熱力有限公司檔案管理辦法

XXXX熱力有限公司檔案管理辦法1、目的促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范，提高檔案管理水平，更好地為公司。2、依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《XX省檔案條例》等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章。3、定義公司檔案是指公司及個(gè)人在工作、經(jīng)營(yíng)、管理、建設(shè)等活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。4、檔案管理黨政綜合辦公室負(fù)責(zé)公司檔案管理工作。5、原則檔案工作應(yīng)遵循保證安全，維護(hù)完整，便于利用，保守秘密的原則。6、公司檔案管理人員的任務(wù)6.1?集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，為公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供檔案服務(wù)。6.2?完成上級(jí)檔案管理部門(mén)交辦的檔案業(yè)務(wù)工作。7、檔案工作人員職責(zé)7.1貫徹執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)。7.2?做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工作，熟悉所保管的檔案情況。7.3?保護(hù)檔案的安全、做好防護(hù)工作。7.4?做好檔案利用服務(wù)工作，編制適用檢索工具、迅速準(zhǔn)確地查調(diào)檔案資料。7.5?嚴(yán)格遵守保密制度。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機(jī)密內(nèi)容，確保檔案的安全。7.6負(fù)責(zé)檔案的接收和移交工作。8、歸檔范圍8.1?凡公司各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均由文件材料承辦人員按照上級(jí)單位發(fā)布的有關(guān)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定和要求進(jìn)行整理歸檔。8.2?歸檔門(mén)類(lèi)包括：文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人物檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案、資料等。8.3?公司應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。8.4?凡屬公司歸檔范圍的文件材料，必須按規(guī)定向公司檔案管理人員移交，實(shí)行統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。其他門(mén)類(lèi)文件材料歸檔范圍和保管期限，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。8.5?公司文件材料不歸檔范圍：8.5.1?上級(jí)單位的文件材料中，普發(fā)性不需公司辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非公司工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。8.5.2?公司文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。8.5.3?同級(jí)單位的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。9、文件材料整理9.1?公司文書(shū)檔案一般應(yīng)按照年度—保管期限—組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法分類(lèi)整理。歸檔文件材料先按其形成年度劃分，同一年度的文件再按照價(jià)值確定保管期限。文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為10年、30年。同一年度、同一保管期限的文件按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)排列。9.2?歸檔文件整理細(xì)則歸檔文件整理的原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。歸檔文件以“件”為整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文為一件，各種零散材料，如審批表、通知書(shū)等名稱(chēng)相同的為一件。文件材料的排列。在同一年度和保管期限內(nèi)，應(yīng)按照事由原則，結(jié)合文件形成時(shí)間、重要程度進(jìn)行排列。公司工作中產(chǎn)生的應(yīng)當(dāng)歸檔的其他門(mén)類(lèi)和載體的檔案（如科技、會(huì)計(jì)、聲像等）文件材料，按照國(guó)家和省有關(guān)規(guī)定分別整理歸檔。10、文件材料歸檔與移交10.1?歸檔總體要求：文件應(yīng)齊全完整；對(duì)破損文件進(jìn)行裱糊；歸檔材料必須是原件，磁性載體文件必須是可讀文件，無(wú)病毒，運(yùn)轉(zhuǎn)正常，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性，便于永久保存。10.2?不同種類(lèi)檔案歸檔的具體要求：文書(shū)檔案。公司收發(fā)的文件材料由文件承辦人員按規(guī)定要求于第二年的上半年整理歸檔；會(huì)計(jì)檔案。在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)人員保管1年，于下一年的第二季度、由財(cái)務(wù)人員編制移交清冊(cè)，統(tǒng)一保管；聲像檔案。采取隨時(shí)歸檔的辦法，由綜合部負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)歸檔的聲像檔案進(jìn)行收集、整理、編寫(xiě)文字說(shuō)明、注明時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主要人物、密級(jí)及攝錄者，在會(huì)議結(jié)束兩個(gè)月內(nèi)歸檔；10.3?移交手續(xù)。移交檔案資料，由經(jīng)辦人審核簽字后，按照本辦法規(guī)定移交，檔案接收人員要逐件清點(diǎn)、核對(duì)，驗(yàn)收合格后，簽字交接。11、檔案管理11.1檔案應(yīng)作為一個(gè)全宗進(jìn)行整理和保管。一個(gè)全宗內(nèi)的文書(shū)檔案，可根據(jù)公司的實(shí)際情況，按年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題、保管期限等方式排列。11.2?應(yīng)建立接收、移出檔案總登記簿，及時(shí)對(duì)接收和移出的檔案分別進(jìn)行登記。按照要求，準(zhǔn)確編制檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)。11.3?檔案管理人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)在離崗前辦理好檔案的交接手續(xù)。12、檔案利用12.1外單位借閱公司一般檔案時(shí)、必須持有單位的介紹信（介紹信中應(yīng)說(shuō)明借用人員的身份，借用的范圍和用途），經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人同意后方可借閱。重要檔案的借閱應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。12.2?對(duì)電子文件釆用網(wǎng)絡(luò)的方式利用時(shí)，應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全保密措施，并遵守有關(guān)的借閱規(guī)定。12.3?公司工作人員借用公司檔案的期限：文書(shū)檔案為15天，科技檔案為1個(gè)月，聲像及其它不同載體檔案借閱期為7天。若因特殊情況需延長(zhǎng)借期，檔案管理人員應(yīng)協(xié)助辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)