秘書學課件-秘書機構

秘書學第三章秘書機構

一、秘書機構及其設置

二、秘書機構的功能

三、秘書團隊的組建與管理

四、秘書工作績效測評

一、秘書機構及其設置（一）秘書機構的含義即秘書部門，是各級各類社會組織中為領導機構和領導者處理綜合事物、輔助管理的綜合性機構。包括辦公廳、辦公室，及其下屬的文書、秘書、檔案、機要、信訪、保密等部門。（二）秘書機構的特點具有附屬性、輔助性、綜合性的特點1、附屬性秘書機構附屬于領導機構。省人民政府——省人民政府辦公廳市人民政府——市人民政府辦公廳（室）大型公司——公司辦公室2、綜合性秘書機構的活動圍繞領導活動展開。日常事務性工作。信息參謀工作。溝通協(xié)調工作。3、輔助性既不同于決策機構，也不同于組織內部的業(yè)務性機構。既無權作出決策，也不能主管某項業(yè)務工作。(二)秘書機構設置的原則1、規(guī)范化原則要依據有關法律法規(guī)來設置。要根據精簡的原則來設置：縱向層次盡量少；橫向幅度可適當加大。2、科學化原則（1）組織結構要科學秘書機構設置的層次要合理。內部組織協(xié)調一致，職責分明、聯(lián)絡暢通、運轉高效、服務便利。（2）職責確定要科學要和相應的領導機構相適應，根據服務對象確定職責。（3）人員配備要科學（三）秘書機構的組織形式1、綜理制：把秘書部門的辦文、辦會、辦事等所有工作集中在一起，由統(tǒng)一的辦公廳（室）統(tǒng)籌安排，全面管理。優(yōu)點：有利于集中領導，統(tǒng)籌規(guī)劃，綜合協(xié)調，發(fā)揮整體功能。綜理制模式圖1領導層辦公廳文書處調研處接待處檔案處機要處信訪處綜理制模式圖2領導層辦公室文書工作調研工作接待工作檔案工作機要工作信訪工作2、分理制：是指秘書工作機構內部下設分理機構，承辦分工的具體事宜。優(yōu)點：能充分發(fā)揮各部門專業(yè)管理的作用。分理制模式圖：領導層文書處調研處接待處檔案室機要室信訪處辦公室（四）黨政機關秘書機構1、中央級黨政機關黨中央、國務院辦公廳秘書局信訪局機要局……例：中華人民共和國國務院辦公廳

中華人民共和國國務院辦公廳是協(xié)助國務院領導同志處理國務院日常工作的機構。其主要職責有：（一）負責國務院會議的準備工作，協(xié)助國務院領導同志組織會議決定事項的實施。（會務工作）（二）協(xié)助國務院領導同志組織起草或審核以國務院、國務院辦公廳名義發(fā)布的公文。（文書工作）（三）研究國務院各部門和各省、自治區(qū)、直轄市人民政府請示國務院的問題，提出審核意見，報國務院領導同志審批。（參謀工作）（四）根據國務院領導同志的指示，對國務院部門間出現(xiàn)的爭議問題提出處理意見，報國務院領導同志決定。（參謀工作）

（五）督促檢查國務院各部門和地方人民政府對國務院公文、會議決定事項及國務院領導同志有關指示的執(zhí)行落實情況并跟蹤調研，及時向國務院領導同志報告。（督辦工作）（六）協(xié)助國務院領導同志組織處理需由國務院直接處理的突發(fā)事件和重大事故。（參謀工作）（七）處理群眾來信、接待群眾來訪，及時向黨中央、國務院領導同志報告來信來訪中提出的重要建議和反映的重要問題，辦理黨中央、國務院領導同志交辦的有關信訪事項。（信訪工作）（八）根據國務院領導同志的指示，組織專題調查研究，及時反映情況、提出建議。（調研工作）（九）負責國務院值班工作，及時向國務院領導同志報告重要情況，協(xié)助處理各部門和各地區(qū)向國務院反映的重要問題。（值班工作）（十）做好行政事務工作，為國務院領導同志服務。（事務工作）（十一）辦理國務院領導同志交辦的其他事項。2、省部級黨政機關各省、直轄市、自治區(qū)黨政機關設辦公廳，由辦公廳秘書長統(tǒng)轄，下設處、科兩層。例：廣東省人民政府辦公廳的內設機構：秘書處綜合一處綜合二處建議提案處新聞信息處督辦處

政務公開處人事處保衛(wèi)處

行政處老干部工作處監(jiān)察室（黨委辦）廣東省人民政府辦公廳的職責（一）負責省人民政府和省人民政府辦公廳的文電處理工作，草擬、審核、印發(fā)以省人民政府及省人民政府辦公廳名義發(fā)布的文件；負責省人民政府重大活動的組織安排。（二）起草《政府工作報告》。（三）組織開展調查研究，為省人民政府領導同志提供決策參考。（四）協(xié)助省人民政府領導同志處理需由省人民政府組織處理的突發(fā)事件和重大事故，協(xié)調、督促相關應急管理工作。（五）組織辦理人大代表議案、建議及政協(xié)提案。

（六）收集報送國務院、省人民政府領導同志參閱的信息資料，協(xié)調新聞單位宣傳報道省人民政府重大工作措施和重要政務活動。（七）檢查、督促省人民政府各項決議、決定、重要工作部署和省人民政府領導同志重要批示的貫徹執(zhí)行情況。（八）負責省人民政府信息公開工作，指導、協(xié)調全省政府信息公開工作。（九）協(xié)調省人民政府有關部門、中央駐粵單位、駐軍等關系，對有關問題提出處理意見。（十）管理省人民政府大院，承擔安全保衛(wèi)和行政事務工作。（十一）管理省人民政府辦公廳掛靠單位。（十二）辦理省人民政府領導同志交辦的其他事項。3、省轄市、廳、局、區(qū)、縣級黨政機關市、縣級黨政機關的秘書機構為市委、縣委辦公室和市政府、縣政府辦公室，負責人為辦公室主任。下設科。較大的市設辦公廳，廣州市政府辦公廳。例：番禺區(qū)人民政府辦公室內設機構（一）秘書科（二）督辦科（三）綜合科（四）調研科（掛區(qū)社會經濟發(fā)展研究中心牌子）（五）人事行政科（六）法制科（掛區(qū)人民政府行政復議辦公室牌子）（七）區(qū)應急管理辦公室（掛區(qū)應急指揮中心牌子，副處級）（八）小汽車定編辦公室（掛區(qū)人民政府小汽車定編辦公室牌子）4、鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政機關或設辦公室負責全面工作，或只設若干秘書人員，具體負責秘書工作。（五）企事業(yè)單位的秘書機構1、大中型企業(yè)一般設黨委辦公室、廠長辦公室等；2、小型企業(yè)一般只設若干秘書職位。二、秘書機構的功能1、助手功能;2、參謀功能;3、溝通協(xié)調功能。秘書機構溝通協(xié)調模式圖秘書機構領導下級部門部門外部單位三、秘書團隊的組建與管理（一）秘書團隊群體，在英文中為Group；團隊，在英文中為Team；團隊不同于群體。群體可能只是一群烏合之眾，并不具備高度的戰(zhàn)斗能力，而一個有高度競爭力、戰(zhàn)斗力的團隊，必須有“團隊精神”（Teamspirit）。

法國古斯塔夫·勒龐（GustaveInBon，1841－1931）《烏合之眾》：大眾心理學群體中的個人會表現(xiàn)出明顯的從眾心理，勒龐稱之為“群體精神統(tǒng)一性的心理學規(guī)律（lawofthementaltmity

ofCrowds）”，這種精神統(tǒng)一性的傾向，造成了一些重要后果。教條主義、偏執(zhí)、人多勢眾不可戰(zhàn)勝的感覺，以及責任意識的放棄。用他的話說："群體只知道簡單而極端的感情；提供給他們的各種意見、想法和信念，他們或者全盤接受，或者一概拒絕，將其視為絕對真理或絕對謬論。"

個人可以接受矛盾，進行討論，群體是絕對不會這樣做的。在公眾集會上，演說者哪怕做出最輕微的反駁，立刻就會招來怒吼和粗野的叫罵。在一片噓聲和驅逐聲中，演說者很快就會敗下陣來。出現(xiàn)這種情況的一個主要原因是：約束個人的道德和社會機制在狂熱的群體中失去了效力。群體意識到肯定不會受到懲罰——而且人數(shù)越多，這一點就越是肯定——以及因為人多勢眾而一時產生的力量感。在群體中間，就像"傻瓜、低能兒和心懷妒忌的人"一樣，在擺脫了自己卑微無能的感覺之后，會產生出一種殘忍、短暫但又巨大的能量。孤立的個人很清楚，在孤身一人時，他不能焚燒宮殿或洗劫商店，即使受到這樣做的誘惑，他也很容易抵制這種誘惑。

但是在成為群體的一員時，他就會意識到人數(shù)賦予他的力量，這足以讓他生出殺人劫掠的念頭，并且會立刻屈從于這種誘惑。出乎預料的障礙會被狂暴地摧毀。群體感情的狂暴，尤其是在異質性群體中間，又會因責任感的徹底消失而強化。領袖的特質斷言；重復；傳染；外加一點名望。討論11、如果你是某一團體的領導人，請你對你評估該團體的工作情況，并分析該團體的原因。2、你在團體工作中，遇到過什么困難嗎？你采取什么方法解決它了嗎？討論2《西游記》中唐僧帶領孫悟空、豬八戒、沙僧組成了一個團隊，前往西天取經，最終獲得成功。這個團隊有什么特點呢？唐僧本事并不大，但為什么能夠領導本領高強的三人完成任務呢？1、這個團隊是一個優(yōu)秀的團隊成員都有一個共同的目標;是民主型、開放型的團隊;能夠團結一致、互相幫助，彼此認同;團隊規(guī)模適當，能夠按照成員特點、工作需要來分工;團隊成員具有責任心。2、唐僧是一個出色的領導者他具有堅強的成功意志;他具有明確的奮斗目標;他是開放的、民主的領導;他知人善任。（二）優(yōu)秀的秘書團隊應具備的要求1、共同的目標團隊的共同目標是維持團隊的基本條件?？梢允箞F隊成員在遇到緊急情況時，統(tǒng)一思想與行動，形成合力。2、相互合作，彼此認同在秘書團隊中要求每個成員成為全才、通才是不現(xiàn)實的。把各種不同能力的成員組合起來，可以使秘書團隊成為一個優(yōu)化的團隊。成員間相互配合，相互關心，產生情感上的認同感，有助于集體意識的形成，效率的提高。3、責任心成員都要有明確的責任意識，共同分擔責任。要變“讓我負責”為“我要負責”。（三）秘書團隊的內部結構1、規(guī)模秘書隊伍如果過于龐大，會導致人浮于事，重復交叉，推諉扯皮等現(xiàn)象。人員少，任務多，會出現(xiàn)疲于應付，工作不細致等現(xiàn)象。要按照工作性質、工作量的實際情況，根據精減原則，區(qū)別綜理制和分理制，設置好秘書團隊。中國俗語人多力量大；一個和尚挑水吃，兩個和尚擔水吃；三個和尚沒水吃。在群體組織中，是不是1+1>2？德國心理學家瑞格爾曼的拉繩實驗

參與測試者被分成四組，每組人數(shù)分別為一人、二人、三人和八人。瑞格爾曼要求各組用盡全力拉繩，同時用測力器分別測量拉力。測量的結果：二人組的拉力只為單獨拉繩時二人拉力總和的95%；三人組的拉力只是單獨拉繩時三人拉力總和的85％；而八人組的拉力則降到單獨拉繩時八人拉力總和的49％。

實驗告訴我們：1＋1＜2美國機能心理學家和實驗心理學家威廉·詹姆斯(WilliamJames,1842－1910)，2-12人的群體效率較高。2、秘書團隊成員角色分配結合成員特點和工作特點來分工、定責。3、秘書團隊的管理者團隊管理者對團隊績效有重大影響。團隊管理者者的工作內容：主要圍繞計劃的提出、實施、資源的提供、問題的解決和處理展開。團隊管理者類型：專制型：通過權力、命令、制度開展工作，是指示命令型的管理方式。民主型：通過共同商量、探討開展工作，是民主型的管理方式。開放型：尊重成員的自主性，通過自主計劃、自已管理開展工作，是以下為中心、暗示性的管理方式。4、規(guī)范包括成文規(guī)范和不成文規(guī)范。成文規(guī)范根本規(guī)范：來自憲法的規(guī)范；普通規(guī)范：來自基本法律的行政法規(guī)的規(guī)范；部門規(guī)范：機關和秘書部門的工作規(guī)范。不成文規(guī)范團隊形成的、自覺遵守的、不成文的規(guī)范。如：穿著得體；上班時間不能無休止聊天或玩游戲；不用單位電話辦私事；盡可能地使用自己的辦公用具；節(jié)約使用辦公用具。（四）增強團隊效率的方法一是公平團隊當中的每一個成員都有公平的要求。公平可分為程序上的公平和結果上的公平。二是績效評估方法團隊需要一套公平、透明的績效評估體系，對成員的努力績效做出評價。三是人際關系團隊要創(chuàng)造和諧的人際關系氛圍，使團隊成員可以在簡單的人際關系中，輕松而又全力以赴地進行工作。例：《杜拉拉升職記》02——單相思與性騷擾的區(qū)別

海倫像是猜到了她的心思，主動說：“公司對談戀愛沒有相關限制，不過員工之間要結婚的話就有規(guī)定了，直線上、下級之間不可以有婚姻關系，否則其中一個要調開——一般說來，夫妻雙方中會有一方主動離開公司。員工之間結婚的非常少見，尤其是經理級別以上的員工，到現(xiàn)在為止我還沒見過哪位經理在公司談戀愛呢。”

拉拉說：“結婚的事情明確規(guī)定了嗎？”

海倫說：“當然，員工手冊上寫著的，新員工入職的時候不都讓在員工手冊上面簽字、確認了解并保證遵守嗎？回頭你好好研究研究就知道啦?！?/p>

拉拉聽說員工手冊上還有這內容，當下就回去仔細通讀了一遍，發(fā)現(xiàn)這手冊還真能回答很多問題。

拉拉上班第一周，在幾樣文件上簽了名，除了勞動合同外，還有諸如意外險受益人指定書、員工手冊、商業(yè)行為準則等。

商業(yè)行為準則，就是公司用正式的書面形式，告訴員工什么可以做、什么不可以做，如果非做會受到什么樣的處罰等，公司通過這套準則讓員工明白，這里的企業(yè)文化認為，什么是道德的什么是不道德的。四、秘書工作績效測評（一）績效測評的含義績效是指一個組織的成員完成某項任務，以及完成該項任務的效率與效能?？冃y評是指為達到這一目的，運用特定的指標，比照統(tǒng)一標準，采取規(guī)定的方法，對績效作出價值判斷的一種認識活動。（二）績效測評的內容通常包括個體素質評價和業(yè)績評定。個體素質評價包括性格、知識、技能、適應性等方面。（個體能力，占百分之二十）業(yè)績評定包括完成工作情況（業(yè)績，占百分之六十）和工作態(tài)度。（態(tài)度，占百分之二十）（三）績效測評的方法縱向考評；橫向考評；360度考評；自我考評。360度績效評估法最早由典范企業(yè)英特爾首先提出并加以實施的。后經1993年美國《華爾街時報》與《財富》雜志引用后，開始得到廣泛關注與應用。它是一種從不同角度獲取組織成員工作行為表現(xiàn)的觀察資料，然后對獲得的資料進行分析評估的方法。

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