務的組織者。秘書是領導的組織者，在正式活動場所要做好領導的隨員，在公關形態(tài)的體現(xiàn)中領導活動和事務活動，例如：宴請、接待來訪、應酬等。三．秘書的現(xiàn)代化辦公技能在科學極速發(fā)展的浪潮推進下，辦公設備種類越來越多，性能也日益增強，這對辦公自動化的發(fā)展發(fā)明了條件。例如起草文稿的文字處理機、復印資料用的復印機、管理文獻和檔案用的文檔資料管理系統(tǒng)、計算機通信用的局部網(wǎng)絡系統(tǒng)等，這些技術(shù)和設備對辦公室工作的發(fā)展提供了有力的支持，在不一樣程度上為辦公室工作的現(xiàn)代化起了推進的作用。秘書人員應不停提高自身素質(zhì)，加強工作能力提高，這不僅是在秘書行業(yè)中不停前進的動力，也是適應經(jīng)濟社會不停發(fā)展的需要。通過辦公自動化系統(tǒng)開展秘書工作，以提高為領導工作服務的效率和質(zhì)量。四．秘書的信息處理能力具有一定的信息處理能力對于秘書有著非常重要的作用。那么秘書怎樣做好信息工作呢。1．樹立強烈的信息意識。秘書，時時、事事、到處都要跟信息打交道。因此，秘書能否勝任自己的本職工作，關鍵在于有無強烈的信息意識，能否掌握信息處理的技能和技巧，杰出地做好信息工作。強烈的信息意識，包括信息價值意識、信息戰(zhàn)略意識、信息效能意識、信息系統(tǒng)管理意識、信息反饋意識、信息增值意識等，這是做好一切信息工作的基礎。2．做好信息搜集工作信息搜集是整個信息處理程序的首要環(huán)節(jié)，也是而后多種信息處理工作的基礎。搜集信息的數(shù)量多少、質(zhì)量高下，直接影響到整個信息工作的質(zhì)量和效益。因此，秘書和秘書部門應從這里入手，力爭全面、廣泛、完整、系統(tǒng)地搜集信息。措施重要可以采用觀測法、調(diào)查法、閱讀法、收聽法、互換法、索取法、預測法等。3.做好信息的綜合處理工作。信息的綜合處理，是決定信息能否采用和價值高下的關鍵一環(huán)。這種信息一般是感性的、零碎的、無序的、不系統(tǒng)的，并且難免夾雜著某些不真實的和偶爾的原因。4．加強信息管理工作。對信息網(wǎng)絡要逐層加強建設和管理，以保證網(wǎng)絡完整，渠道暢通，運轉(zhuǎn)敏捷、可靠、高效。把信息工作和調(diào)研工作結(jié)合起來，秘書工作提高服務層次的一種重要方面，就是加強調(diào)查研究，直接為領導決策提供有一定深度的調(diào)查匯報。五．秘書的協(xié)調(diào)能力為了做好協(xié)調(diào)工作，一種合格的秘書必須把握如下原則：1.通覽全局的原則。秘書部門處在中樞地位，在一定意義上代表著領導行使多種職能。無論是參與服務，還是管理事物，只有胸裝全局，才能保證協(xié)調(diào)工作忙而不亂、緊張有序。2.尊重事實的原則。協(xié)調(diào)工作不能靠主觀臆斷。只有在充足掌握事實的基礎上，才能把握矛盾的重要方面，精確找到協(xié)調(diào)工作的主攻點。3.公道正派、一視同仁的原則。公道正派，是做好協(xié)調(diào)工作的靈魂。在協(xié)調(diào)工作中，必須堅持按照黨的政策、國家的法規(guī)辦事，做到以事實為根據(jù)，以規(guī)章制度為準繩4.分層推進的原則。調(diào)協(xié)工作必須堅持按程序辦事，先辦什么，后辦什么，應遵照一定的程序規(guī)范。按程序規(guī)范辦事，明確輕重緩急，工作才會有條理；絕不能眉毛胡子一把抓，讓工作陷入被動。每項工作都應當由表及里、抓住重點。秘書要提高協(xié)調(diào)能力，做好協(xié)調(diào)工作還應掌握協(xié)調(diào)技巧。首先，要善于捕捉時機，靈活行事。被協(xié)調(diào)人情緒好的時候是協(xié)調(diào)的最佳時機。另一方面，在協(xié)調(diào)時要做到冷靜謙和、耐心細致。再次，發(fā)揮人緣和情感作用。要搞好協(xié)調(diào)工作，有了人緣，再運用高超的語言藝術(shù)，針對不一樣的協(xié)調(diào)者采用不一樣的語氣、不一樣的話語，協(xié)調(diào)工作就順利多了。六．秘書學與之有關的學科的關系(一)秘書學與哲學的關系哲學是以最一般的概念形式體現(xiàn)人們對整個世界(自然界、人類社會和思維)的主線觀點的體系，是系統(tǒng)化、理論化的世界觀，是對自然科學、社會科學的概括和總結(jié)。哲學為秘書學的研究提供世界觀和措施論的基礎，對秘書學的研究起著導向作用。(二)秘書學與行政學的關系秘書工作是公共行政領導工作和組織管理工作的重要構(gòu)成部分，在行政學的研究內(nèi)容中，包具有秘書學的內(nèi)容，如機關管理中就包括對秘書、秘書機構(gòu)、秘書工作的管理。秘書和秘書部門要協(xié)助各級各類領導綜合狀況，研究政策，親密各方面工作的聯(lián)絡，肩負著“參與政務”的工作，同步尚有大量的“管理事務”的工作。(三)秘書學與領導科學的關系領導科學是研究現(xiàn)代領導工作規(guī)律的科學。有領導就有秘書，秘書工作不能離開領導工作而獨立存在。但領導與秘書、管理與輔助管理在關系上的緊密性，導致了研究秘書學必然要與研究領導科學相結(jié)合。此外，秘書學還與政治學、決策學、行為科學、心理學、公共關系學、法學、口才學等學科有著一定的聯(lián)絡，甚至還借助于自然科學的研究成果和研究措施。在選修《秘書學概論》這門課時我就抱著十分濃厚的愛好，但愿在這一門課程的學習中可以理清自己之前工作時的某些困擾，同步完善自己平時的某些局限性之處，更多地但愿通過這門課程學習到更多有關秘書的知識。以此同步，我也更多地感覺到秘書學的知識不單單只是對從事秘書工作的人有協(xié)助，它與我們每個人都是息息有關的，假如可以很好地掌握了現(xiàn)代秘書學的某些必備的知識，那么，當我們在和他人交流與溝通時就可以如魚得水，運用自如，和他人的摩擦系數(shù)就可以降到最低，相處也隨之就會出現(xiàn)從未有過的融洽，或許這就是生活的魅力所在，說不定還可足以豐富一種人的閱歷呢。從現(xiàn)代秘書學這門課中我學到了諸多之前從未理解和懂得的知識，懂得了秘書重要從事三件事：辦文，辦事，辦會。秘書的工作就這樣幾件事，不過要將其做好卻是十分困難的。作為一種秘書人員他需要足夠的細心，有諸多的事情都是靠秘書自己去發(fā)現(xiàn)。更重要的一點是秘書要認清自己的一種立場，秘書工作是為滿足領導工作的需要而開展的，受領導活動的制約和支配。秘書可以有自己的工作計劃和安排，但不能脫離領導，而必須以領導思想、方針及政策為中心，制定或調(diào)整自己的工作計劃，決不能脫離領導或不顧領導的需要而另搞一套。這闡明了秘書的工作是以領導的需要為導向，事事都要以領導的工作為中心。

也許在讀理工科的我們之中，在后來