郵件寄發(fā)管理辦法

郵件寄發(fā)管理辦法1.背景和目的郵件是辦公工作中常用的一種通信方式，郵件寄發(fā)涉及到機(jī)密性、時(shí)效性和準(zhǔn)確性等方面，必須嚴(yán)格管理。為了規(guī)范郵件寄發(fā)管理，保障郵件正常傳遞，保護(hù)機(jī)密信息，制定此郵件寄發(fā)管理辦法。2.適用范圍本管理辦法適用于本單位內(nèi)部郵件的收發(fā)管理。本單位包括XX部門、XX中心、XX分公司等。3.郵件分類按照郵件內(nèi)容和特點(diǎn)，本辦法將郵件分為以下三類：3.1普通郵件指普通郵件，無需加密，內(nèi)容不涉及機(jī)密信息或個(gè)人隱私信息。3.2機(jī)密郵件指涉及機(jī)密信息、個(gè)人隱私信息或有限制的內(nèi)容的郵件。須加密，并通過安全渠道進(jìn)行傳輸，僅限指定收件人查看。3.3緊急郵件指需要盡快傳遞、處理的郵件，包括但不限于緊急通知、研究項(xiàng)目的計(jì)劃、方案、報(bào)告等。必須及時(shí)處理并傳送。4.郵件寄發(fā)流程4.1郵件起草和審批郵件起草人應(yīng)在正式撰寫郵件之前對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)討論，確保郵件內(nèi)容客觀準(zhǔn)確且符合實(shí)際情況。郵件內(nèi)容涉及機(jī)密信息時(shí)，應(yīng)按照保密制度進(jìn)行加密處理。起草人在郵件正文中載明收件人、主題、正文內(nèi)容和發(fā)送日期等。郵件正式起草后，需提交具有審核權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審核，審批通過后，郵件起草人可以將郵件發(fā)送給指定的收件人。4.2郵件發(fā)送郵件發(fā)送前，應(yīng)仔細(xì)檢查，避免發(fā)送錯(cuò)誤或誤發(fā)給錯(cuò)誤的收件人。普通郵件和機(jī)密郵件可直接通過公司郵件系統(tǒng)發(fā)送，所涉及的內(nèi)容必須符合本辦法相關(guān)規(guī)定。緊急郵件應(yīng)在發(fā)送前與收件人進(jìn)行確認(rèn)，并以最快的速度進(jìn)行傳送。4.3郵件接收和查閱收件人應(yīng)及時(shí)查看收到的郵件，并確認(rèn)郵件內(nèi)容是否符合預(yù)期。如由于郵件損失、網(wǎng)絡(luò)原因等無法收到郵件，應(yīng)及時(shí)與寄件人進(jìn)行聯(lián)系。機(jī)密郵件和緊急郵件的接收人必須保證信息安全，不得私自下載、傳閱或轉(zhuǎn)發(fā)，否則將承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.郵件保存和管理5.1郵件保存為了保護(hù)機(jī)密信息和重要會(huì)議資料，公司郵件系統(tǒng)應(yīng)具有備份和恢復(fù)功能，保證郵件資料不會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)故障或人為錯(cuò)誤而丟失。機(jī)密郵件應(yīng)備份到公司指定的服務(wù)器，由專人進(jìn)行管理和保密，備份資料應(yīng)按照保密規(guī)定妥善保存。5.2郵件管理所有郵件發(fā)送和接收的記錄應(yīng)儲(chǔ)存?zhèn)浞?，以便隨時(shí)查閱和審查。為保證郵件系統(tǒng)正常運(yùn)行，郵件系統(tǒng)管理員應(yīng)定期檢查服務(wù)器和郵件系統(tǒng)的安全運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除系統(tǒng)存在的漏洞和病毒。6.附則6.1管理辦法的執(zhí)行本辦法的執(zhí)行應(yīng)按照各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示和各部門間的協(xié)調(diào)配合，建立完善的管理制度和管理流程，規(guī)范郵件的收發(fā)和管理。6.2辦法的解釋權(quán)本辦法的解釋權(quán)由本單位擁有。7.后記郵件寄發(fā)管理關(guān)系到單位內(nèi)部信息傳輸?shù)陌踩鸵?guī)范性，為了避免信息泄露和數(shù)據(jù)丟失，必須高度重視郵件的收發(fā)和管理。各部門應(yīng)本著負(fù)責(zé)