高校網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用

高校網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用

在線結(jié)算系統(tǒng)最初是一個網(wǎng)絡(luò)平臺，最初的會計賬簿改為遠(yuǎn)程結(jié)算。原始文件可以通過各種方式傳輸給財務(wù)部門，但審批和驗證等傳統(tǒng)程序可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)執(zhí)行，即“基礎(chǔ)”問題。其次，在許可過程中，可以設(shè)置許可流程，或者由結(jié)算負(fù)責(zé)人選擇許可流程。根據(jù)評估業(yè)務(wù)的移動方向，系統(tǒng)必須確定每個職能部門的授權(quán)范圍，即“流程”問題。第三，在業(yè)務(wù)流程中，相應(yīng)的員工有相應(yīng)的權(quán)限，如結(jié)算人、審批人、財務(wù)人員等，但他們有重復(fù)身份。在重建身份之后，系統(tǒng)必須配置適當(dāng)?shù)纳矸菹拗茊栴}，即“權(quán)力”問題。在構(gòu)建過程中要充分考慮以上三個問題,既要使傳統(tǒng)的核算體系簡單化、智能化,還要合法化、安全化,使之符合財務(wù)管理的相關(guān)法律法規(guī)。一、報銷業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)流程網(wǎng)上報銷流程一般與傳統(tǒng)報銷流程類似,區(qū)別在于網(wǎng)上報銷各個環(huán)節(jié)全部在網(wǎng)上實現(xiàn)。首先每個用戶被設(shè)置一定的權(quán)限,通過報銷錄入模塊輸入報銷信息,比如報銷內(nèi)容、金額等原始信息,類似于填制報銷匯總單,然后提交到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中,其次在提交報銷信息的同時選擇審批流程,即報銷信息的審批走向,報銷信息根據(jù)設(shè)計流程流轉(zhuǎn)到不同的審批人審批,審批完成后所有報銷信息流轉(zhuǎn)到財務(wù)部門稽核崗,由財務(wù)人員進(jìn)行核算、稽核,直接通過引入憑證模塊,將報銷人的報銷內(nèi)容轉(zhuǎn)化成憑證入賬,最終資金信息流轉(zhuǎn)到出納或者資金管理部門,由其根據(jù)系統(tǒng)登記好的銀行卡號或者收款方信息導(dǎo)入到網(wǎng)上銀行,直接完成資金的收付。具體的報銷流程可以概括為:報銷人整理票據(jù)錄入報銷信息→選擇審批人并提交→審批人審批(一個或多個)→財務(wù)稽核、核算、復(fù)核→資金中心或出納完成收付。在整個流程的設(shè)計中,為了更直觀地反映整個工作流程,方便用戶使用,應(yīng)注意以下兩個問題:一是采用向?qū)瓦f進(jìn)化填制。由于報銷人對財務(wù)信息的了解程度不同,特別是對專業(yè)術(shù)語以及報銷規(guī)定或者報銷流程不熟悉,可能會導(dǎo)致對報銷系統(tǒng)使用困難,因此在設(shè)計時應(yīng)盡量直觀、簡單,每一步的錄入采用向?qū)?即用戶直接點擊下一步即可進(jìn)入下一個界面,層層推進(jìn),步步簡潔明了,有利于使用人更快、更好地掌握系統(tǒng)特點。二是流程設(shè)計中應(yīng)設(shè)置反饋信息。即在整個流程中,要實時反映出每一筆報銷業(yè)務(wù)的流程走向,并能實時查詢或瀏覽報銷業(yè)務(wù)的每個流程節(jié)點的詳細(xì)信息。系統(tǒng)可以通過短信或消息窗口等及時反饋報銷單的報銷信息。比如某個時刻,報銷業(yè)務(wù)在哪個審批節(jié)點上,或者在某個節(jié)點發(fā)生了什么等信息,有利于報銷人及時掌握報銷單的報銷情況,并采取相應(yīng)的措施。二、在線清算模塊的設(shè)計一般情況下,網(wǎng)上報銷系統(tǒng)應(yīng)包含以下幾個模塊:(一)報銷入庫單的設(shè)計報銷人通過此模塊輸入報銷信息。由于報銷業(yè)務(wù)類型不同,為了便于填寫、信息歸集以區(qū)分不同的業(yè)務(wù),可以設(shè)置不同的報銷錄入單,比如差旅費報銷單、固定資產(chǎn)報銷單、勞務(wù)費報銷單、其他費用報銷單、借款單等,或者財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)類型設(shè)置其他的報銷錄入單。在設(shè)計報銷錄入單時,應(yīng)簡潔明了,盡量全面反映所需的報銷信息,比如差旅費報銷單中應(yīng)含有出差地點、時間、人數(shù)、費用等基本信息,以便核算出差補(bǔ)助等;資產(chǎn)報銷單應(yīng)含固定資產(chǎn)的類型、資產(chǎn)編號等信息,以便在自動生成憑證時可以方便系統(tǒng)取數(shù)及歸集科目;勞務(wù)費報銷單中應(yīng)含有收款方的信息或者所得稅等信息;每一筆業(yè)務(wù)需要填寫收款方信息或者由系統(tǒng)直接取事先設(shè)定的收款方賬號等信息,以便資金管理部門或出納通過網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬。報銷單據(jù)在設(shè)計時還要考慮與自動生成憑證的對接,即報銷單中所列報銷內(nèi)容應(yīng)與憑證科目基本對應(yīng),比如在差旅費報銷單中所填項目與金額應(yīng)與“差旅費”科目對應(yīng),因此在設(shè)計時應(yīng)參考核算科目。此外,借款單填制基本與報銷業(yè)務(wù)相同。但是每個報銷業(yè)務(wù)在設(shè)計時必須加入是否還借款功能,如果選擇還借款則可把報銷金額與借款自動對沖,并可以查詢借款明細(xì)以選擇相應(yīng)的借款沖銷。(二)建立審批流制度審批模塊指的是擁有審批權(quán)限的審批人對所負(fù)責(zé)的報銷事項即報銷人提交的報銷單進(jìn)行網(wǎng)上審批的模塊。報銷人提交的報銷單在系統(tǒng)中進(jìn)行流轉(zhuǎn),經(jīng)過審批的過程可稱為審批流,即設(shè)定好的或者由用戶自行設(shè)定的審批人。審批流是網(wǎng)上報銷的一個重要概念,它把傳統(tǒng)的報銷中的逐個由負(fù)責(zé)人簽字轉(zhuǎn)換為網(wǎng)上報銷中的相關(guān)負(fù)責(zé)人電子審批、電子簽名,審批人可以隨時通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行審批,而且可以通過網(wǎng)絡(luò)向報銷人反饋報銷內(nèi)容,大大提高了工作效率。在設(shè)計審批模塊時,應(yīng)注意以下兩個問題:1.費用報銷審批程序應(yīng)當(dāng)是固定針對報銷業(yè)務(wù)較為單一的學(xué)校,可以設(shè)成固定的審批程序,比如固定資產(chǎn)的報銷是由經(jīng)費負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)管理部門或者單位負(fù)責(zé)人等逐一審批,那么程序就可以設(shè)定為此類報銷業(yè)務(wù)必須逐一流轉(zhuǎn)到上述的相關(guān)審批人,由其審批后再流轉(zhuǎn)到財務(wù)稽核崗,但是對于大多數(shù)高校來講,費用報銷類別比較復(fù)雜,涉及科研項目、經(jīng)費項目、代管項目等,而且在報銷過程中各高校的規(guī)定也不同,比如超過5萬元的支出由財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字,涉及多個部門的費用支出需要交叉簽字或者費用分配等,如果設(shè)成固定的審批程序一則使得維護(hù)工作相當(dāng)繁瑣,而且不能全面反映費用報銷的特殊情況,在此,筆者建議報銷人可在提交報銷單的時候自行選擇審批人,即在傳統(tǒng)報銷業(yè)務(wù)中需要由哪些個負(fù)責(zé)人簽字則在網(wǎng)上報銷中選擇哪幾個審批人,財務(wù)稽核時對其審批合法性進(jìn)行確認(rèn)(與傳統(tǒng)報銷方式相同),避免違規(guī)選擇審批人。2.原始單據(jù)的演化報銷單流轉(zhuǎn)到審批人,審批人簽署“同意”或“不同意”,并可以備注信息,反饋給報銷人不同意的理由或者選擇是否需要看原始單據(jù),如果簽署“同意”,報銷單則流轉(zhuǎn)到下一個審批人,如果簽署“不同意”并附加理由,則報銷單退回到報銷人那里,由報銷人修改后重新提交,如果選擇看原始單據(jù)或手工審批,則報銷人需將原始單據(jù)面呈審批人,再做電子審批或者手工審批。審批完成后,原始單據(jù)通過某種方式到財務(wù)核算部門,網(wǎng)上報銷單流轉(zhuǎn)到財務(wù)稽核崗。(三)對網(wǎng)上報銷單進(jìn)行審核,做好前期準(zhǔn)備工作財務(wù)稽核模塊指報銷單審批完成后流轉(zhuǎn)到財務(wù)稽核崗由會計人員進(jìn)行核算審核的模塊。此模塊主要有三個功能,一是對報銷單進(jìn)行審核、核算、復(fù)核,一方面對網(wǎng)上報銷單的合法性進(jìn)行審核,另一方面對原始單據(jù)審核,以及對原始單據(jù)和網(wǎng)上報銷單是否一致進(jìn)行審核。二是進(jìn)行核算,把網(wǎng)上報銷單引入到核算軟件,這里需要說明的是,在設(shè)計時一定要做好報銷單與憑證引入的對接工作,使報銷單所填內(nèi)容基本與科目一致,以便提高工作效率。三是復(fù)核功能,即財務(wù)人員核算完畢后,由復(fù)核崗進(jìn)行復(fù)核,報銷過程基本完成,下一步,報銷單中收付款信息流轉(zhuǎn)到出納崗或者資金核算部門以完成收付。需要說明的是收付款信息流轉(zhuǎn)到出納或者資金管理部門時需要自動生成一定的格式,以便導(dǎo)入網(wǎng)銀,方便快捷的完成收付。(四)經(jīng)費查詢和到賬查詢功能報銷人或者各部門、各經(jīng)費負(fù)責(zé)人、財務(wù)人員等可以通過此模塊進(jìn)行明細(xì)查詢、匯總查詢以及報銷業(yè)務(wù)的具體情況查詢。每人被分配一定的權(quán)限,可以實時查詢經(jīng)費的詳細(xì)收支情況以及其他財務(wù)信息。同時,還可以通過此模塊及時查詢經(jīng)費的到賬情況,特別方便科研經(jīng)費量大的高校用戶及時了解分配經(jīng)費情況。除此之外,還可以設(shè)置工資查詢、公積金查詢等功能,各高校可以根據(jù)情況設(shè)計開發(fā)。(五)系統(tǒng)的功能模塊后臺管理平臺指網(wǎng)上報銷維護(hù)人員進(jìn)行后臺維護(hù)的模塊?；景脩魴?quán)限管理、報銷單定制設(shè)計、各種表單設(shè)計、科目對接、數(shù)據(jù)維護(hù)等功能,主要是對整個系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理。需要注意的是各種模塊的設(shè)計直接關(guān)系后臺維護(hù)的工作量,所以在設(shè)計時應(yīng)進(jìn)行充分調(diào)研,合理設(shè)計,比如用戶信息要盡可能的全,不僅要包含用戶的ID號、部門、身份等基本信息,還要包含其銀行卡號、工資號等,以便在報銷時直接引用,避免報銷人重復(fù)填制。三、在線結(jié)算系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的問題(一)軟件的安全性原則網(wǎng)上報銷系統(tǒng)所保存的數(shù)據(jù)屬于機(jī)密信息,要求其安全性、保密性必須處于高安全級別,而系統(tǒng)依托于實時的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,以網(wǎng)絡(luò)作為信息傳遞和共享的基礎(chǔ),因此在開發(fā)軟件時也應(yīng)充分考慮軟件的安全性和保密性,避免黑客攻擊以及病毒破壞。同時,財務(wù)部門應(yīng)有嚴(yán)格的權(quán)限制度,對特定使用者進(jìn)行不同層次的權(quán)限劃分,充分利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全認(rèn)證、防火墻、劃分網(wǎng)段、專用網(wǎng)絡(luò)等措施加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性,確保系統(tǒng)的正常運行以及安全操作。(二)建立和完善網(wǎng)上報銷制度網(wǎng)上報銷是高校財務(wù)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)體系,是實現(xiàn)財務(wù)管理信息化的重要步驟。一套完善的報銷體系必須具備完善的制度