文件與記錄控制程序

文獻(xiàn)與記錄控制程序目的建立和規(guī)范企業(yè)文獻(xiàn)、記錄以及其他各類信息的管控。合用范圍合用于企業(yè)內(nèi)部所有文獻(xiàn)、記錄、其他信息的管控有關(guān)文獻(xiàn)定義文獻(xiàn)：信息及其承載媒體。受控文獻(xiàn)：對(duì)文獻(xiàn)的制定、修改、發(fā)放、使用、標(biāo)識(shí)、修改、回收、保留、銷毀等管理狀態(tài)得到控制的文獻(xiàn)。非控文獻(xiàn)：受控文獻(xiàn)的非控副本，因文獻(xiàn)外發(fā)等需求產(chǎn)生。發(fā)放后不需要對(duì)文獻(xiàn)的狀態(tài)進(jìn)行控制，不需控制非控副本的修改，也不需進(jìn)行回收。只有受控文獻(xiàn)，才可增領(lǐng)非控副本。歸檔：將文獻(xiàn)和記錄進(jìn)行整頓、保留的過程。一級(jí)文獻(xiàn)：管理手冊(cè)二級(jí)文獻(xiàn)：程序文獻(xiàn)三級(jí)文獻(xiàn)：技術(shù)文獻(xiàn)、制度類文獻(xiàn)、品質(zhì)類文獻(xiàn)等用于規(guī)范、指導(dǎo)有關(guān)做作業(yè)的文獻(xiàn)。四級(jí)文獻(xiàn)：即質(zhì)量登記表單等，論述所獲得的成果或提供所完畢活動(dòng)的證據(jù)的文獻(xiàn)。質(zhì)量記錄包括但不限于電子版，紙版等形式。技術(shù)文獻(xiàn)：設(shè)計(jì)文獻(xiàn)、工藝文獻(xiàn)、產(chǎn)品、模具和工裝的圖紙以及設(shè)備維護(hù)使用等文獻(xiàn)。設(shè)計(jì)文獻(xiàn)：產(chǎn)品、過程設(shè)計(jì)開發(fā)階段輸出的文獻(xiàn)，包括設(shè)計(jì)任務(wù)書、使用闡明書等。工藝文獻(xiàn)：指導(dǎo)生產(chǎn)工藝和現(xiàn)場(chǎng)操作的文獻(xiàn)，包括工藝卡片、工藝流程圖、作業(yè)指導(dǎo)書等。圖紙類：產(chǎn)品、模具和工裝等的圖紙。設(shè)備維護(hù)使用類文獻(xiàn)：設(shè)備的操作規(guī)程，維護(hù)保養(yǎng)工作指示、試驗(yàn)儀器資料、量檢具資料（具有關(guān)軟件及電子信息）等。品質(zhì)類文獻(xiàn)：產(chǎn)品及生產(chǎn)過程品質(zhì)管理有關(guān)的檢查規(guī)范、檢查原則、檢查卡片等。管理類文獻(xiàn)：各部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的管理措施、規(guī)定、制度等。企業(yè)原則、技術(shù)條件：合用于我司的各類型企業(yè)原則、技術(shù)條件。外來文獻(xiàn)：與企業(yè)運(yùn)作及產(chǎn)品有關(guān)的來自于企業(yè)外部的文獻(xiàn)，如顧客原則/圖紙、國(guó)標(biāo)、行業(yè)原則、地方原則、企業(yè)原則、法律/法規(guī)等。試制受控：量產(chǎn)前產(chǎn)品試制階段或量產(chǎn)過程中變更驗(yàn)證階段需現(xiàn)場(chǎng)使用的系列工藝文獻(xiàn)、檢查文獻(xiàn)等，因試驗(yàn)或試制原因無法正常受控而采用的臨時(shí)受控方式。職責(zé)文控中心負(fù)責(zé)文獻(xiàn)制定/修訂和審批過程的監(jiān)控、文獻(xiàn)的受控、發(fā)放、回收、廢止和銷毀；負(fù)責(zé)文控系統(tǒng)中文獻(xiàn)、記錄和其他資料及信息的維護(hù)、更新、存檔和公布；負(fù)責(zé)對(duì)往來文控中心的文獻(xiàn)、資料和記錄進(jìn)行審查、授權(quán)、放行和監(jiān)督。體系專人負(fù)責(zé)企業(yè)文控系統(tǒng)的構(gòu)架，文獻(xiàn)和資料記錄規(guī)范化模板的建立和完善；負(fù)責(zé)文控規(guī)則的宣導(dǎo)、培訓(xùn)和指導(dǎo)，保證有關(guān)人員理解和遵守。文獻(xiàn)制定部門和記錄保持部門負(fù)責(zé)文獻(xiàn)的評(píng)審討論，并按照文控中心公布的格式進(jìn)行文獻(xiàn)制定、會(huì)簽、審批、修訂、廢止等；負(fù)責(zé)妥善保留下發(fā)至本單位的文獻(xiàn)，負(fù)責(zé)按照本文獻(xiàn)的規(guī)定填寫和保留記錄資料；負(fù)責(zé)將文獻(xiàn)、記錄和資料修改及異常的任何信息，上報(bào)文控中心，并協(xié)助文控中心處理。程序文獻(xiàn)的籌劃文獻(xiàn)制定以不違反有關(guān)法律、法規(guī)、行業(yè)原則、強(qiáng)制性規(guī)定等為前提；各類管理體系原則和強(qiáng)制性法規(guī)規(guī)定形成文獻(xiàn)的管理程序，必須形成文獻(xiàn)；按照5.1.2文獻(xiàn)層級(jí)架構(gòu)規(guī)定的文獻(xiàn)層級(jí)，下一級(jí)文獻(xiàn)可作為上一級(jí)文獻(xiàn)的細(xì)化、分解和補(bǔ)充，體現(xiàn)遵照和引用的原則，但不可與上一級(jí)文獻(xiàn)沖突。文獻(xiàn)層級(jí)架構(gòu)企業(yè)文獻(xiàn)劃分為四個(gè)層級(jí)：一級(jí)文獻(xiàn)、二級(jí)文獻(xiàn)、三級(jí)文獻(xiàn)和四級(jí)文獻(xiàn)，如下圖所示：電子檔文獻(xiàn)的管理符合文控系統(tǒng)制定、審批流程的文獻(xiàn)方可進(jìn)入文控中心進(jìn)行管制，在文控中心無法追溯到有效受控版本的任何文獻(xiàn)，不得用作企業(yè)各項(xiàng)流程作業(yè)的根據(jù)和指導(dǎo)；符合文控系統(tǒng)制定、審批流程的文獻(xiàn)，其原始電子檔由文控中心上傳共享文獻(xiàn)夾進(jìn)行保留，訪問權(quán)限僅限于一級(jí)文控和二級(jí)文控。原始電子檔文獻(xiàn)僅用于文控員查詢、以及文控員轉(zhuǎn)發(fā)與文獻(xiàn)制定/修改部門進(jìn)行參照，不得打印、拷貝或外發(fā)；文控中心通過文控系統(tǒng)電子平臺(tái)受控的電子檔PDF文獻(xiàn)僅供有權(quán)限（詳見表1：文控系統(tǒng)權(quán)限對(duì)照表）者登陸查閱，一律不得進(jìn)行拷貝、打印、下載和轉(zhuǎn)發(fā)等；原則上，一、二、三級(jí)流程類管理文獻(xiàn)不得發(fā)放紙檔，只提供文控系統(tǒng)電子平臺(tái)的查閱。表1文控系統(tǒng)權(quán)限對(duì)照表權(quán)限層級(jí)文控系統(tǒng)電子平臺(tái)數(shù)據(jù)共享文獻(xiàn)夾只讀修改只讀文獻(xiàn)修改記錄維護(hù)總經(jīng)理★★★（職權(quán)范圍內(nèi)）總監(jiān)/副總經(jīng)理★★★（職權(quán)范圍內(nèi)）經(jīng)理★★（職權(quán)范圍內(nèi)）★（職權(quán)范圍內(nèi)）主管★★（職權(quán)范圍內(nèi)）★（職權(quán)范圍內(nèi)）工程師★★（職權(quán)范圍內(nèi)）★（職權(quán)范圍內(nèi)）項(xiàng)目經(jīng)理★★（職權(quán)范圍內(nèi)）★（職權(quán)范圍內(nèi)）文控員★★★★★（職權(quán)范圍內(nèi)）文獻(xiàn)制定規(guī)則文獻(xiàn)制定需按照文獻(xiàn)層級(jí)、文獻(xiàn)種類的辨別，使用對(duì)應(yīng)的原則格式；文獻(xiàn)的命名須精確概括文獻(xiàn)內(nèi)容，一級(jí)文獻(xiàn)以“手冊(cè)”結(jié)束，二級(jí)文獻(xiàn)以“控制程序”結(jié)束，三級(jí)文獻(xiàn)中流程類文獻(xiàn)以“管理規(guī)定”、“工作指示”或“作業(yè)指導(dǎo)”結(jié)束，三級(jí)文獻(xiàn)中其他類型的文獻(xiàn)根據(jù)其種類命名，例如：**檢查原則、**控制計(jì)劃、**作業(yè)指導(dǎo)書、**保養(yǎng)規(guī)程，等；文獻(xiàn)制定需明確編制文獻(xiàn)的目的和合用范圍；文獻(xiàn)制定需在程序正文前明確生僻詞語、專業(yè)術(shù)語、行業(yè)或企業(yè)內(nèi)部約定用語等的定義和解釋，必要時(shí)舉例闡明；文獻(xiàn)制定需在程序正文前明確此文獻(xiàn)波及的責(zé)任部門/負(fù)責(zé)人、以及職責(zé)權(quán)限的劃分；文獻(xiàn)的文字描述需思緒清晰、語言簡(jiǎn)潔、體現(xiàn)精確，禁用人稱；文獻(xiàn)表述時(shí)需要引用的文獻(xiàn)，用中文字體書名號(hào)“《》”標(biāo)識(shí)出，并匯總在文獻(xiàn)第三大項(xiàng)“有關(guān)文獻(xiàn)”中，“有關(guān)文獻(xiàn)”中列出的文獻(xiàn)需加注文獻(xiàn)編號(hào)，為防止引用文獻(xiàn)換版導(dǎo)致的其他文獻(xiàn)頻繁修改，此處不做文獻(xiàn)版本的標(biāo)注，默認(rèn)為此編號(hào)文獻(xiàn)的最新受控版本；文獻(xiàn)表述時(shí)引用的表單、附表等，用黑體方括號(hào)“【】”標(biāo)識(shí)出，并匯總在文獻(xiàn)第七大項(xiàng)“附件”中，其中以釋義或細(xì)化補(bǔ)充文獻(xiàn)內(nèi)容為目的的附表、附圖類無需生成編號(hào)，而作為記錄模板（即空白表單）的必須根據(jù)*****的規(guī)定生成表單標(biāo)號(hào)；所有表單及其表單編號(hào)由體系文獻(xiàn)生成，并隨文獻(xiàn)受控生效，沒有表單編號(hào)的非受控表單不得使用；流程類文獻(xiàn)需根據(jù)文獻(xiàn)內(nèi)容編制流程圖，部門跨度不明顯的流程可使用基本流程圖，具有較明顯部門跨度的業(yè)務(wù)流程，可使用跨部門流程圖。文獻(xiàn)格式規(guī)定自本文獻(xiàn)公布之日起，所有新文獻(xiàn)的制定、已經(jīng)有文獻(xiàn)的修訂均需按照此文獻(xiàn)規(guī)定的模板進(jìn)行，文獻(xiàn)模板由文控中心制定維護(hù)并寄存在共享文獻(xiàn)夾，文獻(xiàn)模板的讀寫權(quán)限為針對(duì)企業(yè)內(nèi)部全員開放；管理手冊(cè)為附件1途徑下格式；程序文獻(xiàn)為附件2途徑下格式；三級(jí)文獻(xiàn)的格式品質(zhì)、制度、技術(shù)類文獻(xiàn)格式按附件3途徑下格式；控制計(jì)劃格式（FMEA格式）按附件4途徑下格式；現(xiàn)場(chǎng)使用的技術(shù)、品質(zhì)文獻(xiàn)按附件5途徑下格式(無封面、橫向排版，只對(duì)表頭等做格式規(guī)定，其間內(nèi)容由使用部門自行設(shè)計(jì))。四級(jí)登記表單的按附件6途徑下格式，詳細(xì)規(guī)定如下：左上方必須顯示企業(yè)LOGO，且LOGO不得拉伸變形；與LOGO同高度的右上方必須注明表單的秘密等級(jí)，表單密別等同于其出處文獻(xiàn)的密別；右上方可編制記錄編號(hào)、識(shí)別流水碼等；左下方必須注明記錄的保留部門和保留期限，質(zhì)量記錄的保留期限規(guī)定參照附件7【質(zhì)量記錄保留年限清單】；右下方必須注明該記錄的表單編碼。文獻(xiàn)制定期需明確秘密等級(jí)，詳細(xì)規(guī)定如下：文獻(xiàn)秘密等級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密、一般四個(gè)等級(jí)；文獻(xiàn)擬稿部門根據(jù)《信息安全管理規(guī)定》識(shí)別文獻(xiàn)的秘密等級(jí)；文獻(xiàn)的秘密等級(jí)必須在文獻(xiàn)右上角與LOGO同高度的位置進(jìn)行標(biāo)識(shí)。文獻(xiàn)編號(hào)規(guī)則管理手冊(cè)：程序文獻(xiàn)：三級(jí)文獻(xiàn)（控制計(jì)劃、FMEA、作業(yè)/檢查作業(yè)指導(dǎo)書除外）：表2-1：模塊代碼模塊代碼模塊名稱模塊代碼模塊名稱模塊代碼模塊名稱01管理職責(zé)09計(jì)量管理17計(jì)劃、倉(cāng)儲(chǔ)和交付管理02企業(yè)文化及企業(yè)宣傳管理10試驗(yàn)室管理18生產(chǎn)管理及現(xiàn)場(chǎng)品質(zhì)管理03人力資源管理11信息資源管理19產(chǎn)品安全責(zé)任管理04財(cái)經(jīng)管理12科研管理20客戶服務(wù)及溝通管理05行政服務(wù)管理13知識(shí)產(chǎn)權(quán)及法務(wù)管理21風(fēng)險(xiǎn)管理06基礎(chǔ)設(shè)施管理14市場(chǎng)及營(yíng)銷管理22內(nèi)部審核與持續(xù)改善管理07環(huán)境及安全管理15產(chǎn)品設(shè)計(jì)和開發(fā)管理08文檔管理16采購(gòu)管理表2-2：各模塊內(nèi)容及范圍闡明模塊模塊名稱內(nèi)容及范圍01管理職責(zé)戰(zhàn)略和方針管理、目的及KPI管理、管理體系籌劃、管理評(píng)審等。02企業(yè)文化及企業(yè)宣傳管理企業(yè)關(guān)鍵價(jià)值觀、企業(yè)愿景、企業(yè)大事記及發(fā)展歷程、企業(yè)榮譽(yù)及獎(jiǎng)項(xiàng)、品牌、品質(zhì)文化、企業(yè)LOGO、文化體育娛樂活動(dòng)、報(bào)刊雜志、網(wǎng)站、展廳展品、櫥窗及宣傳欄、企業(yè)畫冊(cè)及宣傳資料、展會(huì)展覽、公關(guān)、廣告、企業(yè)社會(huì)責(zé)任等。03人力資源管理人力資源規(guī)劃、招聘、教育培訓(xùn)、薪酬福利、績(jī)效考核、社會(huì)保險(xiǎn)、員工關(guān)系管理等。04財(cái)經(jīng)管理成本管理、會(huì)計(jì)管理、資金管理、經(jīng)營(yíng)管理、財(cái)務(wù)信息管理、關(guān)務(wù)管理、稅務(wù)管理、關(guān)聯(lián)交易、審計(jì)管理等。05行政服務(wù)管理接待管理、展廳管理、訂票管理、宿舍管理、車輛管理、物業(yè)管理、環(huán)境衛(wèi)生管理等。06基礎(chǔ)設(shè)施管理建筑物、工作場(chǎng)所及有關(guān)設(shè)施管理、設(shè)備管理、水電氣等支持性服務(wù)管理。07環(huán)境及安全管理環(huán)境管理、職業(yè)健康安全管理、消防安全管理、物理安全管理等。08文檔管理文獻(xiàn)管理、檔案管理、數(shù)據(jù)管理、印鑒管理、記錄管理等。09計(jì)量管理計(jì)量器具管理、測(cè)量系統(tǒng)分析等。10試驗(yàn)室管理測(cè)試房、測(cè)試工站管理等。11信息資源管理IT基礎(chǔ)設(shè)施管理（網(wǎng)絡(luò)、通訊、系統(tǒng)等）、業(yè)務(wù)應(yīng)用管理（信息系統(tǒng)，ERP、電子商務(wù)、軟件應(yīng)用開發(fā)等）、信息安全管理等。12科研管理科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新等。13知識(shí)產(chǎn)權(quán)及法務(wù)管理專利管理、法務(wù)管理、商標(biāo)管理等。14市場(chǎng)及營(yíng)銷管理市場(chǎng)和客戶開發(fā)、產(chǎn)品報(bào)價(jià)、協(xié)議評(píng)審、銷售等。15產(chǎn)品設(shè)計(jì)和開發(fā)管理新產(chǎn)品設(shè)計(jì)和開發(fā)管理等。16采購(gòu)管理供應(yīng)商開發(fā)及管理、采購(gòu)管理、進(jìn)料控制等。17計(jì)劃、倉(cāng)儲(chǔ)和交付管理訂單評(píng)審、生產(chǎn)和物料計(jì)劃、倉(cāng)儲(chǔ)管理、出貨管理等。18生產(chǎn)管理及現(xiàn)場(chǎng)品質(zhì)管理生產(chǎn)過程控制、現(xiàn)場(chǎng)品質(zhì)管理等。19產(chǎn)品安全責(zé)任管理產(chǎn)品認(rèn)證管理、產(chǎn)品責(zé)任險(xiǎn)投保管理、產(chǎn)品安全責(zé)任事故處理等。20客戶服務(wù)及溝通管理客戶投訴、客戶滿意度測(cè)評(píng)、客戶財(cái)產(chǎn)、客戶溝通等。21風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估、應(yīng)急預(yù)案、災(zāi)后恢復(fù)和重建等。22內(nèi)部審核與持續(xù)改善管理內(nèi)部審核、持續(xù)改善、糾正防止措施管理、品質(zhì)文化推進(jìn)等?？刂朴?jì)劃、FMEA、生產(chǎn)/檢查作業(yè)指導(dǎo)書：控制計(jì)劃FMEA生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書檢查作業(yè)指導(dǎo)書表3：控制計(jì)劃和FMEA類別代碼控制計(jì)劃類別代碼FMEA類別代碼樣件控制及計(jì)劃S設(shè)計(jì)FMEAD試生產(chǎn)控制計(jì)劃Z過程FMEAP生產(chǎn)控制計(jì)劃B系統(tǒng)FMEAS表單記錄：外來文獻(xiàn)：文獻(xiàn)版本號(hào)文獻(xiàn)首發(fā)版本號(hào)為A，修改號(hào)為0，以A/0表達(dá)文獻(xiàn)版次并填入文獻(xiàn)表頭相對(duì)應(yīng)的位置，修改號(hào)根據(jù)1、2、3的次序依次上升，上限為9，超過時(shí)應(yīng)對(duì)版本號(hào)就行上升。修改號(hào)必須由0升至9，不得跳過，修改號(hào)不升至9不得上升版本號(hào)。版本號(hào)防止使用I、O、X，；文獻(xiàn)符合單頁(yè)換版的規(guī)定期，可單頁(yè)升版，持續(xù)單頁(yè)升版三次后，需進(jìn)行整體文獻(xiàn)換版，整體文獻(xiàn)換版時(shí)使用的版次應(yīng)根據(jù)原文獻(xiàn)中最高的版次進(jìn)行延續(xù)（例如：此文獻(xiàn)整體版次為A/0，所有頁(yè)碼中最高版次為A/2，整體換版后，文獻(xiàn)版次應(yīng)統(tǒng)一將每一頁(yè)升為A/3）；表單版本編號(hào)次序?yàn)锳、B…Z，每換版一次需升版，包括此表單的文獻(xiàn)同步升版；其他狀況下的文獻(xiàn)升版，如此文獻(xiàn)所生成的表單未作任何變更，則表單版本無需升版；版本編號(hào)的英文字母，防止使用I、O、X等易混淆字母。文獻(xiàn)的制定文獻(xiàn)的制定需遵照6.3、6.4和6.5的規(guī)則；一級(jí)文獻(xiàn)由企管部制定，管理手冊(cè)可根據(jù)管理體系的類型辨別質(zhì)量管理、環(huán)境管理和其他管理類別，也可整合為既有運(yùn)行體系通用的手冊(cè)；二級(jí)程序文獻(xiàn)由體系專人組織職責(zé)有關(guān)部門評(píng)審討論流程并制定，內(nèi)容不得違反管理手冊(cè)的規(guī)定；三級(jí)指導(dǎo)性文獻(xiàn)由各責(zé)任歸屬部門制定，流程類文獻(xiàn)可由體系專人或部門負(fù)責(zé)人組織評(píng)審并予以制定，技術(shù)、原則類文獻(xiàn)由產(chǎn)品項(xiàng)目有關(guān)的研發(fā)、工程人員制定。文獻(xiàn)的會(huì)簽當(dāng)文獻(xiàn)內(nèi)容或工作流程波及多種部門時(shí)，由文獻(xiàn)制定者發(fā)起【文獻(xiàn)會(huì)簽表】，各部門在【文獻(xiàn)會(huì)簽表】上簽訂意見，如會(huì)簽有異議，文獻(xiàn)制定者需根據(jù)會(huì)簽意見進(jìn)行修改或者組織評(píng)審后進(jìn)行修改，修訂后需重新會(huì)簽；會(huì)簽范圍由文獻(xiàn)制定者識(shí)別，并通過會(huì)簽由被識(shí)別的部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，如文獻(xiàn)為指令性文獻(xiàn)，強(qiáng)制規(guī)定各部門執(zhí)行的則不必發(fā)起會(huì)簽，直接受控公布即可；控制計(jì)劃、FMEA、BOM、合格供應(yīng)商名冊(cè)，必須指定會(huì)簽范圍并由會(huì)簽部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行會(huì)簽；會(huì)簽方式：書面會(huì)簽（由文獻(xiàn)制定者發(fā)起【文獻(xiàn)會(huì)簽表】，并由會(huì)簽部門負(fù)責(zé)人書面會(huì)簽）；會(huì)議會(huì)簽（由文獻(xiàn)制定者為文獻(xiàn)的起草、修改和定稿組織評(píng)審會(huì)議，會(huì)議登記表即可成為會(huì)簽證據(jù)）；電子會(huì)簽（由文獻(xiàn)制定者在文控系統(tǒng)電子平臺(tái)上發(fā)起的各節(jié)點(diǎn)會(huì)簽流程）。文獻(xiàn)的受控檢查和編號(hào)申請(qǐng)文獻(xiàn)制定者完畢文獻(xiàn)的編制、定稿后，將草稿經(jīng)由電子郵件發(fā)至文控中心進(jìn)行受控前檢查；文控員按照6.3~6.6的規(guī)定對(duì)文獻(xiàn)的內(nèi)容、格式、范圍以及會(huì)簽進(jìn)行檢查，如有錯(cuò)誤或違規(guī)返回文獻(xiàn)制定者進(jìn)行修訂，修訂后按照6.8.1再次提交檢查；檢查合格的文獻(xiàn)，由文控員按照6.5的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并將編號(hào)答復(fù)文獻(xiàn)制定者，告知文獻(xiàn)編制部門走文獻(xiàn)審批流程。文獻(xiàn)審批文獻(xiàn)制定者填寫【文獻(xiàn)審批表】：明確文獻(xiàn)的發(fā)行類型、及修改內(nèi)容、文獻(xiàn)制定/修改者信息；明確文獻(xiàn)發(fā)放范圍的部門名稱、以及發(fā)放份數(shù)；明確文獻(xiàn)的培訓(xùn)需求、會(huì)簽需求，會(huì)簽需求勾選的，必須在【文獻(xiàn)審批表】后附【文獻(xiàn)會(huì)簽表】。文獻(xiàn)編制部門按照表4的文獻(xiàn)審批權(quán)限走文獻(xiàn)審批流程：對(duì)于紙檔文獻(xiàn)，文獻(xiàn)編制部門將文控員檢查合格的電子檔文獻(xiàn)打印出來，附上對(duì)應(yīng)的會(huì)簽表，最終附上【文獻(xiàn)審批表】，進(jìn)行審批簽訂；對(duì)于電子檔文獻(xiàn)，文獻(xiàn)編制部門將電子檔文獻(xiàn)上傳文控系統(tǒng)，通過文控員檢查節(jié)點(diǎn)檢查合格后返回文獻(xiàn)編制部門進(jìn)入審批流程，文獻(xiàn)編制部門按照流程提醒輸入文獻(xiàn)基本信息、選擇審批節(jié)點(diǎn)并發(fā)起審批，各審批節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人按照系統(tǒng)發(fā)送的郵件提醒進(jìn)行文獻(xiàn)審批。文獻(xiàn)類型類別確定審核同意管理手冊(cè)管理體系大綱體系專人管理者代表總經(jīng)理程序文獻(xiàn)過程管理程序體系專人管理者代表總經(jīng)理過程管理程序及其生成表單體系專人管理者代表總經(jīng)理三級(jí)文獻(xiàn)二級(jí)文獻(xiàn)衍生文獻(xiàn)及其生成表單確定部門體系專人編制部門最高負(fù)責(zé)人管理文獻(xiàn)以及生成表單確定部門體系專人編制部門最高負(fù)責(zé)人其他確定部門體系專人編制部門最高負(fù)責(zé)人表4：文獻(xiàn)審批權(quán)限表文獻(xiàn)審批任意節(jié)點(diǎn)不通過，即返回文獻(xiàn)編制者進(jìn)行評(píng)審、修訂和再提交；審批通過的文獻(xiàn)，紙檔的文獻(xiàn)由編制部門附上【文獻(xiàn)審批表】和【文獻(xiàn)會(huì)簽表】交由文控中心進(jìn)行受控；電子檔的文獻(xiàn)在文控中心自動(dòng)生成受控申請(qǐng)節(jié)點(diǎn)。文獻(xiàn)受控文控中心將會(huì)簽和審批完畢的文獻(xiàn)進(jìn)行受控蓋章：紙檔文獻(xiàn)，文控員在每一頁(yè)填寫文獻(xiàn)編碼的位置加蓋“受控文獻(xiàn)”印章（包括【文獻(xiàn)審批表】和【文獻(xiàn)會(huì)簽表】），根據(jù)規(guī)定發(fā)放的份數(shù)，每一份均執(zhí)行此操作；電子檔文獻(xiàn)，文控員在系統(tǒng)上對(duì)文獻(xiàn)執(zhí)行“受控文獻(xiàn)”標(biāo)志的標(biāo)識(shí)并上傳至指定途徑。蓋章完畢，由文控員告知文獻(xiàn)接受和使用部門：紙檔文獻(xiàn)，文控員告知文獻(xiàn)接受部門進(jìn)行領(lǐng)用，并在【文獻(xiàn)領(lǐng)用登記表】上進(jìn)行登記，文控中心同步建立【文獻(xiàn)收發(fā)登記表】；電子檔文獻(xiàn)，文控員以公告的形式告知全企業(yè)范圍，并附文獻(xiàn)途徑，供使用部門有權(quán)限的人員查閱。文獻(xiàn)修訂文獻(xiàn)受控后需修訂升版時(shí)，如沒有尤其指定，須由原編制部門重新編制，按照6.6~6.10的流程進(jìn)行受控；文獻(xiàn)的修訂措施包括換頁(yè)和換版：換頁(yè)管理：由文獻(xiàn)修訂人員對(duì)需修訂頁(yè)進(jìn)行修訂，并將文獻(xiàn)的文獻(xiàn)封面、會(huì)簽、履歷表（以最新狀態(tài)為準(zhǔn)）重新進(jìn)行打印，執(zhí)行審批流程，文獻(xiàn)的修改號(hào)按照6.5.6執(zhí)行，修訂完畢后由文獻(xiàn)修訂人員填寫【文獻(xiàn)審批表】告知有關(guān)部門。但必須遵照如下規(guī)定：換頁(yè)管理僅合用于檢查作業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書三類文獻(xiàn)，且總頁(yè)數(shù)超過10頁(yè)的文獻(xiàn)；每份文獻(xiàn)持續(xù)換頁(yè)次數(shù)不能超過三次，換頁(yè)三次后再做修改必須進(jìn)行整體換版；假如換頁(yè)數(shù)超過總頁(yè)數(shù)的1/3，則必須整體換版。換版管理：只以電子版受控、不發(fā)放紙檔的文獻(xiàn)，和不滿足6.11.2.1換頁(yè)條件的文獻(xiàn)均需做整體升版，由文獻(xiàn)修訂人進(jìn)行修訂并執(zhí)行審批流程，文獻(xiàn)的修改號(hào)按照6.5.6執(zhí)行，修訂完畢后由文獻(xiàn)修訂人員填寫【文獻(xiàn)審批表】告知有關(guān)部門。文獻(xiàn)修改內(nèi)容在文獻(xiàn)審批表中對(duì)應(yīng)欄目予以概括描述：其中，修改內(nèi)容少于100字的，在文獻(xiàn)正文中使用斜體正楷字標(biāo)識(shí)出來便于迅速查找，修改內(nèi)容多于100字，則不在文獻(xiàn)正文中體現(xiàn)；文獻(xiàn)修訂遵照以舊換新的原則，有紙檔下發(fā)現(xiàn)場(chǎng)使用的文獻(xiàn)，需由文控中心告知各領(lǐng)用部門回收舊版文獻(xiàn)完畢后，再進(jìn)行新文獻(xiàn)下發(fā)。文獻(xiàn)的接受、審查、發(fā)行、調(diào)閱、增發(fā)、廢止、銷毀、保留文獻(xiàn)編寫者應(yīng)根據(jù)6.8中文控中心給出的文獻(xiàn)編碼，填寫在文獻(xiàn)對(duì)應(yīng)位置，而后按照6.9~6.10的流程進(jìn)行受控；任何沒有蓋章的文獻(xiàn)不得對(duì)外公布；文獻(xiàn)制定部門在制定文獻(xiàn)時(shí)確定公布范圍，受控文獻(xiàn)按照此范圍發(fā)放后，其他部門如需增發(fā)，則填寫【文獻(xiàn)申請(qǐng)單】申請(qǐng)?jiān)霭l(fā)，增發(fā)申請(qǐng)的審核權(quán)歸屬文控中心，同意權(quán)限歸屬文獻(xiàn)制定部門的最高負(fù)責(zé)人；外來文獻(xiàn)受控：外來文獻(xiàn)由外來文獻(xiàn)接受部門接受、識(shí)別和確認(rèn)，確認(rèn)需要受控按照6.9和6.10的流程進(jìn)行受控，兩點(diǎn)不一樣如下：外來文獻(xiàn)不做任何格式和內(nèi)容的調(diào)整，由文控中心直接在文檔頁(yè)眉位置填寫文獻(xiàn)編碼，文獻(xiàn)編碼規(guī)則參照6.5.6；外來文獻(xiàn)不蓋受控章，由文控中心統(tǒng)一歸檔和發(fā)放。外來文獻(xiàn)如顧客圖紙、原則、技術(shù)規(guī)格，工程技術(shù)部門要在兩個(gè)工作周內(nèi)完畢評(píng)審，并保留有關(guān)評(píng)審記錄。文獻(xiàn)貯存電子檔電子檔文獻(xiàn)保留在共享文獻(xiàn)夾（原始電子檔文獻(xiàn)）和文控系統(tǒng)（受控蓋章PDF版本）上，行政部門負(fù)責(zé)電子平臺(tái)的安全、保密、以及備份；電子檔記錄保留在共享文獻(xiàn)夾上指定途徑，由負(fù)責(zé)和產(chǎn)生記錄的部門進(jìn)行定期歸檔更新（頻率不得低于每月一次），電子檔記錄原則上不設(shè)定保留期限上限，但不能少于至少保留年限；紙檔所有紙檔文獻(xiàn)的存貯均規(guī)定防潮、防火、防蛀、防盜的環(huán)境；紙檔記錄的保留由生成記錄的責(zé)任部門負(fù)責(zé)，原則上，各類紙檔運(yùn)行記錄每月度以部門為單位進(jìn)行歸檔整頓，并提交文控中心，提交時(shí)使用牛皮紙袋打包的方式，并且在最小包裝單位上明確標(biāo)識(shí)記錄的名稱、時(shí)間段等信息；文控中心對(duì)所提交的記錄按照日期、種類/或部門的劃分進(jìn)行識(shí)別、整頓和保留，保留年限按照附件8【質(zhì)量記錄保留年限清單】。文獻(xiàn)調(diào)閱電子檔文獻(xiàn)供有權(quán)限的人員調(diào)閱，其他人員如有需求，單次調(diào)閱可使用郵件向文控中心申請(qǐng)，抄送調(diào)閱部門和文獻(xiàn)編制部門最高領(lǐng)導(dǎo)，抄送人員答復(fù)同意后，文控中心可調(diào)出文獻(xiàn)供查看（由于電子文檔的不可復(fù)制性，查看地點(diǎn)僅限于文控室）；紙檔文獻(xiàn)，需由調(diào)閱者在文控中心【文獻(xiàn)調(diào)閱/借出記錄】上進(jìn)行登記，文控員進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)內(nèi)容包括文獻(xiàn)完整性、借出日期和償還日期；記錄的調(diào)閱需要征得記錄保管部門（已封存在文控中心的記錄還應(yīng)通過文控中心）的同意，調(diào)閱后應(yīng)尤其注意保持記錄的完好性和記錄的原次序、原位置；文控系統(tǒng)查閱權(quán)限一旦確定，不得隨意修改，任何人員需要增長(zhǎng)文獻(xiàn)查閱權(quán)限的需填寫【文控系統(tǒng)數(shù)據(jù)權(quán)限申請(qǐng)單】，經(jīng)本部門最高負(fù)責(zé)人、數(shù)據(jù)所屬部門最高負(fù)責(zé)人同意后提交文控中心同意方可開通權(quán)限。文獻(xiàn)廢止如下狀況，文獻(xiàn)可執(zhí)行廢止程序文獻(xiàn)制定責(zé)任部門進(jìn)行文獻(xiàn)修訂，由于內(nèi)容整合或拆分的需要進(jìn)行了文獻(xiàn)名更換，導(dǎo)致不能將原文獻(xiàn)升版的；通過文獻(xiàn)制定者或制定部門的評(píng)審，確定文獻(xiàn)不合用；經(jīng)確認(rèn)產(chǎn)品生命周期結(jié)束，其相對(duì)應(yīng)的技術(shù)類文獻(xiàn)可進(jìn)行廢止；體系專人出于對(duì)流程類文獻(xiàn)進(jìn)行修訂和整合的需要，廢止部分不合用文獻(xiàn)。由文獻(xiàn)廢止發(fā)起人填寫【文獻(xiàn)審批表】，勾選“廢止”項(xiàng)并走文獻(xiàn)廢止審批流程，審批權(quán)限參照表4；廢止文獻(xiàn)審批完畢后由廢止發(fā)起人交至文控中心，文控中心負(fù)責(zé)按照【文獻(xiàn)收發(fā)登記表】記錄的發(fā)放份數(shù)進(jìn)行回收，逐份加蓋“廢止”印章，并維護(hù)【作廢文獻(xiàn)清單】；對(duì)于已經(jīng)作廢文獻(xiàn)假如需要使用，則由使用單位提出保留申請(qǐng)，填寫【文獻(xiàn)申請(qǐng)單】，申請(qǐng)的審核權(quán)歸屬文控中心，同意權(quán)限歸屬文獻(xiàn)制定部門的最高負(fù)責(zé)人，同意后，原件(已經(jīng)加蓋作廢章)由文控中心加蓋“參照”章后再發(fā)給使用單位。文獻(xiàn)遺失處理文獻(xiàn)在作廢時(shí)進(jìn)行回收，如有部門把文獻(xiàn)、圖紙丟失，填寫【遺失文獻(xiàn)狀況匯報(bào)】，如有必要，可酌情進(jìn)行懲罰文獻(xiàn)銷毀文獻(xiàn)銷毀必須按照企業(yè)《信息安全管理規(guī)定》執(zhí)行，嚴(yán)禁隨意處理；作廢文獻(xiàn)及時(shí)收回銷毀，按照文獻(xiàn)密級(jí)登記分類處理，絕密和機(jī)密文獻(xiàn)當(dāng)日銷毀，秘密和一般文獻(xiàn)至少一種季度銷毀一次；原件銷毀時(shí)必須建立【文獻(xiàn)銷毀明細(xì)表】,明細(xì)表中至少包括文獻(xiàn)名稱、文獻(xiàn)編號(hào)、版本號(hào)、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、銷毀申請(qǐng)部門及申請(qǐng)人、銷毀原因、銷毀日期等信息，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)后方可進(jìn)行，以保證文獻(xiàn)的可追溯性；質(zhì)量記錄的處置：各使用部門保管的質(zhì)量記錄由指定專人隨時(shí)檢查，超過保留年限不需要繼續(xù)保留時(shí)，由專人填寫【記錄銷毀申請(qǐng)單】，經(jīng)文控中心審核、記錄責(zé)任部門最高管理者同意后，由保管人員負(fù)責(zé)銷毀，并在【記錄銷毀申請(qǐng)單】?jī)?nèi)填寫銷毀日期及簽名（或蓋章）后開始銷毀，【記錄銷毀申請(qǐng)單】由各單位存檔備查。文獻(xiàn)試制受控如下狀況，文獻(xiàn)可以采用試制受控的方式：量產(chǎn)前：因試制、開模、測(cè)試、試驗(yàn)等原因，需要臨時(shí)使用的文獻(xiàn)，如作業(yè)指導(dǎo)書，檢查卡片，圖紙等；量產(chǎn)后：因變更后驗(yàn)證等原因，需修模/試模、試制、測(cè)試驗(yàn)證等狀況，需要使用的臨時(shí)文獻(xiàn)。試制階段文獻(xiàn)需要受控時(shí)，由工程師填寫【文獻(xiàn)審批表】，明確需要試制受控的文獻(xiàn)名稱、文獻(xiàn)編號(hào)、有效期限（可以多份試制文獻(xiàn)使用一份審批表）、負(fù)責(zé)人，審批完畢后提交至文控，由文控在試制文獻(xiàn)上加蓋“試制”印章后發(fā)放現(xiàn)場(chǎng)使用，試制文獻(xiàn)的使用需滿足如下規(guī)定：一般狀況下，試制文獻(xiàn)的有效期限不應(yīng)超過1個(gè)月；如有特殊原因，需在【文獻(xiàn)審批表】明確試制文獻(xiàn)的有效期限；超過規(guī)定期限的試制文獻(xiàn)，應(yīng)由有關(guān)負(fù)責(zé)人提交文控作廢處理。試制文獻(xiàn)有效期限未到，但正式文獻(xiàn)受控時(shí)，必須回收對(duì)應(yīng)的試制文獻(xiàn)，不容許試制文獻(xiàn)和正式受控文獻(xiàn)同步存在。對(duì)于試制文獻(xiàn)，文控中心應(yīng)單獨(dú)建立試制受控文獻(xiàn)清單，并按照文獻(xiàn)的有效期限，告知負(fù)責(zé)人及時(shí)進(jìn)行回收，廢止和銷毀。文獻(xiàn)使用的注意事項(xiàng)下發(fā)的紙檔文獻(xiàn)，由下發(fā)至的責(zé)任部門專人負(fù)責(zé)保管、派發(fā)現(xiàn)場(chǎng)使用和合適的防護(hù)；紙檔文獻(xiàn)不容許隨意涂改，如下條件都滿足的情形下，可做1~3處修改：文獻(xiàn)為現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)或操作指導(dǎo)類文獻(xiàn)（例如CP、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書、檢查作業(yè)指導(dǎo)書、設(shè)備操作規(guī)程），使用時(shí)效性很強(qiáng)；需要修改的內(nèi)容不超過