會(huì)議住宿安排方案

會(huì)議住宿安排方案

心索取訂房卡,是免費(fèi)的。

主辦單位伴同會(huì)議通知寄上訂房卡再由參會(huì)者直接向飯店訂房。

這份訂房卡或申請(qǐng)表亦可根據(jù)基本格式事先印制,在印制前先做一份草案請(qǐng)飯店核對(duì)房?jī)r(jià)、訂金等事項(xiàng)是否有誤,通常飯店會(huì)盼望注明假如訂金沒(méi)有收到前無(wú)法確認(rèn),另外也可以注明有任何稅金或服務(wù)費(fèi)。

另外還有一點(diǎn)也很重要,就是強(qiáng)調(diào)訂房截止日,以鼓舞參會(huì)者盡早預(yù)訂。

截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。

住宿單:住宿單通常使用在小型會(huì)議,由主辦單位支付房間費(fèi)。

將一份表格寄給你邀請(qǐng)的人,要求他填寫伴隨人員名字,盼望哪種房間,抵達(dá)與離開日期,將表格資料填在住宿單中給飯店,并告知飯店收款方式,內(nèi)容包括:。

如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費(fèi)等。

,還是由邀請(qǐng)單位全權(quán)負(fù)責(zé)。

,先由邀請(qǐng)單位核對(duì)后再分別寄給他們。

一旦房數(shù)被確定后,住宿局觀光局會(huì)供應(yīng)你一份飯店資料,讓你參考與選擇,然后再由主辦單位與飯店業(yè)務(wù)代表談房?jī)r(jià)。

假如可能,最好實(shí)際去看一下使用飯店房間的設(shè)備,這不但有助于你房?jī)r(jià)的講價(jià),同時(shí)提出一些參會(huì)者可能會(huì)問(wèn)的問(wèn)題,請(qǐng)飯店人員答復(fù),同時(shí)也可以了解飯店預(yù)訂作業(yè)和前臺(tái)服務(wù)情形。

特殊預(yù)訂:有些會(huì)議籌辦人在全部預(yù)訂房間中保留數(shù)間給特定的人或團(tuán)體,并賜予特殊處理,例如:總計(jì)預(yù)訂400間,40間為貴賓使用,其余360間為參會(huì)代表,使用特殊預(yù)訂是由于有些記者和參展商都要特殊當(dāng)心接待。

具體與飯店業(yè)務(wù)代表爭(zhēng)論細(xì)節(jié),并訴諸文字,彼此要了解:,什么類別和房?jī)r(jià)。

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在打算特殊預(yù)訂前,可能需要不同表格,對(duì)參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特殊截止日,對(duì)于貴賓則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿支配。

工作人員房間預(yù)訂和免費(fèi)房間:在一般參會(huì)者住宿支配開頭前,先分派好工作人員住宿和免費(fèi)房間。

一般來(lái)說(shuō)工作人員及免費(fèi)房間的住房表直接送給飯店業(yè)務(wù)人員,包括名字和地址、職稱或注明他她在會(huì)議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達(dá)與離開日期、假如不是免費(fèi)房間,由誰(shuí)支付房間費(fèi)和附帶費(fèi)用如電話、洗衣等。

工作人員所住的房?jī)r(jià)通常會(huì)供應(yīng)較優(yōu)待價(jià)格,來(lái)降低主辦單位的成本。

最好注明他們的身分,由于飯店常常依據(jù)你這份住房表供應(yīng)貴賓逮特殊禮遇如送水果、小禮物等,你可能也盼望將確認(rèn)函直接給你,由你核對(duì)無(wú)誤后再寄給貴賓或工作人員。

四住宿表格的內(nèi)容:住宿表格通常由會(huì)議籌辦人草擬、由主辦單位印制,但預(yù)備表格前先確認(rèn)有關(guān)作業(yè)原則,例如截止收件日、確認(rèn)回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問(wèn)。

雖然有些住宿表格對(duì)某一特定團(tuán)體要求一些額外資料,一般標(biāo)準(zhǔn)表格包括下列內(nèi)容:。