電子文檔管理與技巧PPT課件講義

2023/9/251電子文檔管理與技巧2023/9/252培訓(xùn)目錄文件命名及存檔管理文件打印前的準(zhǔn)備工作打印選項(xiàng)縮放功能的使用其它注意事項(xiàng)2023/9/2531、文件命名及存檔管理1.1文件命名及保存1.2文件的基本內(nèi)容1.3自動存檔的正確設(shè)置1.4文檔分類管理2023/9/2541.1文件命名及保存1.1.1文件命名及保存的常規(guī)樣式Word文件命名樣式Excel文件命名樣式文件命名后的正確顯示樣式錯(cuò)誤的文件命名樣式2023/9/2551.1文件命名及保存1.1.2注意事項(xiàng)：文件一旦建立后應(yīng)立即命名和保存以防丟失文件名必須與文件內(nèi)容相一致，否則難以查找保存時(shí)應(yīng)分類存檔在復(fù)制同格式的文件編輯時(shí)，必須立即更改文件名并保存，否則會覆蓋并導(dǎo)致原文件丟失2023/9/2561.2文件的基本內(nèi)容1.2.1文件內(nèi)容：文件名創(chuàng)建人創(chuàng)建/修訂日期2023/9/2571.2文件的基本內(nèi)容1.2.2注意事項(xiàng)：如文件需提交相關(guān)人員審核時(shí)，應(yīng)補(bǔ)充完整如文件超過一頁時(shí)，應(yīng)設(shè)置頁碼，以便識別日期“年月日”的輸入必須完整。為防止錯(cuò)誤，可直接從菜單“工具”--“插入”--“日期和時(shí)間”直接輸入2023/9/2581.3自動存檔的正確設(shè)置1.3.1Word自動保存樣式設(shè)置點(diǎn)擊下拉菜單“工具”--“選項(xiàng)”打開“選項(xiàng)”后，選擇“保存”對話框選擇“自動保存時(shí)間間隔”對話框，設(shè)定好自已所需的時(shí)間單擊“確定”按鈕2023/9/2591.3自動存檔的正確設(shè)置1.3.2Excel自動保存樣式設(shè)置選擇菜單“工具”--“加載宏”，系統(tǒng)彈出“加載宏”對話框在“當(dāng)前加載宏”列表框中選中“自動保存”復(fù)選框單擊“確定”按鈕選擇“工具”--“自動保存”，系統(tǒng)彈出“自動保存”對話框2023/9/25101.3自動存檔的正確設(shè)置1.3.2Excel自動保存樣式設(shè)置選中“自動保存時(shí)間間隔”復(fù)選框（該復(fù)選框是在a、b、c操作后產(chǎn)生的），在“分鐘”框中，輸入希望Excel自動保存工作簿的時(shí)間間隔單擊“確定”按鈕注意事項(xiàng)：清除“保存前提示”復(fù)選框，否則Excel將在每次自動保存前顯示提示信息，用戶進(jìn)行選擇確認(rèn)后，才能繼續(xù)編輯，以免影響工作效率2023/9/25111.4文檔分類管理創(chuàng)建文件時(shí)應(yīng)按類型或性質(zhì)進(jìn)行定義并創(chuàng)建好文檔，如創(chuàng)建“電子文檔管理與技巧”培訓(xùn)教程文檔名，同時(shí)創(chuàng)建“培訓(xùn)”文件夾對制作或接收的文件分類歸檔。保存文件時(shí)，直接將“電子文檔管理與技巧”保存在”培訓(xùn)”文件夾中為節(jié)省和縮短查詢時(shí)間，建議大家在建立文件是盡量使用英文。當(dāng)打開分類文檔時(shí)，直接使用鍵盤輸入第一個(gè)字母即可找到對應(yīng)的文檔2023/9/25122、文件打印前的準(zhǔn)備工作檢查文件內(nèi)容是否完整（文件名/創(chuàng)建人/日期）檢查拼寫，符號及語法是否正確（尤其是英文資料）檢查文件是否超頁（超頁時(shí)需調(diào)整文件格式）檢查文檔是否美觀合理（字體盡量保持一致）檢查打印設(shè)備是否連接且正常工作最終打印時(shí)必須進(jìn)行打印預(yù)覽注：打印設(shè)備包括打印機(jī)，電源，紙張及連接打印機(jī)的電腦2023/9/25133、打印選項(xiàng)縮放功能的使用3.1Word的操作步驟3.2Excel的操作步驟說明：打印預(yù)覽時(shí)，如發(fā)現(xiàn)文件部分超邊（即超頁）或需打印在一頁時(shí)，可使用此項(xiàng)功能。2023/9/25143.1Word的操作步驟3.1.1操作步驟：選擇【文件】菜單下的【打印】命令；在打開的“打印屬性”設(shè)置框中，單擊“按紙型縮放”設(shè)置項(xiàng)處的下拉按鈕，從彈出的下拉列表中選中你需要的打印紙型；設(shè)置好縮放紙型后，單擊“確定”按鈕。2023/9/25153.1Word的操作步驟3.1.2注意事項(xiàng)：默認(rèn)狀態(tài)下，打印機(jī)選中的是“無縮放”類型；且“每頁的版數(shù)”無須改變；在【文件】--【打印】--“屬性”--【效果】--【正常尺寸的%(N)】的比例縮放，只能改變文檔整體比例，并不能改變頁數(shù)。2023/9/25163.2Excel的操作步驟選擇【文件】菜單下的【頁面設(shè)置】命令；在打開的對話框中，單擊“縮放比例”設(shè)置項(xiàng)處的對話框；設(shè)置好縮放比例后，單擊“打印預(yù)覽”按鈕直到顯示理解效果；單擊“確定”按鈕。2023/9/25174、其它注意事項(xiàng)4.1“我的文檔”位置的正確設(shè)置4.2妙用“格式刷”4.3如何設(shè)置“頁眉與頁腳”4.4在WORD中如何美化你的表格4.5充分發(fā)揮你的左右手—快捷鍵的使用2023/9/25184.1“我的文檔”位置的正確設(shè)置4.1.1更改前樣式4.1.2更改后樣式4.1.3更改原因4.1.4更改步驟2023/9/25194.1“我的文檔”位置的正確設(shè)置4.1.1更改前樣式即系統(tǒng)默認(rèn)格式，C:\DocumentsandSettings\user\MyDocuments4.1.2更改后樣式更改為非系統(tǒng)盤存儲，即將文檔存屬更改為“D:\MyDocuments”或“E:\MyDocuments”2023/9/25204.1“我的文檔”位置的正確設(shè)置4.1.3更改原因

系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，系統(tǒng)盤默認(rèn)的程序和文檔通常都會丟失或無法打開，非系統(tǒng)盤文件一般不受影響注：什么是系統(tǒng)盤

系統(tǒng)盤通常指的就是Window系統(tǒng)安裝后的硬盤區(qū)域，默認(rèn)盤為C盤2023/9/25214.1“我的文檔”位置的正確設(shè)置4.1.4更改步驟右擊桌面“我的文檔”，選擇“屬性”；選擇“屬性”下的“目標(biāo)文件夾”，將原路徑“C:\DocumentsandSettings\user\MyDocuments”更改為““D:\MyDocuments”或“E:\MyDocuments”更改時(shí)，彈出對話框“創(chuàng)建文件夾”；點(diǎn)擊“是”按鈕。2023/9/25224.2妙用“格式刷”4.2.1什么是“格式刷”4.2.2格式刷的原理及作用2023/9/25234.2.1什么是“格式刷”“格式刷”實(shí)際上是一種特殊的復(fù)制、粘貼工具，主要用于對字符、段落和單元格的格式化2023/9/25244.2.2格式刷的原理及作用4.2.2.1工作原理將已設(shè)定好的樣本格式快速復(fù)制到文檔或工作表中需設(shè)置此格式的其它部分，使之自動與樣本格式一致。簡言之，“格式刷”就是“刷”格式用的，也就是復(fù)制格式用的4.2.2.2作用在進(jìn)行版面格式的編排時(shí)，使用格式刷可以避免大量的重復(fù)性操作，大大提高工作效率。2023/9/25254.3如何設(shè)置“頁眉與頁腳”選擇【視圖】菜單下的【頁眉和頁腳】命令。切換到【頁面】視圖，并出現(xiàn)【頁眉和頁腳】工具欄Word可通過單擊工具欄上的【在頁眉和頁腳間切換】按鈕或者利用垂直滾動條向上、向下滾動，就可以在頁眉和頁腳之間切換Excel則可直接在對話框中進(jìn)行頁眉與頁腳切換在“頁眉與頁腳中”輸入相關(guān)文字后，單擊【頁眉和頁腳】工具欄上的【關(guān)閉】按鈕2023/9/25264.3如何設(shè)置“頁眉與頁腳”注意事項(xiàng)：可插入頁碼、日期和時(shí)間等作為文檔的頁眉或頁腳對于首頁、偶數(shù)和奇數(shù)頁，可使用不同的頁眉或頁腳附：頁眉與頁腳樣式2023/9/25274.4在WORD中如何美觀表格4.4.1如何設(shè)置表格標(biāo)題行重復(fù)選擇菜單欄“表格”下“標(biāo)題欄重復(fù)”選項(xiàng)，則從下頁標(biāo)題欄自動重復(fù)，避免單頁閱讀時(shí)有針對性的查找和對比上下文2023/9/25284.4在WORD中如何美觀表格4.4.2“表格屬性”的邊框、底紋和選項(xiàng)的使用選中要標(biāo)注邊框或底紋的單元格后，然后選中相應(yīng)的線型，這樣便可以直接從預(yù)覽圖中查看效果有關(guān)“選項(xiàng)”，主要用于更改文字與邊距的大小，一方面，有利于增加輸入更多文字；另一方面，更有利于調(diào)整整個(gè)文本的格式2023/9/25294.4在WORD中如何美觀表格4.4.3行與列距的設(shè)置方法別忘記最簡單易行的設(shè)置方法：直接選中整個(gè)表框，然后把鼠標(biāo)放置在表格的右下角自由拉動，只到選擇合適的位置放松鼠標(biāo)即可；選中工菜單欄“表格”的下拉菜單“自動調(diào)整”進(jìn)行行與列的自由設(shè)定；手動調(diào)整（略）2023/9/25304.5快捷鍵的使用如果希望快速完成需要頻繁執(zhí)行的任務(wù)，指定快捷鍵不失為一種非常好的方式，您只需按下鍵盤上的一個(gè)或多個(gè)按鍵，即可完成一項(xiàng)任務(wù)在操作過程中，要特別協(xié)調(diào)和利用好您的左右手，這樣操作會節(jié)省大量時(shí)間快捷鍵規(guī)則（略）2023/9/2531TheEnd!Thanksforyouallcoming!謝謝大家2023/9/2532Word文件命名樣式

2023/9/2533Excel文件命名樣式

2023/9/2534文件命名后的正確顯示樣式

2023/9/2535錯(cuò)誤的文件命名樣式

2023/9/2536Word自動保存設(shè)置步驟12023/9/2537Word自動保存設(shè)置步驟22023/9/2538Excel自動保存設(shè)置步驟12023/9/2539Excel自動保存設(shè)置步驟22023/9/2540Excel自動保存設(shè)置步驟32023/9/2541Exce