湖南省煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法

湖南省煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)對煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，確保項(xiàng)目檔案資料的完整、真實(shí)和有效利用，根據(jù)《全國煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)實(shí)施方案》、《國家煙草專賣局組織全國煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目抽查驗(yàn)收、評(píng)價(jià)辦法》，結(jié)合我省煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的實(shí)際，特制定本辦法。第二條本辦法中的煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程項(xiàng)目是指煙水配套、機(jī)耕路、密集式烤房、標(biāo)準(zhǔn)化晾房、煙用機(jī)械、育苗工場等工程項(xiàng)目。第三條煙葉生產(chǎn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程項(xiàng)目(以下簡稱“項(xiàng)目”)檔案是指從項(xiàng)目申請、選點(diǎn)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、上報(bào)計(jì)劃、立項(xiàng)審批、公示、簽訂補(bǔ)貼合同、設(shè)立項(xiàng)目組、組織實(shí)施、施工現(xiàn)場管理、竣工驗(yàn)收、補(bǔ)貼資金兌現(xiàn)公示、資產(chǎn)移交、運(yùn)行管護(hù)全過程所形成的，應(yīng)歸檔的各種文件資料、影像資料、設(shè)計(jì)資料、監(jiān)理資料等。項(xiàng)目檔案既是煙基竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，也是國家局、省局評(píng)價(jià)計(jì)劃實(shí)施成效、統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的依據(jù)，是撥付資金和進(jìn)行工程審計(jì)的基礎(chǔ)，同時(shí)也是項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。第四條項(xiàng)目檔案由綜合類檔案、文本檔案、電子檔案三部分組成。第五條歸檔的檔案資料要求字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。永久、長期保存的文件不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等書寫或繪制的材料)，數(shù)據(jù)資料、檔案卡應(yīng)以光盤為長期儲(chǔ)存介質(zhì)。第六條項(xiàng)目檔案資料的制作、收集整理、歸檔應(yīng)與項(xiàng)目實(shí)施同步。項(xiàng)目檔案移交的時(shí)間：縣、市兩級(jí)煙葉基礎(chǔ)辦應(yīng)在國家局統(tǒng)一驗(yàn)收前，向上一級(jí)移交電子檔案和檔案卡。在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位將經(jīng)整理的項(xiàng)目文件按規(guī)定向煙基辦移交。煙基辦應(yīng)將接收的項(xiàng)目文件進(jìn)行整理、編目（竣工圖、聲像檔案單獨(dú)立卷）、歸檔并移交給村委會(huì)或其代管部門，或受其委托，妥善保管好要移交的檔案資料。第二章綜合類檔案第七條綜合類檔案按行政區(qū)劃分為：省、市（州）、縣（市、區(qū)）三級(jí)綜合檔案。第八條全省綜合類檔案由基本煙田保護(hù)制度、基本煙田建設(shè)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃、年度實(shí)施計(jì)劃、項(xiàng)目補(bǔ)貼資金管理辦法、項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)規(guī)范、項(xiàng)目驗(yàn)收辦法、全省項(xiàng)目實(shí)施總體情況報(bào)告、全省項(xiàng)目抽查驗(yàn)收情況報(bào)告、全省項(xiàng)目資金管理情況報(bào)告和變更申請等文件組成，并裝訂成冊。第九條市（州）綜合類檔案由基本煙田保護(hù)制度、基本煙田建設(shè)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃、年度實(shí)施計(jì)劃、項(xiàng)目資金管理情況報(bào)告、項(xiàng)目補(bǔ)貼資金管理辦法、項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)規(guī)范、項(xiàng)目驗(yàn)收辦法、市（州）項(xiàng)目實(shí)施總體情況報(bào)告、市（州）項(xiàng)目資金使用情況報(bào)告、市（州）項(xiàng)目抽查驗(yàn)收情況報(bào)告、省局對該地抽查驗(yàn)收結(jié)論和變更申請等文件組成，并裝訂成冊。第十條縣（市、區(qū)）綜合類檔案由基本煙田保護(hù)制度、基本煙田建設(shè)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃、年度實(shí)施計(jì)劃、項(xiàng)目管理辦法或?qū)嵤┘?xì)則、項(xiàng)目補(bǔ)貼資金管理辦法、項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)規(guī)范、項(xiàng)目實(shí)施方案、全縣（市、區(qū)）項(xiàng)目實(shí)施總體報(bào)告、全縣（市、區(qū)）項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報(bào)告、地市公司對該地驗(yàn)收結(jié)論、項(xiàng)目質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、紀(jì)檢監(jiān)察報(bào)告、項(xiàng)目資金審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目資金使用管理情況報(bào)告和變更申請等文件組成，并裝訂成冊。第三章文本檔案第十一條文本檔案包括項(xiàng)目檔案卡、項(xiàng)目申請書、補(bǔ)貼合同、施工合同、公示材料、設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、工程痕跡資料、驗(yàn)收資料等資料。第十二條文本檔案格式按附件執(zhí)行。第十三條文本檔案基本要求：1、各建設(shè)項(xiàng)目檔案以基地單元或項(xiàng)目區(qū)為單位，按項(xiàng)目類別歸檔，要求一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)檔案卡；2、檔案文本須設(shè)目錄，并編制頁碼。3、同類項(xiàng)目多個(gè)單項(xiàng)工程或以村（項(xiàng)目區(qū)）整合簽訂項(xiàng)目申請書、補(bǔ)貼合同、施工合同的，可共用一套資料，但應(yīng)將受益煙農(nóng)或村民小組花名冊附后，并履行簽字和加蓋手印或私章手續(xù)。4、凡履行簽字手續(xù)的，不能由煙葉基礎(chǔ)辦工作人員代簽，必須由受益煙農(nóng)簽字。如因受益煙農(nóng)本人不能簽字的，代簽人員名字后加“代”字。5、資料中GPS定位數(shù)據(jù)要具體到每個(gè)項(xiàng)目，以度為單位（要求小數(shù)點(diǎn)后五位），數(shù)碼圖片應(yīng)拍攝2張，其中1張應(yīng)清晰反應(yīng)建筑物大體輪廓，另1張為項(xiàng)目標(biāo)識(shí)照片，照片宜直接粘貼至檔案卡空白處再打印。第十四條卷內(nèi)文件排列：按項(xiàng)目檔案卡、項(xiàng)目申請書、補(bǔ)貼合同、施工合同、公示材料、設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、工程痕跡資料排列。第十五條項(xiàng)目竣工圖編制必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目竣工的實(shí)際情況，做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備。第四章電子檔案第十六條電子檔案包括溝渠、水池、水窖、塘壩、機(jī)井、管網(wǎng)、提灌站、機(jī)耕路、密集式烤房、標(biāo)準(zhǔn)化晾房、煙用機(jī)械、烤房群、烘烤工場和育苗工場等。第十七條電子檔案規(guī)范表格按有關(guān)要求執(zhí)行。第五章工作設(shè)置第十九條市、縣兩級(jí)煙草部門煙基管理員為專職檔案管理員，負(fù)責(zé)本地區(qū)或本縣煙基檔案管理，各級(jí)煙草部門要明確責(zé)任，確保煙基檔案與項(xiàng)目建設(shè)全過程同步，并做到系統(tǒng)、真實(shí)、完整。第二十條檔案管理員職責(zé)：1、負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案資料的制作、收集、整理、歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2、負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案資料的存放保管和移交工作。第六章評(píng)價(jià)與處理第二十一條項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)先進(jìn)行檔案驗(yàn)收，凡檔案不合格，不進(jìn)行實(shí)地抽查項(xiàng)目，并責(zé)令限期整改，整改后經(jīng)復(fù)驗(yàn)檔案仍不能通過驗(yàn)收的，檔案驗(yàn)收合格率不計(jì)。第二