電子檔案的管理

一、電子檔案的移交接收

（一）電子檔案的移交

電子檔案的移交是指電子檔案形成單位向國家檔案館轉(zhuǎn)移電子檔案的行為，對應(yīng)于國家檔案館的行為則被稱為電子檔案的接收。電子檔案的移交和接收不僅是電子檔案實(shí)體和信息的轉(zhuǎn)移，更重要的是電子檔案管理責(zé)任主體的變更。

電子檔案移交的程序：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。

電子檔案移交的基本要求：

（１）移交時(shí)間：一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng)延長移交時(shí)間。涉密電子檔案移交時(shí)間另行規(guī)定。

（２）移交格式：電子檔案的文件格式按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（３）移交載體：脫機(jī)移交將光盤作為移交載體，實(shí)際操作可根據(jù)實(shí)際情況雙方協(xié)商移交載體參數(shù)。

（４）移交方式：電子檔案的移交可采用離線或在線方式進(jìn)行，離線和在線移交需要滿足相關(guān)規(guī)范要求。

（５）元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)。

（６）電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息。

（７）采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子檔案應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一起移交。

（８）檔案移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位至少保存５年。

（９）在移交之前，電子檔案移交單位應(yīng)當(dāng)對電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可移交。

（二）電子檔案的接收

電子檔案接收的程序：檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。

檔案館需為電子檔案接收做好相應(yīng)工作，具體包括：

（１）建立電子檔案接收平臺，進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)的接收、檢驗(yàn)、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲等工作。

（２）對接收的電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可接收。

（３）應(yīng)當(dāng)將電子檔案交接、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲等信息補(bǔ)充到電子檔案元數(shù)據(jù)中。

（４）對電子檔案數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換前后的一致性進(jìn)行校驗(yàn)。

（５）對接收的電子檔案載體保存５年以上。

（６）對電子檔案載體應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》和《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》進(jìn)行管理。

（三）移交接收過程中的“四性檢測”

檔案移交單位在向檔案館移交電子檔案之前，檔案館在接收電子檔案時(shí)，均應(yīng)對電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可移交和接收。

檢測內(nèi)容包括：（１）真實(shí)性檢測：電子檔案來源真實(shí)性、元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、內(nèi)容真實(shí)性、元數(shù)據(jù)與內(nèi)容管理一致性、移交信息包真實(shí)性。（２）完整性檢測：電子檔案數(shù)據(jù)總量、元數(shù)據(jù)完整性、內(nèi)容完整性、移交信息包完整性。（３）可用性檢測：電子檔案元數(shù)據(jù)可用性、內(nèi)容可用性、軟硬件環(huán)節(jié)、移交信息包可用性。（４）安全性檢測：移交信息包病毒、移交載體安全性、移交過程安全性。

檢測方案參照《文書類電子檔案檢測一般要求》執(zhí)行。二、電子檔案的長期保存

（一）電子檔案存儲

電子檔案存儲是指以經(jīng)濟(jì)、有效、安全的方式保護(hù)、存取和管理電子檔案以便利用的過程。

電子檔案存儲的基本要求包括。

常見的存儲設(shè)備：（１）直連式存儲，簡稱為DAS（Ｄｉｒｅｃｔ－ＡｔｔａｃｈｅｄＳｔｏｒａｇｅ）。（２）網(wǎng)絡(luò)附加存儲，簡稱為NAS（ＮｅｔｗｏｒｋＡｔｔａｃｈｅｄＳｔｏｒａｇｅ）。（３）存儲區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，簡稱SAN（ＳｔｏｒａｇｅＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）。

常見的容錯(cuò)技術(shù)方案：（１）獨(dú)立冗余磁盤陣列，簡稱為ＲＡＩＤ（ＲｅｄｕｎｄａｎｔＡｒｒａｙｓｏｆＩｎｄｅｐｅｎｄｅｎｔＤｉｓｋｓ）。（２）糾刪碼（ｅｒａｓｕｒｅｃｏｄｉｎｇ，ＥＣ）。

（二）電子檔案的備份

電子檔案備份是指將電子檔案或相關(guān)系統(tǒng)的全部或部分復(fù)制或轉(zhuǎn)換到存儲載體或獨(dú)立的系統(tǒng)上。

電子檔案備份級別可分為：數(shù)據(jù)級備份、應(yīng)用級備份和災(zāi)難備份。

電子檔案備份方式按存儲介質(zhì)不同可分為：在線備份和離線備份；按備份系統(tǒng)與主應(yīng)用系統(tǒng)之間的距離可分為：近線備份、遠(yuǎn)程備份，遠(yuǎn)程備份又包括同城異地備份、遠(yuǎn)程異地備份。

電子檔案的近線備份和災(zāi)難備份基本要求。

電子檔案離線備份的基本要求。

（三）元數(shù)據(jù)的維護(hù)

電子檔案元數(shù)據(jù)維護(hù)的基本要求：

（１）應(yīng)基于系統(tǒng)在電子檔案管理全過程中持續(xù)開展電子檔案元數(shù)據(jù)采集、備份、轉(zhuǎn)換和遷移等管理活動。

（２）實(shí)施系統(tǒng)升級或更新、電子檔案格式轉(zhuǎn)換等管理活動時(shí)，應(yīng)自動采集新增的電子檔案背景、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，包括信息系統(tǒng)描述、格式信息、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、視頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)等。

（３）應(yīng)持續(xù)并自動采集電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)，包括登記、格式轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定，銷毀、移交等。

（４）應(yīng)通過備份、格式轉(zhuǎn)換、遷移等措施管理電子檔案元數(shù)據(jù)，包括電子文件歸檔接收的以及歸檔后形成的電子檔案元數(shù)據(jù)。

（５）應(yīng)禁止修改電子檔案背景、結(jié)構(gòu)和管理過程元數(shù)據(jù)，對題名、責(zé)任者、文件編號、日期、人物、保管期限、密級等元數(shù)據(jù)的修改應(yīng)符合管理規(guī)定，修改操作應(yīng)記錄于日志文件中。

（６）應(yīng)確保電子檔案與其元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系得到維護(hù)。三、電子檔案的利用和統(tǒng)計(jì)

（一）電子檔案的利用

電子檔案利用的基本要求：

（１）電子檔案的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。

（２）應(yīng)根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求在電子檔案管理系統(tǒng)或電子檔案長久保存系統(tǒng)中為利用者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限。

（３）利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。

（４）電子檔案及其元數(shù)據(jù)的離線存儲介質(zhì)不得外借，其使用應(yīng)在檔案部門的監(jiān)控范圍內(nèi)。

（５）對電子檔案采用在線方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)和管理兩方面采取嚴(yán)格的管理措施。

檔案館電子檔案利用的創(chuàng)新形式。

（二）電子檔案的統(tǒng)計(jì)

電子檔案的統(tǒng)計(jì)內(nèi)容：

（１）可按檔案門類、年度、保管期限、密級、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、時(shí)長、銷毀、移交等要素，對館藏、室藏電子檔案數(shù)量等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

（２）可按利用者、時(shí)間、檔案門類、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的、利用方式等要素對電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。四、電子檔案的處置

（一）電子檔案的鑒定

電子檔案的鑒定內(nèi)容包括：電子檔案的開放鑒定和電子檔案保存到期時(shí)的價(jià)值鑒定。

館藏電子檔案的開放鑒定，由檔案館會同檔案形成單位或者移交單位共同負(fù)責(zé)。尚未移交進(jìn)館檔案的開放鑒定，由檔案形成單位或者保管單位負(fù)責(zé)，并在移交時(shí)附具意見。

保存到期電子檔案的鑒定程序主要有四個(gè)環(huán)節(jié)：（１）組成檔案鑒定小組。（２）對保存到期電子檔案逐條鑒定并給出續(xù)存或銷毀意見。（３）將鑒定意見上報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審批。（４）檔案鑒定小組形成鑒定報(bào)告。

（二）電子檔案的轉(zhuǎn)換與遷移

電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移的情形：

（１）電子檔案當(dāng)前格式將被淘汰或失去技術(shù)支持時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換；

（２）因技術(shù)更新、介質(zhì)檢測不合格等原因需更換離線存儲介質(zhì)時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)離線存儲介質(zhì)的轉(zhuǎn)換；

（３）支撐電子檔案管理系統(tǒng)或電子檔案長久保存系統(tǒng)運(yùn)行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、臺式計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、磁盤陣列等主要系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件等設(shè)備升級、更新時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案長久保存系統(tǒng)、電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移；

（４）電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案