公文行文規(guī)則

公文行文規(guī)則行文規(guī)則的含義行文規(guī)則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。行文規(guī)則的作用遵守這一原則，有助于公文傳遞方向對的、線路短捷有效，防止公文旅行，制止部分公文進入不必要的流通過程，克制無價值公文的產(chǎn)生。行文規(guī)則規(guī)定了各級機關的行文關系，即各級機關之間公文的授受關系，它是根據(jù)機關的組織系統(tǒng)、領導關系和職權范圍來確定的。機關之間的工作關系是由各自的組織系統(tǒng)或專業(yè)系統(tǒng)歸屬、地位、職責、權利范圍等原因決定的。它對行文關系有決定性的影響，規(guī)定著公文傳遞的基本方向。機關之間的工作關系有如下幾種類型：第一類，處在同一組織系統(tǒng)的上級機關與下級機關存在領導與被領導的關系。第二類，處在同一專業(yè)系統(tǒng)的上級主管業(yè)務部門與下級主管業(yè)務部門之間存在指導與被指導關系。第三類，處在同一組織系統(tǒng)或專業(yè)系統(tǒng)的同級機關之間的平行關系。如全國各省、自治區(qū)、直轄市人民政府之間。第四類，非同一組織系統(tǒng)、專業(yè)系統(tǒng)的機關之間，無論級別高下，均為不相從屬關系。如軍事機關與各級地方人民政府之間。公文行文分類根據(jù)公文授受機關的工作關系不一樣，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文重要存在于以上第一類和第二類工作關系類型中，上行文是指下級機關向上級機關發(fā)送的公文，如匯報、請示等；下行文恰好相反，是上級機關向下級發(fā)送的公文，如批復、指示等。平行文存在于以上第三類和第四類關系類型中，同級機關和不相從屬機關互相發(fā)送公文都是平行文，如函等。行文的基本規(guī)則正常有效的行文應當遵照如下普遍合用的基本規(guī)則：按機關從屬關系和職責范圍行文的規(guī)則這條規(guī)則要明確兩點：一是按機關從屬關系行文。上級機關對下級機關可以作指示、布置工作、提出規(guī)定；下級機關可以向直接的上級機關匯報工作、提出請示，上級機關對請示事項應予研究答復。除了這一層關系外，在我們國家現(xiàn)行管理體制中，還形成了一種各業(yè)務部門上下垂直的條條關系，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領導，大部分和上級業(yè)務部門之間雖然不屬直接領導與被領導的關系，但在業(yè)務上確實存在指導與被指導的關系，也就形成了直接的上下行文關系。二是按機關的職責范圍行文。這一點的規(guī)定是，行文的內(nèi)容應是本機關職責范圍內(nèi)的事項，而不能超過，超過了即為越權。假如干涉了別的機關事務，不僅在實踐中行不通，并且會導致政令混亂。當然，不相從屬機關之間也有公文往來，那只能是商洽工作、告知事項、征詢意見等，而不存在請示、匯報或布置任務的性質。授權行文的規(guī)則這條規(guī)則是上一條規(guī)則的引申。假如一種部門的業(yè)務需要下級政府和有關部門的支持與配合，按從屬關系和職責范圍又不具有布置工作提出規(guī)定的行文權限時，這就可以通過授權行文來處理。詳細說，這個部門可向本級政府請示，經(jīng)本級政府同意并授權后，向下級政府行文。在操作中，應將文稿擬好，由本部門領導簽訂，請本級政府分管領導審批。經(jīng)政府領導審批后的文稿，在行文時，才能在文首或文中注明“經(jīng)**政府同意”的字樣。這里尤其需要闡明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權行文的性質（內(nèi)部事務除外）。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關（部門）都應貫徹執(zhí)行，可不在文首或文中標注“經(jīng)***同意”的字樣。聯(lián)合行文的規(guī)則這條規(guī)則仍屬第一條規(guī)則的引申。同級政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委、軍事機關之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級黨委部門、軍事機關部門之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位之間，就某些互相有關的業(yè)務，通過會商一致后可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文，既可聯(lián)合向上行文，也可聯(lián)合向下行文。聯(lián)合行文應當確有必要，單位不適宜過多。一般狀況下不越級行文的規(guī)則不越級行文體現(xiàn)了一級抓一級、一級對一級負責的原則。一般狀況下不能破壞這種原則，破壞了，就會導致混亂，也影響機關辦事效率。因此一般狀況下不越級行文。遇有特殊狀況，如發(fā)生重大的事故、防汛救災等突發(fā)事件或上級領導在現(xiàn)場辦公中尤其交待的問題，可越級行文，特事特辦，但要抄送被越過的上級機關。否則，受文機關對越級公文，可退回原呈報機關，或可作為閱件處理，不予辦理或答復。不越權行文的規(guī)則第一條規(guī)則中已明確規(guī)定按機關職責范圍行文，假如有波及其他部門職責范圍的事項又未與其他部門協(xié)商，或雖經(jīng)協(xié)商但未到達一致意見，不可以單獨向下行文。假如私自行文就構成侵權行為，會導致工作中的許多矛盾。上級機關如發(fā)現(xiàn)這種狀況，有權責令糾正或撤銷此類公文?，F(xiàn)實中，此類狀況時有發(fā)生，因此導致“文獻打架”、“政出多門”。處理此類問題，應倡導部門之間多協(xié)商、多對話、多溝通，通過聯(lián)合行文或授權行文的方式處理。“請示”不直接報送領導者個人的規(guī)則“請示”直接報送領導者個人，其危害性大體上有三點：一是未經(jīng)文秘機構簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理狀況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風箏”；二是此類公文到了領導同志手里，領導同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經(jīng)驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學性；不批，也有也許影響報送單位的工作；三是現(xiàn)實中某些單位拿著直送領導的指示件當“尚方寶劍”，到有關部門要錢要物，借領導指示向對方施加壓力，引起矛盾。因此，領導同志一般不受理此類直報的請示，而退給文秘機構統(tǒng)一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，導致了不必要的紊亂。假如上級領導個別交辦、答應的事項，由此而上報的“請示”，最佳也應主送該領導所在的機關，并在公文中作出闡明。收文機關在分辦時，自然會把這份公文分送給這位領導同志批閱?！罢埵尽币?guī)則這條規(guī)則包括三項內(nèi)容：一是一文一事。機關或部門均有明確分工，各自只能辦理職責范圍內(nèi)的事，假如一文數(shù)事，必然波及幾種主管部門，給公文交辦帶來困難，雖然勉強交辦出去，也許誰也不愿牽頭辦理，導致互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一種機關。請示內(nèi)容是規(guī)定答復的事項，主送機關有責任研究并作出答復。有關的機關或部門采用抄送形式，以便主辦機關征求意見或會簽。假如多頭呈送，上級機關一般不予受理。假如辦理，會導致機關之間互相等待或意見不統(tǒng)一，增長協(xié)調(diào)難度，影響工作效率。三是不一樣步抄送下級機關。請示內(nèi)容是未決事項，在上級機關還沒有同意前，向下級機關抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關答復或同意之后，告知下級機關?！皡R報”中不得夾帶請示事項的規(guī)則“匯報”和“請示”是兩種不一樣的文種，合用范圍有明顯的界線，不能混用?！皡R報”是向上級機關匯報工作，反應狀況，或向上級機關提出意見、提議，供上級機關決策參照。上級機關對“匯報”一般不作答復，假如匯報中夾帶請示事項，很輕易誤事。假如既想?yún)R報工作，讓上級掌握，又想請示處理問題，一般有兩種措施處理：一是將“匯報”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將匯報的內(nèi)容作為附件，附在請示背面作為背景材料，讓上級理解請示的充足理由。公文由文秘機構統(tǒng)一處理的規(guī)則為了使公文按正常的渠道運轉，按規(guī)范的程序辦理，機關都設有專司公文處理的文秘機構或配置專人處理公文。公文的正常流程應當是：“收”由文秘機構統(tǒng)一簽收，拆封，清點分類，登記，擬辦，分辦，催辦；“發(fā)”由文秘機構統(tǒng)一核稿，分送領導簽批，然后再回到文秘機構登記編號，繕印，校對，用印，分發(fā)，分發(fā)前，要通過復核或第一讀者認真閱讀無誤后，才可照單分發(fā)。這樣，無論是公文收進或發(fā)出，都通過專司公文處理工作的一種口子把關，就能保證公文在機關有秩序地運轉，規(guī)范辦理，提高機關辦事效率，保證公文質量。行文規(guī)則中還要闡明的是黨的領導機關根據(jù)工作需要，可向同級政府及部門或下級政府機關行文；而政府機關不得向黨的組織行文作指示、交任務。經(jīng)同意的報刊上全文公布的行政法規(guī)和規(guī)章，應視為正式公文根據(jù)執(zhí)行，可不再發(fā)文。發(fā)文機關可印制少許文本，供存檔備查。非法定公文的格式和行文何謂非法定公文？它在公文系統(tǒng)中處在什么樣的地位？它應具有什么樣的格式？怎樣行文？要處理這一系列問題，我們必須首先弄清晰什么是法定公文。在公文寫作學界，非法定公文是相對于法定公文而言的，這已經(jīng)是廣大文秘人員和研究者大家的共識。根據(jù)《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》（1996年5月3日中共中央辦公廳公布，如下簡稱《條例》）和《國家行政機關公文處理措施》（國務院8月24日發(fā)，如下簡稱《措施》）兩大公文法規(guī)規(guī)定，我們認為：公文是社會政治集團，即黨和國家機關在領導黨的事業(yè)和治理國家施政方面，體現(xiàn)意志，傳遞策令的重要文字工具和手段。我們一般所說的法定公文文種，即《條例》和《措施》中明確規(guī)定的公文。《條例》中規(guī)定的文種有14個，分別是決策、決定、指示、意見、告知、通報、公報、匯報、請示、批復、條例、規(guī)定、函和會議紀要。《措施》中規(guī)定的文種13種，分別為命令（令）、決定、公告、通告、告知、通報、議案、匯報、請示、批復、意見、函和會議紀要。兩大公文法規(guī)共列舉了27個文種，其中決定、告知、通報、匯報、請示、批復、意見、函和會議紀要9個文種是兩大公文法規(guī)中共有的，因此，黨政公文的法定文種（亦叫“正式文種”或“重要文種”）合計為18個。非法定公文，即《條例》和《措施》中沒有明確規(guī)定的文種，它們中大至工作總結、計劃、規(guī)劃、調(diào)查匯報、會議記錄、會議發(fā)言稿類文書，小到專用書信、便函等。非法定公文在整個公文體系中處在次要、附屬地位，既沒有法定的格式，也不具有獨立的行文資格。盡管如此，作為輔助性公文，非法定公文在國家機關、企事業(yè)單位、社會團體等機關中使用范圍廣，使用頻率較高，起著不可替代的作用。機關公文行文格式（行文部分）正文部分由標題、主送機關、正文、附件闡明、成文日期、印章、附注等構成。（1）標題：完全性、省略性標題均可。位于行文部分開首居中。標題中除法規(guī)、規(guī)章加書名號外，一般不用標點符號。（2）主送機關：A.上行文只能標注一種主送機關，假如尚有其他機關需要掌握有關狀況，可以用抄送形式，但“請示”文種不得同步抄送下級機關。上行文的主送機關要寫全稱或規(guī)范化簡稱。B.下行文分專發(fā)性和普發(fā)性。專發(fā)性的主送機關只能有一種，如“批復”。普發(fā)性在排列主送機關名稱時不能一一注出，要確定一種合理的次序，一般采用統(tǒng)稱的寫法，如“各區(qū)、縣人事局”。C.公開公布的普發(fā)性公文和會議形成的公文，如“公告”、“通告”、“決定”、“會議紀要”等一般不標注主送機關。D.主送機關的稱謂要精確科學，黨政機關不能混用，機關與個人不能混用。主送機關位于標題之下，頂格從左向右標注?；匦袝r仍頂格。（3）正文：重要內(nèi)容。（4）附件闡明：應注明附件次序和名稱。附件重要包括：隨文頒發(fā)的規(guī)章制度、文獻中的報表、記錄數(shù)字、人員名單等。（5）發(fā)文機關：在正文下方（如有附件，則在附件下方），單一機關制發(fā)的公文落款處可不署發(fā)文機關名稱，只表到達文日期。聯(lián)合行文，應并列標注各發(fā)文機關名稱，主辦機關排列在前。（6）成文日期：用中文書寫，年、月、日三者俱全。確定成文