招投標(biāo)檔案管理制度

招投標(biāo)檔案管理制度一、制度的目的為規(guī)范招投標(biāo)活動(dòng)，提高招投標(biāo)活動(dòng)透明度及資料安全性，依照國(guó)家法律，法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)章制度，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有招投標(biāo)活動(dòng)，涉及到招投標(biāo)活動(dòng)的人員、流程及檔案管理。三、檔案類(lèi)型及存放要求1.招投標(biāo)相關(guān)立項(xiàng)檔案存放于公司立項(xiàng)檔案庫(kù)，編制檔案目錄和文件題名，如下：檔案目錄：各類(lèi)投標(biāo)立項(xiàng)決策文簽批件及相關(guān)材料文件題名：按文件題名命名，文件編號(hào)格式為年份+流水號(hào)（如2021-001），并在文件編號(hào)后標(biāo)注版本編號(hào)（如v1.0）。2.招標(biāo)文件及投標(biāo)文件相關(guān)檔案存放于公司招投標(biāo)檔案庫(kù)，編制檔案目錄和文件題名，如下：檔案目錄：各級(jí)文件、投標(biāo)文件、投標(biāo)保證金繳納證明、注冊(cè)資質(zhì)證書(shū)、授權(quán)書(shū)等文件題名：按文件題名命名，文件編號(hào)格式為年份+流水號(hào)（如2021-001），并在文件編號(hào)后標(biāo)注版本編號(hào)（如v1.0）。3.招投標(biāo)活動(dòng)日常管理及執(zhí)行記錄檔案存放于公司招投標(biāo)日常管理檔案庫(kù)，編制檔案目錄和文件題名，如下：檔案目錄：活動(dòng)計(jì)劃、招投標(biāo)項(xiàng)目實(shí)施方案、招投標(biāo)活動(dòng)報(bào)告、招投標(biāo)過(guò)程反饋意見(jiàn)、項(xiàng)目合同等文件題名：按文件題名命名，文件編號(hào)格式為年份+流水號(hào)（如2021-001），并在文件編號(hào)后標(biāo)注版本編號(hào)（如v1.0）。四、檔案管理流程1.招投標(biāo)相關(guān)立項(xiàng)檔案管理流程1.1所有招投標(biāo)立項(xiàng)決策簽批文件及相關(guān)材料，需經(jīng)過(guò)公司立項(xiàng)決策會(huì)議審批；1.2管理員按照文件題名及編號(hào)要求，將立項(xiàng)檔案整理全套，并交由檔案庫(kù)保管員存放于公司立項(xiàng)檔案庫(kù)內(nèi)；1.3其他關(guān)聯(lián)部門(mén)或人員如果需要查閱立項(xiàng)檔案，需經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由管理人員協(xié)助查詢。2.招標(biāo)文件及投標(biāo)文件相關(guān)檔案管理流程2.1開(kāi)標(biāo)前，相關(guān)人員需將招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、投標(biāo)保證金繳納證明、注冊(cè)資質(zhì)證書(shū)、授權(quán)書(shū)等材料按照要求逐一核實(shí)；2.2開(kāi)標(biāo)后，評(píng)審小組負(fù)責(zé)按照流程對(duì)招標(biāo)文件及投標(biāo)文件逐一評(píng)審并記錄文件編號(hào)、版本號(hào)及評(píng)審結(jié)果；2.3管理員按照文件題名及編號(hào)要求，將招標(biāo)文件及投標(biāo)文件相關(guān)檔案整理全套，并交由檔案庫(kù)保管員存放于公司招投標(biāo)檔案庫(kù)內(nèi)；2.4其他關(guān)聯(lián)部門(mén)或人員如果需要查閱招標(biāo)文件及投標(biāo)文件，需經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由管理人員協(xié)助查詢。3.招投標(biāo)活動(dòng)日常管理及執(zhí)行記錄檔案管理流程3.1招投標(biāo)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)招投標(biāo)活動(dòng)計(jì)劃、招投標(biāo)項(xiàng)目實(shí)施方案、招投標(biāo)活動(dòng)報(bào)告、招投標(biāo)過(guò)程反饋意見(jiàn)、項(xiàng)目合同等文件的管理；3.2管理員按照文件題名及編號(hào)要求，將檔案整理全套，并交由檔案庫(kù)保管員存放于公司招投標(biāo)日常管理檔案庫(kù)內(nèi)；3.3其他關(guān)聯(lián)部門(mén)或人員如果需要查閱檔案，需經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由管理人員協(xié)助查詢。五、檔案保密與安全1.檔案保密性所有招投標(biāo)檔案屬于公司內(nèi)部資料，不得泄漏。除與招投標(biāo)活動(dòng)有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)及專(zhuān)門(mén)管理人員外，其他人員不得查閱和復(fù)制相關(guān)檔案。2.檔案安全性2.1管理員需對(duì)招投標(biāo)立項(xiàng)檔案、招標(biāo)文件及投標(biāo)文件、招投標(biāo)活動(dòng)日常管理及執(zhí)行記錄檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，不得混淆存儲(chǔ)。2.2檔案庫(kù)保管員需對(duì)各類(lèi)招投標(biāo)檔案進(jìn)行登記、保管。檔案出庫(kù)需經(jīng)過(guò)審批程序，并記錄出庫(kù)人、取件時(shí)間、取走文件、原因及歸還時(shí)間等信息。2.3招投標(biāo)檔案的廢棄、銷(xiāo)毀、轉(zhuǎn)移等應(yīng)遵守公司與國(guó)家相關(guān)規(guī)定，并需經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。六、制度執(zhí)行本制度的制定、修改及執(zhí)行須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并由招投標(biāo)部門(mén)負(fù)責(zé)執(zhí)行。對(duì)于不遵守本制度和違反公司相