會(huì)計(jì)學(xué)課件-總賬系統(tǒng)

總賬系統(tǒng)第一節(jié)總賬系統(tǒng)概述一、總賬系統(tǒng)的任務(wù)總賬系統(tǒng)的任務(wù)主要包括以下幾個(gè)方面：

1、及時(shí)、準(zhǔn)確地采集和輸入各種會(huì)計(jì)憑證。

2、高效、正確地完成記賬過程。

3、隨時(shí)為企業(yè)管理提供信息。

4、建立總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口。二、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的關(guān)系三、總賬系統(tǒng)的特征

總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)相比，具有以下幾個(gè)重要特征：（一）規(guī)范性強(qiáng)，一致性好（二）綜合性強(qiáng)，在整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中起核心作用（三）控制要求嚴(yán)格，正確性要求高第二節(jié)總賬系統(tǒng)的流程分析

一、手工總賬系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程提問:手工賬務(wù)處理是如何進(jìn)行的?二、手工會(huì)計(jì)下總賬系統(tǒng)處理流程的缺陷

通過以上分析可以看出，手工會(huì)計(jì)下的會(huì)計(jì)核算形式都是圍繞如何減少工作量而產(chǎn)生的，因此也就決定了這些處理形式先天帶有手工處理的局限性，主要缺陷有以下四點(diǎn)：

1、數(shù)據(jù)大量重復(fù)。

2、信息提供不及時(shí)。

3、準(zhǔn)確性差。

4、工作強(qiáng)度大。三、總賬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程四、電算化方式和手工方式下總賬系統(tǒng)處理流程的區(qū)別

1、數(shù)據(jù)處理的起點(diǎn)與終點(diǎn)不同。2、數(shù)據(jù)處理方式不同。3、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式不同。4、對賬的方式不同。5、會(huì)計(jì)資料的查詢統(tǒng)計(jì)方式不同。

第三節(jié)總賬系統(tǒng)的功能模塊

第四節(jié)總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理—、憑證處理（一）憑證輸入

憑證輸入的正確性檢查憑證號(hào)連續(xù)性檢查。憑證號(hào)是記賬憑證的標(biāo)識(shí)，反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的順序，編號(hào)必須連續(xù)，不能有重號(hào)、漏號(hào)。憑證日期的檢查。憑證日期用于標(biāo)識(shí)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間，憑證日期必須為公歷日期，憑證日期應(yīng)隨憑證號(hào)的遞增而遞增?？颇看a合法性檢查。金額檢查。任何一張憑證都必須滿足“有借必有貸”的原則。因此，對每一張憑證存入憑證文件之前，必須自動(dòng)進(jìn)行借貸平衡檢查。（二）憑證審核審核是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定，對制單人填制的記賬憑證進(jìn)行合法性檢查。憑證審核的目的是防止錯(cuò)弊。審核人和制單人不能是同一個(gè)人,取消審核只能由審核人進(jìn)行。憑證審核圖：憑證審核的控制功能1、如果記賬憑證已經(jīng)過審核，要消除原審核簽章，即將該憑證變?yōu)槲唇?jīng)審核狀態(tài)，必須由審核人自己進(jìn)行。2、要修改已審核過的記賬憑證時(shí)，必須先取消簽章，然后才能修改。

3、審核人與制單人不能為同一操作員，否則系統(tǒng)應(yīng)拒絕審核簽章。（三）憑證記賬記賬即登記賬簿,也稱登賬或過賬,它是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法,是會(huì)計(jì)核算主要方法之一。記賬應(yīng)注意的問題1、記賬前，應(yīng)首先進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。2、上月沒有結(jié)賬，本月不能記賬。3、未審核的憑證不能記賬。4、借貸不平或內(nèi)容不完整的憑證不能記賬。5、經(jīng)過記賬的憑證，以后將不再允許修改，只能采取補(bǔ)充登記法或紅字沖銷法進(jìn)行更正。二、賬簿處理

賬務(wù)處理的最終目標(biāo)是產(chǎn)生各種賬簿和報(bào)表。賬簿處理模塊的功能就是根據(jù)企業(yè)管理及會(huì)計(jì)制度要求對賬務(wù)數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行排序、檢索和匯總處理，最后輸出所需的賬表。輸出的賬表主要包括：日記賬、明細(xì)賬、總賬、綜合查詢賬表等。輸出的方式主要包括：賬表的打印輸出、賬表的屏幕顯示輸出、賬表的磁盤文件輸出。（一）日記賬輸出模塊（二）明細(xì)賬輸出模塊（三）總賬輸出模塊三、銀行對賬模塊電算化條件下，銀行對賬模塊的基本思想如下：（一）銀行未達(dá)賬的獲?。ǘ┹斎脬y行對賬單（三）自動(dòng)對賬（四）手工核銷未達(dá)賬項(xiàng)（五）產(chǎn)生銀行存款余額調(diào)節(jié)表

（一）期初銀行未達(dá)賬的獲取

使用總賬系統(tǒng)后，銀行日記賬已由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成，只要將未達(dá)業(yè)務(wù)從其他業(yè)務(wù)中分離出來，放入銀行未達(dá)賬文件中即可。對于使用總賬系統(tǒng)前的期初未達(dá)賬項(xiàng)，應(yīng)由操作員手工錄入。

（二）輸入銀行對賬單

用戶把銀行給企業(yè)的對賬單輸入計(jì)算機(jī)，存入對賬單文件。目前大部分銀行只能以書面的形式將對賬單交企業(yè)。如果銀行電子化程度高，就可以用軟盤或通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳送對賬單，從而減少人工輸入的工作量。（三）自動(dòng)對賬

由系統(tǒng)自動(dòng)在對賬單文件和銀行未達(dá)賬文件中尋找完全相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)予以核銷。所謂完全相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是指經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間、內(nèi)容、摘要、結(jié)算票據(jù)號(hào)、收或支金額都相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。由于同一筆業(yè)務(wù)在銀行和企業(yè)日記賬上分別由不同的人記載，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間、摘要等不可能一模一樣。實(shí)際上，除原始憑證票據(jù)號(hào)（如支票號(hào)）唯—外，對賬單上的日期往往與企業(yè)記的銀行存款賬日期是不一致的。憑證號(hào)又往往沒有，摘要更難以一致，其他與業(yè)務(wù)有關(guān)的類型可能只以一個(gè)符號(hào)代表，所以比較經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否相同的標(biāo)準(zhǔn)只有票據(jù)號(hào)和收或支金額了。對于沒有票據(jù)號(hào)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，只能看收或支金額和其業(yè)務(wù)類型（如委托收款、托收承付等）是否相同。（四）手工核銷未達(dá)賬項(xiàng)

有些賬項(xiàng)通過計(jì)算機(jī)程序來完成銀行自動(dòng)對賬是困難的，例如對同—筆收款業(yè)務(wù)，企業(yè)可能按商品類別在銀行存款日記賬上作了兩筆以上的記錄，而銀行只作了—筆記錄（即對賬單上只有一個(gè)記錄），要設(shè)計(jì)出計(jì)算機(jī)程序判斷這類情況是相同的，并用銀行的一記錄來抵消企業(yè)的多個(gè)記錄是很困難的。由于系統(tǒng)自動(dòng)對賬后，已經(jīng)核銷了一部分的相同業(yè)務(wù)，需要手工核銷的業(yè)務(wù)已經(jīng)剩下不多了，從成本效益的角度看，用手工的方式來核銷這些剩下的未達(dá)賬項(xiàng)還是比較合理的。（五）產(chǎn)生銀行存款余額調(diào)節(jié)表

在退出銀行對賬模塊前，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)根據(jù)本次的對賬結(jié)果產(chǎn)生銀行存款余額調(diào)節(jié)表，生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表的處理過程為：1、從科目余額發(fā)生額庫中取得企業(yè)銀行存款賬面余額，從銀行對賬單上取得對賬單余額。2、將銀行未達(dá)賬庫中的未達(dá)賬項(xiàng)取出作為企業(yè)已收銀行未收或企業(yè)已付銀行未付的項(xiàng)目。3、將對賬單中的未達(dá)賬項(xiàng)取出作為銀行已收企業(yè)未收或銀行已付企業(yè)未付的項(xiàng)目。4、檢驗(yàn)。5、若平衡，編制出銀行存款余額調(diào)節(jié)表。銀行對賬圖：第五節(jié)期末處理一、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬二、期末結(jié)賬一、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬

（一）自動(dòng)轉(zhuǎn)賬處理步驟1、定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄。2、自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證

定義完轉(zhuǎn)賬憑證后，只需執(zhí)行生成轉(zhuǎn)賬憑證功能即可快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，在此生成的轉(zhuǎn)賬憑證將自動(dòng)追加到記賬憑證文件中去。操作步驟一般如下：（1）選擇自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證生成模塊。（2）選擇要執(zhí)行的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證。（3）選擇完畢后，屏幕將顯示要生成的轉(zhuǎn)賬憑證。（4）若憑證類別、制單日期和附單據(jù)數(shù)等與實(shí)際情況略有出入，可直接在當(dāng)前憑證上進(jìn)行修改。（5）確認(rèn)系統(tǒng)顯示的憑證是希望生成的轉(zhuǎn)賬憑證時(shí)，選擇確認(rèn)，將當(dāng)前憑證追加到記賬憑證庫文件中。（二）自動(dòng)轉(zhuǎn)賬處理應(yīng)注意事項(xiàng)1、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬應(yīng)在結(jié)賬前進(jìn)行。2、轉(zhuǎn)賬科目只能錄入明細(xì)級(jí)科目。3、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證必須經(jīng)過審核后，才能記賬。4、將所有涉及到該轉(zhuǎn)賬的未記賬憑證記賬，否則，生成的轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)據(jù)可能有誤。5、對多張已定義好的轉(zhuǎn)賬分錄在生成轉(zhuǎn)賬憑證時(shí)，應(yīng)注意生成的次序。6、注意自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的發(fā)生頻度，以免重復(fù)轉(zhuǎn)賬造成錯(cuò)誤。二、期末結(jié)賬（一）結(jié)賬主要完成的工作

1、停止本月各賬戶的記賬工作；

2、計(jì)算本月各賬戶發(fā)生額合計(jì)；

3、計(jì)算本月各賬戶期末余額并將余額結(jié)轉(zhuǎn)下月月初。（二）結(jié)賬的主要過程1、備份結(jié)賬前的數(shù)據(jù)。2、檢查該月的所有憑證是否均已記賬，結(jié)賬日期是否正確，其他相關(guān)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否傳遞完畢等。3、如果是年終結(jié)賬，系統(tǒng)會(huì)產(chǎn)生下年度的空白賬戶文件，并結(jié)轉(zhuǎn)年度余額。4、當(dāng)成功地結(jié)賬后，系統(tǒng)做結(jié)賬標(biāo)志。結(jié)賬圖：（三）系統(tǒng)結(jié)賬的控制措施1、上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。2、上月未結(jié)賬，則本月不能記賬，但一般允許填制、審核憑證。3、本月還有未記賬憑證時(shí)，則本月不能結(jié)賬。4