公文格式專業(yè)知識講座

一、眉首1、公文份數(shù)序號：同一文稿印制若干份時每份公文次序編號。用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第一行。注意沒有“第”字。外不加圓括號。

2、秘密等級：絕密、機(jī)密、秘密保密期限：公文保密有效期。絕密級期限不超出30年，機(jī)密23年，秘密23年。用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行。3、緊急程度：對公文送達(dá)和辦理時限要求。公文分別標(biāo)明“特急”、“急件”電報應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3號黑體字，位于密級之下一行。份號：30機(jī)密★23年特急

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□府〔2023〕1號簽發(fā)人：×××

有關(guān)×××××××××××××請示××省人民政府：×××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××2.×××××××××（印章）二○○二年×月×日(聯(lián)系人：×××；電話：×××××××)主題詞：××××××抄送：×××、×××、×××

?！痢潦腥嗣裾k公廳2023年×月×日（共印50份）第1頁

假如沒有標(biāo)注詳細(xì)保密期限，密級兩字之間應(yīng)空一字，緊急程度同樣道理。如右圖份號：000030機(jī)密特急

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□府〔2023〕1號簽發(fā)人：×××

有關(guān)×××××××××××××請示××省人民政府：×××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××2.×××××××××（印章）二○○二年×月×日(聯(lián)系人：×××；電話：×××××××)主題詞：××××××抄送：×××、×××、×××

?！痢潦腥嗣裾k公廳2023年×月×日（共印50份）第2頁4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：一般稱文獻(xiàn)頭，用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱＋“文獻(xiàn)”二字組成。聯(lián)合行文時：發(fā)文機(jī)關(guān)次序根據(jù)“黨、政、軍、群”上下排列。同一類型多種機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時，主辦機(jī)關(guān)在前。

ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ文獻(xiàn)

ⅹⅹⅹⅹ位于“緊急程度”之下第三行（見右圖），用紅色、大字（≤

22mm×15mm)、小標(biāo)宋體字居中標(biāo)識。份號：000030機(jī)密★23年特急

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□府〔2023〕1號簽發(fā)人：×××

有關(guān)×××××××××××××請示××省人民政府：××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××2.×××××××××（印章）二○○二年×月×日(聯(lián)系人：×××；電話：×××××××)主題詞：××××××抄送：×××、×××、×××

?！痢潦腥嗣裾k公廳2023年×月×日（共印50份）第3頁4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識位置有三種常見情況：A.如上所述，如需標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度，在以上內(nèi)容下空2行，標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識；當(dāng)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識之上沒有其他格式要素時——B.下行文，其發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣距版心上邊緣（天頭）為25mm。如右圖。

25mm第4頁4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識位置：當(dāng)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識之上沒有其他格式要素時——

C.上行文，其發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣距版心上邊緣（天頭）為80mm.如右圖。

80mm第5頁份號：000030機(jī)密★23年特急

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□府〔2023〕1號

有關(guān)×××××××××××××通知××縣人民政府：××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××2.×××××××××（印章）二○○二年×月×日

主題詞：××××××5、發(fā)文字號：簡稱文號，這是同一發(fā)文機(jī)關(guān)、于同一年度所發(fā)公文排列次序號，包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號三項。如國辦〔2023〕8號、魯教人〔2023〕35號機(jī)關(guān)代字是機(jī)關(guān)代稱，如“國”、“國辦”，再如：年份是發(fā)文年份全稱，如2006，用六角括號〔〕括起來，置于機(jī)關(guān)代字之后；次序號按年份編寫，自每年同一發(fā)文字號第一號起依次編用，序號不編虛位。（即1不編為001），不加第字。（1）位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空兩行地方（第三行），居中，不能偏。（2）用3號仿宋體字書寫。（3）發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬（156mm）紅色反線.第6頁

令號編排需區(qū)分情況看待：（1）以機(jī)關(guān)名義公布命令：發(fā)令字號三要素俱全。其中“序號”以年度為周期，按發(fā)令機(jī)關(guān)發(fā)令次序編流水號。如例2。（2）以領(lǐng)導(dǎo)人名義公布命令：只編次序號，以領(lǐng)導(dǎo)人任屆為周期，按發(fā)令次序編流水號。如例1。

多數(shù)情況下只編次序號例1：

中華人民共和國主席令

第6號例2：

國務(wù)院、中央軍委有關(guān)授予錢學(xué)森同志“國家出色奉獻(xiàn)科學(xué)家”榮譽(yù)稱號命令國發(fā)〔1991〕51號第7頁（6）簽發(fā)人：簽發(fā)：即領(lǐng)導(dǎo)人通過審核，在同意發(fā)出文稿上簽字步驟，是正職領(lǐng)導(dǎo)行使職權(quán)一種體現(xiàn)，也是形成文獻(xiàn)關(guān)鍵步驟。成文時間同此會簽：除主辦機(jī)關(guān)之外其他聯(lián)合行文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人會同簽發(fā)。

上行文中應(yīng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名，以示負(fù)責(zé)。其位置對稱排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，“簽發(fā)人”后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如右圖上多種簽發(fā)人安排，如右圖下。P136

份號：030機(jī)密★23年特急

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□府〔2023〕1號簽發(fā)人：×××

山東省政府河南省政府簽發(fā)人：李××魯政〔2023〕1號王××

文獻(xiàn)第8頁二、主體1、標(biāo)題：三要素：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由和文種。

事由一般由介詞“有關(guān)”和一種精確簡要概括公文主要內(nèi)容短語組成介賓短語來表達(dá)，作為文種定語。

位于紅色反線下空兩行地方（第3行）。2號小標(biāo)宋體字。

份號：30機(jī)密★23年特急

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□府〔2023〕1號簽發(fā)人：×××

有關(guān)×××××××××××××請示××省人民政府：××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××2.×××××××××（印章）二○○二年×月×日(聯(lián)系人：×××；電話：×××××××)主題詞：××××××抄送：×××、×××、×××

。××市人民政府辦公廳2023年×月×日（共印50份）第9頁2、主送機(jī)關(guān)：是對該份公文負(fù)有回復(fù)和承接責(zé)任收文機(jī)關(guān)。（1）主送機(jī)關(guān)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”（2）用3號仿宋體字書寫，后標(biāo)全角冒號。（3）位于標(biāo)題之下第二行。頂格書寫，回行時仍頂格。（4）“決定、會議紀(jì)要”（普發(fā)性下行文），能夠在公文正文“附注”中列明抄送范圍。（5）上行文只有一種主送機(jī)關(guān)，不能多頭呈送。下行文主送機(jī)關(guān)能夠有若干個，排列時，同類型、相并列機(jī)關(guān)之間用頓號間隔，不一樣類型、非并列關(guān)系機(jī)關(guān)之間用逗號間隔，最后用冒號。如《人事部有關(guān)開展國家公務(wù)員一般話培訓(xùn)通知》主送機(jī)關(guān)：

各省、自治區(qū)、直轄市人事廳，教委，語委，國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)人事部門，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)人事局：份號：000030機(jī)密★23年特急

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□府〔2023〕1號簽發(fā)人：×××

有關(guān)×××××××××××××請示××省人民政府：××××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××2.×××××××××（印章）二○○二年×月×日(聯(lián)系人：×××；電話：×××××××)主題詞：××××××抄送：×××、×××、×××

。××市人民政府辦公室2023年×月×日（共印50份）第10頁3、正文（僅指主文、正件）（1）正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行字，每行排28個字。（2）引用來文規(guī)范引法是“先引標(biāo)題（外加書名號），后引發(fā)文字號（外加圓括號）”。（3）在對主體內(nèi)容表述時，強(qiáng)調(diào)使用“標(biāo)項撮要法”。構(gòu)造層次序數(shù)：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”

份號：000030機(jī)密★23年特急

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有關(guān)×××××××××××××請示××省人民政府：××××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××2.×××××××××（印章）二○○二年×月×日(聯(lián)系人：×××；電話：×××××××)主題詞：××××××抄送：×××、×××、×××

?！痢潦腥嗣裾k公廳2023年×月×日（共印50份）第11頁4、附件（附文）

是指從屬于公文正件（主文）之后其他公文內(nèi)容，如圖表，名單等材料。

公文如有附件，在正文（正件）下空一行，左空2字，用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。附件如有多種，需標(biāo)明序號（使用阿拉伯?dāng)?shù)碼）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。

如附件：1.獲獎單位

份號：000030機(jī)密★23年特急

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有關(guān)×××××××××××××請示××省人民政府：××××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××2.×××××××××（印章）二○○二年×月×日(聯(lián)系人：×××；電話：×××××××)主題詞：××××××抄送：×××、×××、×××

?！痢潦腥嗣裾k公廳2023年×月×日（共印50份）2.獲獎人員第12頁5.公文生效標(biāo)識1．指是紅色印章和簽訂人姓名（以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)文，須加蓋姓名印章或親筆簽字。）2．公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

份號：000030機(jī)密★23年特急

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有關(guān)×××××××××××××請示××省人民政府：×××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××2.×××××××××（印章）二○○二年×月×日(聯(lián)系人：×××；電話：×××××××)主題詞：××××××抄送：×××、×××、×××

?！痢潦腥嗣裾k公廳2023年×月×日（共印50份）第13頁第14頁第15頁第16頁第17頁

6.成文日期不可缺乏！也是公文生效日期，標(biāo)準(zhǔn)上以簽發(fā)人簽發(fā)時間為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后會簽機(jī)關(guān)責(zé)任人會簽日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。（1）用漢字小寫書寫，如“一”、“二”、“三”等?！傲恪保h字大寫）寫為“○”。（2）一定要將年、月、日標(biāo)全。

（3）成文日期大多數(shù)在公文正文發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（印章）之下，決定、通告、會議紀(jì)要等公文則寫在公文標(biāo)題之下，外加圓括號。（4）只有一種發(fā)文機(jī)關(guān)，成文日期右空4字書寫；三個以上發(fā)文機(jī)關(guān)下行文，在最后一排印章之下第二行（空一行）右空2字標(biāo)識成文日期。份號：000030機(jī)密★23年特急

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有關(guān)×××××××××××××請示××省人民政府：××××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××2.×××××××××（印章）二○○二年×月×日(聯(lián)系人：×××；電話：×××××××)主題詞：××××××抄送：×××、×××、×××

?！痢潦腥嗣裾k公廳2023年×月×日（共印50份）第18頁7.附注：可標(biāo)注下列四方面內(nèi)容（1）公文傳達(dá)范圍。如普發(fā)性下行文需注明發(fā)至哪一級。如：P146例文（2）對使用辦法進(jìn)行要求。如有公文需注明可否張貼或登報。（3）對有關(guān)名詞術(shù)語進(jìn)行解釋。（4）對于“請示”，需在此注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。1.對上行文不可標(biāo)注閱讀范圍。2.位置：標(biāo)識于“成文時間”下一行。居左空2字，3號仿宋體字。3.外加圓括號。

——主體部分

份號：30機(jī)密★23年特急

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有關(guān)×××××××××××××請示××省人民政府：×××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××2.×××××××××（印章）二○○二年×月×日(聯(lián)系人：×××；電話：×××××××)主題詞：××××××抄送：×××、×××、×××

?！痢潦腥嗣裾k公廳2023年×月×日（共印50份）第19頁三、版記1、主題詞：是指能代表公文基本內(nèi)容規(guī)范化單詞和詞組。所有公文都要標(biāo)注主題詞，上報公文，要按上級機(jī)關(guān)要求和公文主題詞表標(biāo)注（1）“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空一字，詞目最后不加標(biāo)點(diǎn)。（2）位置：抄送機(jī)關(guān)之上一行

（3）主題詞標(biāo)引主要根據(jù)是由國務(wù)院辦公廳秘書局于1997年12月修訂《國務(wù)院公文主題詞表》份號：30機(jī)密★23年特急

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有關(guān)×××××××××××××請示××省人民政府：××××××××××××××××××××。

附件：1、××××××××××2、×××××××××（印章）二○○二年×月×日(聯(lián)系人：×××；電話：×××××××)主題詞：××××××抄送：×××、×××、×××

?！痢潦腥嗣裾k公廳2023年×月×日（共印50份）第20頁第21頁兩個主題內(nèi)容：先集中對一種主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對第二個主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如《國務(wù)院有關(guān)在若干都市試行國有公司兼并破產(chǎn)和職員再就業(yè)有關(guān)問題通知》第一種主題內(nèi)容（國有公司兼并破產(chǎn)），其內(nèi)容特性可用“公司、破產(chǎn)”代表，所屬類別是“經(jīng)濟(jì)管理”。主題詞：第二個主題內(nèi)容（職員再就業(yè)），其內(nèi)容特性可用“就業(yè)”代表，所屬類別是“勞動”。最后標(biāo)文種“通知”。因此公司破產(chǎn)經(jīng)濟(jì)管理勞動就業(yè)通知第22頁2.抄送：是指同公文所寫事項有關(guān)，除主送機(jī)關(guān)以外需要理解公文內(nèi)容或幫助完成工作機(jī)關(guān)單位。（1）有關(guān)“抄報”。早在1993年修訂《國家行政機(jī)關(guān)公文處理措施》中就已經(jīng)取消了。（2）公文如有抄送，在主題詞下1行，左空一字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)之間次序應(yīng)按行政級別先后標(biāo)識；抄送機(jī)關(guān)之間用頓號隔開，回行時與冒號后抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一種抄送機(jī)關(guān)之后標(biāo)句號。如份號：30機(jī)密★23年特急

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□府〔2023〕1號簽發(fā)人：×××

有關(guān)×××××××××××××請示××省人民政府：××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××2.×××××××××（印章）二○○二年×月×日(聯(lián)系人：×××；電話：×××××××)主題詞：××××××抄送：×××、×××、×××

?！痢潦腥嗣裾k公廳2023年×月×日（共印50份）抄送：xx、xxxx、xxx、

xxxx、xxx。第23頁3.印制部門：為發(fā)文機(jī)關(guān)詳細(xì)承接部門，一般為辦公室或秘書室。4.印制時間：公文開印時間，以公文付印日期為準(zhǔn)。而非成文時間。注意：這兩項位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占同1行對稱布局；印制機(jī)關(guān)左空1字，印制時間用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，右空1字。3號仿宋體字；

份號：000030