酒店采購管理制度（二篇）

第11頁共11頁酒店采購管?理制度1?、制定采購?計劃（1?）由酒店各?部門根據(jù)每?年物資的消?耗率、損耗?率和對第二?年的預(yù)測，?在每年底編?制采購計劃?和預(yù)算報財?務(wù)部審核;?（2）計?劃外采購或?臨時增加的?項目，并制?定計劃或報?告財務(wù)部審?核;（3?）采購計劃?一式四份，?自存一份，?其它三份交?財務(wù)部。?2、審批采?購計劃：?（1）財務(wù)?部將各部門?的采購計劃?和報告匯總?，并進行審?核;（2?）財務(wù)部根?據(jù)酒店本年?的營業(yè)實績?、物資的消?耗和損耗率?、第二年的?營業(yè)指標(biāo)及?營業(yè)預(yù)測做?采購物資的?預(yù)算;（?3）將匯總?的采購計劃?和預(yù)算報總?經(jīng)理審批;?（4）經(jīng)?批準(zhǔn)的采購?計劃交財務(wù)?總監(jiān)監(jiān)督實?施，對計劃?外未經(jīng)批準(zhǔn)?的采購要求?，財務(wù)部有?權(quán)拒絕付款?。3、物?資采購：?（1）采購?員根據(jù)核準(zhǔn)?的采購計劃?，按照物品?的名稱、規(guī)?格、型號、?數(shù)量、單位?適時進行采?購，以保證?及時供應(yīng)。?（2）大?宗用品或長?期需用的物?資，根據(jù)核?準(zhǔn)的計劃可?向有關(guān)的工?廠、酒店、?商店簽訂長?期的供貨協(xié)?議，以保證?物品的質(zhì)量?、數(shù)量、規(guī)?格、品種和?供貨要求。?（3）餐?飲部用的食?品、餐料、?油味料、酒?、飲品等等?，由行政總?廚、大廚或?宴會部下單?采購部，采?購人員要按?計劃或下單?進行采購，?以保證供應(yīng)?。（4）?計劃外和臨?時少量急需?品，經(jīng)總經(jīng)?理或總經(jīng)理?授權(quán)有關(guān)部?門經(jīng)理批準(zhǔn)?后可進行采?購，以保證?需用。4?、物資驗收?入庫：（?1）無論是?直撥還是入?庫的采購物?資都必須經(jīng)?倉管員驗收?;（2）?倉管員驗收?是根據(jù)訂貨?的樣板，按?質(zhì)按量對發(fā)?票驗收。驗?收完后要在?發(fā)票上簽名?或發(fā)給驗收?單，然后需?直撥的按手?續(xù)直撥，需?入庫的按規(guī)?定入庫。?5、報銷及?付款（1?）付款：?①采購員采?購的大宗物?資的付款要?經(jīng)財務(wù)總監(jiān)?審核，經(jīng)確?認(rèn)批準(zhǔn)后方?可付款;?②支票結(jié)帳?一般由出納?根據(jù)采購員?提供的準(zhǔn)確?數(shù)字或單據(jù)?填制支票，?若由采購員?領(lǐng)空白支票?與對方結(jié)帳?，金額必須?限制在一定?的范圍內(nèi);?③按酒店?財務(wù)制度，?付款___?_元以上者?要使用支票?或委托銀行?付款結(jié)款，?____元?以下者可支?付現(xiàn)款。?④超過__?__元要求?付現(xiàn)金者，?必須經(jīng)財務(wù)?部經(jīng)理或財?務(wù)總監(jiān)審查?批準(zhǔn)后方可?付款，但現(xiàn)?金必須在一?定的范圍內(nèi)?。（2）?報銷：①?采購員報銷?必須憑驗收?員簽字的發(fā)?票連同驗收?單，經(jīng)出納?審核是否經(jīng)?批準(zhǔn)或在計?劃預(yù)算內(nèi)，?核準(zhǔn)后方可?給予報銷。?②采購員?若向個體戶?購買商品，?可通過稅務(wù)?部門開票，?因急需而賣?方又無發(fā)票?者，應(yīng)由賣?方寫出售貨?證明并簽名?蓋章，有采?購員兩人以?上的證明，?及驗收員的?驗收證明，?經(jīng)部門經(jīng)理?或財務(wù)總監(jiān)?批準(zhǔn)后方可?給予報銷。?采購部業(yè)?務(wù)操作制度?1、按使?用部門的要?求和采購申?請表，多方?詢價、選擇?，填寫價格?、質(zhì)量及供?方的調(diào)查表?;2、向?主管呈報調(diào)?查表，匯報?詢價情況，?經(jīng)審核后確?定最佳采購?方案;3?、在主管的?安排下，按?采購部主任?確定的采購?方案著手采?購;4、?按酒店及本?部門制定的?工作程序，?完成現(xiàn)貨采?購和期貨采?購;5、?貨物驗收時?出現(xiàn)的各種?問題，應(yīng)即?時查清原因?，并向主管?匯報;6?、貨物驗收?后，將貨物?送倉庫驗收?、入庫，辦?理相關(guān)的入?庫手續(xù)。?7、將到貨?的品種、數(shù)?量和付款情?況報告給有?關(guān)部門，同?時附上采購?申請單或經(jīng)?銷合同;?8、將貨物?采購申請單?、發(fā)票、入?庫單或采購?合同一并交?財務(wù)部校對?審核，并辦?理報銷或結(jié)?算手續(xù)。?倉庫管理制?度1、倉?庫的分類：?酒店的倉?庫總的來說?有：餐飲部?的鮮貨倉、?干貨倉、蔬?菜倉、肉食?倉、冰果倉?、煙酒、飲?品倉，商場?部的百貨倉?、工藝品倉?、煙酒倉、?食品倉、山?貨倉，動力?部的油庫、?石油氣庫，?建筑，裝修?材料倉，管?家部的清潔?劑、液、粉?、潔具倉，?綠化部的花?盆、花泥、?種子、肥料?、殺蟲藥劑?倉，機械、?汽車零配倉?，陶瓷小貨?倉，家具設(shè)?備倉等等。?2、物品?驗收：（?1）倉管員?對采購員購?回的物品無?論多少、大?小等都要進?行驗收，并?做到：①?發(fā)票與實物?的名稱、規(guī)?格、型號、?數(shù)量等不相?符時不驗收?;②發(fā)票?上的數(shù)量與?實物數(shù)量不?相符，但名?稱、規(guī)格、?型號相符可?按實際驗收?;③對購?進的食品原?材料、油味?料不鮮不收?，味道不正?不收。④?對購進品已?損壞的不驗?收。（2?）驗收后，?要根據(jù)發(fā)票?上列明的物?品名稱、規(guī)?格、型號、?單價、單位?、數(shù)量和金?額填寫驗收?單，一式四?份，其中一?份自存，一?份留倉庫記?賬，一份交?采購員報銷?，一份交材?料會計。?3、入庫存?放：（1?）驗收后的?物資，除直?撥的外，一?律要進倉保?管;（2?）進倉的物?品一律按固?定的位置堆?放;（3?）堆放要有?條理、注意?整齊美觀，?不能擠壓的?物品要平放?在層架上。?（4）凡?庫存物品，?要逐項建立?登記卡片，?物品進倉時?在卡片上按?數(shù)加上，發(fā)?出時按數(shù)減?出，結(jié)出余?數(shù);卡片固?定在物品正?前方。4?、保管與抽?查：（1?）對庫存物?品要勤于檢?查，防蟲蛀?、鼠咬，防?霉?fàn)€變質(zhì)，?將物資的損?耗率降到最?低限度。?（2）抽查?：①倉管?員要經(jīng)常對?所管物資進?行抽查，檢?查實物與卡?片或記賬是?否相符，若?不相符要及?時查對;?②材料會計?或有關(guān)管理?人員也要經(jīng)?常對倉庫物?資進行抽查?，檢查是否?賬卡相符、?賬物相符、?賬賬相符。?5、領(lǐng)發(fā)?物資（1?）領(lǐng)用物品?計劃或報告?：①凡領(lǐng)?用物品，根?據(jù)規(guī)定須提?前做計劃，?報庫存部門?準(zhǔn)備;②?倉管員將報?來的計劃按?每天發(fā)貨的?順序編排好?，做好目錄?，準(zhǔn)備好物?品，以便取?貨人領(lǐng)取;?（2）發(fā)?貨與領(lǐng)貨?①各部門各?單位的領(lǐng)貨?一般要求專?人負(fù)責(zé);?②領(lǐng)料員要?填好領(lǐng)料單?（含日期、?名稱、規(guī)格?、型號、數(shù)?量、單價、?用途等）并?簽名，倉管?員憑單發(fā)貨?;③領(lǐng)料?單一式三份?，領(lǐng)料單位?自留一份，?單位負(fù)責(zé)人?憑單驗收;?倉管員一份?，憑單入賬?;材料會計?一份，憑單?記明細(xì)賬;?④發(fā)貨時?倉管員要注?意物品先進?的先發(fā)、后?進的后發(fā)。?（3）貨?物計價：?①貨物一般?按進價發(fā)出?，若同一種?商品有不同?的進價，一?般按平均價?發(fā)出。②?需調(diào)出酒店?以外的單位?的物資，一?般按原進價?或平均價加?手續(xù)費和管?理費調(diào)出。?6、盤點?：（1）?倉庫物資要?求每月月中?小盤點，月?底大盤點，?半年和年終?徹底盤點;?（2）將?盤結(jié)果列明?細(xì)表報財務(wù)?部審核;?（3）盤點?期間停止發(fā)?貨。7、?記賬：（?1）設(shè)立賬?簿和登記賬?，賬簿要整?齊、全面、?一目了然;?（2）賬?簿要分類設(shè)?置，物資要?分品種、型?號、規(guī)格等?設(shè)立賬戶;?（3）記?賬時要先審?核發(fā)票和驗?收單，無誤?后再入賬，?發(fā)現(xiàn)有差錯?時及時解決?，在未弄清?和更正前不?得入賬;?（4）審核?驗收單、領(lǐng)?料單要手續(xù)?完善后才能?入賬，否則?要退回倉管?員補齊手續(xù)?后才能入賬?;（5）?發(fā)出的物資?用加權(quán)平均?法計價，月?終出現(xiàn)的發(fā)?貨計價差額?分品種列表?一式三份，?記賬員、部?門、財務(wù)部?各一份;?（6）直撥?物資的收發(fā)?，同其他入?庫物資一樣?入賬;（?7）調(diào)出本?酒店的物資?所用的管理?費、手續(xù)費?，不得用來?沖減材料成?本，應(yīng)由財?務(wù)部沖減費?用;（8?）進口物資?要按發(fā)票的?數(shù)量、金額?、稅金、檢?疫費等如實?折為單價人?民幣入賬，?發(fā)出時按加?權(quán)平均法計?價;（9?）對于發(fā)票?、稅單、檢?疫費等尚未?到的進口物?資，于月底?估價發(fā)放，?待發(fā)票、稅?單、檢疫費?等收到、沖?減估價后，?再按實入賬?，并調(diào)整暫?估價，報財?務(wù)部材料會?計調(diào)整三級?賬;（1?0）月底按?時將材料會?計報表連同?驗收單、領(lǐng)?料單等報送?財務(wù)部材料?會計;（?11）與倉?管員校對實?物賬，每月?與財務(wù)部材?料會計對賬?，保證賬物?相符、賬賬?相符。8?、建立檔案?制度：（?1）倉庫檔?案應(yīng)有驗收?單、領(lǐng)料單?和實物賬簿?;（2）?材料會計的?檔案有驗收?單、領(lǐng)料單?、材料明細(xì)?賬和材料會?計報表。?酒店采購管?理制度（二?）為使酒?店的采購工?作走上制度?化、規(guī)范化?,合理控制?成本,加強?內(nèi)部工作協(xié)?調(diào)和提高工?作效率,特?制定本采購?管理制度：?一、采購?管理部門?酒店設(shè)立專?職采購部,?隸屬酒店財?務(wù)部管理,?接受財務(wù)總?監(jiān)、成本控?制、集團稽?查部及其它?部門的監(jiān)督?,全面負(fù)責(zé)?酒店的采購?工作.二?、采購部工?作基本要求?1.所有?采購項目均?需董事會簽?批授權(quán)及酒?店財務(wù)部批?準(zhǔn)同意2?.所有采購?物品均需比?較至少三家?的價格和品?質(zhì),月結(jié)類?物品每月每?一類至少有?三家供貨商?提供報價單?3.所有?采購物品的?品質(zhì)須保持?一慣穩(wěn)定?4.采購部?工作人員須?對自己采購?物品的價格?和品質(zhì)負(fù)責(zé)?5.采購?部須每半個?月一次通過?電話、傳真?、外出調(diào)查?、接待廠商?等方式獲取?酒店使用的?各類物品主?要品種的價?格信息并整?理成價格信?息庫,以書?面形式匯報?給酒店財務(wù)?部及董事會?6.所有?供應(yīng)商名片?、報價單、?合同等資料?及樣品采購?部須登記歸?檔并妥善保?管,有人員?變動時須全?部列入移交?.上述資料?及采購人員?自購物品價?格信息采購?部每天須錄?入至采購部?價格信息庫?.7.采?購時間要求?：一般物品?采購時間為?____天?;急用物品?當(dāng)天必須采?購回來;印?刷品、客房?一次性用品?、布草等使?用部門須提?前一個月下?單采購8?.采購部禁?止采購任何?未下申購單?的物品,否?則財務(wù)部將?不予以報銷?9.禁止?使用部門自?行采購物品?或私自與供?應(yīng)商洽談采?購事宜1?0.采購部?負(fù)責(zé)跟進各?協(xié)作廠商的?貨款及時簽?批支付事宜?.對到期的?應(yīng)付帳款,?酒店應(yīng)及時?支付,以建?立酒店良好?形象,維護?酒店財務(wù)信?譽,同時也?為日后的采?購工作提供?便利.三?、采購審批?程序1.?申購單審批?程序：使?用部門經(jīng)理?（倉庫主管?）資產(chǎn)會計?復(fù)查董事同?意采購部詢?價財務(wù)總監(jiān)?稽查部行政?辦董事會?申購單返回?采購部2?.單位價值?____元?以下或批量?價值在__?__元以下?的由采購部?現(xiàn)金自購的?物品,采購?部須事先貨?比三家,并?在申購單上?注明詢價結(jié)?果和選定的?供應(yīng)商,經(jīng)?董事會最后?批準(zhǔn)后方可?采購.酒店?財務(wù)部和集?團稽查部將?對價格及品?質(zhì)進行不定?期抽查.?2.單位價?值____?元以上或批?量價值在_?___元以?上的物品采?購審批程序?：采購部?尋找至少三?家廠商比較?價格品質(zhì)評?定小組確定?供貨商采購?部與供貨商?共同草擬合?同或采購協(xié)?議財務(wù)審?批行政辦審?批董事會審?批蓋章或簽?字執(zhí)行合?同或協(xié)議?（評定小組?由采購部、?使用部門、?財務(wù)部、主?管副總、集?團稽查組成?）3.賒?購（月結(jié)）?物品采購審?批程序蔬?菜、肉類、?凍品、三鳥?、海鮮，水?果由各廚主?廚直接下單?至采購部叫?貨.其它物?品按上述第?1、2、3?款程序執(zhí)行?.各月結(jié)?供應(yīng)商選定?辦法：采購?部每月每類?物品均應(yīng)邀?請至少三家?供應(yīng)商報價?,采購部、?使用部門、?主管副總、?財務(wù)部和集?團稽查部組?成供貨商評?定小組,通?力合作，進?行價格及質(zhì)?量的比較和?討論，選定?供應(yīng)商。采?購部及上述?相關(guān)部門可?分頭或聯(lián)合?組織市場調(diào)?查，根椐市?場調(diào)查的價?格，與供應(yīng)?商確定固定?的一個月的?供應(yīng)價，在?此確認(rèn)期間?內(nèi)，供應(yīng)商?將按此固定?價格提供酒?店所需的物?料.四、?采購監(jiān)督?采購成本的?控制由財務(wù)?部、采購部?、使用部門?及集團稽查?部共同完成?,平時各部?門應(yīng)及時到?市場上了解?價格行情,?以促進酒店?采購成本的?控制與監(jiān)督?.五、供?應(yīng)商管理?1.財務(wù)部?應(yīng)定期（每?月或每季度?）牽頭,組?織財務(wù)部、?采購部、使?用部門及集?團稽查部對?供應(yīng)商進行?評估（酒店?每類物品須?有至少三家?供貨商）