關(guān)于員工檔案管理的KPI

無論是對于一家企業(yè)還是對于一位依靠“組織”而生存的職員來說，關(guān)于個人檔案的管理問題一直是個被普遍關(guān)注的話題。鑒于中國的勞動人事檔案關(guān)系這一歷經(jīng)數(shù)十年的傳統(tǒng)模式，雖然改革開放以及方方面面市場化進程的不斷完善，但想一下子打破沿襲如此之久并且在某些社會職業(yè)發(fā)展環(huán)節(jié)當中牟千絲萬縷的聯(lián)系，卻依然是個既嚴肅且繁瑣的惱人問題。從人事檔案現(xiàn)狀而言，雖然包括當今的大學畢業(yè)生們在內(nèi)越來越多的人視之為雞肋，在尋找工作或是到異地尋求發(fā)展的過程中完全不把個人檔案當回事，甚至很多企業(yè)的人力資源部門也完全沒有將其放在眼里，并且由于忽視與個人檔案相關(guān)的管理，給企業(yè)發(fā)展和人員管理造成了很大的隱患。另外，我國現(xiàn)行的養(yǎng)老保險等社會保險制度不僅沒有將之徹底拋棄，在很多地區(qū)和城市甚至仍以檔案關(guān)系作為最重要的費用繳存依據(jù)和必不可少的手續(xù)。此外，很多所謂的“人才檔案管理部門”正是依靠這一“欲廢還休”的政策創(chuàng)造著經(jīng)濟效益。以北京市人才服務(wù)中心為例，擁有著全市最大的檔案管理中心，共保管檔案12余萬份，而且這些檔案的利用率相對很高，表現(xiàn)在出具人事證明、婚育證明、出國政審、職稱評定、工齡認定以及各種保險的相關(guān)手續(xù)等方面。筆者在外企人力資源管理部門工作十數(shù)年，歷經(jīng)了個人檔案關(guān)系從“干部指標”這類不可或缺的個人身份證明，到一批批“人檔分離”甚至“死無對證”的年輕人的無可奈何與憤懣，雖然不可能在這項政策之下有何一勞永逸的良策，但還是要從企業(yè)管理角度評估一下員工檔案管理的關(guān)鍵所在，其中幾項KPI（關(guān)鍵績效指標）我想還是可以作為衡量人力資源部門甚至整個企業(yè)管理水平的重要參考因素。一、國家相關(guān)政策的要求正如上面所提到的，無論是社會保險制度還是與職稱評定、政審等相關(guān)的手續(xù)要求，個人檔案還是必不可少的一道重要環(huán)節(jié)，盡管可以通過一些變通的手段達成部分目的，但國家機關(guān)以及相關(guān)的企事業(yè)單位的整個勞動人事制度還是依照慣常的模式在運行，很難完全回避得了，或者勢必會造成一定的麻煩。作為企業(yè)，贏利當然是永恒的目的，其中盡可能降低運營成本自然是企業(yè)生存需要考慮的重要因素，于是在考慮人才錄用以及人力資源發(fā)展企劃的時候，很多企業(yè)都不得不把檔案關(guān)系的相關(guān)情況作為一個篩選和淘汰的標準。盡管很多求職者對此十分不滿，但我認為企業(yè)這樣的做法完全是可以理解的，而且從某種程度來說這也稱得上是一種不得已而為之的“長遠”考慮。尤其是一些規(guī)模和影響力較大的企業(yè)，人員的內(nèi)部流動以及包括出入境等諸多業(yè)務(wù)往來越來越頻繁，與其在今后為檔案所在地的原因引起許多不必要的麻煩，還不如在能力水平相當?shù)暮蜻x者中挑選一些檔案關(guān)系明了者以有效地回避掉可能出現(xiàn)的問題。當然，如果某位侯選者是“一將難求”，那么企業(yè)也須下定決心承擔起因此而發(fā)生的與費用或手續(xù)相關(guān)的金錢或時間上的開銷。二、有效的風險規(guī)避措施在我所接觸或處理過的多宗與個人檔案相關(guān)的案例中，幾乎所有的糾紛和最終的不愉快基本上全部源自員工個人在辦理檔案關(guān)系時“留了一手”。一位方姓的銷售員在入職前一再聲明檔案關(guān)系由原單位轉(zhuǎn)入公司指定的人才檔案管理機構(gòu)沒有任何問題，只是因原單位人事負責人住院等多種名義希望延后辦理，人力資源部門因業(yè)務(wù)需要和業(yè)務(wù)部門經(jīng)理的不斷催促，允許了他先加入公司之后再辦理檔案手續(xù)。之后他又是以各種理由一拖再拖，直到人力資源部門無法為其繳存社會保險而多次向他警告之后，他才不得已說出他與原單位之間的復雜關(guān)系，實際上他尚未與原單位解除勞動合同，從勞動法的角度來說公司已經(jīng)與他產(chǎn)生了雙重勞動關(guān)系，而造成這種現(xiàn)狀的原因雖然不能由公司負全責，但也要承擔不小的干系。尤其是他本人不愿主動請辭的時候，人力資源部門面臨了極大的壓力，一旦處理不當會給公司的整體形象造成極壞的影響。很多時候當入職者有意回避檔案關(guān)系的問題，或是無法給出合理解釋的時候，這里面往往潛伏著很大的隱患，包括雙重勞動關(guān)系、未完成的工作或培訓協(xié)議、經(jīng)濟上的遺留問題或糾紛、重大工作或生活污點，以及與原單位的其他糾紛等。如果人力資源部門因為人事制度或管理流程中操作不當，很容易使這種隱患深植于企業(yè)肌體當中，一旦問題爆發(fā)必定會給企業(yè)造成無可挽回的影響和損失。不愿將檔案關(guān)系轉(zhuǎn)入新東家的入職者，還有一種重要的心理傾向，那就是并不打算在這家公司多呆下去，或是抱有摸底或觀望的態(tài)度，先通過一段時間的實際工作感受一下企業(yè)文化和工作環(huán)境，一旦發(fā)現(xiàn)“情況不理想”就立刻抽身，反正沒有什么“把柄”落在企業(yè)的手里。這樣的心態(tài)當然也是很多求職者作為“弱勢群體”時保護自己的一種措施，但這將直接導致個人對企業(yè)的歸屬感不夠，并且極有可能因此而錯誤理解和看待業(yè)務(wù)當中的一些現(xiàn)象和問題，從而“輕言放棄”，這對他們的成長和職業(yè)發(fā)展心態(tài)產(chǎn)生很多負面的影響。而且，從企業(yè)角度來看，這樣的求職者也是極不負責任和缺乏“信用”，這也是為現(xiàn)代社會所越來越不能容忍的職業(yè)態(tài)度。三、檔案管理對人力資源部門的要求除了人才檔案管理機構(gòu)之外，有部分國有企業(yè)、事業(yè)單位可以直接管理員工檔案。對于這些可以直接管理員工檔案的單位來說，除需要遵守國家關(guān)于檔案管理的制度要求、人員要求和體制要求，還須加強人力資源管理人員對檔案管理的責任心與服務(wù)意識，除做到收集應(yīng)當進入檔案的材料，如：轉(zhuǎn)正定級手續(xù)、學歷、職稱材料、工資、職務(wù)材料等之外，還要做好檔案利用工作，依據(jù)檔案記載，向有關(guān)組織出具人事證明，并且按制度改進、整理檔案、轉(zhuǎn)遞檔案，同時在管理中保證檔案的安全，不受人為的和自然的損害。對于委托人才中心管理檔案的企業(yè)，人力資源部門的工作人員主要是作好檔案的利用工作，協(xié)助人才中心做好有關(guān)歸納材料的收集工作，包括員工的工作鑒定材料和突出的業(yè)績檔案材料等。當員工的勞動關(guān)系發(fā)生變化時要及時通知存檔部門，終止或變更存檔協(xié)議。四、個人資料信息庫的管理對于企業(yè)而言，檔案管理的最終目的是為了檔案的利用。但是，把所謂的檔案管理僅理解成個人的歷史問題證明就有失偏頗了。實際上作為企業(yè)的人力資源部門，除了國家政策上的要求以及有效規(guī)避風險等因素之外，真正的檔案管理還包括建立起一套完整的員工個人資料信息庫，這不僅是與人力資源企劃和人力成本控制與分析相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時也是應(yīng)對緊急事件、人員背景情況、培訓歷史信息，以及個人成長數(shù)據(jù)等重要信息的來源。員工檔案一般應(yīng)該包括員工的基本資料，如姓名、性別、出生年月、民族、身份證號碼、婚姻及家庭狀況、血型、學歷、工種或職務(wù)、個人經(jīng)歷、獎懲狀況、興趣愛好等，還應(yīng)包括員工的聯(lián)系方式，如家庭信址、手機號碼、EMAIL地址等，對于離職員工還應(yīng)該包括離職時間、離職原因、去了何處、從事何種工作等等。在我的經(jīng)驗中，作為更加完善的管理系統(tǒng)，除以上基本信息之外還應(yīng)包括個人及家庭生活等其他主要狀況，以及緊急通訊聯(lián)絡(luò)方式，個人教育背景和受培情況，入職前工作背景與成長過程，還有加入公司后職務(wù)、薪酬福利、獎懲經(jīng)歷等內(nèi)部成長情況及培訓情況等等。這些信息不僅可為人力資源部門甚至業(yè)務(wù)部門在出現(xiàn)緊急事件時有詳實的信息可供參考，而且可以通過對每一組數(shù)據(jù)的類比和分析，獲得更加豐富的與人力發(fā)展相關(guān)的數(shù)據(jù)和結(jié)論，對企業(yè)招聘、培訓、晉升、薪酬福利制度的制定等提供真實可靠的依據(jù)。例如：記錄了員工的身份證號碼，將有助于日后對某些事件的調(diào)查；清楚了員工的血型，將有助于因突發(fā)事件致傷時的緊急救治；掌握了員工的專長、興趣愛好、性格特點，才能因材施教、有所重點地加以培養(yǎng)；根據(jù)員工的生日，還可以組織一些活動，比如贈送生日賀卡，或舉辦生日聚會等不，會讓員工深深感受到組織的關(guān)愛，也必將鼓舞整個團隊的士氣。馬思宇：原SONY（中國）有限公司人力資源部經(jīng)理?，F(xiàn)特聘為SONY（中國）有限公司對外聯(lián)絡(luò)部顧問。他通過多年的人力資源專業(yè)工作實踐和經(jīng)驗積累，掌握了大量的理論知識和實際操作技能，尤其是跨國性企業(yè)科學、先進的管理思想。吸收國際及國內(nèi)經(jīng)驗，建立了完整的人力資源管理體系，包括公司構(gòu)架的建立及維護、薪資福利體系、培訓體系、招聘體系、績效考評系統(tǒng)、以及日常管理體系等。熟悉國家及地方勞動人事政策，實際處理過多項勞動人事糾紛及善后工作。協(xié)助多家企業(yè)進行人力資源方面的整合及提供業(yè)務(wù)咨詢和指導，有豐富的人力資源培訓經(jīng)驗。通曉人力資