管理計量學課件-管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究

管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究4.1系統(tǒng)調(diào)查的原則和方法4.1.1系統(tǒng)調(diào)查的原則在系統(tǒng)調(diào)查過程中應始終堅持正確的方法，以確保調(diào)查工作的客觀性、正確性。一般來講，系統(tǒng)調(diào)查的工作應遵循以下幾個原則。1) 自頂向下全面展開2) 存在的必要性及改進的可能性3) 工程化的工作方式4) 全面鋪開與重點調(diào)查結(jié)合5) 主動溝通和友善的工作方式4.1.2系統(tǒng)調(diào)查的方法調(diào)查的方法大致有4種，具體如下。1) 召開調(diào)查會2) 會談3) 發(fā)調(diào)查表4) 參加業(yè)務實踐4.2系統(tǒng)調(diào)查的步驟4.2.1初步調(diào)查初步調(diào)查的目的是為了論證建立一個新系統(tǒng)的必要性，提出初步設想，并對實現(xiàn)新系統(tǒng)的可行性進行分析。初步調(diào)查由領導小組指導下的系統(tǒng)分析師進行調(diào)查，其主要內(nèi)容

如下。(1) 整個組織機構(gòu)的概況：包括規(guī)模、歷史、組織目標、人力、物力、設備和技術(shù)條件、管理體制以及領導層的情況等。(2) 現(xiàn)行管理信息系統(tǒng)的概況：它的功能、系統(tǒng)涉及的人員、技術(shù)條件、技術(shù)水平、管理體制(歸哪一級領導)、工作效率和可靠性等。(3) 組織機構(gòu)的對外關系：它和哪些外部實體有工作聯(lián)系或從屬關系，它們之間有哪些物資或信息的關系，哪些環(huán)境條件(包括自然環(huán)境和社會經(jīng)濟環(huán)境)對該組織機構(gòu)的活動有明顯的影響。(4) 管理信息系統(tǒng)在組織機構(gòu)中的地位：它和組織的領導、管理部門以及各基層是怎樣聯(lián)系的，信息的收集和傳輸?shù)那朗鞘裁?，它能掌握哪些信息，不能掌握哪些信息，哪些部門向系統(tǒng)提出了信息要求。(5) 各方面對現(xiàn)行系統(tǒng)的情況及新系統(tǒng)的研制持怎樣的態(tài)度：其中包括領導、管理部門、各基礎單位、有工作聯(lián)系的外單位以及現(xiàn)行系統(tǒng)本身，需要了解它們對現(xiàn)行系統(tǒng)是否滿意以及各種看法的理由。(6) 開展管理信息系統(tǒng)研制工作的資源情況：組織為研制新系統(tǒng)可以投入多少人力、物力、時間以及現(xiàn)有設備的可用性。(7) 各方面對系統(tǒng)目標的看法。具體來說，初步調(diào)查可概括成三方面調(diào)查：組織機構(gòu)調(diào)查、系統(tǒng)現(xiàn)狀調(diào)查和業(yè)務信息調(diào)查，具體如下。1.組織機構(gòu)調(diào)查要了解一個企業(yè)的整個活動，首先應從組織機構(gòu)調(diào)查入手，其目的主要是了解企業(yè)組織機構(gòu)的劃分以及它們的相互關系，因為物質(zhì)和信息流動是以組織機構(gòu)為背景的。調(diào)查的結(jié)果可用組織機構(gòu)圖來表示。組織機構(gòu)調(diào)查主要包括：企業(yè)概況調(diào)查、企業(yè)組織機構(gòu)調(diào)查和企業(yè)特點調(diào)查。下面以某公司為例，具體講解組織機構(gòu)調(diào)查的方法。(1) 公司概況調(diào)查。其內(nèi)容包括：①公司名；②成立時間；③行業(yè)種類；④地址；

⑤職工人數(shù)；⑥經(jīng)營性質(zhì)；⑦經(jīng)營項目來源；⑧年經(jīng)營額；⑨主要經(jīng)營商品；⑩主要銷售單位；?主要采購單位；?主要競爭對手；?法律依據(jù)。通過以上項目調(diào)查，可使我們對公司有一個大概了解。(2) 公司組織機構(gòu)調(diào)查。組織機構(gòu)調(diào)查結(jié)果用框圖形式表示，如圖4-2所示。(3) 公司特點調(diào)查。該公司的主要特點是：①主要經(jīng)營的國家大項目所需設備，以進出口為服務對象；②橫向聯(lián)系項目少，多數(shù)屬國家重點項目或?qū)ν獬邪捻椖浚虎蹣I(yè)務人員、采購人員流動性大；④由于業(yè)務人員、采購人員外出時間多，在單位時間少，必要的信息不能及時反映出來；⑤廠家拖欠款現(xiàn)象嚴重；⑥經(jīng)常要向有關單位發(fā)催款通知書；

⑦經(jīng)常要結(jié)算所欠款的利息。在組織機構(gòu)調(diào)查中，畫出組織機構(gòu)圖不是最終的目的，最終目的是通過組織機構(gòu)圖來確立哪些部門是最關鍵的、哪些部門應先建立系統(tǒng)，哪些部門可后建立系統(tǒng)、設備應配到哪些部門以及共需要多少設備等。圖4-2組織機構(gòu)調(diào)查結(jié)果2.系統(tǒng)現(xiàn)狀調(diào)查在確定了基本方針，真實地了解系統(tǒng)化業(yè)務的現(xiàn)狀，并掌握事務工作及管理工作上存在的問題之后，進行新系統(tǒng)設計前，必須對現(xiàn)行管理系統(tǒng)進行深入調(diào)查。調(diào)查的重點有以下4點。(1) 事務流程現(xiàn)狀調(diào)查。主要包括：①收集并整理各部門使用的傳票、傳條；②調(diào)查這些部門信息產(chǎn)生的過程和如何處理(處理方式、涉及人員)及歸檔；③調(diào)查各部門的要求意見；④將調(diào)查結(jié)果制成事務流程分析圖；⑤將收集的信息整理成輸入數(shù)據(jù)、輸出數(shù)據(jù)和臺賬數(shù)據(jù)，為今后的數(shù)據(jù)文件產(chǎn)生提供條件；⑥掌握事務流程現(xiàn)狀后，從全公司的觀點出發(fā)，防止雙重作業(yè)和進行集中作業(yè)的情況；⑦有沒有可能對事務流程做某些變動，使事務流向更趨于合理。(2) 代碼體系調(diào)查。主要包括：①調(diào)查現(xiàn)行系統(tǒng)中使用的代碼，并整理出現(xiàn)行系統(tǒng)代碼明細表；②掌握代碼體系以及個性等管理方面的問題；③將結(jié)果匯總成代碼結(jié)構(gòu)表。(3) 功能與信息的關系調(diào)查。這一調(diào)查過程要注意兩點：①將選出的各種各樣的功能用信息關聯(lián)起來；②檢查功能與信息內(nèi)在聯(lián)系以及關聯(lián)的正確性。(4) 需求分析圖。需求分析圖要反映出4點要求，分別為：①明確系統(tǒng)現(xiàn)狀調(diào)查階段提出的要求和問題；②著眼于重要的問題；③明確系統(tǒng)的目標與實現(xiàn)此目標使用的具體手段的關系；④把以上結(jié)果匯總成需求分析圖。圖4-3為某銷售部門為達到銷售目標所構(gòu)成的需求分析圖。3.業(yè)務信息調(diào)查業(yè)務信息調(diào)查可以設計成各種各樣的信息調(diào)查表形式，在設計信息調(diào)查表之前，應該對公司(或企業(yè))的人、財、物的流向進行分類。業(yè)務信息大致可歸納為以下幾類。(1) 輸入信息：是指現(xiàn)行系統(tǒng)中購進材料和原料的傳單、發(fā)票等。圖4-3需求分析圖(2) 輸出信息：是指現(xiàn)行系統(tǒng)向外部提供的材料、貨物、報表和賬據(jù)等。(3) 保存信息：是指財會部門的賬務匯總票據(jù)需要保存多長時間的信息。(4) 代碼信息：是指各部門中所用到的產(chǎn)品號、工號和科目號等。業(yè)務信息調(diào)查的目的是要明確整個業(yè)務過程中信息流動的過程。信息調(diào)查的結(jié)果將成為系統(tǒng)分析階段不可缺少的參考資料。有了上述初步調(diào)查結(jié)果，系統(tǒng)分析師可根據(jù)自己的工作經(jīng)驗以及對計算機技術(shù)的了解，從目標和方案、技術(shù)、經(jīng)濟及操作四個方面進行可行性分析，寫出可行性分析結(jié)果。4.2.2詳細調(diào)查必須對新系統(tǒng)的目標規(guī)模、范圍和功能做進一步的描述設計，如果有不清楚或含糊不清的地方，系統(tǒng)分析師必須對系統(tǒng)方案所涉及的范圍進行深入調(diào)查。要收到預期效果，在對各業(yè)務部門進行調(diào)查的同時，應收集有關部門所有的原始單據(jù)、憑證、各種報表、分析報告、上下級行文、規(guī)章制度、產(chǎn)品目錄和技術(shù)文檔等有關管理資料，并加以分類、匯總，作為詳細調(diào)查的附件。詳細調(diào)查的對象包括功能部門、業(yè)務部門和數(shù)據(jù)流程。1.功能部門調(diào)查在功能部門調(diào)查中，首先要了解系統(tǒng)方案中所涉及的有關功能部門，如財務處、人事處、科研處和業(yè)務處等，然后對這些獨立部門進行詳細的功能調(diào)查。在調(diào)查時，可用組織關系圖來說明該部門的職責范圍和功能。組織關系圖的描述方法可按“自頂向下”的原則設計，如圖4-4所示。自頂向下的結(jié)構(gòu)是一個遞增地組裝結(jié)構(gòu)的方法。從主控模塊M1開始沿控制層次向下移動，把模塊組合起來。以深度或?qū)挾鹊姆绞剑瑢儆诨蜃罱K屬于主控模塊的模塊納入系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。例如，在圖4-4中，若選擇左邊主路徑，就先組合模塊M1、M2和M5，接著是M8，然后再構(gòu)成中間和右邊的控制路徑。圖4-4自頂向下的結(jié)構(gòu)圖一般來說，功能部門調(diào)查中對組織機構(gòu)的調(diào)查可分為線型組織調(diào)查和職能組織調(diào)查。1) 線型組織調(diào)查線型組織是按工作性質(zhì)把組織機構(gòu)分為若干單元。例如，開發(fā)部門，它下面設置系統(tǒng)設計組、程序設計組、信息控制組、運行組和硬件組，這些組直接在開發(fā)部門的統(tǒng)一領導下進行工作，如圖4-5所示。2) 職能組織調(diào)查職能組織是按照工作職能來劃分組織機構(gòu)。例如，開發(fā)部門，從職能上來劃分分成開發(fā)、運行和控制三大部分。其中：開發(fā)部分包括系統(tǒng)設計、程序設計和計劃調(diào)度；運行部分包括機器操作、數(shù)據(jù)錄入、終端操作和機器維護；控制部分包括信息收集、信息發(fā)出和檔案管理，如圖4-6所示。圖4-5線型組織結(jié)構(gòu)2.業(yè)務部門調(diào)查(1) 填寫業(yè)務調(diào)查表。業(yè)務調(diào)查表的內(nèi)容主要包括：①填表單位名稱；②本單位職能；③業(yè)務范圍描述；④業(yè)務順序編號；⑤業(yè)務名稱；⑥業(yè)務內(nèi)容簡要描述；⑦相關單位；

⑧本單位對現(xiàn)行系統(tǒng)要求有何變動。其內(nèi)容可根據(jù)具體情況做相應變化。(2) 畫出業(yè)務流程圖。業(yè)務流程圖一般以業(yè)務小組的功能為中心展開，實際上是在功能分析的基礎上，對各功能進行具體化，以便了解各業(yè)務的輸入、輸出情況，所需的文件內(nèi)容以及與其他業(yè)務功能的關系(具體內(nèi)容請參見5.3節(jié))。3.數(shù)據(jù)流程調(diào)查數(shù)據(jù)流程調(diào)查實際上是把業(yè)務活動中所涉及的輸入/輸出數(shù)據(jù)和信息進行整理與登記，并對業(yè)務活動中的中間存儲形式也進行整理和登記的過程(具體內(nèi)容請參見5.4節(jié))。圖4-6職能組織結(jié)構(gòu)4.3管理信息系統(tǒng)的可行性研究4.3.1可行性研究概述可行性研究是指在當前組織內(nèi)外的具體條件下，系統(tǒng)開發(fā)工作必須具備資源和條件，看其是否滿足系統(tǒng)目標的要求。可行性研究要回答下列問題。(1) 目標和方案是否可行？(2) 技術(shù)能力上是否可行？(3) 系統(tǒng)開發(fā)運行環(huán)境是否可行？(4) 經(jīng)濟投資能力如何？(5) 系統(tǒng)需要多長時間才能建立起來？(6) 需要多少人力、物力？(7) 系統(tǒng)分析說明書是否符合現(xiàn)行系統(tǒng)實際情況？(8) 系統(tǒng)分析說明書對新系統(tǒng)的效益分析是否有依據(jù)？可行性研究最終要指出：提交的系統(tǒng)分析報告可行還是不可行？有沒有必要修改？對此應做出明確的結(jié)論。4.3.2可行性研究的內(nèi)容可行性研究包括以下幾方面。1) 目標和方案的可行性目標和方案的可行性是指目標是否明確，方案是否切實可行、是否滿足組織進一步發(fā)展的要求等。2) 技術(shù)可行性技術(shù)可行性是根據(jù)現(xiàn)有的技術(shù)條件，考慮所提出的要求能否達到，所需的物理資源是否具備、能否得到。一般來說，技術(shù)可行性包括以下幾方面。(1) 人員和技術(shù)力量的可行性：即有多少科技人員，其技術(shù)力量和開發(fā)能力如何，有沒有系統(tǒng)開發(fā)的可行性，如果本單位沒人，有沒有同其他單位合作開發(fā)的可能性。(2) 基礎管理的可行性：即現(xiàn)有的管理基礎、管理技術(shù)和統(tǒng)計手段等能否滿足新系統(tǒng)開發(fā)的要求。(3) 組織系統(tǒng)開發(fā)方案的可行性：即合理地組織人、財、物和技術(shù)力量并進行實施的技術(shù)可行性。(4) 計算機硬件的可行性：包括各種外圍設備、通信設備和計算機設備等的性能是否能滿足系統(tǒng)開發(fā)的要求，以及這些設備的使用、維護及其充分發(fā)揮效益的可行性。(5) 計算機軟件的可行性：包括各種軟件的功能能否滿足系統(tǒng)開發(fā)的要求，軟件系統(tǒng)是否安全可靠，本單位對使用、掌握這些軟件技術(shù)的可行性。暫時不能被本單位開發(fā)人員掌握的技術(shù)，一般應視為不成熟或是沒有可行性的技術(shù)。(6) 環(huán)境條件以及運行技術(shù)方面的可行性。3) 經(jīng)濟可行性經(jīng)濟可行性，簡單地說，就是指建立后的系統(tǒng)帶來的經(jīng)濟效益是否超過其研制和維護的費用。一般來說，建立后的系統(tǒng)在經(jīng)濟效益上應大于花費在系統(tǒng)研制和維護上的費用；否則，在經(jīng)濟上來說是不可行的。經(jīng)濟可行性包括費用估計和經(jīng)濟效益估計。(1) 費用估計。費用估計是對系統(tǒng)開發(fā)、運行整個過程的總費用進行估計。系統(tǒng)分析、設計和實施階段的投資屬于一次性投資，而系統(tǒng)運行階段的投資屬于日常性費用。(2) 經(jīng)濟效益估計。信息系統(tǒng)的經(jīng)濟效益有兩個方面：一是直接效益；二是間接效益。表4-1歸納了新信息系統(tǒng)可能帶來的效益。表4-1新信息系統(tǒng)可能帶來的效益直接收益例

子銷量或利潤增加信息處理成本減少運營成本減少所需投資減少運營效率增加信息技術(shù)基礎上的產(chǎn)品開發(fā)過濾不必要的文件存貨持有成本降低存貨投資需求降低更少的損壞、浪費和閑置時間間接收益例

子改善信息獲得性改善分析能力改善客戶服務改善員工士氣改善管理決策制定改善競爭地位改善商業(yè)形象更及時精確的信息聯(lián)機分析處理和數(shù)據(jù)挖掘更及時的服務響應減少繁重的工作任務更好的信息和決策分析鎖定客戶的系統(tǒng)給客戶、供應商及投資者以進步的印象4) 操作可行性操作可行性主要是指管理層、員工、客房供應商以及其他人員愿意且能夠操作、使用和支持這個系統(tǒng)，即組織內(nèi)外是否具備接受和使用新系統(tǒng)的條件。例如，如果新業(yè)務系統(tǒng)的軟件難以操作，客戶或員工可能會出現(xiàn)很多操作錯誤，那么他們就不會使用該軟件。這樣，操作可行性就無法通過。具體地，從組織內(nèi)部來講，管理信息系統(tǒng)的建立可能導致某些制度，甚至管理體制的變動。對于這些變動，組織的承受能力影響著系統(tǒng)的生存，尤其是從手工系統(tǒng)過渡到人機系統(tǒng)，這個因素影響更大。領導者不積極參與或旁觀懷疑，中下層怕改變工作性質(zhì)，由于惰性或懼怕心理而反對采用新技術(shù)，都是系統(tǒng)失敗的關鍵因素。從組織外部來講，管理信息系統(tǒng)運行后，報表、票證格式的改變是否為有關部門認可和接收將直接影響企業(yè)的營業(yè)額。對于涉及社會經(jīng)濟現(xiàn)象的系統(tǒng)，還應考慮原始數(shù)據(jù)的來源有無保證。4.3.3可行性分析報告可行性分析報告是系統(tǒng)分析師在這一階段工作的總結(jié)，它反映了系統(tǒng)分析師對系統(tǒng)開發(fā)研制的看法。這個看法要提交給領導小組(或委員會)，然后召開會議討論。如果可行性報告討論通過，此時，這個報告就不再只是系統(tǒng)分析師自己的看法了，而是整個組織的領導、管理人員和系統(tǒng)分析師的共同認識。一