有關(guān)某縣自然資源局檔案分類方案

有關(guān)某縣自然資源局檔案分類方案xx縣自然資源局的檔案分為文書檔案（WS）、會計檔案（KU）、人事檔案（RS）、照片檔案（ZP）、錄音檔案（LY）、錄像檔案（Lx）、實物檔案（SW）等，并分別按照相關(guān)規(guī)定進行規(guī)范整理。一、文書檔案文書檔案包括xx縣自然資源局產(chǎn)生、收集的所有文件材料，按照《歸檔文件整理規(guī)則》和《xx省檔案工作規(guī)范化管理實施辦法》以件為單位進行整理，由局綜合辦公室負責做好每年文書檔案歸檔工作。1.文書檔案按照二級分類（機構(gòu)）進行整理，每年度的檔案從1開始組件，按順序排列。2.檔號編制要求。采用“年度—保管期限”方法進行二級分類，檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號－檔案門類代碼?年度－保管期限－件號。上、下位之間用“－”連接，同一級代碼之間用“?”隔開。如：014－WS?2023－永久－0001。二、會計檔案按照《會計檔案管理辦法》《會計檔案案卷格式》進行整理，由局財務股負責做好每年會計檔案歸檔工作。三、人事檔案按照《干部人事檔案工作條例》進行整理，按照一人一卷進行整理，動態(tài)管理。每年產(chǎn)生的需歸檔材料，由局人教股按照相關(guān)要求存入人事檔案中。四、照片檔案照片檔案包括實體照片和數(shù)碼照片，主要包括xx縣自然資源局重大活動照片、xx縣自然資源局領(lǐng)導活動照片，由局綜合辦公室負責。（一）實體照片整理1.實體照片整理應符合《照片檔案管理規(guī)范》要求，一般以“張”為單位整理。2.照片號編制要求。照片號由全宗號、檔案門類代碼（ZP）、年度、保管期限、冊號、張?zhí)柦M成。照片號結(jié)構(gòu)為“全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—冊號—張?zhí)枺ū９芷谙薮a分別用”Y、黨30、黨10“對應代表永久、30年、10年）”，如：2－ZP·2023－Y－0001－0001。（二）數(shù)碼照片整理1.數(shù)碼照片整理應符合《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》要求，歸檔的數(shù)碼照片應采用JPEG格式。2.數(shù)碼照片文件采用“全宗號－保管期限代碼－年度－照片編號－張?zhí)枴U展名”格式命名，如：014－YJ－2023－0001－0001.jpg。五、錄音檔案錄音檔案主要包括xx縣自然資源局領(lǐng)導參加重大活動、重要會議的講話錄音，按照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》進行整理，采用WAVE格式存儲，由局辦公室負責；檔號結(jié)構(gòu)為“全宗號－檔案門類代碼·年度－保管期限代碼－件號（保管期限代碼分別用”Y、黨30、黨10“對應代表永久、30年、10年）”，如：014－LY·2023－Y－0001.WAV。六、錄像檔案錄像檔案主要包括xx縣自然資源局重大活動錄像，xx縣自然資源局領(lǐng)導參加重大活動、重要會議錄像等，按照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》進行整理，采用AVI格式存儲，由局綜合辦公室負責；檔號結(jié)構(gòu)為“全宗號－檔案門類代碼·年度－保管期限代碼－件號（保管期限代碼分別用”Y、黨30、黨10“對應代表永久、30年、10年）”，如：014－Lx·2023－Y－0001.AVI。七、實物檔案實物主要包括xx縣自然資源局獲得的各種獎牌、獎杯、獎狀、獎章、證書、印章、題詞、公務禮品等，按照《實物檔案整理規(guī)則》《實物檔案歸檔范圍及整理方法步驟》《印章檔案整理規(guī)則》案件進行整理，由局綜合辦公室負責；檔號結(jié)構(gòu)為“由全宗號－檔案門類代碼（SW）·年度－保管期限代碼－件號組成（保管期限代碼分別用”Y、黨30、黨10“對應代表永久、30年、10年）”，如：2－SW·2023－Y－0001。有專業(yè)檔案的還應該分專業(yè)檔案，專業(yè)檔案歸檔范圍、保管期限、分類方案、整理辦法以各行業(yè)檔案標準要求為準，沒用行業(yè)標準的參照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GBT11822—2008）進行整理。局下屬單位及其他部門檔案分類管理可參照執(zhí)行。xx縣自然資源局文件材料歸檔范圍第一條??文件材料是指xx縣自然資源局在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。第二條??文件材料歸檔范圍是：（一）反映xx縣自然資源局主要職能活動和基本歷史面貌的，對xx縣自然資源局工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）xx縣自然資源局工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；（三）xx縣自然資源局需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；（四）其他對xx縣自然資源局工作具有查考價值的文件材料。第三條??文件材料不歸檔范圍是：（一）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需xx縣自然資源局辦理的文件材料，任免、獎懲非xx縣自然資源局工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）xx縣自然資源局文件材料中的重份文件；無參考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，xx縣自然資源局內(nèi)部互相抄送的文件材料，xx縣自然資源局負責人兼任外單位職務形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（三）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。第四條??凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向xx縣自然資源局移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第五條??機關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、30年、10年。第六條??永久保管的文書檔案主要包括：（一）xx縣自然資源局領(lǐng)導的講話稿、批示件、調(diào)研報告、簽批件及其他重要文件材料。（二）xx縣自然資源局制定的法規(guī)政策性文件材料；（三）xx縣自然資源局召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；（四）xx縣自然資源局職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；（五）xx縣自然資源局關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；（六）xx縣自然資源局機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；（七）xx縣自然資源局房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（八）上級機關(guān)制發(fā)的屬于xx縣自然資源局主管業(yè)務的重要文件材料；（九）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務問題的來函、請示與xx縣自然資源局的復函、批復等文件材料。第七條??定期（30年、10年）保管的文書檔案主要包括：（一）xx縣自然資源局職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；（二）xx縣自然資源局召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（三）xx縣自然資源局人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）xx縣自然資源局一般性事務管理文件材料；（五）xx縣自然資源局關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；（六）上級機關(guān)制發(fā)的屬于xx縣自然資源局主管業(yè)務的一般性文件材料；（七）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非xx縣自然資源局主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務問題的來函、請示與xx縣自然資源局的復函、批復等文件材料；（九）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。第八條??xx縣自然資源局形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第九條??本機關(guān)對應歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應歸檔。應歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。第十條??xx縣自然資源局聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦部門歸檔，其他部門將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。第十一條局下屬單位及其他部門文件材料歸檔范圍可參照執(zhí)行。xx縣自然資源局文書檔案保管期限表一、局領(lǐng)導的重要文稿、批示件、簽批件及其他有關(guān)文件材料1.局領(lǐng)導的講話稿、調(diào)研報告、批示件、簽批件等文件材料（永久）2.與局領(lǐng)導有關(guān)的其他有參考價值的文件材料（30年）二、xx縣自然資源局民主生活會及其他工作會議、專題會議的文件材料1.請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、紀要（永久）2.典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報（30年）三、聯(lián)合召開會議的文件材料1.xx縣自然資源局為主辦的1.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要（永久）1.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報（30年）2.xx縣自然資源局為協(xié)辦的2.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要的復制件或副本（30年）2.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報的復制件或副本（10年）四、上級機關(guān)、上級領(lǐng)導檢查、視察xx工作時形成的文件材料1.黨和國家領(lǐng)導人、省委領(lǐng)導檢查、視察xx的講話和有關(guān)文件材料（永久）2.一般的（30年）3.xx縣自然資源局工作匯報材料（30年）五、業(yè)務文件材料1.xx縣自然資源局制定的方針政策性、法規(guī)性、重要的業(yè)務文件，長期規(guī)劃、綱要等文件材料（永久）2.xx縣自然資源局的請示與上級機關(guān)的批復、批示（永久）2.1重要業(yè)務問題的（永久）2.2一般業(yè)務問題的（30年）六、同級機關(guān)、下級機關(guān)的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料1.重要業(yè)務問題的（永久）2.一般業(yè)務問題的（30年）3.xx縣自然資源局代上級機關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿（30年）七、聯(lián)合行文的文件材料1.xx縣自然資源局為主辦的1.1重要業(yè)務問題的（永久）1.2一般業(yè)務問題的（30年）2.xx縣自然資源局為協(xié)辦的2.1重要業(yè)務問題的（30年）2.2一般業(yè)務問題的（10年）八、xx縣自然資源局編輯、編寫的文件材料1.大事記、組織沿革等（永久）2.簡報、情況反映、工作信息等（10年）九、xx縣自然資源局行政執(zhí)法活動中形成的文件材料1.行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料（永久）2.執(zhí)法檢查情況匯總、通報，整改通知等（永久）十、xx縣自然資源局行政處罰、處分、復議等工作中形成的文件材料1.重要的（永久）2.一般的（30年）十一、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、調(diào)研等方面的文件材料1.xx縣自然資源局年度和年度以上的工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計材料（永久）2.xx縣自然資源局年度以下的工作計劃、工作總結(jié)、部門工作總結(jié)、個人工作總結(jié)、統(tǒng)計材料（10年）3.重要職能活動的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料（永久）4.一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料（10年）十二、出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的文件材料1.發(fā)表的公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等（永久）2.出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、一般性會談記錄（30年）十三、xx縣自然資源局機構(gòu)編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、信訪工作文件材料1.機構(gòu)設(shè)置、機構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料（永久）2.人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件（30年）3.人事任免文件（永久）4.先進單位、勞動模范、先進集體、先進個人（永久）5.受上級（含）以上表彰、獎勵的（永久）6.對有關(guān)人員的處分材料6.1.受到警告、處分的（永久）7.職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料（永久）8.人事考核、職稱評審工作文件材料（永久）9.職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團組織關(guān)系的介紹信及存根（永久）10.職工名冊（永久）11.黨、團、工會工作活動中形成的文件材料11.1工作報告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果（永久）11.2重要專項活動的報告、總結(jié)等（永久）11.3黨團員、工會會員名冊，批準加入黨團、工會組織的文件材料（永久）12.情況反映、工作簡報（10年）13.紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調(diào)查材料13.1重要的（永久）13.2一般的（30年）14.處理人民來信來訪的文件材料14.1有領(lǐng)導重要批示和處理結(jié)果的（永久）14.2其他有處理結(jié)果的（30年）十四、xx縣自然資源局事務管理文件材料1.房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料（永久）2.與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料2.1重要的（永久）2.2一般的（10年）十五、xx縣自然資源局接待工作的計劃、方案1.重要的（30年）2.一般的（10年）十六、xx縣自然資源局財務預算（30年）十七、xx縣自然資源局物資（辦公設(shè)備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料，機動車調(diào)撥、保險、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料（30年）十八、xx縣自然資源局國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料1.重要的（永久）2.一般的（10年）3.1職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)（永久）3.2職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細則，職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表