利用excel處理會計業(yè)務(wù)

利用excel處理會計業(yè)務(wù)

隨著電子郵件計算的普及，中國公司開始使用該通用的營銷軟件進(jìn)行計算。這種財會軟件一般操作比較簡單,會計人員通過一定的培訓(xùn),就能很快學(xué)會其中的操作流程。但是這種軟件在使用過程中,存在一定的局限性。例如,若某企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍比較廣泛,這種通用的會計軟件并不能滿足每個業(yè)務(wù)的需求。如果要通過定制的軟件來彌補(bǔ)這個不足,通常又要花費(fèi)比較大的成本,一般的小微企業(yè)比較難以承受。Excel是一款具有統(tǒng)計功能,且操作方便的辦公軟件。不僅可以統(tǒng)計和畫圖,還可以進(jìn)行簡單的會計處理。在小微企業(yè)中利用Excel將有助于提高小微企業(yè)的賬務(wù)處理效率。本文以瑪麗服裝廠為例,對利用Excel進(jìn)行賬務(wù)處理的流程進(jìn)行介紹?，旣惙b廠是一家以生產(chǎn)嬰兒內(nèi)衣為主的企業(yè),該企業(yè)符合一般小微企業(yè)的條件。享受小微企業(yè)的稅率政策,假設(shè)該企業(yè)適用的增值稅率為3%,所得稅稅率為20%,企業(yè)的生產(chǎn)成本采用實際成本法,存貨的計價方式采用全月一次加權(quán)平均的方法。一、企業(yè)會計分錄首先新建一個Excel空白表。將這個Sheet1重命名為期初余額表。然后再利用快捷鍵在Sheet1中新增一張Sheet2的空表,重命名為憑證列表。在這張憑證列表中,企業(yè)可以進(jìn)行相應(yīng)的會計分錄錄入,進(jìn)行憑證的編制,對于憑證中的編號可以利用CONCATENATE(業(yè)務(wù)發(fā)生日期,序列號)函數(shù)進(jìn)行合并共同作為該憑證的編號。而期初余額也可以專門作為一個項目在憑證中顯示。另外為了方便檢查,可以把IF函數(shù)來作為憑證借方和貸方的平衡警示,具體的格式如圖1所示。如果要進(jìn)行費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn),例如制造費(fèi)用,可以通過篩選功能來實現(xiàn),篩選出制造費(fèi)用的借方發(fā)生額,加總后進(jìn)行分配。最后把編制的憑證轉(zhuǎn)入當(dāng)月的生產(chǎn)成本類的科目中。企業(yè)期末進(jìn)行損益結(jié)轉(zhuǎn)的方法和制造費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn)相似,本文不再贅述。二、立法上的成本構(gòu)利用快捷鍵在Sheet2中又新增一張Sheet3的空表,重命名為成本計算單,專門用來計算產(chǎn)品的本月完工成本,格式如圖2所示。企業(yè)生產(chǎn)的服裝成本由3個項目構(gòu)成,即直接材料、直接人工、制造費(fèi)用項目。假設(shè)本月瑪麗服裝廠本月領(lǐng)用細(xì)棉200米。專用皮筋100米,其單價分別為30元/米和11元/米。圖2中直接材料的本月發(fā)生額為30×200+11×100=7100(元);直接人工的本月發(fā)生額為57000元,其中主要包含職工的工資和福利費(fèi)等;制造費(fèi)用的本月發(fā)生額為15300元,其中,主要包含車間生產(chǎn)工人的工資、福利費(fèi)和車間的機(jī)器折舊等。本月總成本合計欄目的金額等于月初在產(chǎn)品成本加上本月發(fā)生費(fèi)用。本月的生產(chǎn)完工產(chǎn)品的成本等于月初在產(chǎn)品成本加上本月發(fā)生費(fèi)用減去月末在產(chǎn)品成本。而本月完工產(chǎn)品的單位成本可以用完工產(chǎn)品的總成本除以完工數(shù)量來計算。本月已經(jīng)銷售的產(chǎn)品的成本可以利用銷售數(shù)量乘以單位成本來計算。假設(shè)該公司期初商品的余額為12000元,期初的存貨為444件,本月銷售了2500件。又因為本企業(yè)采用加權(quán)一次平均法進(jìn)行計價。本月已售商品的實際成本應(yīng)等于(12000+79237)/(444+2500)×2500=77477.07(元)。其中公式的含義為:已銷售產(chǎn)品的成本=加權(quán)平均的單位成本×已銷售產(chǎn)品的件數(shù)=(月初產(chǎn)品的成本+本月完工產(chǎn)品的實際成本)/(月初剩余產(chǎn)品的件數(shù)+本月完工產(chǎn)品的件數(shù))×已售商品數(shù)量。三、確認(rèn)輸入主賬戶和主賬戶的詳細(xì)賬1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表選擇新建空白的工作簿,選中sheet1重命名為總賬?？傎~的登記可以通過數(shù)據(jù)透視表來實現(xiàn)其操作。具體操作為Excel中選中“數(shù)據(jù)——數(shù)據(jù)透視表與數(shù)據(jù)透視圖”,然后建立圖表。在創(chuàng)建的過程中,注意“憑證列表”的向?qū)е?范圍應(yīng)足夠大來確保數(shù)據(jù)的充足性,因此,把憑證的范圍設(shè)置為A1:K211區(qū)域,根據(jù)向?qū)?chuàng)建好數(shù)據(jù)透視表后,進(jìn)行總賬項目的調(diào)整。把“月”調(diào)整到頁字段處,把“科目代碼”、“科目名稱”、“日期”和“序號”拖到行字段處。而“借”、“貸”和“余額”調(diào)整到數(shù)據(jù)項,之后對這個透視表進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)整。選中“計數(shù)項:借方金額”這個選項,右鍵單擊,在彈出來的菜單中,把求和的方法改為“求和”。同理,“貸方金額”、“余額”的計數(shù)項以同樣的方式操作。最后,要將數(shù)據(jù)表數(shù)的“數(shù)據(jù)”字段調(diào)整到“匯總”一欄內(nèi),之后即可生成總賬,具體格式如圖3所示。2.企業(yè)“應(yīng)收增值稅”的明細(xì)賬生成依據(jù)上述總賬的創(chuàng)建步驟,可以進(jìn)一步創(chuàng)建出明細(xì)分類賬。本文以企業(yè)“應(yīng)交稅費(fèi)”的明細(xì)賬作為例子進(jìn)行說明,在總賬生成之后,可以選擇“應(yīng)交稅費(fèi)”匯總的那個單元格,然后單擊數(shù)據(jù)透視表上的工具欄,選擇“顯示明細(xì)數(shù)據(jù)”,這樣明細(xì)賬就生成了。四、資產(chǎn)損益和損益的建立和登記1.設(shè)計參數(shù)選取上合理例如資產(chǎn)中的“貨幣資金”項目的填列。選中E5單元格,在里面插入SUMIF函數(shù),即對滿足條件的單元格求和。當(dāng)SUMIF函數(shù)對話框出現(xiàn)后,分別出現(xiàn)三個參數(shù)range、Criteria和Sum_range。Range的功能是要計算的單元格區(qū)域,本例中可以選擇“憑證列表”中的“科目代碼”的第G列。通常選擇整個G列,因為在實際業(yè)務(wù)中,無法預(yù)測本月到底有幾筆業(yè)務(wù),為了使得公式進(jìn)行一次設(shè)置,可以選G整列。Criteria是指條件的選擇的格式,本例中可以選“1001”,即“庫存現(xiàn)金”的代碼為條件。而Sum_range的功能為求和的單元格實際的區(qū)域,本例中可以選擇“憑證列表”中的“余額”項目K列。值得注意的是,K列要與Range的范圍一致。輸入三個參數(shù)后,即完成了“庫存現(xiàn)金”的取數(shù)。本文假設(shè)該企業(yè)的貨幣資金項目由“庫存現(xiàn)金”和“銀行存款”兩個項目構(gòu)成,那么“貨幣資金”項目的填列應(yīng)還要加上“銀行存款”的取數(shù)公式。所以應(yīng)在取過“庫存現(xiàn)金”的公式后再輸入一個“+”號。把“銀行存款”的SUMIF函數(shù)也輸入單元格中。“銀行存款”的SUMIF函數(shù)取數(shù)步驟和“庫存現(xiàn)金”相似,只是科目代碼為“1002”,此處不再贅述。對于資產(chǎn)和負(fù)債中不需要加總填列的項目,按照正常的輸入數(shù)據(jù)即可,不需要輸入公式。另外,負(fù)債項目需要幾個項目合計填列的,有可能憑證中有的貸方數(shù)據(jù)是以負(fù)數(shù)表示,因此注意是否需要在公式的設(shè)置中加入負(fù)號,具體操作如下圖4所示。2.利用系統(tǒng)實現(xiàn)企業(yè)的警務(wù)處理對于利潤表項目的填制和資產(chǎn)負(fù)債表的填制方法大致相似。只是數(shù)據(jù)的來源不同,利潤表的項目大致來源于收入類、費(fèi)用類科目借方或者貸方發(fā)生額,而非“余額”。值得注意的是,由于會計的操作和賬務(wù)流程具有一致性,我們可以把資產(chǎn)負(fù)債表和利潤表作為一個模板。企業(yè)只需設(shè)置一次,以后就通過這個模板進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新