檔案資料管理

經(jīng)典word整理文檔，僅參考，轉Word此處可刪除頁眉頁腳。本資料屬于網(wǎng)絡整理，如有侵權，請聯(lián)系刪除，謝謝！第一節(jié)檔案管理運作一、資料的收集我們將設立檔案室由專門人員負責管理。資料的收集堅持內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)可靠的原則，并根據(jù)管理的實際需求，擴大資料信息的來源渠道。（一）與項目發(fā)展商及設計單位、施工單位積極合作，力爭全面準確地收集有關君臨國際城建筑結構、機電設備和輔助設施等原始資料。（二）日常管理中收集和建立業(yè)戶檔案、本體維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄以及ISO9000整理、匯總、歸檔、編目制度化。（三）通過南京市政府主管部門或國際互聯(lián)網(wǎng)等渠道獲取相關信息。二、資料的整理和分類收集到的所有資料、質量記錄統(tǒng)一由資料員統(tǒng)一整理，剔除無效部分，然后根據(jù)來源、內(nèi)容、表現(xiàn)形式等特點進行細分，做到條理清晰，分類合理，易于檢索。三、資料的歸檔管理（一）歸檔就是將分類整理好的信息資料進行分類保存，檔案分三級：永久保存的檔案為一級檔案，長期保存的為二級檔案，保存期三年以下的為三級檔案。在君臨國際城檔案管理中我們將原始資料歸檔，并要求做到電子文檔備份。（二）一級檔案、加密檔案應嚴格控制借閱，一級/加密檔案的電子文檔應設置使用權限，確保一級/加密檔案的安全。年度、保存期限及級別分類進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。（四）為保證檔案的完整和安全，檔案室應隨時保持干燥、通風、清潔，并加裝防盜門和防盜網(wǎng)。同時配備合適的文件柜、文件盒以及除濕機、消防器材等，確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。（五）檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管，檔案室禁止無關人員任意進出。四、文檔建立、使用、借閱流程圖（一）文檔使用、借閱權限層使用、借閱。（二）建立文檔流程圖五、檔案的銷毀根據(jù)文件的保存期限和性質，定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀，防止檔案堆積和混淆。對于已過存檔期的檔案，經(jīng)主管領導批準方可銷毀，同時建立已銷毀文檔清單備查。第二節(jié)檔案資料的分類一、產(chǎn)權與工程技術資料名資料內(nèi)容保管期限備注稱工程合同、工程預決算二、業(yè)戶檔案名稱業(yè)戶資料資料內(nèi)容備注裝修申請表（附圖紙）裝修工程隊安全責任書臨時施工人員登記表資產(chǎn)登記表安全責任書三、管理檔案資料名稱資料內(nèi)容保管期限備注維修申請記錄、回訪記錄維修派工單三年資料三年五年五年五年五年設備設施管理公用設備設施維修保養(yǎng)計劃公用設備設施維修保養(yǎng)記錄機電設備運行、巡查記錄公用設備設施臺帳及更新記錄清潔班檢記錄、清潔周檢記錄綠化工作記錄、綠化周檢記錄消殺記錄、綠化病蟲害檢查記錄員工個人資料、聘用記錄員工業(yè)績考核及獎罰記錄員工離職后保管二年錄管）文件有效期文件有效期三年與項目發(fā)展商往來文件內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知