深圳萬科報銷管理制度

深圳市萬科房地產有限公司SHENZHENVANKEREALESTATECO.,LTD.費用報銷管理制度編號：版號：A/0頁碼：第12頁共12頁費用報銷管理制度編制日期2007-審核日期批準日期流程要素流程目標：流程時間要求流程監(jiān)控點數(shù)目流程主要責任崗位流程涉及職位數(shù)目修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內容修改人審核人批準人目的：為進一步規(guī)范和完善公司的費用管理制度，樹立節(jié)約費用觀念，加強費用控制，簡化審批程序，適應管理需要。適用范圍：適用于公司各類行政管理費用。主要包括交際費、差旅費、市內交通費、通訊費、車輛費、折舊費、辦公費、培訓費、報刊資料費、會議費、電腦費用、公司獎勵費用、陽光燦爛協(xié)會費用、政府零星費用等。術語和定義：職責：費用經辦人：應在費用發(fā)生過程中自覺控制、節(jié)約費用，提供記載費用真實發(fā)生的合法、有效單據，按本規(guī)定履行審批程序并提供審批記錄，對單據的真實性、審批程序記錄的真實性負責；各部門負責人：在部門工作安排中主動控制、壓縮費用，對本部門的各項費用的必要性、合理性負責，對本部門總體費用水平的合理性負責；財務管理部費用會計：負責審核對所有報銷憑證合法性、金額數(shù)字的準確性、費用標準是否符合公司的有關規(guī)定、審批程序是否齊全；財務管理部出納會計：負責審查付款手續(xù)的完備，負責正確付款，對審批手續(xù)不全、對金額和收款人不明確的單據不予付款；財務部經理：維護本規(guī)定的正常執(zhí)行，對重大開支發(fā)表意見，審批付款，組織好費用報銷工作和信息通報工作；分管部門副總：審批分管部門的非例常性費用和重大開支，確認這些費用的必要性、合理性；公司總經理：審定高額非例常性費用和資產購置開支，具有立項權與否決權。財務管理部負責對此文的解釋。費用報銷標準和程序說明：交際應酬費交際應酬費額度范圍部門交際費額度范圍包括：服務于公關目的的各類餐費、招待費；贈送禮品（含公司各類禮品的領用、節(jié)日公關）或者有價證券（例如購物卡）；服務于公關維護目的的其他形式的費用發(fā)生（例如租賃費、咨詢費、服務費）；邀請外出考察的相關費用（含被邀請人員的交通、住宿等）；部門活動費/部門間的聯(lián)誼費用；部門外勤工作餐費（按30元/人次標準執(zhí)行）。專項交際費額度范圍包括但不限于獨立的專項工作任務（例如業(yè)績推介會）；部門認為有必要安排的公司層面公關活動，由分管領導書面申請，向總經理申請專項費用；公司危機事件交際費；各專業(yè)系統(tǒng)年度表彰活動專項費用（工程系統(tǒng)、營銷系統(tǒng)表彰會）。交際費報銷審批流程部門交際費：由填單人交于部門負責人審批通過后再交于財務報銷，部門負責人報銷須交其直屬領導審批；專項交際費：由經辦人網上填報《專項交際費審批》，完成審批后由財務部備案，方可報銷；特殊情況，事先可通過郵件報總經理審批或簽字審批，事后需補填《專項交際費審批》，經辦人將相關審批件作為附件遞交財務部辦理報銷手續(xù)；個人交際費的報銷由其直屬領導審批，對外交際勿需在報銷單注明交際對象。交際費用額度控制及報銷管理各類交際費均采取按半年累計額度控制的辦法，可在年度內跨月調劑使用，但不得跨年度使用；交際費開支單次超過5000元或超出累計額度的開支須在報銷時報總經理批準；超過全年額度的開支，則必須事先報總經理批準同意；在開展公司正常業(yè)務過程中，凡是以定額飲食、娛樂業(yè)服務定額發(fā)票（即通常所說的餐費發(fā)票）報銷的費用一律視為交際費開支；所有用于公關、交際、聯(lián)誼的支出，無論以何種發(fā)票形式報銷，均視為交際費，計入相應的額度；財務管理部為交際費用的執(zhí)行、監(jiān)督責任部門，人力資源部為各部門交際費用額度的管理部門。參考文件：VKSZ/RL/FD007《交際費管理規(guī)范》差旅費用差旅費報銷原則及標準交通費標準：董事長、總經理級：按實報銷；其他職員：飛機經濟艙、火車硬臥、輪船普通艙；出差往返機票、火車票原則上由公司前臺定點購買，按月統(tǒng)一結算；特殊情況自行購票在報銷時須注明原因；公司為職員購買的商業(yè)保險已包含航空保險，職員乘機時另行購買的航空保險不予報銷；火車站到市內單程的士費定額為50元；凡不安排車輛接送的職員往來機場須乘坐機場大巴，如人數(shù)在2人以上（含2人）原則上可乘坐的士，機場到市內往返單程的士費定額為100元。住宿標準：住宿酒店的最高標準（按房間計）級別標準金額總經理/副總總監(jiān)級/部門第一負責人其余職員一類城市（北京、上海、廣州）按實報銷四星級酒店標準房500元/晚或三星級酒店標準房

二類城市（其他）按實報銷四星級酒店標準房300元/晚或三星級酒店標準房總監(jiān)級、部門第一負責人以下職員多人出差時應盡量安排標準雙人間。兩人以上同行出差時，可按照級別（總經理以下級別）最高者所住酒店標準房的標準，在額度內報銷住宿費用；超出規(guī)定金額標準的不予報銷，特殊情況報人力資源部批準后方可報銷，單筆支出超過5000元需報總經理審批；職員區(qū)域內出差，原則上能在當?shù)毓尽俺霾罟ⅰ眱劝才抛∷薜牟辉侔才抛【频?。“出差公寓”無空閑情況下，對于自行安排住宿而不報銷住宿費者每晚補貼200元；報銷時予以注明，人事管理部門予以核實；對于區(qū)域外出差自行安排住宿而不報銷住宿費者每晚補貼200元。港澳住宿標準級別標準金額總經理/副總其余職員香港、澳門按實報銷800港元/晚以內總經理以下級別職員多人赴港澳住宿時應盡量安排標準雙人間；對于出差自行安排住宿而不報銷住宿費者每晚補貼港幣300元。須盡量在出差前辦理審批手續(xù)，若不辦理審批手續(xù)則視為放棄該次出差補貼；因協(xié)助相關公司相關事宜出差所產生的出差費用（除出差補貼外）由相關公司承擔，并且須經相關公司確認后由出差者所在公司報銷后轉帳，出差補貼由出差者所在公司報銷。差旅費補貼標準出差補貼不分職級；廣東省內出差，按100元/天標準補助；廣東省外出差，按150元/天標準補助，同一地出差時間超出10天時從第11天起，補助標準折半；港澳費用報銷及補貼按照《萬科集團因公出國費用管理規(guī)定》執(zhí)行，臨時赴港澳地區(qū)各項費用不分職級,實行包干，按300元/天標準補助，（不包括往返交通費），不再審批報銷市內交通費及餐費；因公商務出國天數(shù)在10天以內的，補助400元/人；出行天數(shù)超過10天的，從第11天起，補助標準折半。差旅費費用報銷其他規(guī)定出差地住宿費，住宿費應提供酒店的住宿清單；乘坐符合規(guī)定的長途交通工具的費用；機場大巴交通費或機場、火車站到市內的定額交通費；自駕私車出差發(fā)生的路橋費用，不予報銷汽油費，汽油費列入個人私家車報銷額度；事前經人事管理部門批準，借公差之機就近返家探親的，其繞道交通費由個人自理，不發(fā)繞道和在家期間的差旅補貼；新公司成立前常駐人員在領取了外派補貼后不再享受差旅補貼；職員異地出差原則上當?shù)毓静辉賶|付差旅費用，請差旅人員自行墊資報銷；領取出差補貼后上不得報銷出差地市內交通費，特殊情況報銷時需經直屬領導及人力資源部審批后報銷；團隊出差在出差地的租車費用事前向人事管理部門申請同意后方可報銷；凡由旅行團統(tǒng)一辦理旅行手續(xù)并已全額交納旅行費用者，不得報銷其他費用，特殊情況須經總經理批準方可報銷；出差期間的用餐費用不予報銷，出差期間發(fā)生交際費用的，報銷時計入所在部門交際費額度。外出交流按《深圳區(qū)域員工雙向交流管理規(guī)范》執(zhí)行。出差審批及報銷程序：職員出差前，網上填寫《出差（外出培訓）審批表》，必須按照公司規(guī)范填報出差費用預算，由部門第一負責人網上審批，人力資源部網上審核費用預算并結束流程；部門第一負責人、總監(jiān)出差，由其分管領導網上審批，人力資源部網上審核并結束流程； 報銷人當在出差結束后5個工作日內進行差旅費報銷工作。職員個人網上填寫《差旅費報銷單》，并在報銷單上注明《出差（外出培訓）審批表》審批號，住宿費應提供酒店的住宿清單，經部門第一負責人審批后交財務管理部費用管理崗審核報銷付款；部門第一負責人、總監(jiān)報銷，網上填寫《差旅費報銷單》，由其分管領導審批后交財務管理部費用管理崗審核報銷付款；總經理報銷，秘書代為網上填寫《差旅費報銷單》，由副總經理簽字后交財務管理部費用管理崗審核報銷付款；財務管理部費用管理崗每月5號對系統(tǒng)內前一月時段內已結束審批流程的《出差審批單》由系統(tǒng)生成《出差(外出培訓)統(tǒng)計表》，并對其進行加工（分部門、人員列示），審核補貼標準、金額，制成《月度差旅補助發(fā)放明細表》，交人力資源部審核實際出差天數(shù)后付款發(fā)放。港澳出差補貼與出國補貼除外，需單獨填單報銷。差旅費報銷管理人力資源部、財務管理部為差旅費用的執(zhí)行、監(jiān)督責任部門，；參考文件VKHN/RL009《深圳區(qū)域差旅費管理規(guī)范》。個人通訊費個人通訊費額度范圍個人通訊費指個人日常支出的移動電話費用，業(yè)務總監(jiān)級及以上職員，在公司規(guī)定的標準內，可申報手機、傳呼機和住宅電話通訊費；其他職員可在公司規(guī)定的標準內，申報手機和傳呼機通訊費。但不包括辦公室電話、傳真費用及INTENET資費；個人通訊費報銷及審批流程申請人憑郵電通信單位開具的、合乎本人通訊聯(lián)絡號碼的發(fā)票，填制《通訊費報銷單》；申請報銷個人通訊費的職員，須及時公布在用的手機號碼和傳呼機號碼，只能固定報銷本人的其中一個常用號碼所發(fā)生的通訊費用；借調人員的手機話費，由人力資源部管原負責審批和臺帳登記；財務據以付款；新職員試用期的通訊費補貼一律為150元/月；轉正后通訊費額度由人力資源部設定；申請報銷個人通訊費的職員每天（包含周末、節(jié)假日）8：30-22：00必須保證移動電話或傳呼機處于開機的正常通訊狀態(tài)（在飛機上或不能使用手機的地方可以關機）。出現(xiàn)欠費而停機時必須在停機后24小時內辦理交費并開通；經財務管理部費用管理崗審核后予以報銷；個人通訊費額度控制及報銷管理報銷額度可跨月累計使用，但跨年度無效；人力資源部為個人通訊費額度的制定和維護部門，財務管理部為個人通訊費用的執(zhí)行、監(jiān)督責任部門。參考文件：VKSZ/RL/FD003《個人通訊費報銷規(guī)范》車輛費用及公務車輛使用費車輛費用報銷原則車輛費用報銷發(fā)票僅限于在當年開具的汽油費、養(yǎng)路費、路橋費、停車費、洗車費、維修費、保險費、車船稅等與本車相關費用，需注明車牌號碼或車主名稱；對購置的汽車商品需在發(fā)票品名中注明“汽車商品”，客戶注明本車車主。如個人擁有多輛汽車時,只能固定報銷其中一輛所發(fā)生的相關費用。公務車輛使用費管理公司統(tǒng)一管理，指定專人負責所有車輛；指定修理廠家，車輛零星修理需事前得到總經理辦公室負責人同意；車輛大修理前，需書面報告，說明原因，明確責任，經總經理辦公室核實，上報公司領導審批；公司指定加油站，憑卡加油，統(tǒng)一結算；司機違犯交通規(guī)則或工作失職而發(fā)生的修理費扣除應由保險公司賠償?shù)牟糠趾笥伤緳C本人承擔；因司機個人工作失職造成的違章停車、違章駕駛、未及時年審等罰款費用由司機個人承擔；經辦人填寫《公務車輛使用費報銷單》，必須經過總經理辦公室負責人審批，方可提交財務管理部審核。車輛費用額度控制及報銷管理經辦人需提供合法票據，填制《車輛費用報銷單》；報銷單經財務管理部費用管理崗審核后予以報銷；報銷額度可跨月累計使用，但跨年度無效；人力資源部為車輛費用額度的審批和維護部門，財務管理部為車輛費用的執(zhí)行、監(jiān)督責任部門。電腦費用電腦費用報銷原則及標準限于公司現(xiàn)已轉正的在職員工，自愿自費購置辦公用筆記本電腦；報銷標準電腦費用總報銷金額不超過筆記本電腦購置原價的90％，且最高不超過人民幣10000元，具體報銷金額由總經理辦公室審核所購的筆記本電腦購置價格后按百位數(shù)取整確定。從事規(guī)劃設計工作對電腦配置有較高要求的員工以及總監(jiān)級（含）以上的員工上述補助最高金額為人民幣12000元；如果筆記本電腦市場有較大波動，區(qū)域中心將調整報銷金額標準，新標準適用于公布日以后所有的購置申請；筆記本電腦使用期為三年，三年后職員可重新購機并申請電腦費用報銷；電腦費用報銷分四次發(fā)放，經審批后在購機時首次報銷電腦費用總額40%，從審批之日起三年，每年報銷電腦費用總額20%。本規(guī)定實施后，公司將不再為總監(jiān)級（不含）以下職員購置筆記本電腦。電腦費用報銷流程職員在購機后，根據購買的筆記本電腦發(fā)票及配置型號，網上填報《筆記本電腦購置審批》，由總經理辦公室核定電腦費用報銷金額，并交財務部審批備案；在提交審批滿一年、滿二年、滿三年分次報銷電腦費用，需打印有效《筆記本電腦購置審批》并填寫電腦費用報銷單，經財務部審核后予以報銷；電腦費用發(fā)票由財務部統(tǒng)一存檔管理。特殊情況處理員工從購買筆記本電腦且辦理報銷手續(xù)之日起6個月以內離職的，應全額退還已從公司領取的筆記本電腦報銷費用；6個月以外，15個月以內離職的，應退還已從公司領取的筆記本電腦報銷費用的50％；超過15個月離職的，如果離職日期為該年報銷費用發(fā)放日之前，則該年度及以后的報銷費用不予發(fā)放；職員在享受電腦費用報銷期間調往區(qū)域以外的兄弟公司，則如果調離日期為該年報銷費用發(fā)放日之前，則該年度及以后的電腦費用報銷不予發(fā)放；區(qū)域內調動時，調入的分公司財務部憑借《報銷憑單》繼續(xù)報銷；電腦遺失或意外損壞的處理方式職員所購買的筆記本電腦，不納入公司固定資產管理，所有管理責任由職員個人承擔；職員報銷電腦費用后，電腦在任何場所遺失或損壞（如損壞筆記本電腦生產廠家不負責維修或更換），職員應承擔相應責任，公司概不負責；對于遺失或損壞的電腦，職員可按照丟失前購買的原筆記本電腦費用報銷標準進行報銷，公司不再核發(fā)新的電腦報銷費用額度；直至報銷期滿，職員方可發(fā)起新的《筆記本電腦購置審批》。電腦費用額度控制及報銷管理總經理辦公室負責電腦費用報銷額度的核定和審批，財務管理部為電腦費用的執(zhí)行、監(jiān)督責任部門。參考文件：VKHN/RL011《深圳區(qū)域職員自購辦公用筆記本電腦管理規(guī)范》會務費用為嚴格控制會議費支出。各部門需要召開各種類型的會議，應在會議召開之前將會議規(guī)模、地點、出席會議人數(shù)、會議內容、會議費用上報。并報財務部備案；總經理辦公室負責會務費用的審核。超過5000元以上的會務費用及其他需報部門分管副總審批同意；單筆超過30000元的會務費用需報總經理批準。陽光燦爛協(xié)會費用陽光燦爛協(xié)會費用主要包括協(xié)會組織開展職工文體活動的各項支出，例郊游活動、聯(lián)歡會、參觀、電影、球類活動、游泳以及其他集體活動如司慶、春節(jié)晚會的費用等；各俱樂部的日?；顒?訓練，由俱樂部負責人根據計劃及年度申報預算開展，具體實施工作由俱樂部負責人自行組織。各活動經辦人報銷需事先報俱樂部負責人審批，經協(xié)會負責人審批后交協(xié)會秘書登記備案，然后辦理報銷手續(xù)；公司級重要活動及大型比賽，各位經辦人在規(guī)定的活動開展時間到來前提前籌劃，將詳細的活動方案及費用預算上報協(xié)會負責人，抄送職委會委員及協(xié)會秘書，并報總經理審批，由財務管理部登記備案。公司獎勵活動費用公司獎勵性經費是由總經理批準，公司發(fā)文獎勵部門或個人的一定額度的開支；經辦人需提供與公司發(fā)文獎勵具體規(guī)定一致合法發(fā)票，并將公司發(fā)文作為報銷單附件；公司獎勵經費以公司發(fā)文為準，人力資源部對公司發(fā)文具有解釋權。職員培訓費用職員脫產培訓和業(yè)余進修、出國考察所發(fā)生的有關費用按照人力資源部的有關規(guī)定執(zhí)行，必須事先發(fā)起網上《外出培訓審批》并提交培訓預算，經審批后方予以報銷；職員到專門機構作短期培訓，需經本部門負責人審批，并交人力資源部培訓專員登記備案；培訓費用超過5000元以上的培訓費用需報部門分管副總審批同意；單筆同一內容培訓費用在10，000元以上的培訓費用，需報總經理批準；發(fā)生的交通費用需事先審批后方予以報銷，發(fā)生的交際費用不予在培訓費用中列支，直接計入部門交際費額度。報刊書籍費由于工作需要購置的專業(yè)用書或報刊資料，經本部門負責人批準后購買、憑發(fā)票到總經理辦公室圖書保管員處辦理驗收登記手續(xù)后，憑發(fā)票辦理報銷手續(xù)。單筆購置在5000元以上的須報總經理辦公室負責人審批。年度報刊雜志由周刊統(tǒng)一辦理訂閱，費用按部門核算。政府零星費用政府零星費用的支出主要包括：在政府機