秘書基礎(chǔ)第一章課件

說說你們心目中的秘書形象暢所欲言1說說你們心目中的秘書形象暢所欲言1領(lǐng)略白領(lǐng)風(fēng)采2領(lǐng)略白領(lǐng)風(fēng)采23344第一章秘書工作及其發(fā)展趨勢5第一章秘書工作及其發(fā)展趨勢5第一節(jié)秘書工作教學(xué)目標(biāo)：了解秘書和秘書工作的含義理解秘書工作的基本任務(wù)6第一節(jié)秘書工作教學(xué)目標(biāo)：了解秘書和秘書工作的含義6一、秘書

1.《漢書.劉向傳》，《后漢書.蘇竟傳》所說“秘書”是指皇宮禁內(nèi)秘藏的書籍或讖緯圖箓之類的文圖資料。

2.東漢時“秘書”成為一種官職，是指對擔(dān)任某種工作的人的稱呼。例如：東漢恒帝設(shè)“秘書監(jiān)”，曹操設(shè)“秘書令”，魏晉南北朝有秘書省，秘書丞等機(jī)構(gòu)或官職。3.現(xiàn)在“秘書”是一種職稱或職務(wù)，是一種社會職業(yè)，是指直接協(xié)助各領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)人或私人處理日常工作的人員。4.在國際事務(wù)中則指一種外交官的職稱。知識點精講7一、秘書1.《漢書.劉向傳》，《后漢書.蘇竟傳》所二、秘書工作1、概念：秘書工作是指直接為機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人提供綜合服務(wù)的輔助性管理活動。2、秘書工作的基本屬性（輔助性，政治性，服務(wù)性）（1）、輔助性從管理層次上看，秘書工作本身是處于從屬地位的輔助性管理活動，其本質(zhì)就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，不僅是領(lǐng)導(dǎo)體力的輔助，而且是腦力的輔助。8二、秘書工作1、概念：8

（2）、政治性秘書工作的政治性，主要取決于領(lǐng)導(dǎo)工作的政治性。主要體現(xiàn)在三個方面：

鮮明地階級性明確的政策性高度的機(jī)要性（3）服務(wù)性“三服務(wù)”宗旨：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)為各部門服務(wù)為人民服務(wù)9（2）、政治性92、秘書工作的主要任務(wù)

根據(jù)秘書工作的各項具體任務(wù)的性質(zhì)政務(wù)和事務(wù)（俗稱“辦文”“辦會”“辦事”）政務(wù)與事務(wù)的區(qū)別：政務(wù)——決策、指揮類，政治性、全局性；事務(wù)——具體業(yè)務(wù)，專業(yè)性、技術(shù)性，涉及面小。102、秘書工作的主要任務(wù)根據(jù)秘書工作的各項具體任務(wù)的性質(zhì)10習(xí)題：

1、秘書工作者在參謀過程中要做到()。（2008高考試題）A.既謀且斷B.只謀不斷C.只斷不謀D.不謀不斷2、現(xiàn)代公共關(guān)系理論的精髓是(A)。（2007高考題）A.傳播溝通B.管理職能C.問一下功能D.協(xié)調(diào)作用3．現(xiàn)在所知道的我國最早從事秘書工作的人是()時期的()A．殷商秘書B．銅朝史官C、殷商巫(貞人)D．東漢秘書令11習(xí)題：1、秘書工作者在參謀過程中要做到()。（200案例分析：《秘書的責(zé)任》《人民日報》報道了一則罕見的“煙葉詐騙案”，某省土特產(chǎn)出口公司被港商騙子去XXX萬美元。案件發(fā)生前四個月，該省政府領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)就收到有關(guān)部門發(fā)來的建議取消這次交易的函電。這份極其重要的文件曾經(jīng)十多位領(lǐng)導(dǎo)層層批閱，最后轉(zhuǎn)到有關(guān)部門，可是款已經(jīng)劃出，文件成了“明日黃花”。事后在處理有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的瀆職時，有幾個秘書也被處理。試分析：沒有審批權(quán)力的秘書負(fù)的是什么責(zé)任？提示：1、該案例中秘書有沒有直接責(zé)任？2、秘書應(yīng)該怎么做？12案例分析：

分析：秘書無直接的責(zé)任。但也有失職之處，四個月中，這份重要的函電經(jīng)過十多個省級領(lǐng)導(dǎo)之手，也至少從十多位秘書手中“溜過”。如有一位秘書能夠向領(lǐng)導(dǎo)提醒，將此重要文件抓緊處理，也不會造成領(lǐng)導(dǎo)的瀆職?？梢越ㄗh領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)緊急電話通知，暫緩此交易的進(jìn)行。等有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層層批閱完結(jié)，再正式終止交易。這就可以避免數(shù)百萬美元的損失。此案例充分說明秘書秘書在工作中為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、提建議的必要時性。13分析：秘書無直接的責(zé)任。但也有失職之處，四個月中，第二節(jié)我國秘書工作的發(fā)展趨勢教學(xué)目標(biāo)：了解我國秘書工作的發(fā)展趨勢參謀職能強(qiáng)化趨勢秘書工作管理科學(xué)化趨勢辦公手段現(xiàn)代化趨勢14第二節(jié)我國秘書工作的發(fā)展趨勢14一、參謀職能強(qiáng)化趨勢兩大原因：（1）飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)建設(shè)的客觀需要（2）領(lǐng)導(dǎo)決策由經(jīng)驗決策向科學(xué)決策轉(zhuǎn)變的需要15一、參謀職能強(qiáng)化趨勢兩大原因：15二、秘書工作管理科學(xué)化趨勢1、建立一定的工作規(guī)范和制度2、“電子政務(wù)”是秘書工作管理科學(xué)化的標(biāo)志

16二、秘書工作管理科學(xué)化趨勢16三、辦公手段現(xiàn)代化趨勢1、辦公手段現(xiàn)代化的含義2、主要工具和主要技術(shù)手段3、辦公手段現(xiàn)代化的目標(biāo)4、實現(xiàn)辦公手段現(xiàn)代化的意義5、辦公手段現(xiàn)代化的四個階段5、辦公手段現(xiàn)代化系統(tǒng)的主要設(shè)備17三、辦公手段現(xiàn)代化趨勢17秘書職業(yè)概述秘書的定義秘書的分類秘書的角色定位秘書素養(yǎng)18秘書職業(yè)概述秘書的定義秘書的分類秘書的角色定位秘書素養(yǎng)18一、

秘書的定義1.秘書的含義

討論交流19一、秘書的定義討論交流19（1）“秘書”一詞的演變宮中秘藏之書：最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。職務(wù)之稱:秘書工作人員,是從清末開始的,這是現(xiàn)代秘書概念的源頭。社會職業(yè)：秘書已被看作是廣泛的社會職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)。（2）秘書的定義

一般來說，秘書是專門從事辦公室程序性工作、協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實施服務(wù)的人員。知識講解20（1）“秘書”一詞的演變知識講解20“秘書是為領(lǐng)導(dǎo)（上司）而設(shè)，并為領(lǐng)導(dǎo)（上司）服務(wù)的”，請判斷這句話是否正確，并說明理由。想一想21想一想212.企業(yè)秘書的概念和特點

說說企業(yè)秘書在企業(yè)中的地位和作用

222.企業(yè)秘書的概念和特點222.企業(yè)秘書的特點（1）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的助手（2）企業(yè)秘書的專業(yè)化（3）企業(yè)事務(wù)管理特別追求效率（4）企業(yè)秘書群體的女性化1.企業(yè)秘書的作用（1）為上司安排日程（2）組織會議和會唔服務(wù)（3）文書的制作與處理（4）接待與交際（5）管理辦公室設(shè)備和環(huán)境知識講解232.企業(yè)秘書的特點1.企業(yè)秘書的作用知為什么秘書中絕大部分是女性？想一想24想一想24二、秘書的分類1.秘書的類別

討論交流25二、秘書的分類討論交流25

1.秘書的橫向分類（1）根據(jù)工作性質(zhì)劃分

（2）根據(jù)秘書服務(wù)的對象劃分（3）根據(jù)秘書的業(yè)務(wù)內(nèi)容劃分知識講解261.秘書的橫向分類知識講解26

2.秘書的縱向分類（1）初級秘書（2）中級秘書（3）高級秘書272.秘書的縱向分類272.企業(yè)秘書分類

文員、行政秘書與總經(jīng)理秘書在素質(zhì)能力方面有何區(qū)別？

討論交流282.企業(yè)秘書分類討論交流28

（1）企業(yè)秘書分類①文員②行政秘書③總經(jīng)理秘書④董事會秘書29

3030你認(rèn)同秘書是吃“青春飯”的觀點嗎？為什么？想一想31想一想311.3

秘書的角色定位1.3.1秘書的角色意識

討論交流321.3秘書的角色定位討論交流322.秘書角色的多重性代表角色公關(guān)角色助理角色保密角色1.秘書的角色意識上司工作的助手上司的腦筋企業(yè)的信息樞紐決策（決定）的督辦員上司信息的資料庫上司公關(guān)活動的組織者和隨員知識講解332.秘書角色的多重性1.秘書的角色意識知識講解333.秘書角色錯位的幾種表現(xiàn)343.秘書角色錯位的幾種表現(xiàn)34（3）在普通職員面前行為失范，見表1-6。35（3）在普通職員面前行為失范，見表1-6。351.3.2秘書角色意識的培養(yǎng)

你認(rèn)為秘書應(yīng)該具備哪些意識才能做一個稱職的秘書？

討論交流361.3.2秘書角色意識的培養(yǎng)討論交流36

秘書的角色意識知識講解37秘書的角色意識知識講解37在秘書的多個角色意識中，你具備了哪些意識？準(zhǔn)備如何培養(yǎng)提高哪些角色意識？想一想38想一想381.4秘書素養(yǎng)

你認(rèn)為一名優(yōu)秀的秘書應(yīng)具備什么素養(yǎng)？討論交流391.4秘書素養(yǎng)討論交流391.4.1秘書知識結(jié)構(gòu)秘書知識結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)知識專業(yè)知識相關(guān)知識知識講解401.4.1秘書知識結(jié)構(gòu)秘書知識結(jié)構(gòu)知識講解4041411.4.2秘書能力結(jié)構(gòu)秘書能力結(jié)構(gòu)：知識講解421.4.2秘書能力結(jié)構(gòu)秘書能力結(jié)構(gòu)：知識講解421.4.3秘書職業(yè)形象秘書職業(yè)形象儀容儀表儀態(tài)知識講解431.4.3秘書職業(yè)形象秘書職業(yè)形象知識講解43儀容——職業(yè)女性面部修飾程序：1.潔面2.撲化妝水

3.涂潤膚露（抹隔離霜）

4.涂敷粉底5.描眉6.眼部：畫眼線、7.涂腮紅涂眼影、涂睫毛膏8.涂口紅9.定妝44儀容——職業(yè)女性面部修飾程序：1.潔面44儀容的基本要求女士儀容的基本要求（1）面部皮膚的修飾與保養(yǎng)（2）熟悉掌握基本的面部美容化妝知識（3）整體形象不要太過新潮（4）頭發(fā)應(yīng)保持整潔、干凈男士儀容的基本標(biāo)準(zhǔn)

（1）注意面部整潔、勤洗臉、勤剃須（2）頭發(fā)的清洗與整型（3）身上不能有異味（4）不酗酒，不熬夜、精神振作（5）勤剪指甲（6）不帶多余飾物45儀容的基本要求女士儀容的基本要求男士儀容的基本標(biāo)準(zhǔn)45盤發(fā)展示圖文欣賞46盤發(fā)展示圖文欣賞4647474848儀表——職業(yè)裝

秘書著裝的基本原則

1.著裝要與場合相適應(yīng)2.著裝要明確目的3.著裝要符合自己的社會角色4.著裝要適合自身的條件首飾的佩戴原則1.首飾的選擇要與服裝的風(fēng)格相合2.首飾佩戴要符合自身的特點49儀表——職業(yè)裝秘書著裝