一笛風(fēng)采購工作制度

采購工作制度為了有效控制采購成本，規(guī)范采購工作，為企業(yè)創(chuàng)造更好的效益特定本工作程序。一、市場調(diào)查調(diào)查方式：全面采取詢問法、報價法、咨詢法。2、商家調(diào)查：①鮮活商家主要調(diào)查商家實力背景、商家貨源（供應(yīng)商）、是否充足、渠道是否暢通、商家資金實力、經(jīng)營年限等；②佐料干雜商家調(diào)查，除以上幾種情況需調(diào)查外，還需調(diào)查其是否有長期一級供應(yīng)商。3、產(chǎn)品調(diào)查：根據(jù)本公司常期需用品，消耗易比較大的品種（如：雞精、花椒等），調(diào)查原材料品種本身的銷售渠道。由此選擇某種產(chǎn)品的供應(yīng)商，產(chǎn)品本身的季節(jié)應(yīng)對價格和貨源的影響。4、價格調(diào)查：主要是供應(yīng)商以外的價格調(diào)查，以評估供應(yīng)商價格高低。5、區(qū)域市場調(diào)查：各大市場和周邊市場貨源和價格調(diào)查，以便對采購訂價做參考。6、調(diào)查報告：①價格調(diào)查（價格變動表）至少每15天出具一次；②商家調(diào)查、產(chǎn)品調(diào)查、區(qū)域市場調(diào)查每年（或季度）出具一次；③某項商品（原材料）因季節(jié)不等，控制因素影響價格波動較大應(yīng)及時做出價格變動報告。二、采購價格組成1、商家報價：商家每月報價一次，主要原材料，大宗原輔材料，受季節(jié)影響較大的原材料商家應(yīng)根據(jù)店方要求報價。2、廚房、庫房、財務(wù)等相關(guān)人員組成價格調(diào)查小組，不定期的組織市場調(diào)查，包括市場價格調(diào)查，商家調(diào)查等3、采購要隨時對市場進行調(diào)查，每周至少要進行一次全面的商品價格調(diào)查。4、每月月底前商家報價與市場價格小組詢價相比由廚房、采購、財務(wù)來確定次月供應(yīng)商供貨價格。5、平時，商家供應(yīng)價（入庫價）要與采購市場調(diào)查價相比，發(fā)現(xiàn)問題，即時協(xié)調(diào)供應(yīng)商，調(diào)整當(dāng)期和后期商品價格，差距較大的，應(yīng)查明原因，如是供應(yīng)商原因（欺詐等）立即終止合作，并按協(xié)議追回經(jīng)濟損失。6、平時，市場價格調(diào)查小組的市場詢價要采購的采購價和供應(yīng)商的供應(yīng)價相比較。如有差距，應(yīng)查明原因，并即時處理，針對不同的情況采取以下兩種不同的處理方法：（1）調(diào)整價格（2）追究采購責(zé)任。7、所有價格比較要在商品同等同級的情況下進行。同時考慮影響價格的幾個主要因素（采購時段、季節(jié)因素等）。三、供應(yīng)商確定1、根據(jù)以上調(diào)查確定商家（考慮綜合因素）。2、市場調(diào)查報告（商家）經(jīng)執(zhí)總審閱后，確定商家。3、每類商品應(yīng)聯(lián)系多個供應(yīng)商，最低確定三個供應(yīng)商（一主、兩次）。4、能簽訂合同的簽訂合同，不能起草合同的，質(zhì)檢部門需對供應(yīng)商加以調(diào)查和確認(rèn)，并做出確認(rèn)書。5、簽訂合同按照合同管理制度執(zhí)行。所有供應(yīng)商均須與公司簽訂業(yè)務(wù)承諾書后才能簽訂供應(yīng)合同，而且應(yīng)根據(jù)實際情況收取相應(yīng)質(zhì)量保證金或入場費。在供應(yīng)合同中要有有關(guān)于因質(zhì)量、價格、數(shù)量、時效等問題給我方造成損失或負(fù)面影響時，商家應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和賠償內(nèi)容。6、所有供應(yīng)商原則上采取送貨上門，月終結(jié)算方式。7、每一年對供應(yīng)商調(diào)查一次，不行的另選商家，其資格合乎條件的繼續(xù)簽訂合同。四、物資采購1、根據(jù)合同法的申購單，咨詢?nèi)覉髢r，選擇價低廠家采購，自行購買也需先咨詢價格再確定商家采購。2、商家送貨上門的，采購應(yīng)和廚房、庫房及驗收相關(guān)人員一起，對其商品價格、數(shù)量、質(zhì)量作驗收，價格、數(shù)量、質(zhì)量不符者要提出退貨或補貨。3、相關(guān)部門驗收合格后，采購應(yīng)在驗收入庫單上簽字，必須認(rèn)真核對貨物的價格和數(shù)量、金額，如有不符，不得簽字。4、平時采購要擬定采購計劃，先購急需用品和原材料，后購其他物品，切實保障生產(chǎn)經(jīng)營正常進行，如影響營業(yè)，造成損失的，采購部承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5、平時應(yīng)主動了解商品庫存量及部門需求，當(dāng)經(jīng)營用原材料達到最低儲備量時（酒水、佐料、一次性餐具、店面消耗大的其他物品），應(yīng)提醒相關(guān)部門辦理相關(guān)申購手續(xù)。6、供應(yīng)商因送貨時間過長(影響到營業(yè)為標(biāo)準(zhǔn))和價格與市場價不符者，采購應(yīng)按合同有關(guān)合同規(guī)定追究其經(jīng)濟責(zé)任或?qū)で蠼鉀Q辦法。7、如因質(zhì)量問題與其他驗收人員意見不一致的，應(yīng)以不影響營業(yè)為前提，口頭匯報執(zhí)總或相關(guān)部門經(jīng)理，尋求解決方式，事后可書面呈報總經(jīng)理。8、廚房、庫房及驗收相關(guān)人員對購進物資的質(zhì)量應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢驗。9、如有問題立即退貨，不得姑息供應(yīng)商，如采購和其他驗收人員認(rèn)定物資品質(zhì)等級有問題的，應(yīng)按實物等級入庫和計算金額。10、采購的要求：（1）準(zhǔn)確性；數(shù)量和價格不得超過或低于申購數(shù)量的標(biāo)準(zhǔn)浮動比率。在驗收時，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人（廚房負(fù)責(zé)人、門店負(fù)責(zé)人、庫管等）要嚴(yán)格把關(guān)，不得隨意入庫或接收貨物。（2）質(zhì)量等因素要嚴(yán)格執(zhí)行采購執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。誤差不得超過標(biāo)準(zhǔn)誤差率。誤差太大要立即退貨。廚房等相關(guān)部門要嚴(yán)格把關(guān)，如因質(zhì)量等問題造成損失的要追究相關(guān)部門的責(zé)任。（3）及時性：采購過程中，不能出現(xiàn)缺貨，供應(yīng)時間要及時，如因采購不及時造成的經(jīng)濟損失由采購和供應(yīng)商負(fù)責(zé)。（4）采購的準(zhǔn)確性和及時性做考核采購的一個參考。五、采購結(jié)算1、采購采用備用金制度，備用金管理遵照公司備用金制度。2、備用金采取每周結(jié)算一次(根據(jù)實際情況確定報賬周期)。3、采購結(jié)賬時應(yīng)憑合法的單據(jù)結(jié)賬。①入庫單有以下人員簽字：庫管(或兼職)、申購部門負(fù)責(zé)人、采購；②內(nèi)部費用報銷單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、會計、執(zhí)總、總經(jīng)理簽字，有正規(guī)發(fā)票的必須單獨填寫內(nèi)部費用報銷單，無票據(jù)的必須有使用部門或庫房簽字。4、結(jié)算時，公司出納應(yīng)核對其單據(jù)和現(xiàn)金是否足額。5、每月末應(yīng)協(xié)助供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)，對手續(xù)不全的，應(yīng)提醒或協(xié)助其辦理。每次結(jié)算時應(yīng)核對當(dāng)次所供應(yīng)的商品有無價格質(zhì)量等問題，如有應(yīng)先處理問題，再按規(guī)定的手續(xù)結(jié)賬。六、供應(yīng)商洽談1、根據(jù)調(diào)查價格差異，與供應(yīng)商協(xié)商解決。2、季節(jié)性，熱銷產(chǎn)品的增加和減少應(yīng)及時提醒供應(yīng)商我方需求量，以便供應(yīng)商做好準(zhǔn)備。3、在合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)意見分歧，應(yīng)做好供應(yīng)商協(xié)調(diào)工作，確保企業(yè)損失降低最低，協(xié)調(diào)不力而影響營業(yè)的，造成的可量化損失由采購部承擔(dān)相應(yīng)經(jīng)濟責(zé)任。4、每年應(yīng)做出供應(yīng)商合作評價書，對1年來供