OA系統(tǒng)使用管理制度

OA一、總則1〔OAE-Office承受效勞器/客戶端/掃瞄器構(gòu)造，建立起來的掩蓋全公司治理人員的辦公信息治理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公、無紙化辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的重要組成局部，是提高公司辦公整體治理水平的重要手段。2、為了加強(qiáng)對公司OA系統(tǒng)的治理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約本錢，加快辦公自動化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題，從而系統(tǒng)地推動治理工作朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向進(jìn)展，結(jié)合公司實(shí)際狀況，制定本制度。二、組織職責(zé)OA1、公司行政人事部是公司辦公自動化OA、負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)規(guī)章制度；、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計(jì)、修改；、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)各職能部室工作流程設(shè)計(jì)的審核；、負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限；、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；、負(fù)責(zé)工作流程的歸檔，并為其他部門供給查詢；、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更的監(jiān)視；、負(fù)責(zé)對系統(tǒng)內(nèi)的保密設(shè)置進(jìn)展定期檢查；2、OA系統(tǒng)治理員負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和效勞支撐工作，負(fù)責(zé)效勞器的治理維護(hù)和日常運(yùn)行。主要職責(zé)為：、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)軟件的配置升級治理；、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；、負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)治理規(guī)章制度；、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作；、負(fù)責(zé)OA效勞器、操作系統(tǒng)和硬件的維護(hù)，確保效勞器安全運(yùn)行；、負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊、注銷等治理；、負(fù)責(zé)OA平臺功能模塊各部門書寫權(quán)限的設(shè)置。3OAOA主要職責(zé)為：、負(fù)責(zé)現(xiàn)有用戶、及增用戶的審核；、負(fù)責(zé)供給用戶〔變更或注銷〕信息給OA系統(tǒng)治理員。三、根底治理1、使用OA系統(tǒng)的各級用戶應(yīng)保證各類文件處理的響應(yīng)時(shí)間。系統(tǒng)全部用戶至少在每個(gè)工作日上午、中午的上班后一個(gè)小時(shí)內(nèi)，中午和下午下班前一個(gè)小時(shí)內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)掃瞄一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的準(zhǔn)時(shí)傳送，最好能長期登陸進(jìn)OA辦公。28個(gè)工作小時(shí)〔即一個(gè)工作日內(nèi)〕。如有應(yīng)長期外出、請假、調(diào)休等特別緣由造成無法使用OA系統(tǒng)的，必需將全部或局部權(quán)限授權(quán)給關(guān)聯(lián)人員，以保證各類業(yè)務(wù)的正常流轉(zhuǎn)。3、每位OA用戶的登錄名和登錄密碼應(yīng)予以嚴(yán)格保密，并做到定期更密碼，以防他人盜用賬戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名全部人負(fù)責(zé)；同時(shí)為保障系統(tǒng)安全，各個(gè)用戶不得在網(wǎng)吧和其他公共場所使用公用電腦登錄OA4、每位OA用戶要保證在OA系統(tǒng)上公布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的準(zhǔn)確性、完整性和標(biāo)準(zhǔn)性，并對OA應(yīng)予以執(zhí)行和遵守。5、OA系統(tǒng)中的各分類公告及聞均由有權(quán)限人員予以公布和更，具體內(nèi)容由本單位負(fù)責(zé)人確定，聞內(nèi)容不應(yīng)涉及相關(guān)商業(yè)機(jī)密；人事公告或日常行政公告由行政人事部負(fù)責(zé)統(tǒng)一公布和治理，主要涉及各級人員的職務(wù)任免、調(diào)動和重大獎(jiǎng)懲〔包括通報(bào)表揚(yáng)、重大表揚(yáng)、嚴(yán)峻警告〕以及員工錄用和辭退等人事信息；各公司和總部公布的日常行政公告，主要涉及本單位的制度公布、管理標(biāo)準(zhǔn)和其他重大事項(xiàng)等內(nèi)容。6、各級OA用戶應(yīng)認(rèn)真遵守本制度的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)展標(biāo)準(zhǔn)使用和操作，違反本制度規(guī)定進(jìn)展操作或使用的，將由上級主管或總部系統(tǒng)治理人員視情節(jié)輕重賜予輕度至中度類別過失懲罰。四、應(yīng)用治理1、流程模塊的使用、流程模塊是OA平臺的精華所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事務(wù)三大類型。用戶只需依據(jù)實(shí)際需求如：請假申請、加班申請、出差申請、選購申請、工作交辦等等，填寫相應(yīng)授權(quán)范圍內(nèi)的表單，并依據(jù)系統(tǒng)綁定的流程提交審核。固定表單綁定流程中的各級用戶應(yīng)依據(jù)公司相關(guān)制度規(guī)定和要求對表單進(jìn)展操作和審批。、各流程節(jié)點(diǎn)的辦理人應(yīng)準(zhǔn)時(shí)審批處理流程發(fā)起人所要辦理的事情，以免耽誤發(fā)起人辦理。、用戶建流程并提交后應(yīng)點(diǎn)擊“已辦事宜”，以確保所設(shè)流程的準(zhǔn)確性。上級審批人在接收到流程發(fā)起人的申請后應(yīng)準(zhǔn)時(shí)審批，假設(shè)拒絕發(fā)起人的申請可不進(jìn)展提交，但必需在簽辦反響中寫明拒辦理由并保存反響，流程發(fā)起人在接收到回退指令后，應(yīng)認(rèn)真查閱回退理由，以便重調(diào)整和更改流程。、綁定流程的固定表單按業(yè)務(wù)實(shí)際需要對發(fā)起人進(jìn)展授權(quán)，每個(gè)用戶可發(fā)起使用的固定《附1：流程表單分類說明》。2、文檔歸檔、查詢和共享、各級用戶均可對自行發(fā)起、審批或協(xié)同的協(xié)同文檔或固定表單進(jìn)展歸檔，但原則上一般由流程中的最終協(xié)同或使用人進(jìn)展歸檔。、工作流程歸檔時(shí)是按文檔類別進(jìn)展的合理歸檔，一般人員可在公共文檔的工作流歸檔文件夾中查看與自己相關(guān)的工作流文檔。、公共文檔中設(shè)置了部門文檔文件夾，各部門主管可設(shè)置各自部門文檔查詢、編輯或下載權(quán)限，確保文檔只給有對應(yīng)權(quán)限的人使用或查閱，重要業(yè)務(wù)文檔或財(cái)務(wù)報(bào)表等文檔一般只能設(shè)置查詢權(quán)限，不得開放編輯和下載權(quán)限，以保證重要數(shù)據(jù)的安全性。、各級有權(quán)限人員均可進(jìn)入公共文檔中進(jìn)展相關(guān)業(yè)務(wù)文檔的調(diào)閱和使用，各部門主管有附件2:《OA平臺公共文檔權(quán)限安排表》。3、工作日志〔1〕4、郵件及消息的應(yīng)用、各個(gè)用戶均已在OA系統(tǒng)中綁定了內(nèi)部郵箱和消息，各用戶應(yīng)定期檢索自己的收件箱，以查收和處理郵件。、內(nèi)部郵件和消息主要用于與公司內(nèi)部人員溝通和溝通，內(nèi)部各部門溝通和溝通應(yīng)盡可能使用協(xié)同方式進(jìn)展，以提高業(yè)務(wù)處理效率。、OA平臺各人員如有任何待辦事宜都會有消息彈出框進(jìn)展提示。員工每隔一段應(yīng)對內(nèi)部郵件和內(nèi)部消息進(jìn)展清理工作，以免長時(shí)間積存影響效勞器處理速度。五、安全保密1、依據(jù)公司《公司網(wǎng)絡(luò)治理制度》的規(guī)定，為了保證各單位的網(wǎng)絡(luò)暢通，嚴(yán)禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網(wǎng)絡(luò)帶寬的軟件，嚴(yán)禁在線觀看與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻；嚴(yán)禁對網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進(jìn)展非法操作。2、OA系統(tǒng)的全部用戶，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不安康的信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。3、OA系統(tǒng)中的全部用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)供給的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)效勞。4、未經(jīng)治理人員的同意，任何人不得隨便讓公司無關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容。六、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)為確保網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，全體員工都有對OA系統(tǒng)維護(hù)的義務(wù)；1、公司OA治理員是公司OA2、制止在OA系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；3、未經(jīng)許可，不得私自轉(zhuǎn)變OA系統(tǒng)的桌面內(nèi)容；4、不得對網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行進(jìn)展人為設(shè)限。七、考核為強(qiáng)化OA系統(tǒng)的安康運(yùn)行，發(fā)揮其有效作用，實(shí)施考核治理。1、OA系統(tǒng)自動對協(xié)同工作進(jìn)展跟蹤，對每位同事工作事項(xiàng)的處理周期、處理件數(shù)、延誤狀況進(jìn)展記錄。并將使用狀況納入季度或年度考核范圍。2、對長期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求進(jìn)展標(biāo)準(zhǔn)使用；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，對工作造成不良影響的，將依據(jù)事務(wù)的后果狀況進(jìn)展處理，對考考核周期內(nèi)處理事務(wù)周期較短的獎(jiǎng)懲相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嘉獎(jiǎng)。3、對不遵守規(guī)定、影響流程傳輸正常運(yùn)行的使用部門和使用人員，依照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。4、對泄落機(jī)密，造成不良后果的，按公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)展處理。八、應(yīng)急措施應(yīng)急措施是保證、文件信息、資料不喪失的有效措施。1、對公司制度、報(bào)告、考核、檔案等有價(jià)值的內(nèi)容、信息，在公布的同時(shí)，公布人還應(yīng)進(jìn)展備份，以避開信息喪失。2、公共文檔中各部門體系文件，各部門主管應(yīng)留有本部門相關(guān)備份文件。3