第一章 文書(shū)與文書(shū)工作

文秘專業(yè)主講教師：方曉蓉文書(shū)工作與檔案管理上篇文書(shū)工作第一章文書(shū)與文書(shū)工作要點(diǎn)提示：本章主要解決三個(gè)概念性的問(wèn)題：文書(shū)公務(wù)文書(shū)文書(shū)工作

一、文書(shū)的含義與特點(diǎn)

1、文書(shū)的概念

文書(shū)是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料。

第一節(jié)文書(shū)概述法人及其代表形成公務(wù)文書(shū)，個(gè)人一般形成私人文書(shū)。文字材料的載體是多樣化的。反映了文書(shū)與其他文字材料所不同的特有屬性。（1）文書(shū)是一種書(shū)面文字材料；（2）文書(shū)有特定的格式；（3）文書(shū)具有應(yīng)用性；（4）文書(shū)具有具體的目的性、針對(duì)性；（5）文書(shū)形成和使用的主體是社會(huì)組織或個(gè)人、家庭。這一定義的具體含義如下：書(shū)面材料的演變中國(guó)古代文書(shū)書(shū)面材料的演變：甲骨、青銅、竹木簡(jiǎn)冊(cè)、縑帛、紙張（宣紙）、機(jī)制紙其他國(guó)家文書(shū)書(shū)面材料的演變：泥版、紙草、棕櫚葉、樺樹(shù)皮、羊皮紙、機(jī)制紙書(shū)面材料的演變甲骨文書(shū)青銅文書(shū)青銅銘文竹木簡(jiǎn)冊(cè)書(shū)面材料的演變泥版文書(shū)羊皮紙書(shū)面材料的演變2、文書(shū)的特點(diǎn)文書(shū)

是形成者在社會(huì)活動(dòng)中為了一定的目的而制作的，其內(nèi)容直接與形成者的活動(dòng)相關(guān)；有特定體式、名稱的信息記錄；是同時(shí)具有原始記錄性、針對(duì)性、有效性、憑證性、實(shí)用性、傳遞性等性質(zhì)的信息記錄。二、文書(shū)的分類文書(shū)可分為私人文書(shū)和公務(wù)文書(shū)，文書(shū)學(xué)所研究的主要是后者。私人文書(shū)具有如下特點(diǎn)：（1）作者是私人或家庭；（2）內(nèi)容是私人事務(wù)；（3）制作、處理、保存自己決定。文書(shū)的分類體系公務(wù)文書(shū)文書(shū)私人文書(shū)通用文書(shū)專用文書(shū)行政公文黨的機(jī)關(guān)公文人大、軍隊(duì)…個(gè)人或家庭形成的契約、條據(jù)、書(shū)信、日記、書(shū)稿、家譜……正式公文其他雜體文書(shū)事務(wù)文書(shū)計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、規(guī)章制度等“白頭文件”日常應(yīng)用文：禮儀類、書(shū)表類……財(cái)經(jīng)文書(shū)法律文書(shū)外交文書(shū)、人事文書(shū)……學(xué)習(xí)重點(diǎn)文書(shū)的功能記載功能

文書(shū)的多文種、多類型是文書(shū)記載功能的各種表現(xiàn)形式

憑證功能

主要通過(guò)文書(shū)的有效性來(lái)體現(xiàn)，文書(shū)的內(nèi)容是憑證功能的實(shí)質(zhì)存儲(chǔ)功能文書(shū)物質(zhì)材料質(zhì)量是基本條件，科學(xué)管理與保護(hù)是根本保證傳遞功能傳遞是文書(shū)發(fā)揮效用的重要步驟之一三、文書(shū)的功能第二節(jié)公務(wù)文書(shū)及其作用一、什么是公文

1、公文的定義公文文書(shū)，一般可稱“公文”或“文件”。是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過(guò)程中所形成的具有法定效力與規(guī)范格式的文書(shū)，是傳達(dá)政令，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告和交流情況，聯(lián)系公務(wù)、記載工作活動(dòng)的重要工具。公文特點(diǎn)由法定作者制成并向一定的對(duì)象發(fā)布公文必須反映與處理公務(wù)活動(dòng)具有規(guī)范體式和特定的處理程序具有法定的權(quán)威和效力是依法行政和開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)的重要工具2、公文的特點(diǎn)公務(wù)性程式性工具性時(shí)效性專任性二、公文的分類

公文的分類是指按某一標(biāo)準(zhǔn)或從某一角度將某類文件與其它文件區(qū)分開(kāi)來(lái)。便于文件按不同情況、不同要求分別處理、管理與保管。不會(huì)影響文件本身的性質(zhì)和作用。這里所指公文是指文件實(shí)體，非集合概念

1、根據(jù)形成和作用的領(lǐng)域的不同

通用公文各類國(guó)家機(jī)關(guān)和其它組織在工作中普遍形成和使用的文書(shū)，如：命令、通知、計(jì)劃、請(qǐng)示等。專用公文一定專業(yè)機(jī)構(gòu)或在一定專項(xiàng)領(lǐng)域內(nèi)根據(jù)特殊需要專門形成和使用的文書(shū)，如：審計(jì)文書(shū)、司法文書(shū)等。

2、根據(jù)物質(zhì)載體的不同

紙質(zhì)文件各類國(guó)家機(jī)關(guān)和其它組織在工作中普遍形成和使用的文件，如：通知、計(jì)劃、請(qǐng)示等。磁介質(zhì)文件如：錄音文書(shū)、錄像文書(shū)、磁盤(pán)文書(shū)等。感光介質(zhì)文件如照片、影片、縮微文件等。上行文：向所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件；

下行文：向所屬被領(lǐng)導(dǎo)、被指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)送達(dá)文書(shū)；平行文：向無(wú)隸屬關(guān)系和指導(dǎo)關(guān)系的其它機(jī)關(guān)送達(dá)的文書(shū)。

3、根據(jù)傳遞方向的不同

4、根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)的不同

規(guī)范性文書(shū)強(qiáng)制性法規(guī)文書(shū)，如條例、辦法等；領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文書(shū)如命令、指示、通報(bào)、通知等；公布性文書(shū)可直接公之于眾的文書(shū)；陳述陳請(qǐng)性文書(shū)如各種報(bào)告、請(qǐng)示等；商洽性文書(shū)各類函件；說(shuō)明性文書(shū)如各種證書(shū)、證明、協(xié)議等。公文效用是法定的；公文的效用是不等的；現(xiàn)行效用不是永久的?，F(xiàn)行效用歷史效用1、存史作用2、查證和參考作用

1、記錄與憑證依據(jù)作用；2、規(guī)范與行政約束作用；3、領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用；4、知照與聯(lián)系作用；5、宣傳與教育作用。現(xiàn)行效用在效力上的不等決定歷史效用的大小

指文書(shū)轉(zhuǎn)化為檔案后所具有的作用

指文書(shū)形成時(shí)所具有的現(xiàn)行執(zhí)行效用三、公文的效用強(qiáng)弱、作用范圍、有效期限等不同每份公文都具有的，其它作用則要具體分析

第三節(jié)文書(shū)工作及其任務(wù)一、文書(shū)工作的性質(zhì)和作用

1、文書(shū)工作的含義文書(shū)工作也稱文書(shū)處理工作，主要是指公文的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。

2、文書(shū)工作的性質(zhì)綜合性專業(yè)性與技術(shù)性機(jī)要性時(shí)效性1、綜合性：表現(xiàn)為工作本身有綜合性，與其它工作相互融合、滲透。要求：必須試行集中統(tǒng)一管理。2、專業(yè)性與技術(shù)性：有特定的工作范圍、運(yùn)動(dòng)規(guī)律、專用術(shù)語(yǔ)、處理手段，操作環(huán)節(jié)上有技術(shù)要求。要求：更新觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)。3、機(jī)要性：由文件的屬性與效用決定。要求：嚴(yán)格規(guī)章制度；良好的政治素質(zhì)和工作態(tài)度；技術(shù)保障。4、時(shí)效性：文件的針對(duì)性和現(xiàn)實(shí)有效性的特征決定了文書(shū)工作的時(shí)效性。要求：完備的規(guī)章制度；時(shí)效觀念；提高自動(dòng)化水平。文書(shū)工作的性質(zhì)重要作用

實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)職能的重要條件1、經(jīng)辦理歸檔手續(xù)后，這部分文件即轉(zhuǎn)化為檔案，保存在機(jī)關(guān)檔案室供機(jī)關(guān)查考利用；2、有查考保存價(jià)值的文件，在現(xiàn)實(shí)使用后要進(jìn)入暫時(shí)保存和永久保存的階段。1、機(jī)關(guān)工作的紐帶；2、機(jī)關(guān)接受與傳遞信息的通道；3、機(jī)關(guān)聯(lián)系人民群眾的途徑；4、領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)部門的工作助手；5、機(jī)關(guān)保密工作的重要環(huán)節(jié)。3、文書(shū)工作的作用國(guó)家檔案事業(yè)的重要基礎(chǔ)歷史意義

現(xiàn)實(shí)意義

二、文書(shū)工作的基本原則與要求基本原則與要求1、準(zhǔn)確原則：文書(shū)工作質(zhì)量的核心就是準(zhǔn)確，準(zhǔn)確原則貫穿于文書(shū)工作的全過(guò)程。要求：建立規(guī)章制度；建立監(jiān)督機(jī)制；提高質(zhì)量意識(shí)，加強(qiáng)責(zé)任感。2、精簡(jiǎn)原則：精簡(jiǎn)文件、精簡(jiǎn)文件處理手續(xù)。要求：不解決實(shí)際問(wèn)題的、可發(fā)可不發(fā)的文件堅(jiān)決不發(fā)，必須發(fā)的確定發(fā)送范圍，嚴(yán)格控制印數(shù)；明確職責(zé)、減少層次、推行文書(shū)工作標(biāo)準(zhǔn)化。3、高效原則：必須保證文件現(xiàn)實(shí)效用的及時(shí)發(fā)揮。要求：文件處理上作時(shí)限規(guī)定。4、保密原則：文書(shū)工作的機(jī)要性決定了文書(shū)工作必須遵循保密原則。要求：加強(qiáng)保密意識(shí)、保密紀(jì)律教育，落實(shí)保密措施。四原則相輔相成、密切相關(guān)：沒(méi)有質(zhì)量，保密、高效變得毫無(wú)疑義；沒(méi)有保密與高效，質(zhì)量不能落到實(shí)處；沒(méi)有精簡(jiǎn)，質(zhì)量、高效受到影響。三、文書(shū)工作的任務(wù)

1、總體任務(wù)根據(jù)工作的需要和客觀實(shí)際，高質(zhì)量的形成機(jī)關(guān)的公文，科學(xué)地組織和準(zhǔn)確地處理機(jī)關(guān)的公文，有秩序而安全地進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。

2、三大工作環(huán)節(jié)公文形成；公文處理；公文管理文書(shū)工作具體任務(wù)

1、擬寫(xiě)與制作文件2、傳遞文件3、辦理文件4、處置辦結(jié)文件（1）立意；（2）撰擬；（3）審核修改；（4）核準(zhǔn)確認(rèn)；（5）制作正式文本；（6）履行生效手續(xù)。（1）封裝；（2）登錄；（3）選擇傳遞方式；（4）投送。即依照定稿和規(guī)范格式制作文件正本、副本、存本等。

用印或簽署，以表明文件的正式和法定效力。

（1）收受文件；（2）分流；（3）閱處。（1）整理歸檔；（2）銷毀；（3）清退；（4）暫存。四、文書(shū)工作的組織機(jī)構(gòu)與人員文書(shū)工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和負(fù)責(zé)人；管理機(jī)構(gòu)是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳室。設(shè)立文秘部門或配備專職人員負(fù)責(zé)文書(shū)處理工作。機(jī)構(gòu)設(shè)置大體有兩種情況：（1）大機(jī)關(guān)在辦公廳（室）下設(shè)文書(shū)處、文書(shū)科；（2）小機(jī)關(guān)只在辦公室設(shè)專職或兼職文書(shū)。文書(shū)部門的任務(wù)主要是形成文書(shū)、處理文書(shū)、保管文書(shū)。組織形式1、集中式：是指機(jī)關(guān)的全部文書(shū)工作，除文件的承辦外，其他環(huán)節(jié)都集中由綜合部門統(tǒng)一處理2、分工（分散）式：是指機(jī)關(guān)的全部文書(shū)工作由機(jī)關(guān)的綜合部門和機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)部門共同分工承擔(dān)。組織形式的選擇必須從本機(jī)關(guān)的實(shí)際需要出發(fā)，選擇與本單位職權(quán)任務(wù)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、收發(fā)文數(shù)量、駐地分布及文件人員的配備情況相適應(yīng)的組織形式。1、文書(shū)工作的組織形式及其選擇單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視，加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查；

模范地參與文書(shū)工作。2、文書(shū)工作的分工、職責(zé)文書(shū)工作是綜合性工作，由單位領(lǐng)導(dǎo)層、綜合部門及其負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門及其負(fù)責(zé)人，文書(shū)工作人員分工負(fù)責(zé)。綜合部門負(fù)責(zé)人1、領(lǐng)導(dǎo)與組織2、審核文件3、簽發(fā)文件以辦公室名義制發(fā)4、辦文5、撰擬一部分重要文件6、銷毀文件職責(zé)是主管單位文件處理工作并指導(dǎo)下級(jí)單位文件處理工作。2、文書(shū)工作的分工、職責(zé)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人1、領(lǐng)導(dǎo)與組織；2、審核文件；3、簽發(fā)文件：審定簽發(fā)以本部門名義發(fā)出的文件；4、辦文；5、撰擬一部分比較重要的文