文書檔案-檔案管理-開發(fā)利用（秘書培訓(xùn)課件）

檔案管理任務(wù)二檔案利用[知識目標(biāo)]常見檢索工具的主要內(nèi)涵及作用[技能目標(biāo)]編制常見檔案檢索工具，能有效地提供利用。檔案利用是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程，是檔案整個過程中最終環(huán)節(jié)。

一、檔案檢索工具

是存貯檔案內(nèi)容和成份，報導(dǎo)、提供檔案信息和線索，進行檔案科學(xué)管理和查找利用的一種工具。常用檔案檢索工具有㈠案卷目錄

是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序排列組織起來，揭示和介紹一個全宗或某一部分檔案內(nèi)容和成分的一種檢索工具。

目錄項目內(nèi)容：案卷號（分檔案室編、檔案館編）、案卷題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注。㈡卷內(nèi)文件目錄

是把某一案卷卷內(nèi)文件依整理順序排列組織起來，揭示和介紹一個案卷內(nèi)文件內(nèi)容和成分的一種檢索工具。

目錄項目內(nèi)容：順序號、文號、責(zé)任者、文件題名、文件日期、頁號、備注。

把案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄結(jié)合起來，稱為全引目錄。㈢歸檔文件目錄

是依據(jù)歸檔文件分類方案和室編件號順序排列組織起來，揭示一個分類方案內(nèi)文件內(nèi)容和成分的一種檢索工具。

目錄項目內(nèi)容：件號、責(zé)任者、文號、文件題名、日期、頁數(shù)、備注。㈣專題目錄

專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示某一專題檔案的內(nèi)容和成分的檢索工具。㈤全宗介紹

全宗介紹是一種書本敘述式、具有報道性的檢索工具。它是介紹和揭示檔案部門所存的檔案內(nèi)容和成份及其利用價值的一種材料。

二、檔案提供利用的方式

檔案提供利用的具體方式是多種多樣的，但歸納起來有以下幾種基本方式：⒈以檔案原件提供利用。⒉以檔案復(fù)制品提供利用。⒊綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利用。三、檔案提供利用的幾種主要方法⒈檔案閱覽服務(wù)

檔案閱覽服務(wù)，是指檔案館（室）在特定的場所，開辟閱覽室，向有關(guān)利用者提供檔案信息的一種服務(wù)方式。

優(yōu)越性：便于檔案的保護和保密；能為利用者提供較好的閱覽條件；可以提高檔案的周轉(zhuǎn)率和利用率。⒉檔案外借服務(wù)

檔案外借服務(wù)，是指檔案館（室）為滿足某些需要檔案原件或副本作證據(jù)的利用需求，暫時將檔案借出館（室）外使用的一種服務(wù)方式。

檔案一般是不借出館（室）外利用的。如的確需要檔案的外借利用必須建立、健全有關(guān)的制度。⒊檔案展覽與陳列服務(wù)

檔案展覽與陳列服務(wù)，是指檔案館（室）按照一定的主題，以展出檔案原件或其復(fù)制品的方式，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種具體服務(wù)方式。⒋制發(fā)檔案復(fù)制本服務(wù)

制發(fā)檔案復(fù)制本服務(wù)，是指檔案館（室）根據(jù)利用者的合理需要，以檔案原件為依據(jù)，通過復(fù)制（包括靜電復(fù)印、拍照、曬印、摹寫、抄錄等）、摘錄等手段，向利用者提供檔案復(fù)制本的一種服務(wù)方式。⒌制發(fā)檔案證明服務(wù)

檔案證明，是指檔案部門根據(jù)利用者的詢問和申請，為核查某種事實在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而摘抄編寫的一種書面證明材料。⑹檔案咨詢服務(wù)

檔案咨詢服務(wù)，是指檔案館（室）答復(fù)利用者詢問，指導(dǎo)其利用檔案信息資源的一種服務(wù)方式。四、檔案間接利用

檔案間接利用的工作重點就是對檔案資料進行編輯研究，形成各種參考資料。

常用的參考資料分為兩種：一種是檔案文獻報道型資料，包括全宗指南、專題指南、檔案文摘等；另一種是檔案文獻撰述型資料，包括大事記、組織沿革等。常做的編研材料主要有以下幾種：㈠全宗指南

全宗指南指以某一個全宗為對象范圍，以敘述的形式對立檔單位及其檔案的內(nèi)容和成分等情況進行報道的材料。

全宗指南結(jié)構(gòu)：立檔單位歷史沿革簡介、全宗歷史概況、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分介紹。㈡大事記

大事記是一種以時為經(jīng)，以事為緯，簡明地記載和反映一定范圍內(nèi)各種重要史實的資料書和工具書。㈢組織沿革

組織沿革是以文字或者圖表形式，系統(tǒng)地記述和反映立檔單位自身發(fā)展演變情況的參考資料和工具。

㈣文件匯編

匯編的是正在發(fā)生效力的現(xiàn)行文件，是現(xiàn)行文件匯集的統(tǒng)稱。包括發(fā)文匯編、重要文件匯編、會議文件匯編等。㈤基礎(chǔ)數(shù)字匯編

根據(jù)查考利用的頻繁程度，可以將立檔單位的數(shù)據(jù)，如廠房面積、機器設(shè)備、人員近