文件控制程序新版

1目的 對我司質(zhì)量管理體系所規(guī)定的所有文獻予以控制，保證各有關部門使用文獻為有效版本。2范圍合用于與質(zhì)量管理體系有關的所有文獻，包括外來文獻。3職責3.1總經(jīng)理對所有質(zhì)量管理體系文獻的充足性和合適性負責；3.2管理者代表負責組織體系文獻的編制和修訂工作，負責組織有關文獻的評審及檢查工作；3.3管理部負責質(zhì)量管理體系文獻的歸口管理，包括外來文獻的管理；3.4各部門負責本部門文獻的平常管理，并保證使用合用文獻的有效版本。4工作程序文獻控制流程圖：附后。4.1文獻的分類我司的質(zhì)量管理體系包括或波及如下類別的文獻：4.1.1企業(yè)內(nèi)部編制的文獻包括：第一層次：包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目的的《質(zhì)量管理手冊》；第二層次：程序文獻（ISO9001:原則所規(guī)定的程序文獻，以及企業(yè)為保證各過程的有效籌劃、運行和控制而編制的程序文獻）；第三層次：支持性文獻，包括管理性文獻：如管理制度、管理規(guī)定等；技術性文獻：如檢查規(guī)程、操作規(guī)程、技術原則、作業(yè)指導書等。第四層次：多種記錄格式。記錄格式編制及修改按本程序進行控制，一般隨有關文獻一同審批。記錄格式填寫后形成的記錄，根據(jù)《記錄控制程序》進行管理。4.1.2我司有關的外來文獻，重要包括：有關法律法規(guī);有關國家、地方及行業(yè)原則；上汽-大眾各類管理及技術文獻；其他合用的外來文獻。各類合用的外來文獻雖不屬我司編制，但我司各部門均應對其進行有效控制，并遵照執(zhí)行。4.1.3文獻的形式重要是書面和電子版兩種，我司應對多種媒體形式的文獻進行有效控制。4.2文獻的編制和審批4.2.1文獻編制和審批的權限我司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目的由總經(jīng)理主持制定并同意公布；《質(zhì)量管理手冊》由管理者代表組織管理部等有關部門共同編寫，管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理同意后公布；程序文獻由各有關職能部門編寫，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理同意后公布；支持性文獻由職能部門編寫，部門負責人審核，總經(jīng)理同意。記錄格式隨有關文獻一同審批。登記表格的使用和管理，執(zhí)行《記錄控制程序》。4.2.2負責文獻審批的人員，應對文獻的符合性、充足性、合適性以及文獻間的協(xié)調(diào)性負責，審批時填寫《文獻審批表》，以作為審批的證據(jù)。文獻審批時，同步確定文獻的發(fā)放范圍。（在各個文獻封面上審批簽字也可。）4.3文獻的編號規(guī)則4.3.1《質(zhì)量管理手冊》、程序文獻、與質(zhì)量管理體系有關的有關文獻編號、質(zhì)量記錄編號執(zhí)行《文獻編號原則》。4.3.2外來文獻編號按下述規(guī)定：外來文獻采用原文獻號；屬國標等外來文獻用原編號。4.4文獻的版本及修訂狀態(tài)4.4.1版本號的管理文獻換版后，該文獻的版本號應更新。我司《質(zhì)量管理手冊》及程序文獻的版本號以英文字母A、B、C…表達，A為第一版，B為第二版，依次類推；4.4.2修訂狀態(tài)的管理文獻作了修改但未換版時，應標識修訂狀態(tài)。修訂狀態(tài)的序號以阿拉伯數(shù)字0、1、2……表達，0為原版未修訂，l為第一次修訂，依次類推。4.5文獻的發(fā)放與管理4.5.1經(jīng)同意后的文獻，由管理部列入企業(yè)《受控文獻清單》，并對文獻進行動態(tài)管理。管理部統(tǒng)一印制，審批件或原件歸檔保留，存入計算機的文獻均留備份。4.5.2文獻發(fā)放前，管理部根據(jù)確定的發(fā)放范圍標明發(fā)放號和受控狀態(tài)。受控狀態(tài)分為“受控”和“非受控”兩種，受控文獻由管理部蓋“受控”章，任何受控文獻均應保證其為有效版本。4.5.3文獻發(fā)放時，管理部填寫《文獻發(fā)放/回收登記表》，履行發(fā)放手續(xù)，領用人簽字后方可領取。文獻的發(fā)放，應保證使用處能獲得合用文獻的有效版本。4.5.4收到文獻后，各職能部門編制《收文登記表》，包括發(fā)放給部門個人的文獻，此清單作為本部門文獻管理的重要根據(jù)。4.5.5外來文獻的發(fā)放與管理有關法律法規(guī)和原則：由管理部組織有關部門進行識別和獲取，管理部定期更新《質(zhì)量手冊》附錄中《重要法律法規(guī)和原則清單》。來自上汽-大眾的文獻：該類文獻各部門及時將有關文獻傳遞給管理部，管理部及時列入《外來文獻清單》。企業(yè)領導認為必要時，可打印發(fā)放，發(fā)放時履行發(fā)放手續(xù)。其他外來文獻：各部門收到各類外來文獻后，應到管理部立案登記在《外來文獻清單》，再行發(fā)放到有關部門使用。 4.5.6各部門文獻的持有者，應妥善保管所持有的文獻，不得丟失或損壞。如發(fā)生丟失或損壞等狀況影響使用時，應報管理部重新辦理補發(fā)手續(xù)。4.5.7電子文獻的管理電子文獻應標識清晰，以免新舊版本混用。電子文獻由管理部負責修改，其他部門只能使用，不能更改。管理部負責打印質(zhì)量管理體系文獻，其他部門不能私自打印。不管哪個部門編制的體系文獻，其電子版均應及時報管理部立案，任何更改均應報綜合部承認，并對備份文獻進行更新，并以此作為有效版本。管理部應由專人按類別設計文獻夾，以有效管理各類文獻。對其他電子媒體形式（如影像資料、軟盤、光盤）的文獻，各部門進行分類管理，做好防磁、防潮、防劃傷、防磕碰，以免損壞、丟失。4.5.8文獻的借閱和復制文獻借閱，有關人員應做好登記填寫《文獻資料借用登記表》，并及時償還。為保證整個企業(yè)所有文獻的有效管理，文獻不能私自復印，任何文獻復印均由管理部負責，應履行文獻發(fā)放手續(xù)，并作發(fā)放登記《文獻資料借用登記表》。技術文獻的借閱，應履行正常的借閱手續(xù)，做好《文獻資料借用登記表》。4.5.9文獻的目視化管理對于生產(chǎn)現(xiàn)場使用頻繁的文獻，企業(yè)應采用措施，如掛上墻或設備旁，或塑封等，以便于操作人員以便使用。4.6文獻的評審、更改、回收及作廢4.企業(yè)每年結(jié)合內(nèi)部審查對質(zhì)量管理體系文獻評審一次，文獻評審工作重要由管理者代表組織管理部及內(nèi)審組進行評審，評審成果在內(nèi)審有關記錄中體現(xiàn)。特殊狀況時，可隨時組織有關部門對某些文獻進行評審。評審務必考慮我司組織機構(gòu)、崗位變化等內(nèi)部原因?qū)ξ墨I充足性及合用性的影響，同步也要考慮到法律法規(guī)、有關原則、上汽-大眾規(guī)定的變化、市場需求等外部原因，填寫《文獻評審記錄》。4.4.6.2.1當發(fā)現(xiàn)文獻的規(guī)定不充足或不合適時，可組織有關人員對文獻進行修改。4.6.2.2有關人員可填制《文獻更改申請單》，明確更改原因、詳細更改內(nèi)容，并經(jīng)原文獻的審批人進行審核、同意后，由管理部實行更改。4.6.2.3更改方式可包括杠改、換頁和換版。文獻可采用杠改方式，但應在文獻中注明日期并簽字；當頁面修改量大影響清晰閱讀時，應更換新頁，并做好標識。在發(fā)放新頁時，應收回作廢頁，以保證文獻受控有效。當通過上述方式不能保持文獻清晰時，應對文獻進行換版，并做好版本標識。在發(fā)放新版時，應收回作舊版。4.6.2.4《質(zhì)量管理手冊4.文獻經(jīng)多次更改或大幅度修改時，應當換版，原版文獻作廢。作廢文獻需要銷毀，管理部填寫《文獻/記錄銷毀登記表》，由管理者代表簽字同意后，由管理部統(tǒng)一銷毀。因任何原因需將作廢文獻保留時，應經(jīng)管理者代表同意，并蓋“作廢保留”章以示區(qū)別。4.7文獻管理的監(jiān)督檢查管理者代表應組織管理部等有關人員，定期對文獻管理等體系的重要過程進行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題責成有關部門整改。5有關文獻序號文獻名稱文獻編號責任部門備注1記錄控制程序HWMD-CX-4.2.4管理部2文獻管理制度HWMD-GL-4.2.3-01管理部3文獻編號原則HWMD-GL-4.2.3-02管理部6有關記錄序號記錄名稱記錄編號保留期責任部門備注1文獻審批表JL-4.2.3-01三年管理部2文獻發(fā)放/回收登記表JL-4.2.3-02三年管理部3文獻更改申請單JL-4.2.3-03三年管理部4受控文獻清單JL-4.2.3-04三年管理部5文獻/記錄銷毀登記表JL-4.2.3-05三年管理部6收文登記表JL-4.2.3-06三年管理部7外來文獻清單JL-4.2.3-07三年管理部8文獻資料借用登記表JL-4.2.3-08三年管理部9文獻評審記錄JL-4.2.3-09三年管理部

文獻控制流程圖責任部門/人流程說明有關部門管理者代表、總經(jīng)理管理部管理部各部門有關部門有關部門/管理部管理部管理部N銷毀舊版/頁換版/頁時與否保留Y標識實行更改作廢更改申請更改審批獲取外來文獻識別YN與否同意標識YN實行與管理評審與否合用發(fā)放與登記審批文獻編制N銷毀舊版/頁換版/頁時與否保留Y標識實行