行政前臺(tái)工作流程

行政前臺(tái)工作流程前臺(tái)是一個(gè)公司的臉面和名片。所以，前臺(tái)工作的專業(yè)、規(guī)范與適度與否，對(duì)塑造單位形象有著非常重要的作用。一、前臺(tái)人員的穿著及相關(guān)儀表要求1、前臺(tái)人員須每天著淡妝上班。2、頭發(fā)干凈整潔，不油膩不披頭散發(fā)，燙染夸張的頭發(fā)須扎好在腦后。3、上班期間衣著整潔，整齊。4、坐姿不得歪斜、懶散，應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)。5、不能佩戴過多的首飾，首飾應(yīng)和著裝相互配合。二、環(huán)境衛(wèi)生、辦公設(shè)施的保持和檢查1、每天早上9:00打掃衛(wèi)生，整理前臺(tái)物品，保持前臺(tái)環(huán)境清新整潔、物品擺放整齊；2、每三天上午10:00巡視公司公共區(qū)域的綠化狀況，保證舒適良好的工作氛圍，如有問題及時(shí)通知行政管理部部長(zhǎng)；3、下午下班前對(duì)公司辦公區(qū)的巡視，查看門窗、凈水機(jī)電源、電腦電源等關(guān)閉情況并做記錄，冷氣于下班前檢查關(guān)機(jī)模式。三、郵件、信件的收發(fā)1、詳細(xì)記錄每日信件、郵件的收發(fā)情況，負(fù)責(zé)送信件、郵件的保安和簽收信件、郵件的員工都要做登記并簽字；如接收人不在公司，要及時(shí)電話通知，并記其返回時(shí)間，及時(shí)送予并簽收；如接收人不是大樓內(nèi)辦公人員，要及時(shí)電話通知，與其接洽好簽收時(shí)間來簽收郵件或信件；如無法聯(lián)系接收人，應(yīng)及時(shí)通知行政管理部部長(zhǎng)。四、接待訪客1、訪客出門時(shí)起身迎接，應(yīng)該表示出熱情友好和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。面向來訪者點(diǎn)頭微笑致意：“您好，請(qǐng)問您找哪一位？、請(qǐng)問您是哪家公司？、請(qǐng)問貴姓？”如果正在打字應(yīng)立即停止，即使是在打電話也要對(duì)來客點(diǎn)頭示意；2、登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。知道找誰后，請(qǐng)來訪者稍等，立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙，可以請(qǐng)來訪者稍等或引領(lǐng)來訪者到洽談室或會(huì)議室等候，用規(guī)范的儀態(tài)（手勢(shì)指引或起身帶位）引領(lǐng)來訪者入座，并倒水給客人。如果等的時(shí)間很長(zhǎng)，要關(guān)照一下來訪者并向其說明，然后再向來訪者要找的相關(guān)人員說明情況。若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識(shí)的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；3、如果來訪者知道找誰，但未預(yù)約來訪時(shí)，不要直接回答要找的人在或不在，而要告訴對(duì)方：讓我看看他是否在，要打電話給相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)。XX單位XX來訪，不知道是不是方便接待，處于對(duì)來訪者的禮貌和方便拒絕時(shí)的得體處理，即使是要找的同事或領(lǐng)導(dǎo)親自接，都可以當(dāng)做是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應(yīng)接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為下一步的處理留下了余地。同時(shí)婉轉(zhuǎn)的詢問對(duì)方來意，如果對(duì)方?jīng)]有通報(bào)姓名則必須文明，盡量從客人的回答中充分判斷能否讓他與同事見面，如果客人要找的是公司領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該謹(jǐn)慎處理；6、沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時(shí)回?fù)?，首先致歉，再詢問剛才來電的目的?、將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及來電人的基本信息及時(shí)記錄在《電話記錄》上；8、每月將《電話記錄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。九、文件的收發(fā)（一）紙質(zhì)文件的收發(fā)1、前臺(tái)收/發(fā)文件應(yīng)及時(shí)在《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》中登記文件收、發(fā)文件的時(shí)間、收/發(fā)單位、項(xiàng)目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；2、前臺(tái)向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對(duì)象，并要求收發(fā)件人簽字；3、前臺(tái)復(fù)印2份，1份交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，1份交總經(jīng)理；4、前臺(tái)將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認(rèn)。5、發(fā)件時(shí)要及時(shí)通知對(duì)方，如需給對(duì)方送去，應(yīng)確定好送件時(shí)間、地點(diǎn)，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。6、前臺(tái)根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認(rèn)文件的齊全及達(dá)到；7、將《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》以及《文件外送單》分別按項(xiàng)目分類交檔案管理員歸檔。8、注意事項(xiàng)（1）詳細(xì)填寫《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》或《文件外送單》，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收、發(fā)文件的具體內(nèi)容；(2）及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；(3)按項(xiàng)目分類交檔案管理員歸檔。（二）電子文件的收發(fā)1、前臺(tái)需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項(xiàng)目名稱，需轉(zhuǎn)交對(duì)象等；2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個(gè)“收”、“發(fā)”的文件夾，然后在“收”、“發(fā)”的文件夾中建一個(gè)“年月日_項(xiàng)目名稱”的文件夾；3、將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項(xiàng)目文件夾中，并同樣在《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》中記錄，收、發(fā)方式在備注中注明；4、及時(shí)將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)對(duì)方收到；5、當(dāng)天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。6、注意事項(xiàng)（1）了解所收、發(fā)文件內(nèi)容，按收、發(fā)時(shí)間、項(xiàng)目建立相應(yīng)的文