會(huì)計(jì)基礎(chǔ)第十章會(huì)計(jì)檔案課件

第十章會(huì)計(jì)檔案第一節(jié)會(huì)計(jì)檔案第十章會(huì)計(jì)檔案第一節(jié)會(huì)計(jì)檔案1一、會(huì)計(jì)檔案的概念會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。如何理解？

一、會(huì)計(jì)檔案的概念會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等21、會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物注意：會(huì)計(jì)檔案僅指會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)核算材料，即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理活動(dòng)中形成的文件材料，如會(huì)計(jì)工作政策法規(guī)、制度辦法、預(yù)算、財(cái)務(wù)計(jì)劃、總結(jié)等則不屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇，而是屬于文書檔案的范疇。1、會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物32、會(huì)計(jì)檔案是重要的憑證和史料會(huì)計(jì)檔案是一種原始記錄，它以豐富的數(shù)據(jù)信息記載著各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，具有很強(qiáng)的憑證性，是各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要依據(jù)。2、會(huì)計(jì)檔案是重要的憑證和史料43、內(nèi)容：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料4、保管期限和銷毀辦法由國(guó)務(wù)院財(cái)政部門會(huì)同有關(guān)部門制定。3、內(nèi)容：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料5【例】以下會(huì)計(jì)資料中不屬于會(huì)計(jì)檔案的是（C）A現(xiàn)金日記賬B總賬C銷貨合同D購(gòu)貨發(fā)票【例】以下會(huì)計(jì)資料中不屬于會(huì)計(jì)檔案的是（C）6二、會(huì)計(jì)檔案的作用1、反映作用2、史料作用3、查證作用4、監(jiān)督作用二、會(huì)計(jì)檔案的作用1、反映作用7三、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容1、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總記賬憑證和其他會(huì)計(jì)憑證。2、會(huì)計(jì)賬簿類：按用途可分為：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)賬、輔助賬（也稱備查賬）及其他會(huì)計(jì)賬簿等。其外形一般有：訂本式、活頁(yè)式和卡片式三種。三、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容1、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總記83、財(cái)務(wù)報(bào)告類：按時(shí)間分有月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)；按內(nèi)容分有資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、資金活動(dòng)情況表等；按編制單位分有單位報(bào)表、匯總報(bào)表；按服務(wù)對(duì)象分有內(nèi)部報(bào)表和外部報(bào)表。3、財(cái)務(wù)報(bào)告類：按時(shí)間分有月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)；按內(nèi)容分有資產(chǎn)負(fù)94、其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等及會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等?！镒ⅲ簩?shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料也應(yīng)歸檔。（其它類）4、其他類：10三、會(huì)計(jì)檔案的種類及分類方法1、會(huì)計(jì)檔案的種類（1）按會(huì)計(jì)工作性質(zhì)分：企業(yè)（公司）會(huì)計(jì)檔案、預(yù)算會(huì)計(jì)檔案和銀行會(huì)計(jì)檔案（2）按會(huì)計(jì)期限分：永久會(huì)計(jì)檔案和定期會(huì)計(jì)檔案三、會(huì)計(jì)檔案的種類及分類方法1、會(huì)計(jì)檔案的種類112、會(huì)計(jì)檔案的分類方法實(shí)際操作中，往往是采用“復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法”，即將上述兩種分類方法結(jié)合使用，如：（1）年度—形成分類法：指某年度的憑證、某年度的賬簿、某年度的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和某年度的其他檔案2、會(huì)計(jì)檔案的分類方法實(shí)際操作中，往往是采用“復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法12適用：企業(yè)事業(yè)單位（2）年度—機(jī)構(gòu)分類法：適用：各級(jí)財(cái)務(wù)、稅務(wù)等部門和所屬單位較多的大型企業(yè)適用：企業(yè)事業(yè)單位13第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案保管一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔與保管要求（一）歸檔要求1、歸檔時(shí)間上的要求：《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條第二款規(guī)定：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)

第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案保管一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔與保管要求14構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納不得兼管會(huì)計(jì)檔案。2、歸檔范圍上要求構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。未設(shè)立檔案機(jī)15注意：工資年報(bào)，職工工資、獎(jiǎng)金及各種福利審批名冊(cè)，養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納名冊(cè)，調(diào)整、新增審批表，職工聘用、轉(zhuǎn)正等審批表、協(xié)議書，事業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，清產(chǎn)核資材料，財(cái)務(wù)制度，上級(jí)指標(biāo)文件等均屬文書檔案。注意：163、歸檔的具體要求：1）、收集、整理應(yīng)符合規(guī)范——應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)核算材料要求齊全、完整、準(zhǔn)確，且分類清楚、組卷合理、排序科學(xué)、編目清晰。2）、保持原封裝——移交歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，特殊情況需拆封，重新整理的，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。3、歸檔的具體要求：173）、簽章要完整——會(huì)計(jì)憑證封面、賬簿封面及啟用頁(yè)、報(bào)表封面等需由經(jīng)手人員、會(huì)計(jì)主管人員、單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章的，應(yīng)當(dāng)要完整齊全。4）會(huì)計(jì)電算化的單位應(yīng)當(dāng)保存打印紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案3）、簽章要完整——會(huì)計(jì)憑證封面、賬簿封面及啟用頁(yè)、報(bào)表封面184、會(huì)計(jì)檔案歸檔程序（1）對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷各單位每年形成的會(huì)計(jì)資料，年度終了后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。4、會(huì)計(jì)檔案歸檔程序（1）對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷19【2】單選：各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由（A）負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。A會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)B檔案部門C人事部門D指定專人【2】單選：各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由（A20（2）對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編制卷號(hào)（3）編制保管清冊(cè)（2）對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編制卷號(hào)21會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)卷號(hào)類別案卷名稱起止

年月日卷內(nèi)頁(yè)數(shù)保管期限存放地點(diǎn)備注

會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)卷號(hào)類別案卷名稱起止

年月日卷內(nèi)頁(yè)數(shù)保22（二）移交要求1、移交手續(xù)（編制移交清冊(cè)——監(jiān)交下逐項(xiàng)交接——相關(guān)人員簽章）移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、（二）移交要求1、移交手續(xù)（編制移交清冊(cè)——監(jiān)交下逐項(xiàng)交接—23已保管期限等內(nèi)容。交接時(shí)，雙方應(yīng)按照移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)在移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。已保管期限等內(nèi)容。交接時(shí)，雙方應(yīng)按照移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接242、移交制度（1）單位終止：?jiǎn)挝怀蜂N、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在辦理手續(xù)前形成的會(huì)計(jì)檔案，由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交檔案館代管。

（2）單位分立：分種情況：一是分立且存續(xù)的；二是分立后解散的；三是分立后未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)的；四是因業(yè)務(wù)移交單位辦理所涉及到會(huì)計(jì)檔案的2、移交制度25（3）單位合并：?jiǎn)挝缓喜⒑笤鲉挝唤馍⒒蛞环酱胬m(xù)其他方解散的，各單位的會(huì)計(jì)檔案由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。（3）單位合并：?jiǎn)挝缓喜⒑笤鲉挝唤馍⒒蛞环酱胬m(xù)其他方解散的26（三）保管要求1、由檔案機(jī)構(gòu)保管，未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的單位，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納不得兼任會(huì)計(jì)檔案的保管工作2、對(duì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行科學(xué)管理（三）保管要求1、由檔案機(jī)構(gòu)保管，未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的單位，會(huì)計(jì)27二、會(huì)計(jì)檔案的保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。

定期保管期限：分為3年、5年、10年、15年、25年5類。（記憶方法：3×5=15+10=25）月季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：3年銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、固定資產(chǎn)卡片（報(bào)廢清理后）：5年二、會(huì)計(jì)檔案的保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。28各種憑證、總賬、明細(xì)賬、輔助賬簿和會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)這15年?，F(xiàn)金、銀行日記賬：25年年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（決算）、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)：永久會(huì)計(jì)檔案的保管期限為最低保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。各種憑證、總賬、明細(xì)賬、輔助賬簿和會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)這15年。29【例】單選：會(huì)計(jì)檔案的保管期限從（A）算起。Ａ?xí)?jì)年度終了后第一天Ｂ審計(jì)報(bào)告之日Ｃ移交檔案管理機(jī)構(gòu)之日Ｄ會(huì)計(jì)資料的整理裝訂之日【例】單選：原始憑證和記賬憑證的保管期限為（A）Ａ.１５年Ｂ.２５Ｃ.３年Ｄ.１０年【例】單選：會(huì)計(jì)檔案的保管期限從（A）算起。30【例】單選：定期保管期限分為（C）Ａ.３、10、20、30、40年5種Ｂ.1、5、10、15、20年5種Ｃ.3、5、10、15、20年5種Ｄ.3、5、10、15、25年5種【例】單選：定期保管期限分為（C）31三、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制1.會(huì)計(jì)檔案為本單位提供查閱利用，不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。

三、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制322、外單位人員必須持有單位正式介紹信，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以辦理查閱手續(xù)。而本單位人則需會(huì)計(jì)主管人員或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。3、辦理查閱手續(xù)時(shí)必須要登記相關(guān)內(nèi)容4.查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在案卷中涂畫、拆散原卷冊(cè)，也不得抽換。

2、外單位人員必須持有單位正式介紹信，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，33四、會(huì)計(jì)檔案的銷毀對(duì)保管期滿，需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，一般按以下程序進(jìn)行。

（1）由保管會(huì)計(jì)檔案的機(jī)構(gòu)或人員提出銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》如書P201四、會(huì)計(jì)檔案的銷毀對(duì)保管期滿，需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，一般按以34（2）單位負(fù)責(zé)人審核后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽署意見。

（3）會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，應(yīng)按規(guī)定指派人員監(jiān)銷。對(duì)于一般企事業(yè)單位，由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷；國(guó)家機(jī)關(guān)應(yīng)由同級(jí)財(cái)政、審計(jì)部門派員監(jiān)銷；財(cái)政部門的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門派員監(jiān)銷。（2）單位負(fù)責(zé)人審核后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽署意見。

（35（4）會(huì)計(jì)檔案銷毀前，監(jiān)銷人員要按照清冊(cè)所列的內(nèi)容，對(duì)要銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。

（5）會(huì)計(jì)檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并及時(shí)將監(jiān)銷情況向本單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。

（4）會(huì)計(jì)檔案銷毀前，監(jiān)銷人員要按照清冊(cè)所列的內(nèi)容，對(duì)要銷毀36注意：保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單