會中組織與服務(wù)-會議食宿服務(wù)（會議策劃組織課件）

會議后勤服務(wù)目錄Contents會議住宿服務(wù)任務(wù)1任務(wù)2會議餐飲服務(wù)任務(wù)3會議交通服務(wù)任務(wù)4會議的其他后勤服務(wù)任務(wù)5會中突發(fā)事件的處理Part01項(xiàng)目描述會議后勤服務(wù)包括住宿服務(wù)、餐飲服務(wù)、參觀旅游服務(wù)等。雖然后勤服務(wù)不屬于會議進(jìn)程的一部分，但它能為參會者解決后顧之憂，使參會者安心于會議之中，所以也是會議質(zhì)量和效率的重要保證。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)熟悉會議的各項(xiàng)后勤服務(wù)內(nèi)容、程序及注意事項(xiàng)1能妥善安排好會議代表的住宿，解決住宿中的各種問題2任務(wù)一會議住宿服務(wù)Part03任務(wù)導(dǎo)入想一想假如你要代表學(xué)校去外地參加一次會議，你要考慮哪些方面的問題？假如近期學(xué)校將舉辦一次大型會議，屆時(shí)將邀請一些外方專家參會，作為會務(wù)人員的你該怎樣安排食宿呢？Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)對于外地參會人員較多的會議來說，提供住宿服務(wù)是會議主辦方的重要工作之一，這就要求會務(wù)人員注意以下幾個(gè)問題：1對備選會議住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)的考察2會議住宿房間的預(yù)訂3參會人員入住期間的住宿服務(wù)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)01對本地的住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行篩選02對備選住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行考察比較03確定會議定點(diǎn)住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)一、對備選會議住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)的考察Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)[]會議主辦方一定要根據(jù)會議的類型、參會者的層次、議題的重要性等，合理地確定不同參會人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)和接待規(guī)格，并以此為依據(jù)，在會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算許可的范圍內(nèi)，綜合考慮住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)的實(shí)際接待能力、品牌與口碑、周邊環(huán)境、交通狀況、安全條件等因素，對本地的住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)（酒店、賓館、飯店、招待所等）進(jìn)行初步篩選，最后圈定幾家符合基本條件的住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)，以備進(jìn)一步考察。一、對備選會議住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)的考察（一）依照一定標(biāo)準(zhǔn)，對本地的住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行篩選Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)對備選住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)考察的重點(diǎn)包括：01020304在會議期間可供使用的房間總數(shù)是否有不同的房型滿足不同參會人員的需求客房的配置調(diào)節(jié)客房的服務(wù)質(zhì)量一、對備選會議住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)的考察（二）對備選住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行考察比較（三）確定會議定點(diǎn)住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會議主辦方為參會人員預(yù)訂住宿房間，要求做好以下幾個(gè)方面的工作：01020304與住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)簽訂預(yù)訂合約寄送會議通知（邀請函）和住宿登記卡（申請表）收到住宿登記卡（申請表）及時(shí)回復(fù)確認(rèn)會議特殊客房的預(yù)訂二、會議住宿房間的預(yù)定Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會議期間的住宿服務(wù)02參會人員的入住服務(wù)01會議結(jié)束的延遲退房服務(wù)03三、參會人員入住期間的住宿服務(wù)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)主要包括：集中到達(dá)的參會人員的入住服務(wù)早到參會人員的入住服務(wù)三、參會人員入住期間的住宿服務(wù)（一）參會人員的入住服務(wù)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)作為會議舉辦方，應(yīng)及時(shí)對參會人員住宿的舒適度、滿意度進(jìn)行調(diào)查了解，及時(shí)將參會人員的意見和建議反饋給住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)，并督促改進(jìn)，把服務(wù)做得更好。三、參會人員入住期間的住宿服務(wù)（二）會議期間的住宿服務(wù)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)很多會議在最后一天也有很多議程，會議結(jié)束時(shí)間延長到中午12點(diǎn)以后，或者參會人員因航班或火車時(shí)間問題要到下午或晚上才能離開，而一般的住宿都是要求在12點(diǎn)鐘前退房，這就要求會議舉辦方與住宿供應(yīng)機(jī)構(gòu)事先協(xié)商好延遲退房。如果沒有辦法延遲退房，就爭取讓那些預(yù)訂者當(dāng)天不會到來的房間推遲退房，其他人可以到這些房間休息，等候返程。三、參會人員入住期間的住宿服務(wù)（三）會議結(jié)束的延遲退房服務(wù)Part05技能訓(xùn)練你所在的高校將承辦一次半年后召開的大型學(xué)術(shù)研討會，會期3天，研討的議題達(dá)十幾項(xiàng)，與會的專家學(xué)者預(yù)計(jì)千人。在會議的費(fèi)用方面，除特邀前來發(fā)言的上級領(lǐng)導(dǎo)人和發(fā)表演講的知名專家學(xué)者由學(xué)校支付全部費(fèi)用外，其他參會人員需要繳納1200元會務(wù)費(fèi)，由學(xué)校統(tǒng)一為其安排住宿、餐飲、會議交通等后勤服務(wù)，并為其提供會議文件資料。學(xué)校的辦會指揮部將會議后勤的前期工作交給了你班的全體同學(xué)，要求你們對全市的住宿、餐飲進(jìn)行摸底，并按照會議總體工作方案的要求，根據(jù)預(yù)計(jì)人數(shù)和預(yù)計(jì)的會議后勤服務(wù)預(yù)算（普通參會人員每人1000元），確定合適的住宿提供機(jī)構(gòu)并預(yù)訂客房，確定餐飲提供機(jī)構(gòu)及每天每頓的菜單。案例Part05技能訓(xùn)練要求將全班分為兩個(gè)大組，一組負(fù)責(zé)住宿提供機(jī)構(gòu)的考察、確定和客房的預(yù)訂工作；二組負(fù)責(zé)餐飲提供機(jī)構(gòu)的考察、確定和菜單確定工作。工作完畢，請寫出工作報(bào)告，草擬好準(zhǔn)備與住宿、餐飲機(jī)構(gòu)簽訂的合同。同時(shí)，全班召開會議后勤的前期工作交流會，以小組為單位，對會議籌備期間后勤工作的過程、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)交流。P.S.該技能訓(xùn)練可等任務(wù)二學(xué)習(xí)完后，再進(jìn)行。Part06學(xué)習(xí)反思與評價(jià)學(xué)習(xí)目標(biāo)自我評價(jià)組內(nèi)評價(jià)教師評價(jià)備注好較好一般好較好一般好較好一般熟悉會議的各項(xiàng)后勤服務(wù)內(nèi)容、程序及注意事項(xiàng)能妥善安排好會議代表的住宿，解決住宿中的各種問題會議后勤服務(wù)目錄Contents會議住宿服務(wù)任務(wù)1任務(wù)2會議餐飲服務(wù)任務(wù)3會議交通服務(wù)任務(wù)4會議的其他后勤服務(wù)任務(wù)5會中突發(fā)事件的處理Part01項(xiàng)目描述會議后勤服務(wù)包括住宿服務(wù)、餐飲服務(wù)、參觀旅游服務(wù)等。雖然后勤服務(wù)不屬于會議進(jìn)程的一部分，但它能為參會者解決后顧之憂，使參會者安心于會議之中，所以也是會議質(zhì)量和效率的重要保證。Part02

學(xué)習(xí)目標(biāo)熟悉會議餐飲安排的要求和注意事項(xiàng)1能根據(jù)會議類型和規(guī)模選擇用餐地點(diǎn)和方式2任務(wù)二會議餐飲服務(wù)Part03任務(wù)導(dǎo)入說一說大家平常都有哪些食物是不吃或者忌諱的？比如，我們知道回族是不吃豬肉的。大家來說一說不同民族的飲食習(xí)慣吧。你們認(rèn)為開會期間的餐飲服務(wù)應(yīng)注意哪些問題？Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)在確定用餐地點(diǎn)之前，會議工作人員應(yīng)仔細(xì)考察用餐地點(diǎn)的具體情況，主要包括：1餐飲場所的大小2餐飲場所的環(huán)境3廚房4路徑一、會議用餐地點(diǎn)、用餐方式的安排（一）會議用餐地點(diǎn)的選擇Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會議期間，正式的進(jìn)餐時(shí)間為早上、中午和晚上。會議工作人員應(yīng)根據(jù)參會人員對這三餐的不同要求，安排適宜的用餐方式。會議的用餐方式包括：0102030405圍餐式半自助式餐劵購餐式自助式分餐式一、會議用餐地點(diǎn)、用餐方式的安排（二）對用餐時(shí)間、用餐方式的安排Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會議組織方應(yīng)為參會人員精心選擇每一餐的菜單，在確定菜單時(shí)，除了預(yù)算的因素，還應(yīng)考慮到以下幾個(gè)方面：菜肴的道數(shù)和分量0102菜色品種多樣化03具有地方特色04具有時(shí)令特征05照顧參會人員的特殊用餐要求二、每餐菜單的確定和酒水的安排（一）確定每餐的菜單Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)會議餐飲統(tǒng)一安排酒水時(shí)應(yīng)注意時(shí)間與場合，一般早餐和午餐不提供酒類，只提供飲料，晚上可為參會人員適當(dāng)?shù)靥峁└鞣N酒類。酒類的安排以有利于身體健康的啤酒、葡萄酒、中低度白酒為主。二、每餐菜單的確定和酒水的安排（二）會議餐桌的酒水安排Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)提前一兩天向會議供餐機(jī)構(gòu)告知用餐人數(shù)1辨認(rèn)進(jìn)餐者身份2注意與會議供餐機(jī)構(gòu)的隨時(shí)溝通與協(xié)調(diào)3注意做好引導(dǎo)工作4考慮到不能按時(shí)用餐的參會人員5三、會議餐飲服務(wù)的其他注意事項(xiàng)Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)茶歇是為會間休息、氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會，對于中小型會議、特別是公司或高層會議非常重要，這就需要會議工作人員從以下幾個(gè)方面重視茶歇的安排。茶歇茶點(diǎn)茶歇時(shí)間茶歇地點(diǎn)四、會間茶歇的安排與服務(wù)（一）會間茶歇的安排Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)安排適宜的茶歇時(shí)間茶歇一般一天只需安排兩次，分別是在早餐和午餐、午餐和晚餐之間，其目的是讓參會人員在會議中場休息，補(bǔ)充能量。（1）

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茶歇的地點(diǎn)選擇茶歇地點(diǎn)的選擇主要取決于參會人員的數(shù)量，如果參會人員較多，需要安排幾個(gè)地點(diǎn)作為小憩的場所。茶歇的茶點(diǎn)選擇一般分中式和西式兩種，中式茶點(diǎn)有：綠茶、奶茶、糕點(diǎn)、餅干等；西式茶點(diǎn)有：咖啡、西式甜點(diǎn)、果盤等。四、會間茶歇的安排與服務(wù)（一）會間茶歇的安排Part04項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)準(zhǔn)備茶歇是一個(gè)非常細(xì)致的過程，要求會議工作人員在茶歇時(shí)間到來之前，將點(diǎn)心、飲品、裝飾迅速擺放好，將各種熱飲所需的杯子、勺子，盛放配料的糖罐、牛奶罐等都安置在便于取用的地方。如果會議持續(xù)幾天，每次茶點(diǎn)的安排都要盡量體現(xiàn)出新意。對茶歇地點(diǎn)應(yīng)有路標(biāo)指示，并安排服務(wù)員引導(dǎo)與會人員至最近的茶歇處。四、會間茶歇的安排與服務(wù)（二）會間茶歇的服務(wù)Part05技能訓(xùn)練你所在的高校將承辦一次半年后召開的大型學(xué)術(shù)研討會，會期3天，研討的議題達(dá)十幾項(xiàng)，與會的專家學(xué)者預(yù)計(jì)千人。在會議的費(fèi)用方面，除特邀前來發(fā)言的上級領(lǐng)導(dǎo)人和發(fā)表演講的知名專家學(xué)者由學(xué)校支付全部費(fèi)用外，其他參會人員需要繳納1200元會務(wù)費(fèi)，由學(xué)校統(tǒng)一為其安排住宿、餐飲、會議交通等后勤服務(wù)，并為其提供會議文件資料。學(xué)校的辦會指揮部將會議后勤的前期工作交給了你班的全體同學(xué)，要求你們對全市的住宿、餐飲進(jìn)行摸底，并按照會議總體工作方案的要求，根據(jù)預(yù)計(jì)人數(shù)和預(yù)計(jì)的會議后勤服務(wù)預(yù)算（普通參會人員每人1000元），確定合適的住宿提供機(jī)構(gòu)并預(yù)訂客房，確定餐飲提供機(jī)構(gòu)及每天每頓的菜單。案例Part05技能訓(xùn)練要求將全班分為兩個(gè)大組，一組負(fù)責(zé)住宿提供機(jī)構(gòu)的考察、確定和客房