SP-QP-032文件控制程序

公司LOGOXXXX氣車零部件有限公司文件級別文件編號XX-XX-XX版本A0文件名稱文件控制管理程序L2頁 數(shù)1of9權(quán)責(zé)部門文控中心文件控制管理程序批準(zhǔn)/日期審核/日期編制/日期文件修訂履歷版本修訂內(nèi)容修訂章節(jié)修訂人修訂日期A0公司導(dǎo)入ISO/TS16949:2009體系，新制訂發(fā)行/B0公司導(dǎo)入￡09001:2015&IATF16949:2016全版修訂程序內(nèi)容/公司LOGOXXXX氣車零部件有限公司文件級別文件編號XX-XX-XX版本A0文件名稱文件控制管理程序L2頁 數(shù)2of9權(quán)責(zé)部門文控中心1、 目的為使本公司質(zhì)量管理體系相關(guān)文件的編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識、回收和作廢等相關(guān)過程得到規(guī)范與管理，特制定本程序。2、 適用范圍：凡本公司與品質(zhì)管理、 HHHI\及環(huán)境管理體系相關(guān)之內(nèi)部文件 /資料（手冊、程序文件、作業(yè)規(guī)范、記錄 ）及外來文件/資料（相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、客戶提供之圖紙或其它與品質(zhì) /HSF/環(huán)境活動相關(guān)之文件資料）均屬之。3、 定義：3.1管理手冊：有關(guān)本公司經(jīng)營組織與各機(jī)能之概括性、 原則性之摘要說明。3.2程序文件：規(guī)定過程的職責(zé)、使用資源、運作的方法和衡量指標(biāo)的信息的文件。3.3作業(yè)指導(dǎo)文件：規(guī)范具體作業(yè)活動的文件。如操作標(biāo)準(zhǔn)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書等。3.4記錄：為完成的活動或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。3.5外來文件：與質(zhì)量體系有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、手冊，與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)，客戶提供的標(biāo)準(zhǔn)等文件。3.6技術(shù)文件：由產(chǎn)品開發(fā)部門制作之有關(guān)物料或產(chǎn)品規(guī)格之文件，包括規(guī)格書、工程圖、承認(rèn)書、 ECRECN等。3.7受控文件：質(zhì)量體系相關(guān)的文件以及直接使用于生產(chǎn)、檢查相關(guān)區(qū)域的指導(dǎo)性文件，受控文件必須經(jīng)過審批，一般都有“受控文件”印章標(biāo)識，此類文件必需作發(fā)放回收記錄。3.8外來文件：非本公司制作之文件資料皆屬之，如來自關(guān)方的資料；客戶提供與產(chǎn)品相關(guān)的資料含圖面及標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等。3.9參考文件：僅用作學(xué)習(xí)、參考的文件、在活動中不產(chǎn)生法律效力?？梢允墙?jīng)權(quán)責(zé)批準(zhǔn)后的受控文件的影印本，試用暫行文件。參考必須加蓋紅色“參考文件章”。3.10臨時文件：在特殊情況下（如打樣需要、工藝變更、設(shè)備原因、體系運作等） ，當(dāng)現(xiàn)行體系文件不能滿足產(chǎn)品質(zhì)量或體系運作要求時，并且這種情況只是暫時性岀現(xiàn)，則采用發(fā)行臨時文件方式進(jìn)行管制， 臨時文件有效期為2個月，時間到后自動作廢，如續(xù)繼使用則要經(jīng)過制訂人手簽有效期。4、 相關(guān)參考文件：4.1《記錄管制程序》4.2《信息溝通管理程序》4.3《產(chǎn)品變更管理程序》4.4《信息系統(tǒng)管理辦法》4.5《開發(fā)圖檔管理規(guī)范》5、 權(quán)責(zé)定義：5.1文控中心：新制定文件的編號；文件下發(fā)回收及原件存檔；建立收發(fā)臺賬；文件管理情況日?；?；已作廢文件的暫存及處理。5.2總經(jīng)理或管理者代表：批準(zhǔn)工廠的質(zhì)量方針/目標(biāo)、質(zhì)量手冊、程序文件。5.3各部門：依照質(zhì)量管理實際需要編制相關(guān)文件 ，嚴(yán)格按照已發(fā)行的文件進(jìn)行操作，所有受文部門均負(fù)保管之責(zé)。5.4有關(guān)文件的制定/修訂、審核、批準(zhǔn)權(quán)責(zé)明細(xì)參照 6.3文件審批之規(guī)定

公司LOGOXXXX氣車零部件有限公司文件級別文件編號XX-XX-XX版本A0文件名稱文件控制管理程序L2頁 數(shù)3of9權(quán)責(zé)部門文控中心序號作業(yè)流程圖6.16.26.36.46.56.66.7權(quán)責(zé)部門/人序號作業(yè)流程圖6.16.26.36.46.56.66.7權(quán)責(zé)部門/人相關(guān)文件/表單各相關(guān)部門管理者代表文件修改/廢止申請單文控中心文員受控文件清單各相關(guān)部門管理者代表/文控中心文件發(fā)行/回收管制表《文件發(fā)行作業(yè)指引》各相關(guān)部門文控中心文件補(bǔ)發(fā)申請表各相關(guān)部門管理者代表文件適用性評審報告文控中心各相關(guān)部門管理者代表文件修改/廢止申請單6.1文件制定及修改公司質(zhì)量管理體系建立時所需的文件由管理代表和推行小組統(tǒng)一策劃制定，各類文件依實際需要設(shè)定格式各；文件制定中所用的標(biāo)準(zhǔn)符號參照附件一相關(guān)規(guī)定；體系運作過程中當(dāng)岀現(xiàn)下列情形時，文件可能需要提岀修訂：某個文件經(jīng)評審發(fā)現(xiàn)不充分或不適宜而需要增刪內(nèi)容時 ；外部要求變更時；當(dāng)現(xiàn)有作業(yè)流程或工程變更時；糾正預(yù)防措施提岀修訂時；客戶審廠改善或持續(xù)改進(jìn)修訂時/廢止申請單】/廢止申請單】當(dāng)體系運行后因產(chǎn)品或作業(yè)控制需要新增文件時由需求部門提岀【文件修改6.2獲得文件編號/版次:

公司LOGOXXXX氣車零部件有限公司文件級別文件編號XX-XX-XX版本A0文件名稱文件控制管理程序L2頁 數(shù)4of9權(quán)責(zé)部門文控中心新制訂的文件需要發(fā)電子到文控中心，由文控文員按照編碼規(guī)則和現(xiàn)有的【受控文件清單】進(jìn)行編號，文件修訂需要文控文員確認(rèn)現(xiàn)行的最新版本號。各類文件的編號規(guī)則及部門代碼如下：型類件文號編質(zhì)量文件代碼起OO音始起OO從號水流管量関PQrp立口起OO卄込規(guī)M始卄込規(guī)M始工起:T—wOmO始開OA產(chǎn)品工程文件起O咅/品產(chǎn)號型品制編/號型的品成照按始制編/號型的品成照按始NCE單知通變程工,0推}類售次銷以表-S02XO、T—一一oFKO表從FR號丫水(流「奏W弋立口“源XX來范規(guī)護(hù)備設(shè)始起OO書導(dǎo)指始起OO書導(dǎo)指驗檢品產(chǎn)部始識起品00管理制度類訥立口-DZ號立口個單書明說責(zé)職作工咅ZZ-書妒說責(zé)00職作從工號JJ冰Z流外來文件立口-DErp立口為這號只收序則體代#,詐XX諭朗有nJ>一、--亠，詮立口件m的文里詠忖這/+X17-r號1匚「、-一SJcrp戈編咅代來的的巾外身件立-R份^文ED一其來E第用外如門接個版本識別號版當(dāng)版號系行9發(fā)出首建桝號O序}A本等號當(dāng)3%2X於始,開板OTA本公司各部門代碼

公司LOGOXXXX氣車零部件有限公司文件級別文件編號XX-XX-XX版本A0文件名稱文件控制管理程序L2頁 數(shù)5of9權(quán)責(zé)部門文控中心各中心下屬部門部門英文全稱部門代碼總經(jīng)辦總經(jīng)理辦公室GeneralmanagerofficeG銷售中心業(yè)務(wù)部（汽車）BusinessdepartmentD業(yè)務(wù)部（常規(guī)）BusinessdepartmentD市場部MarketingDepartmentD項目管理中心項目部ProjectDepartmentX生產(chǎn)運營中心開發(fā)部R&DdepartmentE技術(shù)部TechnologyDepartmentJ資材部TheDepartmentofmaterialsP生產(chǎn)部ProductiondepartmentM品質(zhì)部QualitydepartmentQ綜合管理中心人事行政部administrationdepartmentA財務(wù)部FinanceDepartmentC其它注塑車間InjectiondepartmentH文控中心DocumentcontrolcenterF6.3文件審批規(guī)定文件的制定/修訂、審核、批準(zhǔn)權(quán)責(zé)明細(xì)如下:別類件文制編核審準(zhǔn)LLft式方行發(fā)注備內(nèi)部文件表//昔§管二理經(jīng)總檔子電S份需到檔放子心電中如咅導(dǎo)領(lǐng)/檔子電范規(guī)二§管管、干nJ咅導(dǎo)領(lǐng)/立口關(guān)目木如部如部外來文件如部如部內(nèi)子一附洪-TO電一表//<者§管人收接如部需牛文件在審批過程中，如需征詢相關(guān)部門的意見，則通過文件會簽的方式進(jìn)行。公司LOGOXXXX氣車零部件有限公司文件級別文件編號XX-XX-XX版本A0文件名稱文件控制管理程序L2頁 數(shù)6of9權(quán)責(zé)部門文控中心6.4文件下發(fā)/舊版回收當(dāng)文件經(jīng)修訂重新發(fā)行新版時，由文控中心根據(jù)【文件發(fā)行 /回收管制表】原來發(fā)放的部門和份數(shù)將舊版文件全部收回，新版文件重新發(fā)放和簽收。文件作廢時，則將全部作廢文件收回。6.5文件使用及管理各相關(guān)部門應(yīng)妥善保存發(fā)行的受控文件，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、缺頁、遺失等現(xiàn)象，應(yīng)及時上報要求補(bǔ)發(fā)，遺失受控文件根據(jù)不同情況追究當(dāng)事人責(zé)任；各相關(guān)單位/部門不得將已蓋章確認(rèn)的受控文件復(fù)印使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有黑色“受控文件”章，應(yīng)立即銷毀，并追究當(dāng)事人責(zé)任。文管中心指導(dǎo)相關(guān)部門妥善保存受控文件，并不定期檢查各受控文件的保存狀態(tài)。如因文件破損、遺失，或因?qū)嶋H需要須增加使用份數(shù)，或須向客戶、供應(yīng)商提供文件，或向外部機(jī)構(gòu)提供文件時，需填寫【文件補(bǔ)發(fā)申請單】提出申請，經(jīng)文控中心人員核準(zhǔn)后，交文控中心員辦理補(bǔ)發(fā)，補(bǔ)發(fā)作業(yè)與文件發(fā)行作業(yè)相同。文件使用過程中，各類文件均由單位部門主管決定保密類別。 （說明：保密類別為機(jī)密文件、普通文件） ，機(jī)密等極判定原則，如下：機(jī)密文件： 適用于揭露后會嚴(yán)重傷害本公司之競爭力、財務(wù)、聲譽(yù)、經(jīng)營，使之遭受非常重大損害（客供3D設(shè)計圖、報價成本核算表，產(chǎn)品設(shè)計準(zhǔn)則作業(yè)規(guī)范，內(nèi)部技術(shù)規(guī)程）普通文件：廠內(nèi)可公開的信息6.7文件定期評審管理者代表通過內(nèi)審和管理評審來評審各文件有適宜性，當(dāng)產(chǎn)品、設(shè)備、工藝、材料等變化時，法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)變化時，出現(xiàn)重大產(chǎn)品質(zhì)量事故時，可專門組織各部門進(jìn)行文件適宜性評審， 評審中發(fā)現(xiàn)不適用文件進(jìn)行廢止或修訂。6.8文件廢止由于產(chǎn)品或過程的更改，文件若不再使用需廢止時，由現(xiàn)有權(quán)責(zé)單位提出【文件修改 /廢止申請單】，注明廢止原因。文件廢止由品管文控中心將廢止文件統(tǒng)一收回；各部門 （文控中心除外）和個人都不得保留已失效或過時的文件。

公司LOGOXXXX氣車零部件有限公司文件級別文件編號XX-XX-XX版本A0文件名稱文件控制管理程序L2頁 數(shù)7of9權(quán)責(zé)部門文控中心8、 外發(fā)文件的管理當(dāng)因公司外發(fā)加工或打樣需要外發(fā)文件時， 需要將文件轉(zhuǎn)成PDF格式，一般資料由文控中心在【文件發(fā)行/回收管制表】中只接注明接收方名稱，涉及重要圖檔 /ROHS管理標(biāo)準(zhǔn)類需要接收方簽回【文件接收回執(zhí)單】 ，當(dāng)版本有更新時及時通知接收方；有涉及客戶提供的原始圖檔時，必須經(jīng)過客戶同意。9、 相關(guān)表單：9.1【文件修改/廢止申請單】9.2【受控文件清單】9.3【文件發(fā)行/回收管制表】9.4【文件補(bǔ)發(fā)申請單】9.5【外來文件清單】

公司LOGOXXXX氣車零部件有限公司文件級別文件編號XX-XX-XX版本A0文件名稱文件控制管理程序L2頁 數(shù)8of9權(quán)責(zé)部門文控中心9.6【文件接收回執(zhí)單】9.7【文件適用性評審報告】10、相關(guān)附件10.1附件一各文件制定所用的標(biāo)準(zhǔn)符號序號圖形符號表示內(nèi)容1匕表示流程的開始和結(jié)束用2表示流程的作業(yè)步驟用3O表示流程的審核、核準(zhǔn)、判定用4□表示跨頁連接符號5《》表示引用的相關(guān)文件6【】表示引用的相關(guān)表單7 ?流程方向通過用0K未通過用NG10.2附件二文控中心各印章使用明細(xì)表名稱圖示使用說明1.正本原件章受控文件的原件，都在文件原檔的后面統(tǒng)一蓋上【正本文件】章，包括手冊/程序/三階文件/控制計劃/FMEA/SOP/SIP/表單原件等2.受控發(fā)行章文控下發(fā)的所有受控文件，都必須蓋【受控文件】章，沒有蓋章的文件各部門都不得使用 ，除非經(jīng)過文控中心確認(rèn)可用，【受控文件】章一般蓋在文件的右上角，如果是圖檔，要蓋在空白處

公司LOGOXXXX氣車零部件有限公司文件級別文件編號XX-XX-XX版本A0文件名稱文件控制管理程序L2頁 數(shù)9of9權(quán)責(zé)部門文控中心4.參考文件章所有舊版本或過期的文件統(tǒng)一蓋【作廢章】 4.參考文件章各部門沒有