干部人事檔案管理辦法

干部人事檔案管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范本所干部人事檔案工作，提高科學(xué)管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為干部人事工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定本辦法。第二條本辦法適用于在職在崗具有干部身份的人員，本部其他在職在崗人員參照本辦法執(zhí)行。第二章管理職責(zé)與分工第三條人力資源部是干部人事檔案的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)擬制干部人事檔案制度，開(kāi)展干部人事檔案日常管理工作。第四條各業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)提供本規(guī)定收集范圍內(nèi)的有關(guān)材料。秘書(shū)辦負(fù)責(zé)收集、提供干部因公出國(guó)出境等相關(guān)信息。人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集、提供干部管理、工資調(diào)整、考核、政紀(jì)處分等相關(guān)材料?？萍疾块T(mén)負(fù)責(zé)收集、提供創(chuàng)造發(fā)明、科研成果獎(jiǎng)勵(lì)等材料。企業(yè)文化與黨群工作部門(mén)負(fù)責(zé)收集、提供干部加入黨團(tuán)組織和民主黨派、黨員違反黨紀(jì)黨規(guī)等材料。紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)收集、提供干部紀(jì)檢監(jiān)察等材料。運(yùn)營(yíng)監(jiān)控部門(mén)負(fù)責(zé)收集、提供經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)報(bào)告、離任審計(jì)報(bào)告等材料。保密安全部門(mén)負(fù)責(zé)收集、提供保密、國(guó)家安全相關(guān)嚴(yán)重違反保密管理行為相關(guān)材料。保衛(wèi)部門(mén)負(fù)責(zé)收集、提供員工違法犯罪記錄相關(guān)材料。第五條干部本人應(yīng)按本規(guī)定有關(guān)要求及時(shí)提供在職教育學(xué)位證書(shū)、培訓(xùn)、立功、獲獎(jiǎng)等相關(guān)材料，并由人力資源部審核后復(fù)印歸檔。第三章檔案材料收集、審核與歸檔第六條干部人事檔案需要收集的材料主要包括：履歷材料；自傳材料；考察、考核、鑒定材料；學(xué)歷學(xué)位、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、培訓(xùn)材料；政審材料；參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料；涉紀(jì)涉法材料；工資待遇、任免、出國(guó)（境）、各種代表會(huì)議登記表等其他方面可供組織參考的材料。根據(jù)組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》要求，檔案材料形成部門(mén)應(yīng)在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)，按要求送交人力資源部門(mén)，由人力資源部門(mén)及時(shí)歸檔。各類(lèi)檔案材料收集責(zé)任主體詳見(jiàn)：《干部人事檔案材料收集責(zé)任主體一覽表》。第七條各業(yè)務(wù)主管部門(mén)向人力資源部門(mén)送遞材料時(shí)，如其他檔案管理部門(mén)也需要收集歸檔，則材料形成部門(mén)要事先考慮制作材料的數(shù)量，必要時(shí)協(xié)商聯(lián)系，防止造成干部人事檔案材料短缺。第八條干部人事檔案工作人員發(fā)現(xiàn)送交的檔案材料不符合歸檔要求時(shí)，及時(shí)通知形成檔案材料的部門(mén)，補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)。形成材料的部門(mén)有責(zé)任按規(guī)定認(rèn)真辦理。第九條接收檔案材料后，應(yīng)及時(shí)開(kāi)展檔案材料的鑒別與審核工作。審核要點(diǎn)包括：1.真實(shí)性。指檔案材料由法定作者形成，材料文字清楚、所指對(duì)象明確，材料內(nèi)容應(yīng)符合干部的客觀實(shí)際。檔案材料中有無(wú)涂改檔案內(nèi)容，偽造檔案材料的情況。2.完整性。收集工作的重點(diǎn)應(yīng)該包括反映干部政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)水平、工作實(shí)績(jī)等方面的材料。收集的材料要齊全，系列材料要系統(tǒng)成套、有頭有尾，主要審核干部履歷、學(xué)歷學(xué)位、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、參加工作、工資待遇、任免考察等重要材料是否齊全，單份材料不缺頁(yè)、無(wú)損壞。3.規(guī)范性。指歸檔的材料必須是辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料、內(nèi)容清楚完整、手續(xù)完備的材料。第十條干部人事檔案材料鑒別、審核后，應(yīng)對(duì)檔案材料進(jìn)行正確分類(lèi)、有序編排，編制目錄，技術(shù)加工機(jī)裝訂成卷。干部人事檔案材料使用A4型規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留出2.5厘米裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純蘭墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。除電傳、獲獎(jiǎng)、培訓(xùn)等材料需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件歸檔。在檔案材料整理工作中，不得私自涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添或偽造檔案材料，不得擅自處理或銷(xiāo)毀檔案材料。第十一條干部人事檔案工作人員應(yīng)經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來(lái)源的信息，溝通渠道，及時(shí)收集應(yīng)歸檔的材料。第四章檔案查（借）閱第十二條因工作實(shí)際需要，可按規(guī)定程序查（借）閱人事檔案有關(guān)材料。主要包括以下情形：（1）干部培養(yǎng)、選拔、考察、任免、聘任、調(diào)動(dòng)、組織處理、審干、入黨、入團(tuán)、入學(xué)（報(bào)考研究生、博士生）、參軍、出國(guó)、職稱評(píng)審、職級(jí)待遇變動(dòng)、婚喪、辦理社保手續(xù)等組織人事工作。（2）凡與他人案件有密切關(guān)系，而本人已經(jīng)死亡或重病不能口述提供情況，以及其它特殊原因，必須從其檔案中取得旁證材料。（3）因編寫(xiě)黨史、軍史、革命斗爭(zhēng)史、地方史、撰寫(xiě)人物傳記等。（4）政法部門(mén)等單位因偵查、審理和公證處公證必須通過(guò)查閱干部人事檔案取得旁證材料。（5）法律法規(guī)規(guī)定的其它情形。第十三條外單位來(lái)查閱干部人事檔案，應(yīng)填寫(xiě)地方市委組織部統(tǒng)一印制的《查閱干部（人事）檔案審批表》（附件2）或攜帶蓋有單位公章的介紹信；，一般應(yīng)派政治上可靠的中共正式黨員，并攜帶本人有效證件，方可查閱。第十四條本單位與查閱范圍相關(guān)的職能部門(mén)需要查閱干部人事檔案，應(yīng)填寫(xiě)本單位印制的《人事檔案查（借）閱審批表》（附件3），寫(xiě)明查閱理由，經(jīng)人力資源部領(lǐng)導(dǎo)同意后，方能查閱與查閱理由相關(guān)的檔案材料。查閱干部人事檔案人員，必須是政治上可靠的中共黨員。第十五條干部人事檔案原則上不外借，如確因特殊原因外借時(shí)說(shuō)明理由，經(jīng)人力資源部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)且僅限于借閱與所辦事由相關(guān)的檔案內(nèi)容，借閱期間由干部人事檔案工作人員專程攜帶辦理。第十六條閱檔后摘錄的材料應(yīng)由檔案工作人員與原文核對(duì)無(wú)誤后，寫(xiě)明材料出處和時(shí)間，并加蓋人力資源部門(mén)公章。第十七條查閱或借閱干部人事檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行圈劃、拆散、抽取、撤換、折疊、涂改。嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容，未經(jīng)人力資源部門(mén)同意，不得任意摘錄、復(fù)制、拍攝。確因工作需要從檔案中取證的事項(xiàng)須獲得人力資源部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十八條干部人事檔案工作人員對(duì)檔案查借閱工作進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，防止無(wú)關(guān)人員了解、接觸到干部人事檔案相關(guān)信息。任何個(gè)人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部（人事）檔案。第五章檔案轉(zhuǎn)遞第十九條因工作調(diào)動(dòng)、干部職務(wù)變動(dòng)等原因，應(yīng)將干部人事檔案按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到相關(guān)單位或上級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)組織人事部門(mén)。第二十條個(gè)人辭職、離職、被辭退（解聘）后，有檔案接收單位的，檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)至接收單位；沒(méi)有接收單位的，檔案仍由原所在單位保管。第二十一條領(lǐng)導(dǎo)人員退休后，檔案在上級(jí)單位管理的，一般由上級(jí)單位退回其所在單位保管。第二十二條檔案轉(zhuǎn)出時(shí)需嚴(yán)格進(jìn)行審核，保證材料齊全、手續(xù)完備、整理規(guī)范。轉(zhuǎn)遞干部人事檔案應(yīng)一次轉(zhuǎn)出，不能分批轉(zhuǎn)出或扣留。第二十三條轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料通知單》，為確保檔案實(shí)體和信息的安全保密，干部人事檔案必須嚴(yán)密包封，通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或由檔案工作人員專程送取，嚴(yán)禁由本人自帶。第二十四條干部人事檔案工作人員應(yīng)及時(shí)掌握人員變動(dòng)情況，離職人員手續(xù)辦理完畢后，接到退工通知后一個(gè)月內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)到新的主管部門(mén)（或各區(qū)人才服務(wù)中心、職業(yè)介紹所）。第六章檔案保管第二十五條嚴(yán)格遵守《干部檔案工作條例》的規(guī)定，不得泄密，不得丟失檔案材料。第二十六條檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須嚴(yán)格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。第二十七條干部人事檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案查閱室和檔案工作人員辦公室。檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)盡量三室分開(kāi)。第二十八條檔案庫(kù)房應(yīng)保證堅(jiān)固、安全，配置鐵質(zhì)的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項(xiàng)措施落實(shí)到位。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)經(jīng)常打掃，保持整潔和庫(kù)內(nèi)適宜的溫、濕度，嚴(yán)禁吸煙，庫(kù)房?jī)?nèi)不得堆放雜物。每天下班前關(guān)閉門(mén)窗，切斷電源，確保安全。第二十九條非干部人事檔案工作人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。第三十條干部人事檔案工作人員應(yīng)對(duì)每本檔案進(jìn)行登記，做到編號(hào)清楚、分類(lèi)明確、存放有序，按姓氏筆劃與按群體組合的陳列方式分別上架或入柜。并每年對(duì)所保管的檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)、統(tǒng)計(jì)，防止錯(cuò)放或丟失，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取措施，以保證檔案的完整和安全。做到干部人事檔案保管總名冊(cè)與檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的人事檔案帳物相符。檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須嚴(yán)格履行交接手續(xù)，未交接清楚，不得離去。第三十一條檔案管理部門(mén)應(yīng)建立《干部人事檔案保管總名冊(cè)》、《查、借閱干部人事檔案登記簿》、《干部（人事）檔案接收登記簿》、《干部（人事）檔案轉(zhuǎn)出登記簿》及《檔案材料收集清單》五本臺(tái)帳，做好動(dòng)態(tài)管理。第七章監(jiān)督檢查第三十二條人力資源部定期對(duì)各業(yè)務(wù)主管部門(mén)人事檔案材料收集工作進(jìn)行監(jiān)督與檢查，發(fā)現(xiàn)未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)相應(yīng)人事檔案材料進(jìn)行送交歸檔的，將按程序采取提醒、約談等措施。第三十三條對(duì)于必須由干部本人提供的檔案材料，如經(jīng)檔案工作人員提醒后仍未按時(shí)送交，造成檔案不全、缺損等結(jié)果由干部本人負(fù)責(zé)。第三十四條人事檔案提供部