公文基礎(chǔ)知識

公文基礎(chǔ)知識（一）公文用紙幅面尺寸及版面規(guī)定1.幅面尺寸。公文用紙采用A4型紙。2.版面。頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。3.字體和字號：如無特殊闡明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定狀況可以作合適調(diào)整。4.行數(shù)和字數(shù)：一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定狀況可以作合適調(diào)整。5.文字的顏色：如無特殊闡明，公文中文字的顏色均為黑色。（二）公文主體1.公文標題：標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成，應(yīng)當(dāng)精確、扼要概括公文的重要內(nèi)容。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題一般用2號小標宋字體，編排于紅色分隔線下空2行的位置，分一行或多行居中排布；回行時要做到詞意完整，排列對稱，長短合適，間距恰當(dāng)，標題排列應(yīng)使用梯形或菱形，不應(yīng)使用上下長度同樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形。2.主送機關(guān)：是公文的重要受理機關(guān)。主送機關(guān)應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。其中，使用簡稱要規(guī)范、精確，機關(guān)的規(guī)范化簡稱和統(tǒng)稱應(yīng)由上級機關(guān)明確，不得隨意編造機關(guān)簡稱。使用統(tǒng)稱，包括的地區(qū)、部門、單位要齊全，稱謂要精確。3.公文正文：是公文的主體和關(guān)鍵所在，用來表述公文的內(nèi)容，公文首頁須顯示正文。一般公文的首個蓋章頁應(yīng)當(dāng)同步顯示正文、發(fā)文機關(guān)簽名和印章。正文中標題字號的使用：文種構(gòu)造層次依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注，一般一級標題用黑體字，二級標題用楷體，三級和四級和正文同樣用3號仿宋。4.附件闡明：是公文附件的次序號和名稱。公文正文中的某些內(nèi)容，如圖表、名單、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后的聯(lián)絡(luò)而導(dǎo)致閱讀上的不便，需將其從公文正文中抽出來作為公文的附件單獨表述，即附件。公文附件是正文內(nèi)容的構(gòu)成部分，與正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有次序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標注，附件名稱后不加標點符號。5.發(fā)文機關(guān)簽名：應(yīng)當(dāng)用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。特殊狀況如議案、命令（令）等文種需要由機關(guān)負責(zé)人簽名的，應(yīng)當(dāng)寫明職務(wù)。單一機關(guān)行文時，發(fā)文機關(guān)簽名在成文日期之上、以成文日期為準居中編排。聯(lián)合行文時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)簽名按發(fā)文機關(guān)次序排列在對應(yīng)位置，并使印章加蓋其上。如長于發(fā)文機關(guān)簽名，應(yīng)使其右空2字編排，并對應(yīng)增長發(fā)文機關(guān)簽名右空字數(shù)。不加蓋印章的公文，單一機關(guān)行文時，在正文下空1行右空2字編排發(fā)文機關(guān)簽名，在發(fā)文機關(guān)簽名下1行編排成文日期，成文日期首字比發(fā)文機關(guān)簽名首字右移2字；6.成文日期:是公文的生效時間，是公文生效的重要標志。成文日期確定的原則和標注位置有2種：一是會議通過的決策、決定等以會議正式通過的日期為準，成文日期編排在公文標題之下，寫整年、月、日，用（）括起來。二是經(jīng)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的公文，以簽發(fā)日期為準（聯(lián)合行文以最終簽發(fā)的機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期為準）。成文日期在公文正文或附件闡明的右下方右空4字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位。不加蓋印章的公文，在發(fā)文機關(guān)簽名下1行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)簽名右移2字。7.印章:印章是公文生效的標志，是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾母鶕?jù)之一。上行文，一定要加蓋印章。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。紀要不加蓋印章。單一機關(guān)行文時，印章端正、居中下壓成文日期，使發(fā)文機關(guān)簽名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)上距正文一行之內(nèi)。不得出現(xiàn)空白印章。8.附注:一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以闡明，請示件應(yīng)當(dāng)在附注的位置上標注聯(lián)絡(luò)人和聯(lián)絡(luò)方式。如有附注居左空2字加圓括號編排在成文日期下1行。（三）版記版記應(yīng)置于公文最終一面，版記的最終一種要素置于最終一行。這樣是為了以便閱文和查詢。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線，中間的分隔線用細線。首條分隔線位于版記中第一種要素之上，末條分隔線與公文最終一面的版心下邊緣重疊。1.抄送機關(guān)：是指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，可以是上級、平級、下級及不相從屬機關(guān)。公文的抄送范圍應(yīng)當(dāng)嚴格按照工作需要確定，不能濫抄也不能錯抄和漏抄。在排列次序上一般按機關(guān)性質(zhì)和從屬關(guān)系確定，根據(jù)先上級、再平級、后下級的次序。如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，編排在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最終一種抄送機關(guān)名稱后標句號。如需把主送機關(guān)移至版記，除將抄送二字改為主送外，編排措施同抄送機關(guān)。既有抄送機關(guān)又有主送機關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)上一行，之間不加分隔線。2.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機關(guān)是指公文的印制主管部門，一般是各發(fā)文機關(guān)辦公室或文秘部門。發(fā)文機關(guān)沒有專門的辦公室的，發(fā)文機關(guān)就是印發(fā)機關(guān)。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即不編01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。3.頁碼:一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下