操作手冊(cè)編寫規(guī)范-銷售業(yè)務(wù)

業(yè)務(wù)操作手冊(cè)（桂林大宇售后服務(wù)部門配件銷售崗位）作者：黃士軍日期：4.21審核：日期：批準(zhǔn)：日期：目錄一、崗位職責(zé)描述 3二、業(yè)務(wù)流程描述 4三、業(yè)務(wù)操作規(guī)范 4四、報(bào)表、單據(jù)的使用說明 4五、系統(tǒng)操作指南 5一、崗位職責(zé)描述1、配件銷售、退貨、索賠、贈(zèng)送等業(yè)務(wù)，并在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)2、配件的報(bào)價(jià)二、業(yè)務(wù)流程描述主要業(yè)務(wù)流程包括：1、配件索賠處理流程，2、配件退貨處理流程，3、配件銷售標(biāo)準(zhǔn)訂單處理流程，4、配件銷售領(lǐng)用流程，5、配件免費(fèi)訂單處理流程，6、詢價(jià)報(bào)價(jià)處理流程1、配件索賠處理流程流程描述（1）、接到客戶的索賠請(qǐng)求，了解索賠原因；（30分鐘）（2）、索賠配件送達(dá)公司（10天），判定人員對(duì)索賠配件進(jìn)行判定是否給予索賠（60分鐘），判定不同意索賠，業(yè)務(wù)員將結(jié)果通報(bào)客戶，根據(jù)客戶書面要求處理配件（半個(gè)工作日）；（3）、若判定同意索賠后，由業(yè)務(wù)員創(chuàng)建索賠訂單、交貨單和索賠報(bào)告書（20分鐘），打印后交領(lǐng)導(dǎo)審批，如果完全不同意索賠，索賠工作終止（30分鐘），業(yè)務(wù)員沖銷索賠訂單和交貨單（10分鐘），如果是部分不同意索賠，業(yè)務(wù)員修改索賠訂單、交貨單和索賠報(bào)告書（20分鐘），將結(jié)果通報(bào)客戶，并根據(jù)客戶書面要求處理配件（半個(gè)工作日）；（4）、領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，業(yè)務(wù)員將索賠單和索賠報(bào)告書交財(cái)務(wù)審核蓋章（10分鐘），然后轉(zhuǎn)配件發(fā)貨流程；流程圖2、配件退貨處理流程流程描述（1）、業(yè)務(wù)員接到客戶提出的退貨清單，了解配件退貨原因，做退回配件前第一次判定，看退貨配件是否符合（客戶購(gòu)買的配件可以在6個(gè)月以內(nèi)要求退貨）規(guī)定，如果退回配件超過6個(gè)月，將終止退回，若退回的配件是在6個(gè)月以內(nèi)購(gòu)買，同意將配件退回公司（30分鐘）；（2）、配件退回公司（10天），業(yè)務(wù)員對(duì)退回配件做初步判定是否可以退貨（60分鐘），若不同意退貨，變更退貨清單或終止退貨（30分鐘），同意退貨后，創(chuàng)建退貨訂單和交貨單，由部門領(lǐng)導(dǎo)審批；（3）、審批完全沒有通過，業(yè)務(wù)員沖銷退貨訂單和交貨單（20分鐘），如果是部分同意退貨，業(yè)務(wù)員修改退貨訂單和交貨單再進(jìn)行審批（20分鐘），部門領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，到財(cái)務(wù)部審核蓋章（10分鐘），轉(zhuǎn)配件收貨流程；流程圖3、配件銷售標(biāo)準(zhǔn)訂單處理流程流程描述（1）、業(yè)務(wù)員接到客戶提出的訂購(gòu)請(qǐng)求進(jìn)行整理(20分鐘)，創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)銷售訂單；做可用性檢查;(20分鐘)（2）、如果需要借料，借料部分走配件銷售領(lǐng)用流程；（3）、若無(wú)生產(chǎn)借料，業(yè)務(wù)員創(chuàng)建交貨單并打印(5分鐘)，客戶進(jìn)行確認(rèn)是否變更需求，確認(rèn)后請(qǐng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，如果客戶需要變更請(qǐng)求或領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為要更改交貨單，業(yè)務(wù)員對(duì)訂單和交貨單進(jìn)行修改(20分鐘)；（4）、部門領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)員將交貨單交財(cái)務(wù)審核蓋章，客戶交款后財(cái)務(wù)出具發(fā)票(20分鐘)；然后轉(zhuǎn)配件發(fā)貨流程；流程圖4、配件銷售領(lǐng)用流程流程描述（1）、配件科業(yè)務(wù)員對(duì)銷售訂單進(jìn)行可用性檢查，確認(rèn)從生產(chǎn)轉(zhuǎn)移的材料，在系統(tǒng)中做訂單時(shí)標(biāo)示，并打印出材料轉(zhuǎn)移清單（20分鐘）；（2）、業(yè)務(wù)員將材料轉(zhuǎn)移清單交供應(yīng)部材料科審核確認(rèn)，若沒有通過確認(rèn)，將更改銷售訂單；（30分鐘）（3）、材料轉(zhuǎn)移清單審核通過后，供應(yīng)部部長(zhǎng)或材料科主管在材料轉(zhuǎn)移清單上簽字，業(yè)務(wù)員將其他手續(xù)辦理完成（20分鐘），將材料轉(zhuǎn)移清單交包裝人員到倉(cāng)庫(kù)科領(lǐng)料（半個(gè)工作日），材料領(lǐng)回配件倉(cāng)庫(kù)后，轉(zhuǎn)配件銷售發(fā)貨流程；流程圖5、配件免費(fèi)訂單處理流程流程描述（1）、業(yè)務(wù)員接到銷售部門提供的業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)和配件清單（可以是由配件科業(yè)務(wù)員推薦配件清單），創(chuàng)建免費(fèi)訂單和交貨單并打印；（2）、；（3）、部門領(lǐng)導(dǎo)審批，若領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為要更改訂單，業(yè)務(wù)員對(duì)訂單和交貨單進(jìn)行修改；（4）、部門領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)員將交貨單交財(cái)務(wù)審核蓋章，然后轉(zhuǎn)配件發(fā)貨流程；流程圖6、詢價(jià)報(bào)價(jià)處理流程流程描述（1）、業(yè)務(wù)員接到客戶的詢價(jià)請(qǐng)求；首先查詢物料價(jià)格在系統(tǒng)中是否存在；（2）、如果存在，可以口頭報(bào)價(jià)就直接向客戶報(bào)價(jià)；（3）、如需書面報(bào)價(jià)，業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中創(chuàng)建報(bào)價(jià)單打印后傳真給客戶；（4）、如果物料價(jià)格在系統(tǒng)中不存在，走價(jià)格主數(shù)據(jù)處理流程，然后再創(chuàng)建并打印報(bào)價(jià)單傳真客戶。流程圖三、業(yè)務(wù)操作規(guī)范1、配件索賠處理流程，索賠結(jié)果通報(bào)客戶，當(dāng)不同意客戶索賠要求時(shí)，應(yīng)按照客戶的書面要求處理索賠的配件，書面報(bào)告歸檔；2、配件退貨處理流程，3、配件銷售領(lǐng)用流程，材料科確認(rèn)簽核的材料在倉(cāng)庫(kù)有貨；如果存在所領(lǐng)材料已轉(zhuǎn)移到生產(chǎn)線，倉(cāng)庫(kù)科已無(wú)此配件，由倉(cāng)庫(kù)科負(fù)責(zé)將材料從生產(chǎn)線轉(zhuǎn)移回生產(chǎn)倉(cāng)庫(kù)。原則上材料科確認(rèn)領(lǐng)用的材料倉(cāng)庫(kù)科要有貨，如果因某些原因領(lǐng)不到，業(yè)務(wù)員修改訂單5、配件免費(fèi)訂單處理流程，辦理的單據(jù)要附上銷售部門的業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)；6、詢價(jià)報(bào)價(jià)處理流程創(chuàng)建報(bào)價(jià)單時(shí)注意客戶的性質(zhì)，判斷客戶是一次性的還是一般客戶，按照不同的客戶類型進(jìn)行維護(hù)，為銷售訂單的創(chuàng)建做準(zhǔn)備；四、報(bào)表、單據(jù)的使用說明1、《銷售清單》（包括標(biāo)準(zhǔn)、索賠、退貨、免費(fèi)）（系統(tǒng)打?。?、《索賠報(bào)告書》（系統(tǒng)打?。?、《A/S移轉(zhuǎn)單》（系統(tǒng)打?。?、《A/S報(bào)價(jià)單》（系統(tǒng)打印）見操作指南７五、系統(tǒng)操作指南報(bào)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)銷售訂單退貨訂單索賠訂單免費(fèi)訂單外向交貨7、打印1.1報(bào)價(jià)1.1.1進(jìn)入創(chuàng)建報(bào)價(jià)：初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝1．進(jìn)入創(chuàng)建報(bào)價(jià)初始屏幕：點(diǎn)擊菜單進(jìn)入,后勤->銷售和分銷->銷售->報(bào)價(jià)->創(chuàng)建事務(wù)碼：創(chuàng)建：VA21修改：VA22查詢：VA232．輸入報(bào)價(jià)單類型、、銷售組織、分銷渠道和部門后回車，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)入一般數(shù)據(jù)視圖。注：通過分銷渠道來(lái)區(qū)分一般銷售（31）和代理店銷售（32）1.1.2填寫創(chuàng)建報(bào)價(jià)視圖－項(xiàng)目總覽視圖說明｛拷屏區(qū)｝填寫售達(dá)方，采購(gòu)訂單日期，報(bào)價(jià)有效至，物料號(hào)和數(shù)量；點(diǎn)擊轉(zhuǎn)至->抬頭->出具發(fā)票，填寫付款條件，1.1.2進(jìn)入創(chuàng)建報(bào)價(jià)：項(xiàng)目總覽說明｛拷屏區(qū)｝點(diǎn)擊保存，出現(xiàn)報(bào)價(jià)單號(hào)20000003。1.2標(biāo)準(zhǔn)銷售訂單1.2.1進(jìn)入創(chuàng)建銷售訂單：初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝1．進(jìn)入創(chuàng)建銷售訂單初始屏幕：點(diǎn)擊菜單進(jìn)入,后勤->銷售和分銷->銷售->訂單->創(chuàng)建事務(wù)碼：創(chuàng)建：VA01修改：VA02查詢：VA032．輸入訂單類型、、銷售組織、分銷渠道和部門后回車，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)入一般數(shù)據(jù)視圖。注：通過分銷渠道來(lái)區(qū)分一般銷售（31）和代理店銷售（32）1.2.2填寫創(chuàng)建配件標(biāo)準(zhǔn)訂單視圖－概覽視圖說明｛拷屏區(qū)｝如果有借料在這標(biāo)示如果有借料在這標(biāo)示填寫售達(dá)方，采購(gòu)訂單編號(hào)，采購(gòu)訂單日期，交貨工廠，物料號(hào)和數(shù)量，如果有借料，在用途處選擇借料；1.2進(jìn)入創(chuàng)建配件標(biāo)準(zhǔn)訂單視圖：表頭數(shù)據(jù)視圖說明｛拷屏區(qū)｝點(diǎn)擊轉(zhuǎn)至->抬頭->裝運(yùn)，填寫裝運(yùn)類型和特殊處理標(biāo)點(diǎn)擊合作伙伴，填寫銷售雇員，1.2.4進(jìn)入創(chuàng)建配件標(biāo)準(zhǔn)訂單視圖：保存說明｛拷屏區(qū)｝點(diǎn)擊保存，出現(xiàn)銷售訂單號(hào)40000008。1.3退貨訂單1.3.1進(jìn)入創(chuàng)建銷售訂單：初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝1．進(jìn)入創(chuàng)建銷售訂單初始屏幕：點(diǎn)擊菜單進(jìn)入,后勤->銷售和分銷->銷售->訂單->創(chuàng)建事務(wù)碼：創(chuàng)建：VA01修改：VA02查詢：VA032．輸入訂單類型、、銷售組織、分銷渠道和部門后回車，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)入一般數(shù)據(jù)視圖。注：通過分銷渠道來(lái)區(qū)分一般銷售（31）和代理店銷售（32）1.3.2進(jìn)入創(chuàng)建配件退貨訂單視圖－概覽視圖說明｛拷屏區(qū)｝填寫售達(dá)方，采購(gòu)訂單編號(hào)，采購(gòu)訂單日期，訂單原因，物料號(hào)和數(shù)量；1.3.2進(jìn)入創(chuàng)建配件退貨訂單視圖－表頭數(shù)據(jù)視圖說明｛拷屏區(qū)｝點(diǎn)擊轉(zhuǎn)至->抬頭->合作伙伴，填寫銷售雇員，點(diǎn)擊保存，出現(xiàn)退貨單號(hào)60000009。1.4.1進(jìn)入創(chuàng)建銷售訂單：初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝1．進(jìn)入創(chuàng)建銷售訂單初始屏幕：點(diǎn)擊菜單進(jìn)入,后勤->銷售和分銷->銷售->訂單->創(chuàng)建事務(wù)碼：創(chuàng)建：VA01修改：VA02查詢：VA032．輸入訂單類型、、銷售組織、分銷渠道和部門后回車，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)入一般數(shù)據(jù)視圖。注：通過分銷渠道來(lái)區(qū)分一般銷售（31）和代理店銷售（32）1.4索賠訂單1.4.2進(jìn)入創(chuàng)建配件索賠訂單視圖－概覽視圖說明｛拷屏區(qū)｝填寫售達(dá)方，采購(gòu)訂單編號(hào)，采購(gòu)訂單日期，交貨工廠，訂單原因，物料號(hào)和數(shù)量；點(diǎn)擊轉(zhuǎn)至->抬頭->裝運(yùn)，填寫裝運(yùn)類型和特殊處理標(biāo)，1.4.3進(jìn)入創(chuàng)建配件索賠訂單視圖－表頭數(shù)據(jù)視圖說明｛拷屏區(qū)｝點(diǎn)擊合作伙伴，填寫銷售雇員點(diǎn)擊轉(zhuǎn)至->項(xiàng)目->文本1.4.4進(jìn)入創(chuàng)建配件索賠訂單視圖－項(xiàng)目數(shù)據(jù)視圖說明｛拷屏區(qū)｝點(diǎn)擊在物料銷售文字，在文本框中輸入缺陷內(nèi)容點(diǎn)擊采購(gòu)訂單數(shù)據(jù)，在售達(dá)方的你的參考中輸入配件購(gòu)買日期，在送達(dá)方的采購(gòu)訂單編號(hào)中輸入使用時(shí)間，在送達(dá)方的你的參考中輸入提賠日期1.4進(jìn)入創(chuàng)建配件索賠訂單視圖－保存視圖說明｛拷屏區(qū)｝點(diǎn)擊保存，出現(xiàn)索賠單號(hào)40000009。1.5免費(fèi)銷售訂單1.5.1進(jìn)入創(chuàng)建銷售訂單：初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝1．進(jìn)入創(chuàng)建銷售訂單初始屏幕：點(diǎn)擊菜單進(jìn)入,后勤->銷售和分銷->銷售->訂單->創(chuàng)建事務(wù)碼：創(chuàng)建：VA01修改：VA02查詢：VA032．輸入訂單類型、、銷售組織、分銷渠道和部門后回車，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)入一般數(shù)據(jù)視圖。注：通過分銷渠道來(lái)區(qū)分一般銷售（31）和代理店銷售（32）1.5.2進(jìn)入創(chuàng)建交貨免費(fèi)視圖－概覽視圖說明｛拷屏區(qū)｝填寫售達(dá)方，采購(gòu)訂單編號(hào)，采購(gòu)訂單日期，交貨工廠，物料號(hào)和數(shù)量，如果有借料，在用途處選擇借料；點(diǎn)擊轉(zhuǎn)至->抬頭->裝運(yùn)，填寫裝運(yùn)類型和特殊處理標(biāo)1.5.3進(jìn)入創(chuàng)建交貨免費(fèi)視圖－表頭數(shù)據(jù)視圖說明｛拷屏區(qū)｝點(diǎn)擊合作伙伴，填寫銷售雇員，點(diǎn)擊保存，出現(xiàn)交貨免費(fèi)訂單號(hào)40000010。1.6外向交貨1.6.1進(jìn)入創(chuàng)建帶有訂單參考的外向交貨：初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝1．進(jìn)入創(chuàng)建帶有訂單參考的外向交貨初始屏幕：點(diǎn)擊菜單進(jìn)入,后勤->銷售和分銷->銷售->訂單->后繼功能->向外交付事務(wù)碼：創(chuàng)建：VL01N修改：VL02N查詢：VL03N2．輸入裝運(yùn)類型、、選擇日期和訂單號(hào)后回車，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)入一般數(shù)據(jù)視圖。1.6.2進(jìn)入創(chuàng)建外向交貨視圖－概覽視圖說明｛拷屏區(qū)｝標(biāo)準(zhǔn)訂單和退貨訂單的收貨：填寫實(shí)際發(fā)貨日期，點(diǎn)擊保存，出現(xiàn)交貨單號(hào)80000025。1.6.2進(jìn)入創(chuàng)建外向交貨視圖－概覽視圖說明｛拷屏區(qū)｝索賠訂單和交貨免費(fèi)的收貨：填寫實(shí)際發(fā)貨日期，庫(kù)位和揀配數(shù)量點(diǎn)擊保存，出現(xiàn)交貨單號(hào)80000026。注：標(biāo)準(zhǔn)訂單和退貨訂單，按照上述的操作就可以保存交貨單，如果是索賠訂單和交貨免費(fèi)，需要在揀配視圖中填寫庫(kù)位和揀配數(shù)量后方可保存，系統(tǒng)才能通過，1.6.2進(jìn)入創(chuàng)建帶有訂單參考的外向交貨：初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝退貨訂單號(hào)和交貨單號(hào)與其他類型的不同1.7.1SAP總目錄說明｛拷屏區(qū)｝在事務(wù)代碼框中輸入事務(wù)代碼事務(wù)碼：銷售單：ZAS01索賠報(bào)告書：ZAS02移轉(zhuǎn)單(借料)：ZAS03報(bào)價(jià)單：ZAS04輸入訂單號(hào)或交貨單號(hào)、訂單類型和分銷渠道，系統(tǒng)進(jìn)入打印預(yù)覽視圖。1.7打印1.7進(jìn)入打印初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝1．索賠單和移轉(zhuǎn)單（借料單）｛拷屏區(qū)｝1．報(bào)價(jià)單｛拷屏區(qū)｝1．表單樣式｛拷屏區(qū)｝1．打印屏幕清單5771001803090012095579036822859633082577100180309001238657613739973576069657710018030900135945780775799025155125771001803090012387577164982601818051577100180309001213857213119215891832657710018030900123595790368223610760535771001803090012356576135286143791742577100180309001235557508786970469327917088100343355274101229944325833379170881003433552751018667329388320081708810034335610710158115250150052217088100343356108101000180059871732170881003433542951010741941426870171708810034335618410