糖業(yè)公司三項費(fèi)用管理辦法

十二、三項費(fèi)用管理辦法（一）日常辦公用品管理1、各區(qū)辦公材料，由西區(qū)備件庫統(tǒng)一辦理入庫手續(xù)，否則，每次對責(zé)任人罰款50元。2、備件庫班長根據(jù)庫存情況申報日常辦公用品計劃，按照程序辦理驗質(zhì)入庫手續(xù)。臨時需用的辦公用品，由各部門寫出申請計劃，報總經(jīng)理審批后，由采購部采購。3、生產(chǎn)崗位記錄、筆墨由質(zhì)管部報計劃，統(tǒng)一印制購買。其他支持服務(wù)部門不配發(fā)筆墨。4、崗位記錄，使用單位申請并提供表樣，經(jīng)質(zhì)管部長批準(zhǔn)，由質(zhì)管部聯(lián)系統(tǒng)一印制、發(fā)放。5、綜合部統(tǒng)一管理所有辦公用具，（桌椅、沙發(fā)、床鋪等）建立臺賬。各部門必須指定專人管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自拆卸、挪用。否則，發(fā)現(xiàn)一次對責(zé)任人罰款50元，造成損失當(dāng)事人照價賠償。6、辦公用品領(lǐng)用（計算器、打印機(jī)及配件、電腦配件、電話機(jī)、文件夾等）嚴(yán)格執(zhí)行交舊領(lǐng)新，無舊件不予領(lǐng)用，否則，對當(dāng)事人罰款50元。新增辦公用品須經(jīng)總經(jīng)理簽批，綜合部統(tǒng)一報計劃，由備件采購部購買。7、辦公用具、用品每季度由綜合部檢查一次并更新臺帳，出現(xiàn)登記錯誤一次罰責(zé)任人50元。8、工作變動時，應(yīng)主動向綜合部辦理退還手續(xù)，不按規(guī)定辦理手續(xù)，人力資源部不得辦理調(diào)、離手續(xù)。（二）公司內(nèi)部招待1、招待煙（1）高層來客招待用煙，由綜合部分管職員派送，并登記。（2）各部門來客用煙，到綜合部分管職員處領(lǐng)取，并登記。（3）除總經(jīng)理辦公室外，其他辦公室平時一律不放招待煙。（4）外事協(xié)調(diào)須購買招待煙時，由綜合部統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)。其他系統(tǒng)不得私自報銷，若財務(wù)分中心審票人員把關(guān)不嚴(yán)，發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。2、就餐招待（1）需到集團(tuán)餐廳招待的，由各系統(tǒng)負(fù)責(zé)人安排公司綜合部辦理。（2）在公司伙房招待的，由各部門、車間持系統(tǒng)負(fù)責(zé)人簽批的就餐通知單，通知綜合部統(tǒng)一安排。（3）員工已申報加班的不再安排工作餐，副中層以上管理人員因開會、工作加班，可由部門持系統(tǒng)負(fù)責(zé)人簽批的就餐通知單，由綜合部統(tǒng)一安排。（4）加班工作餐、來客招待及常駐外請技術(shù)人員就餐標(biāo)準(zhǔn)按集團(tuán)規(guī)定執(zhí)行。（5）各級、各類人員就餐招待，不再另外配發(fā)招待煙。（6）伙房應(yīng)嚴(yán)格按各系統(tǒng)負(fù)責(zé)人簽批的就餐通知單執(zhí)行，超標(biāo)準(zhǔn)部分公司不予報銷。（三）車輛補(bǔ)貼1、享受公司車補(bǔ)的車輛，車補(bǔ)由綜合部分管職員核實造單，綜合部長簽字，分系統(tǒng)進(jìn)行報簽。否則，不得入帳，如不按程序辦理，對財務(wù)中心罰款50元/次。2、差旅費(fèi)用按原規(guī)定執(zhí)行，營銷中心按包干費(fèi)用執(zhí)行。（四）票據(jù)的審核1、財務(wù)審核發(fā)票人員，在審核費(fèi)用發(fā)票時看是否有領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員簽字：領(lǐng)導(dǎo)簽字應(yīng)該是部門領(lǐng)導(dǎo)；相關(guān)人員是指經(jīng)辦人、報賬人。并且審核以下內(nèi)容：報銷票據(jù)單位名稱齊全，要有收款單位發(fā)票專用章、費(fèi)用項目、詳細(xì)清單、用途說明、日期、單價、數(shù)量、大小寫金額及開票人、收款人簽章。并在審核好的發(fā)票上簽字。2、審核票據(jù)的真實性、完整性：票據(jù)真實、金額相符、票據(jù)正規(guī)、完整且符合報賬要求。3、審核費(fèi)用發(fā)票報銷標(biāo)準(zhǔn)：差旅費(fèi)按照級別及報銷標(biāo)準(zhǔn)報銷、業(yè)務(wù)招待費(fèi)必須情況屬實(有情況說明、詳細(xì)清單)，員工福利費(fèi)的報銷金額是否超限。（五）票據(jù)的會簽及報銷相關(guān)規(guī)定1、所有費(fèi)用票據(jù)均實行四人匯簽，即單位財務(wù)初審、系統(tǒng)主管、財務(wù)主管、總經(jīng)理。2、三項費(fèi)用按定額為考核基數(shù)，每月核算，超額不予報銷；特殊情況者，寫出書面申請，經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施，超額部分不計入公司對綜合部的當(dāng)月考核。但計入部門全年費(fèi)用。3、各部門所需辦公用品，須報計劃，由采購部統(tǒng)一采購，個人私自購買將不予報銷費(fèi)用。特殊情況者，寫出書面說明，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報銷。4、內(nèi)部招待由責(zé)任單位申請，系統(tǒng)主管批準(zhǔn)，綜合部統(tǒng)一安排在公司餐廳招待，費(fèi)用計入本部門當(dāng)月三項費(fèi)用。5、外部招待由責(zé)任單位詳細(xì)填寫外部招待申請單，經(jīng)系統(tǒng)主管批準(zhǔn)，綜合部復(fù)核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。當(dāng)月費(fèi)用超支，綜合部不予在申請單上簽字，并向系統(tǒng)主管說明，確因?qū)嶋H情況必須招待的，由系統(tǒng)主管向總經(jīng)理匯報批準(zhǔn)后執(zhí)行。6、在外出差人員，因業(yè)務(wù)發(fā)展確需外部招待或購買禮品時，需電話請示主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理，批準(zhǔn)后方可實施。出差返回后，立即補(bǔ)辦申請手續(xù)。否則不予報銷。7、外部招待需提供申請單所申請餐館的正規(guī)發(fā)票，出差在外地招待的，需提供出差所在地正規(guī)發(fā)票，否則財務(wù)不預(yù)審核簽票。8、差旅費(fèi)需提供出差所在地住宿、就餐發(fā)票及出差使用交通工具的正規(guī)票據(jù)，否則財務(wù)不預(yù)審核簽票。9、報銷費(fèi)用時，一個單據(jù)不能同時出現(xiàn)兩個單位式樣的發(fā)票，否則視為弄虛作假，將不予報銷。10、發(fā)現(xiàn)票據(jù)弄虛作假者，給予報票人同等數(shù)額的罰款，并在公司內(nèi)通報批評。11、董事長、總經(jīng)理票據(jù)互審簽字，集團(tuán)不再審簽。12、簽票時，由綜合部通知報銷當(dāng)事人自行前往說明情況，否則不予會簽。13、對不按上述制度辦理的人員，每次罰款100元。14、總體費(fèi)用考核到各系統(tǒng)，按定額每月核算，超支不報。（二）公司招待1.1、**區(qū)域內(nèi)招待由責(zé)任單位申請、主管副總同意、綜合部審批、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合部統(tǒng)一安排接待；**區(qū)域外招待經(jīng)申請，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（同以上）后報綜合部登記在冊，由綜合部出具《就餐通知單》，電話同意后方可異地用餐。1.2、各單位需要招待前，應(yīng)填寫《內(nèi)部招待申請單》或《外部招待申請單》，注明招待日期、事由、對象、人數(shù)、就餐標(biāo)準(zhǔn)等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（同以上）審核、審批后交綜合部備存、安排接待。特殊情況下，需要臨時招待的，事前也必須取得主管副總批準(zhǔn)，知會綜合部，事后三日內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)，否則不予報銷。1.3、如需在招待當(dāng)天安排住宿的，必須填寫《外部招待申請單》，經(jīng)主管副總審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后交綜合部統(tǒng)一安排。招待標(biāo)準(zhǔn)：2.1、招待煙酒，分四檔：AAAA級招待高端客人，煙配軟中華，酒由總經(jīng)理自定。AAA級煙配硬中華（蘇煙），酒配瀘州中華老字號（海之藍(lán)）。AA級煙配芙蓉王（玉溪），酒配洋河藍(lán)瓷（瀘州八年陳）。A級煙配帝豪（紅旗渠），酒配黑字雙溝。如需啤酒，與綜合部主管人員溝通后再臨時確定。2.2、就餐標(biāo)準(zhǔn)，分四檔：AAAA級高檔餐飲，為600-900元。AAA級中檔餐飲，每人50元餐費(fèi)。AA級普通檔次，每人35元。A級基本檔次，每人17元。以上各檔次就餐標(biāo)準(zhǔn)均不含酒水。招待六人以下配煙一盒，七人以上配煙兩盒，酒根據(jù)情況再定。2.3內(nèi)部招待標(biāo)準(zhǔn)A、1—3人每人20元，4人以上每人17元。B、白酒為黑字雙溝，啤酒為每瓶4元以下。C、外請工程技術(shù)人員，第一餐按公客標(biāo)準(zhǔn)，以后中、晚每餐20元，早餐5元。D、加班工作餐每人5元，不提供煙酒。E、國家法定節(jié)假日給員工發(fā)放10元免費(fèi)就餐券。各部門招待來客用煙，到綜合部領(lǐng)取，并登記在冊。外事協(xié)調(diào)須在外購買招待煙酒時，需經(jīng)主管副總同意，并知會綜合部，由綜合部統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)，其他系統(tǒng)不得私自報銷。若財務(wù)分中心審票人員把關(guān)不嚴(yán)，發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。條件允許的情況下，一般不用飯店的煙酒。就餐地點及注意事項：3.1、內(nèi)部招待：公司內(nèi)部招待根據(jù)實際情況，由綜合部主管人員安排到公司各區(qū)食堂就餐。3.2、外部招待：**區(qū)域內(nèi)的公司外部招待，由綜合部主管人員統(tǒng)一安排到指定就餐地點，特殊情況的由總經(jīng)理批準(zhǔn)。招待單位不得在公司外飯店欠賬簽單，公司不承認(rèn)招待單位的欠賬簽單，綜合部不予簽字，財務(wù)不予報銷。3.3、嚴(yán)禁一客多陪，特殊情況，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.4、招待單位應(yīng)做到用餐文明，不過量飲酒，照顧客人飲酒適量，就餐時不泄漏公司機(jī)密，維護(hù)公司良好形象。招待程序4.1、在公司食堂招待的，由各部門、車間負(fù)責(zé)人申請，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（同以上）簽批《就餐通知單》，通知綜合部統(tǒng)一安排。4.2、員工已申報加班的不再安排工作餐。4.3、加班工作餐、來客招待及常駐外請技術(shù)人員就餐按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。4.4、食堂應(yīng)嚴(yán)格按各系統(tǒng)負(fù)責(zé)人簽批的就餐通知單執(zhí)行，超標(biāo)部分公司不予報銷。招待費(fèi)用票據(jù)有關(guān)規(guī)定5.1、500元以下餐費(fèi)，定額發(fā)票或機(jī)打發(fā)票都可以報銷；500元以上定額發(fā)票必須配有飯店提供的餐費(fèi)清單，機(jī)打發(fā)票可以直接報銷。5.2、費(fèi)用報銷：外部業(yè)務(wù)招待實行兩單一票的原則。（即陪客人簽字的就餐菜單、外部招待申請單、定額或機(jī)打發(fā)票）必須一事一報，不得多次費(fèi)用混合報銷。（三）票據(jù)的審核1、財務(wù)審核發(fā)票人員，在審核費(fèi)用發(fā)票時看是否有領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員簽字：領(lǐng)導(dǎo)簽字應(yīng)該是部門領(lǐng)導(dǎo)；相關(guān)人員是指經(jīng)辦人、報賬人。并且審核以下內(nèi)容：報銷票據(jù)單位名稱齊全，要有收款單位發(fā)票專用章、費(fèi)用項目、詳細(xì)清單、用途說明、日期、單價、數(shù)量、大小寫金額及開票人、收款人簽章。并在審核好的發(fā)票上簽字。2、審核票據(jù)的真實性、完整性：票據(jù)真實、金額相符、票據(jù)正規(guī)、完整且符合報賬要求。3、審核費(fèi)用發(fā)票報銷標(biāo)準(zhǔn)：差旅費(fèi)按照級別及報銷標(biāo)準(zhǔn)報銷、業(yè)務(wù)招待費(fèi)必須情況屬實(有情況說明、詳細(xì)清單)，員工福利費(fèi)的報銷金額是否超限。（四）票據(jù)的會簽及報銷相關(guān)規(guī)定1、所有費(fèi)用票據(jù)均實行四人匯簽，即單位財務(wù)初審、系統(tǒng)主管、財務(wù)主管、總經(jīng)理。2、三項費(fèi)用按定額為考核基數(shù)，每月核算，考核到各中心，節(jié)超按比例獎罰當(dāng)期兌現(xiàn)。3、各部門所需辦公用品，須報計劃，由采購部統(tǒng)一采購，個人私自購買將不予報銷費(fèi)用。特殊情況者，寫出書面說明，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報銷。4、內(nèi)部招待由責(zé)任單位申請，主管副總批準(zhǔn)，綜合部統(tǒng)一安排在公司餐廳招待，費(fèi)用計入本部門當(dāng)月三項費(fèi)用。5、外部招待由責(zé)任單位詳細(xì)填寫外部招待申請單，經(jīng)中心主管批準(zhǔn)，綜合部復(fù)核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。6、在外出差人員，因業(yè)務(wù)發(fā)展確需外部招待或購買禮品時，需電話請示主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理，批準(zhǔn)后方可實施。出差返回后，立即補(bǔ)辦申請手續(xù)。否則不予報銷。7、外部招待需提供申請單所申請餐館的正規(guī)發(fā)票，出差在外地招待的，需提供出差所在地正規(guī)發(fā)票，否則財務(wù)不予審核簽票。8、差旅費(fèi)需提供出差所在地住宿、就餐發(fā)票及出差使用交通工具的正規(guī)票據(jù)，否則財務(wù)不予審核簽票。9、凡在**區(qū)發(fā)生的招待費(fèi)用，均應(yīng)當(dāng)在審批單簽批之日起，三日內(nèi)報銷（由經(jīng)辦人員填寫符合規(guī)定的報銷單，由綜合部有關(guān)人員簽字保管，并做好統(tǒng)計表）。由綜合部統(tǒng)一會簽；出差人員，自出差結(jié)束后3日內(nèi)把填寫齊全的報銷憑證交綜合部登記。報銷費(fèi)用時，一個單據(jù)不能同時出現(xiàn)兩個單位式樣的發(fā)票，否則視為弄虛作假，將不予報銷。10、發(fā)現(xiàn)票據(jù)弄虛作假者，給予報票人同等數(shù)額的罰款，并在公司內(nèi)通報批評。11、董事長、總經(jīng)理票據(jù)互審簽字。12、簽票時，由綜合部通知報銷當(dāng)事人自行前往說明情況，否則不予會簽。13、對不按上述制度辦理的人員，每次罰款100元。（五）會分會簽規(guī)定1、會簽時間，原則每周會簽一次。2、由綜合部持發(fā)票統(tǒng)一組織會簽。3、參加會簽人員：公司總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、專門負(fù)責(zé)發(fā)票審核的會計人員。十三、K3使用管理辦法1、各單位