38個(gè)城市的應(yīng)用文模板軟件運(yùn)用情況調(diào)查

38個(gè)城市的應(yīng)用文模板軟件運(yùn)用情況調(diào)查

公司的自治活動(dòng)促進(jìn)了社會(huì)對(duì)應(yīng)用作文規(guī)范化的要求?！耙獙懳恼拢仨殞?shí)現(xiàn)風(fēng)格規(guī)范、內(nèi)容規(guī)范和語(yǔ)言規(guī)范?！?。”1當(dāng)前，應(yīng)用文格式與內(nèi)容規(guī)范化的模板軟件開(kāi)發(fā)已經(jīng)有了可靠的技術(shù)平臺(tái)，為提高應(yīng)用文寫作速度和質(zhì)量，在深入調(diào)研和分析需求的基礎(chǔ)上進(jìn)行模板軟件研發(fā)不僅可行而且必要。一、調(diào)查的覆蓋面和科學(xué)性本文分析的依據(jù)是從2008年10月1日至2009年1月15日期間對(duì)全國(guó)38個(gè)城市各類機(jī)構(gòu)的秘書人員進(jìn)行的應(yīng)用文格式與內(nèi)容模板需求的問(wèn)卷調(diào)查及個(gè)別訪談?wù){(diào)查結(jié)果。所調(diào)查的省份涉及：北京、天津、上海、重慶4個(gè)直轄市，除西藏、青海、新疆、寧夏、臺(tái)灣五省之外的25個(gè)省會(huì)城市，以及福建的廈門、泉州、漳州、龍巖、莆田、三明、南平、寧德和廣東深圳9個(gè)城市。共發(fā)放問(wèn)卷1500份，其中郵寄993份，手工發(fā)放217份，網(wǎng)絡(luò)發(fā)送290份，共回收1255份，回收率為83.67%，其中有效樣本1206個(gè)，有效率為96.1%。因此，本次調(diào)查的覆蓋面和科學(xué)性有保證。其中能為應(yīng)用文格式與內(nèi)容模板功能設(shè)計(jì)提供幫助的問(wèn)題包括四個(gè)方面：一是用戶從事應(yīng)用文寫作情況，二是用戶寫作應(yīng)用文時(shí)使用的輔助手段，三是用戶所使用過(guò)的模板類軟件的功能，四是用戶心目中理想模板的功能、價(jià)格及其它期望。二、結(jié)果和指示調(diào)查結(jié)果體現(xiàn)了我國(guó)應(yīng)用文寫作、相關(guān)軟件運(yùn)行和用戶需求的現(xiàn)狀。下面結(jié)合數(shù)據(jù)分析從七個(gè)方面進(jìn)行分析：1.其他種類應(yīng)用軟件調(diào)查顯示：用戶常寫的應(yīng)用文文種較廣。多數(shù)用戶平時(shí)以寫作事務(wù)類應(yīng)用文為主，行政類應(yīng)用文次之，其他種類應(yīng)用文根據(jù)工作性質(zhì)多有兼顧（見(jiàn)圖1）。這就要求寫作人員必須掌握多種與本單位工作相關(guān)文種的寫作技巧，對(duì)他們的知識(shí)面和適應(yīng)能力提出了較高的要求，也對(duì)應(yīng)用文寫作模板軟件文種設(shè)置的齊全度提出了要求。2.突出難寫表面的實(shí)際問(wèn)卷就用戶認(rèn)為難寫的文種的狀況設(shè)置了開(kāi)放式問(wèn)題，回收問(wèn)卷中100%的被調(diào)查者填寫了這一題。從圖1可見(jiàn)，選擇常見(jiàn)文種與難寫文種的總量上基本一致，但每個(gè)人的感受不盡相同：有的文種雖然常寫，卻不見(jiàn)得寫得好，如講話稿、總結(jié)（其人數(shù)分別占32.9%和20.3%）；有的文種難得寫一次，寫起來(lái)有難上加難的感覺(jué)，如經(jīng)濟(jì)類文書。還有人認(rèn)為上行文都不好寫。用戶列出的難寫文種還有：決定、議案、通報(bào)、調(diào)研報(bào)告、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、各類方案等。這一現(xiàn)狀要求軟件應(yīng)注意突出難寫文種模板的細(xì)化。調(diào)查中還有用戶提到英語(yǔ)議論文和新聞?lì)悜?yīng)用文，這與近年來(lái)外貿(mào)活動(dòng)和企事業(yè)單位注重形象宣傳有關(guān)。所以，軟件研發(fā)也要充分考慮文種設(shè)定、范文及素材建構(gòu)上的實(shí)用性和時(shí)代性。3.對(duì)寫作過(guò)程的熟悉程度因?yàn)檗k公人員承擔(dān)的工作不同，其寫作頻率也不同（見(jiàn)圖2）。文字秘書通常天天都有寫作任務(wù)，僅有75人，僅占總數(shù)的6%，而其他秘書則不一定，不經(jīng)常寫的有677人，占了一半以上，以事務(wù)工作為主的秘書則很少有寫作任務(wù)。結(jié)合對(duì)寫作軟件熟悉程度的調(diào)查可知：對(duì)于經(jīng)常有寫作任務(wù)的被調(diào)查者而言，擁有一套得心應(yīng)手的輔助寫作軟件是他們夢(mèng)寐以求的事。從這個(gè)角度看，應(yīng)用文格式與內(nèi)容模板軟件開(kāi)發(fā)的主要用戶群應(yīng)是文字秘書。但在個(gè)別訪談中，我們也發(fā)現(xiàn)一些平時(shí)經(jīng)常從事文字工作的秘書一般都是單位的“筆桿子”，他們的寫作有相當(dāng)水準(zhǔn)，并不是很依賴寫作模板，反而是那些不經(jīng)常寫應(yīng)用文的用戶對(duì)模板的需求更為迫切。這說(shuō)明應(yīng)用文格式與內(nèi)容模板軟件具有不同層次的需求。4.普遍的應(yīng)用效率應(yīng)用文寫作速度受篇幅、內(nèi)容難度、領(lǐng)導(dǎo)意圖、材料提供情況、寫作人員寫作能力等方面影響。在對(duì)撰寫一篇應(yīng)用文平均所需時(shí)間的調(diào)研統(tǒng)計(jì)（見(jiàn)圖3）中可見(jiàn)，共有56%的被調(diào)查者回答需要花費(fèi)2小時(shí)以上，這已經(jīng)占了一天工作時(shí)間的四分之一，這種低效率的應(yīng)用文寫作現(xiàn)狀急需改變；另有41%被調(diào)查者的寫作速度因應(yīng)用文難度不同而異。如果借助便捷的寫作輔助工具，其寫作效率必將有所提高。5.寫作過(guò)程被動(dòng)化，難以保證應(yīng)用寫作質(zhì)量在用戶所使用的輔助工具里，網(wǎng)絡(luò)查詢是主體，占總數(shù)的52.5%；借用工具書的占23.3%；詢問(wèn)他人與根據(jù)自己經(jīng)驗(yàn)的合計(jì)約14.2%。調(diào)查發(fā)現(xiàn)：僅憑自己經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行寫作的人較少，這說(shuō)明許多被調(diào)查者的應(yīng)用文寫作經(jīng)驗(yàn)相對(duì)欠缺。為此，課題組進(jìn)一步個(gè)別調(diào)查了用戶的年齡，發(fā)現(xiàn)：目前大多數(shù)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)應(yīng)用文寫作的人員大多較為年輕，經(jīng)驗(yàn)不足，迫切需要輔助手段提高寫作效率?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及使網(wǎng)絡(luò)查詢成為眾多被調(diào)查者寫作應(yīng)用文時(shí)首選的輔助手段，但其內(nèi)容良莠不齊，難以保證應(yīng)用文寫作質(zhì)量?？梢?jiàn)，研發(fā)中要注重應(yīng)用文模板軟件質(zhì)量。6.對(duì)現(xiàn)有軟件的使用調(diào)查帶著上一個(gè)問(wèn)題的疑問(wèn)，課題組繼續(xù)調(diào)查了現(xiàn)有應(yīng)用文模板類軟件功能的運(yùn)用情況。主要得到四方面信息：其一，在對(duì)應(yīng)用文模板使用簡(jiǎn)況的調(diào)查中得知：僅有28.1%的被調(diào)查者表示用過(guò)應(yīng)用文格式或內(nèi)容模板，有71.9%的人至今未曾使用過(guò)較為完整的應(yīng)用文格式或內(nèi)容模板軟件?，F(xiàn)行模板軟件的普及程度較低，使用率較高的“公文寫作助手”的使用人數(shù)也不過(guò)總數(shù)的12%（見(jiàn)圖4）。這說(shuō)明現(xiàn)行模板軟件的質(zhì)量、宣傳可能都存在問(wèn)題。其二，在對(duì)應(yīng)用文模板用途的調(diào)查中得知：70%的被調(diào)查者運(yùn)用現(xiàn)有軟件主要借鑒的是格式，大概30%的被調(diào)查者會(huì)注重軟件的其他功能（見(jiàn)圖5）。個(gè)別訪談發(fā)現(xiàn)，這是因?yàn)楝F(xiàn)行軟件多數(shù)側(cè)重規(guī)范格式，沒(méi)有充分開(kāi)發(fā)其他功能。因此，不斷優(yōu)化軟件功能、發(fā)掘其他功能的優(yōu)勢(shì)，有助于提高用戶滿意度，提高應(yīng)用文寫作的整體水平。其三，在對(duì)用戶更關(guān)注軟件的價(jià)格、品牌還是功能的調(diào)查中得知：用戶使用應(yīng)用文模板時(shí)看重軟件的“功能”的占了76.7%的大比例，這說(shuō)明軟件主要價(jià)值在于其功能；另有15.6%的用戶看重軟件的價(jià)格，雖然占的比例不大，但也說(shuō)明價(jià)格合理與否也是影響用戶選擇應(yīng)用文模板軟件的重要影響因素。因而，在軟件研發(fā)中要牢固樹(shù)立成本意識(shí)。其四，在對(duì)現(xiàn)行軟件的功能以及售后服務(wù)的滿意度的調(diào)查（見(jiàn)圖6）中發(fā)現(xiàn)，多數(shù)用戶認(rèn)為現(xiàn)行軟件較為一般。在“您目前使用的應(yīng)用文模板的缺陷”一題中，用戶認(rèn)為，現(xiàn)行軟件的不足表現(xiàn)為：無(wú)法做到規(guī)范化、種類與數(shù)量不全面、針對(duì)性不強(qiáng)、缺少網(wǎng)上自動(dòng)檢索功能、存在語(yǔ)病、文字粗糙、價(jià)格過(guò)高、售后服務(wù)也不佳。這直接導(dǎo)致了用戶無(wú)法信賴或長(zhǎng)期使用同一種軟件。在“您認(rèn)為目前市場(chǎng)上應(yīng)用文模板軟件產(chǎn)品的功能區(qū)別大不大？”這一問(wèn)題中，認(rèn)為區(qū)別不大的占28.9%，連軟件之間有什么區(qū)別都不太清楚的則占了55.6%，這說(shuō)明現(xiàn)行的軟件功能要么差異不大，要么特點(diǎn)不突出，軟件“賣點(diǎn)”無(wú)從談起，軟件急需進(jìn)一步完善。7.寫作軟件需求的調(diào)查與分析問(wèn)卷采用了可多選的方式調(diào)查了用戶對(duì)應(yīng)用文格式與內(nèi)容模板軟件功能的提升建議。統(tǒng)計(jì)得知：用戶對(duì)軟件功能的需求程度從大到小依次為：充實(shí)范例、內(nèi)容規(guī)范化、提供素材、格式規(guī)范化、信息檢索、其它（見(jiàn)圖7）。充實(shí)范例、內(nèi)容規(guī)范化和提供素材排在了前三位，格式規(guī)范化排在較后，這表明用戶對(duì)內(nèi)容模板的需求更為迫切，也說(shuō)明文件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)以來(lái)，我國(guó)應(yīng)用文格式標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)初見(jiàn)成效。從總體上看，用戶在格式規(guī)范化有所保證的情況下已經(jīng)開(kāi)始追求應(yīng)用文內(nèi)容的質(zhì)量，說(shuō)明應(yīng)用文規(guī)范化建設(shè)已經(jīng)走向深入。值得一提的是：在本課題的另一項(xiàng)關(guān)于寫作規(guī)范度的調(diào)研中，我們發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作中應(yīng)用文規(guī)范度仍然不夠，越基層差距越大。事實(shí)表明：應(yīng)用文格式與內(nèi)容規(guī)范化任務(wù)仍然艱巨，只有整合應(yīng)用文格式與內(nèi)容模板功能的軟件才能給用戶提供實(shí)質(zhì)性的寫作幫助。接著，問(wèn)卷中用多選題追問(wèn)：“用戶最希望軟件帶來(lái)哪些方便？”選項(xiàng)包括：具備節(jié)省格式排版時(shí)間、有規(guī)范的結(jié)構(gòu)不同文種的寫作模板，能夠提供豐富的范例，提供寫作方法及開(kāi)放式的其它選項(xiàng)等。每一項(xiàng)選擇都占了一定比例，另外，被調(diào)查者還在開(kāi)放式回答中補(bǔ)充了：實(shí)用性強(qiáng)、可操作性強(qiáng)、豐富的專業(yè)術(shù)語(yǔ)、易犯錯(cuò)誤的提示、提供聯(lián)系交流平臺(tái)、價(jià)格合理等期望。這說(shuō)明用戶的需求是多角度的，這些也正是現(xiàn)有不少寫作軟件所欠缺的。多樣化需求說(shuō)明軟件功能設(shè)計(jì)要兼顧各方，才能贏得用戶青睞。三、對(duì)web寫作軟件的需求由于“應(yīng)用文有比較固定的格式”，它的“寫作思路要反映事物發(fā)展的秩序和規(guī)律，具有約束性、簡(jiǎn)潔性和直露性的特點(diǎn)，因此寫作中的思維要有一定的模式”2。運(yùn)用應(yīng)用文的模式化特征研發(fā)新的軟件是提高寫作效率的捷徑，也是本次調(diào)查得到的重要結(jié)論。從上次調(diào)查結(jié)果可以看出用戶對(duì)應(yīng)用文計(jì)算機(jī)輔助寫作軟件的需求如下：一是格式調(diào)用，使用過(guò)軟件的被調(diào)查者中的70%運(yùn)用現(xiàn)行軟件主要借鑒的是格式，用戶打開(kāi)軟件就可以直接根據(jù)所撰寫的文種導(dǎo)入正確的格式，隨時(shí)調(diào)用，十分方便；二是內(nèi)容調(diào)用，所選范例應(yīng)該盡量全面廣泛，尤其要注重典型性，便于用戶舉一反三；三是齊全靈活的文種設(shè)置，由于應(yīng)用文文種較多，科學(xué)合理的分類是提高軟件質(zhì)量，方便用戶使用的前提；四是多途徑檢索，模板軟件應(yīng)具備多途徑檢索功能，其檢索途徑可以包括：文種、標(biāo)題、關(guān)鍵詞、行業(yè)性質(zhì)等。根據(jù)用戶調(diào)查對(duì)軟件的需求進(jìn)行分析，軟件的總體結(jié)構(gòu)思路如圖8所示。1文分類管理子系統(tǒng)應(yīng)用文分類管理子系統(tǒng)在整個(gè)系統(tǒng)起調(diào)度、導(dǎo)航作用。通過(guò)應(yīng)用文分類管理子系統(tǒng)，用戶可以對(duì)應(yīng)用文的分類以及各類應(yīng)用文的格式、內(nèi)容進(jìn)行有效的管理，并提供對(duì)應(yīng)用文寫作方法簡(jiǎn)介、格式文件設(shè)置等。該子系統(tǒng)采用樹(shù)形顯示，以方便用戶操作。2生成格式庫(kù)和格式文件系統(tǒng)要收集大量應(yīng)用文文種的寫作模板，并按系統(tǒng)的要求制作成格式庫(kù)和格式文件，同時(shí)也允許用戶自定義應(yīng)用文文體的格式及格式文件。系統(tǒng)采用根據(jù)應(yīng)用文文體各組成部分的格式定義直接生成word文件或自定義word文件的方法。3保證高web質(zhì)量正文內(nèi)容撰寫是應(yīng)用文寫作的核心，有針對(duì)性選擇范例、充實(shí)素材，是提高應(yīng)用文質(zhì)量，保證其內(nèi)容準(zhǔn)確規(guī)范的重要途徑。每一個(gè)應(yīng)用文文體可以有多個(gè)范例，考慮到多途徑檢索的需要，每個(gè)范例可以選填標(biāo)題、關(guān)鍵詞、行業(yè)性質(zhì)等。用戶可以通過(guò)該子系統(tǒng)把收集到的素材添加到內(nèi)容庫(kù)中。4檢索途徑分析通過(guò)對(duì)內(nèi)容庫(kù)設(shè)置不同的分類方法，用戶可按照不同的檢索途徑來(lái)搜索內(nèi)容庫(kù)，檢索出符合要求的范例，目前主要提供了文種、標(biāo)題、關(guān)鍵詞、行業(yè)性質(zhì)等檢索途徑。同時(shí)考慮到基