秘書職能和職責(zé)（二篇）

第10頁共10頁秘書職能和?職責(zé)秘書?的基本職能?★輔助決?策：秘書?的決策職能?體現(xiàn)在調(diào)查?研究、處理?來信來訪、?收集處理信?息、參與討?論起草工作?計劃等實際?工作中。?就決策的形?成、實施、?檢驗過程中?秘書對領(lǐng)導(dǎo)?的輔佐決策?職能。秘書?輔佐決策的?職能基礎(chǔ)、?職能特點及?其方法。?一、秘書輔?佐決策的職?能基礎(chǔ)。?秘書在領(lǐng)導(dǎo)?機(jī)關(guān)上傳下?達(dá)、溝通四?方，便于領(lǐng)?會決策意圖?，掌握覺得?依據(jù)，收集?決策反饋，?檢驗決策執(zhí)?行效果，對?決策的形成?、論證、實?施、修正、?補充和優(yōu)化?都能起到重?要的作用，?秘書輔佐覺?得的職能基?礎(chǔ)主要體現(xiàn)?在以下幾個?方面：▲?秘書為決策?提供有效的?依據(jù)。覺?得最忌憑空?杜撰和依據(jù)?不足。秘書?具有為領(lǐng)導(dǎo)?工作綜合服?務(wù)的職能，?以此有著為?決策提供有?效依據(jù)之使?命。—掌?管文件材料?，便于為決?策提供政策?依據(jù)；—?經(jīng)常深入基?層，調(diào)查研?究，便于為?決策提供群?眾可受性信?息依據(jù)；?—在各職能?部門間起到?溝通協(xié)調(diào)作?用，便于為?決策提供各?職能系統(tǒng)綜?合信息依據(jù)?；—組織對?外聯(lián)系，是?對外聯(lián)系的?窗口，便于?為決策提供?環(huán)境變化狀?態(tài)依據(jù)；—?組織會議事?務(wù)，便于為?決策提供群?體意識依據(jù)??？傊?秘書的職能?工作，大多?與領(lǐng)導(dǎo)決策?有著密切聯(lián)?系，便于在?各方面為決?策提供有效?的依據(jù)?！?秘書加速決?策實施的進(jìn)?程?！?權(quán)督辦、查?辦與催辦，?有利于加速?各執(zhí)行系統(tǒng)?實施決策并?檢查其結(jié)果?；—發(fā)揮?協(xié)調(diào)作用，?調(diào)解決策執(zhí)?行中出現(xiàn)的?矛盾和問題?，有利于加?速決策執(zhí)行?的進(jìn)程；?—收集各子?系統(tǒng)、各有?關(guān)方面的反?饋信息，有?利于決策調(diào)?整、補充、?修正，保證?決策的順利?進(jìn)行；—協(xié)?助領(lǐng)導(dǎo)人處?理突發(fā)事件?，有利于消?除決策實施?過程中隨機(jī)?出現(xiàn)的障礙?；—接待?處理人民來?信來訪，有?利于在決策?執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)?、分析和處?理問題，轉(zhuǎn)?化消極因素?，調(diào)動群眾?積極性。?總之，秘書?在決策執(zhí)行?中的各項職?能活動，能?夠有效地加?速決策的進(jìn)?程，保證決?策的實施。?▲秘書促進(jìn)?決策的優(yōu)化?。—擬定?和收集多種?可行方案，?有利于決策?的選優(yōu)；?—提供參謀?咨詢，收集?群眾的意見?和建議，有?利于發(fā)揮群?體智能作用?；—參與并?組織有關(guān)學(xué)?者行家進(jìn)行?決策討論，?有利于在反?復(fù)論證中優(yōu)?化決策；—?參與決策效?果的考核評?價，有利于?發(fā)現(xiàn)疏漏和?失誤，采取?必要的補救?措施；—?撰擬總結(jié)、?匯報材料，?對決策形成?、實施過程?以及效果進(jìn)?行全面系統(tǒng)?的分析研究?，有利于為?制定和實施?新的決策提?供有益的經(jīng)?驗和教訓(xùn)。?總之，在?優(yōu)化決策和?實施決策的?過程中，秘?書能夠起到?不可低估的?作用。二?、秘書輔佐?決策的特點??！嫦?統(tǒng)和隨機(jī)輔?佐相結(jié)合。?秘書輔佐?決策與從事?某一方面專?項管理的職?能部門工作?人員不同。?他要發(fā)揮綜?合辦公的職?能優(yōu)勢，全?面系統(tǒng)地輔?佐決策。他?不僅從可行?性，還可以?從時空變化?，組織內(nèi)外?環(huán)境條件發(fā)?展的角度，?考慮決策執(zhí)?行的適度性?和決策宗旨?的維持性。?全面地協(xié)助?領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行?科學(xué)決策，?系統(tǒng)地跟蹤?決策目標(biāo)實?現(xiàn)的全過程?，這是秘書?輔佐決策的?一大特點。?但是，秘書?全面系統(tǒng)地?輔佐決策，?有具體體現(xiàn)?其日常工作?中發(fā)現(xiàn)問題?，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)?人分析問題?和解決問題?的隨機(jī)事件?中。秘書不?是專門研究?決策的智囊?人物，而是?追蹤決策目?標(biāo)實現(xiàn)全過?程的實際工?作者。在這?個全過程的?具體工作中?，無論發(fā)現(xiàn)?哪一方面、?某個因素出?現(xiàn)問題，便?能立即協(xié)助?領(lǐng)導(dǎo)人分析?和解決問題?，這就形成?了秘書全面?系統(tǒng)地鋪位?決策與隨機(jī)?性地輔佐決?策的有機(jī)結(jié)?合?！鴽Q?策輔佐與實?施輔佐相結(jié)?合。秘書?輔佐決策，?與專職出謀?劃策的研究?咨詢機(jī)關(guān)的?專家學(xué)者不?同。專家學(xué)?者受聘制定?某項決策方?案，但不參?與決策方案?的具體實施?工作。秘書?則不然，他?既要為決策?形成提供各?方面的服務(wù)?，又要具體?參與決策實?施工作，在?實踐中幫助?領(lǐng)導(dǎo)指揮、?協(xié)調(diào)和控制?實施過程，?確保決策目?標(biāo)的實現(xiàn)。?這種對決策?的形成輔佐?與實施輔助?的結(jié)合，有?利于秘書在?形成決策的?輔佐中，更?具體地從實?施決策的個?步驟、各環(huán)?節(jié)和各項具?體措施，深?入細(xì)致地考?慮實施方向?與決策目標(biāo)?的一致性，?決策要求與?實施效果的?統(tǒng)一性。這?些正是組織?領(lǐng)導(dǎo)人在決?策形成和實?施中必須要?全面考慮的?問題。▲?超脫性輔佐?與參與性輔?佐相結(jié)合。?領(lǐng)導(dǎo)人及?其副職，執(zhí)?掌著決策權(quán)?（即決斷權(quán)?、表決權(quán)和?否決權(quán)），?承擔(dān)著決策?效果是否符?合組織要求?的全部責(zé)任?。秘書則不?同，既不執(zhí)?掌決策權(quán)，?又不對決策?效果的好壞?直接承擔(dān)責(zé)?任。秘書的?輔佐決策，?從某種意義?上說，是超?脫于決策的?權(quán)力與責(zé)任?的。但是?，秘書實際?工作中又參?與了決策形?成實施的全?過程，秘書?的工作成效?，事業(yè)與期?望，功過與?報酬，無不?與決策的成?敗有著密切?的關(guān)系。這?就形成了秘?書超脫性輔?佐與參與性?輔佐的有機(jī)?結(jié)合。這有?利于秘書用?不同于領(lǐng)導(dǎo)?人的比較超?脫的目光更?客觀地觀察?問題和分析?問題；有不?同于“局外?人”、“第?三者”對決?策的議論。?秘書自始至?終參與決策?，與決策成?敗有著不可?分割的相關(guān)?性，使其必?須認(rèn)真負(fù)責(zé)?、全力以赴?地投入決策?的全過程。?秘書的知?識結(jié)構(gòu)秘?書工作的綜?合性，要求?秘書人員在?橫向上要有?較寬廣的知?識面，但又?要有自己的?專業(yè)特點，?在縱向上要?有深厚的專?業(yè)知識。這?樣縱橫結(jié)合?，可以用大?寫的英文“?t”字母來?表示，或者?說秘書人才?應(yīng)該是“t?”型人才。?秘書人員?應(yīng)該有三個?方面的知識?結(jié)構(gòu)。基礎(chǔ)?知識、專業(yè)?知識、其他?方面相關(guān)知?識?！锘?礎(chǔ)知識。分?為兩個方面?。一是社會?科學(xué)基礎(chǔ)知?識，即語文?、政治、歷?史、地理、?外語知識；?另一方面是?自然科學(xué)知?識，即物理?、化學(xué)、數(shù)?學(xué)、生物等?自然科學(xué)知?識，以及一?些工農(nóng)生產(chǎn)?和科技知識?。★專業(yè)?知識。專業(yè)?知識包括兩?方面：一是?秘書人員應(yīng)?具有的秘書?業(yè)務(wù)知識，?包括：公文?和應(yīng)用文寫?作，文書寫?作和文書處?理，檔案保?管，調(diào)查研?究知識，會?議組織知識?，信訪工作?知識，資料?工作和信息?科學(xué)知識，?保密工作知?識等。二是?秘書所在工?作部門的專?業(yè)知識。如?在政府機(jī)關(guān)?部門工作的?必須具有行?政管理知識?，在工商企?業(yè)部門工作?的必須具有?企業(yè)管理知?識等。專?業(yè)知識是秘?書人員知識?結(jié)構(gòu)中的基?本層次。?★專業(yè)知識?。這一部分?是秘書人員?為適應(yīng)時代?需要，做好?工作，應(yīng)加?以進(jìn)修提高?的知識，是?秘書人員知?識結(jié)構(gòu)中的?較高層次。?有經(jīng)濟(jì)學(xué)、?法學(xué)、社會?學(xué)、心理學(xué)?、公共關(guān)系?學(xué)、傳播學(xué)?、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)?、統(tǒng)計學(xué)、?計算機(jī)科學(xué)?等。學(xué)習(xí)這?些知識，可?以使秘書人?員從更寬更?廣闊的領(lǐng)域?從事秘書工?作，比如我?國當(dāng)前的工?作重點已轉(zhuǎn)?移到經(jīng)濟(jì)建?設(shè)上來，那?經(jīng)濟(jì)學(xué)、統(tǒng)?計學(xué)、法學(xué)?就要成為較?高層次的重?點知識，哪?行哪業(yè)都不?例外。秘?書職能和職?責(zé)（二）?《秘書職能?》教學(xué)設(shè)計?潁州職業(yè)?教育中心張?洪鋒教學(xué)?目的：一?、理解掌握?秘書基本職?能范疇的特?征；二、?掌握秘書文?稿撰擬要領(lǐng)?。教學(xué)重點?。掌握秘?書的基本職?能教學(xué)課時?：一課時教?學(xué)過程：?一、秘書的?基本職能?《現(xiàn)代漢語?小詞典》這?樣解釋“職?能”—人、?事物、機(jī)構(gòu)?應(yīng)有的作用?。秘書的職?能，是在秘?書機(jī)構(gòu)、秘?書職位功能?的框架內(nèi)，?領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)組?織目標(biāo)與管?理工作的需?要而明確賦?予秘書機(jī)構(gòu)?或秘書職位?的具體職責(zé)?權(quán)限。秘?書職能，在?具有一定的?規(guī)范性和相?對穩(wěn)定性的?同時，也具?有一定的可?變性。這種?可變性緣于?組織目標(biāo)與?管理工作的?需要，緣于?辦公手段的?更新，也緣?于領(lǐng)導(dǎo)對秘?書的信任度?。秘書的?基本職能可?以概況為。?辦理事務(wù)、?協(xié)調(diào)關(guān)系、?輔助決策、?綜合服務(wù)，?具體來說就?是“管理事?務(wù)，參與政?務(wù)”。1?、辦理事務(wù)?秘書的事?務(wù)工作是相?對于領(lǐng)導(dǎo)人?的政務(wù)工作?而言的。政?務(wù)是指領(lǐng)導(dǎo)?者所從事的?具有全局性?和戰(zhàn)略性意?義的公務(wù)活?動，如決策?。事務(wù)是指?一切同領(lǐng)導(dǎo)?工作有關(guān)的?日常具體工?作，如電話?接打、會議?服務(wù)、信訪?工作、文書?處理等。?政務(wù)是事務(wù)?的統(tǒng)帥和核?心，事務(wù)是?政務(wù)的基礎(chǔ)?和保證。兩?者是相輔相?成的。秘書?的事務(wù)工作?無論是經(jīng)常?重復(fù)出現(xiàn)的?還是偶發(fā)的?，在辦理的?過程中都有?一定的程序?性。秘書人?員在辦理事?務(wù)的過程中?要遵循被動?中求主動、?原則中求靈?活、繁雜中?求規(guī)范的原?則。2、?協(xié)調(diào)關(guān)系?現(xiàn)代管理活?動處處離不?開協(xié)調(diào)。任?何組織只有?通過協(xié)調(diào)，?才能形成整?體的合力，?實現(xiàn)共同目?標(biāo)。秘書?的協(xié)調(diào)是指?秘書人員在?自己的職權(quán)?范圍內(nèi)，自?覺地調(diào)整各?類組織、各?項工作、各?個人員之間?的關(guān)系，促?進(jìn)各項活動?趨向同步化?和和諧化，?以實現(xiàn)組織?目標(biāo)的行為?過程。與?領(lǐng)導(dǎo)部門和?職能部門的?協(xié)調(diào)不同，?秘書部門的?協(xié)調(diào)有從屬?性、廣泛性?、間接性等?特征，在協(xié)?調(diào)關(guān)系的過?程中要遵循?政策指導(dǎo)、?客觀公正、?平等協(xié)商、?注重整體、?靈活適度等?原則。3?、輔助決策?在實際工作?中，任何決?策都是一個?過程而不僅?僅只是拍板?這一個環(huán)節(jié)?。因此，輔?助決策定義?為：在決策?過程中，在?知識（包括?理論）、能?力（包括技?術(shù)）、經(jīng)驗?和精力等方?面給予決策?主體全面的?補償，以提?高決策的科?學(xué)性和時效?性。秘書?人員輔助領(lǐng)?導(dǎo)進(jìn)行決策?一般要經(jīng)過?。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)?確定目標(biāo)、?協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)?計方案、協(xié)?助領(lǐng)導(dǎo)評優(yōu)?選優(yōu)、協(xié)助?領(lǐng)導(dǎo)實施反?饋等四個階?段。4、?綜合服務(wù)?秘書是為以?領(lǐng)導(dǎo)為核心?的集團(tuán)服務(wù)?的，秘書通?常提供的是?全方位的服?務(wù)，既包含?公務(wù)，如果?領(lǐng)導(dǎo)需要，?有時也包括?辦理一些私?事。所以，?秘書一定要?有牢固的服?務(wù)意識，“?全心全意地?為領(lǐng)導(dǎo)及其?集團(tuán)服務(wù)”?。當(dāng)然，在?服務(wù)的過程?中要注意方?式方法，還?要善于運用?資源。二?、秘書日常?事務(wù)職能?1、辦公用?品管理2?、接待3?、安排領(lǐng)導(dǎo)?活動4、?值班5、?通訊工作?6、印章管?理7、機(jī)?要保密三?、秘書專項?職能1、?信息管理?2、調(diào)查研?究3、會?務(wù)工作4?、公文處理?5、檔案?管理6、?信訪工作?四、秘書特?別受權(quán)職能?1、公文?寫作秘書?在撰擬文稿?時要注意一?下幾個方面?。要明確自?己代筆者的?地位，要準(zhǔn)?確使用規(guī)范?文種，要選?用準(zhǔn)確而不?含糊、莊重?而不易產(chǎn)生?歧義的語言?表達(dá)，要反?復(fù)進(jìn)行認(rèn)真?修改，要有?可靠依據(jù)，?要有精益求?精認(rèn)真負(fù)責(zé)?的態(tài)度。?2、督查?3、協(xié)調(diào)?4、談判?受權(quán)談判中?秘書工作的?任務(wù)。①?協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確?定談判的中?心議題和準(zhǔn)?備達(dá)到的目?標(biāo)。②準(zhǔn)?備好談判各?方的有關(guān)材?料。③對?談判中意外?情況的預(yù)測?和準(zhǔn)備。?④把握談判?進(jìn)程。⑤總?結(jié)和評價談?判的經(jīng)驗教?訓(xùn)，及時搞?好信息反饋?。五、秘?書深層職能?秘書的深?層職能主要?指的是秘書?的參謀輔助?職能。秘?書參謀的原?則。①明?確角色定位?，不失職不?越權(quán)。②?明確參謀定?位，謀而不?斷。③立?足規(guī)勸層面?，諫而有度?。六、思?考與聯(lián)系?（一）、案?例分析方?秘書作繭自?縛一個大?型會議的晚?會內(nèi)容怎么?定，方秘書?先請示分管?辦會的黃副?主任，定為?“舉辦電影?晚會”。黃?沒有說要再?往上請示，?而方秘書自?認(rèn)為再請示?一把手賈主?任也許會更?好辦事。在?請示賈時又