經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文寫(xiě)作06章課件

第六章財(cái)經(jīng)常用行政公文模型寫(xiě)作一、公文概述公文——是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱，是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位用以處理公務(wù)的一種文書(shū)。傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，頒布法規(guī)和規(guī)章指導(dǎo)和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題匯報(bào)情況，交流經(jīng)驗(yàn)記載政務(wù)活動(dòng)情況公文概念分類

專用公文如：黨務(wù)文書(shū)、軍事文書(shū)廣義事務(wù)公文如：計(jì)劃、總結(jié)通用公文《辦法》規(guī)定的13種狹義公文的特點(diǎn)法定的權(quán)威性嚴(yán)格的程式性

A、種類、格式和行文關(guān)系，公文的結(jié)構(gòu)、文風(fēng)、用紙、書(shū)寫(xiě)和裝訂等都有統(tǒng)一要求；B、經(jīng)過(guò)正式會(huì)議審核通過(guò)才能由相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)簽署發(fā)布；C、規(guī)定了嚴(yán)格的公文收發(fā)處理程序，包括登記、分辦、擬辦、批辦、承辦和催辦等環(huán)節(jié)作（讀）者的規(guī)定性嚴(yán)格的時(shí)效性公文的分類下行文

傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)意圖，部署安排公務(wù)活動(dòng)，要求下屬機(jī)關(guān)遵照?qǐng)?zhí)行。上行文

是匯報(bào)工作，反映問(wèn)題，為上級(jí)機(jī)關(guān)決策和更有針對(duì)性地指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的工作提供依據(jù)。平行文主要是溝通情況，配合工作，聯(lián)系相關(guān)公務(wù)等公文的作用領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)規(guī)范和約束宣傳和教育聯(lián)系和溝通依據(jù)和憑證公文結(jié)構(gòu)·眉首眉首又稱文頭或版頭，主要組成要素：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)秘密等級(jí)緊急程度文件份號(hào)

1文件份號(hào)份號(hào)：指公文總印發(fā)數(shù)中某份公文的序號(hào)。

組成：阿拉伯?dāng)?shù)字編印

位置：在眉首左上端，第一行頂格書(shū)寫(xiě)。

作用：便于印數(shù)較多的普發(fā)性下行文有控制地分發(fā)；便于機(jī)密文件的分發(fā)和回收。2秘密等級(jí)秘密等級(jí)和保密期限

組成：我國(guó)《保密法》分為絕密、機(jī)密和

秘密3級(jí)。標(biāo)志為“★”

?！啊铩鼻皹?biāo)密級(jí)，后標(biāo)期限。如“機(jī)密★5年”。

位置：在版心右上角第1行。

字體：3號(hào)黑體3緊急程度緊急程度：對(duì)公文送達(dá)或辦理時(shí)間的要求標(biāo)志組成：分為“特急”和“急件”。

作用：使受文機(jī)關(guān)明確公文處理的時(shí)間要求。

位置：在秘密等級(jí)下邊。字體：3號(hào)黑體

4發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)組成：發(fā)文機(jī)關(guān)稱謂+文種（主辦機(jī)關(guān)列前）發(fā)文機(jī)關(guān)稱謂+文件（下行文）如“中共中央文件”、

“國(guó)務(wù)院文件”、“

××鄉(xiāng)人民政府文件”等。注意：發(fā)文機(jī)關(guān)稱謂，一般用全稱，如果是特指，又不易混淆的，可用簡(jiǎn)稱。

如“中國(guó)共產(chǎn)黨××市委員會(huì)”可以簡(jiǎn)稱“中共××市委”。如果聯(lián)合行文，可以用主辦機(jī)關(guān)名稱，也可以各機(jī)關(guān)聯(lián)署，主辦機(jī)關(guān)排列在前。

位置：在文頭的中心，用紅色大號(hào)宋體字印刷5發(fā)文字號(hào)

概念：簡(jiǎn)稱文號(hào)，指某件公文在發(fā)文機(jī)關(guān)一個(gè)年度內(nèi)發(fā)文總號(hào)中的實(shí)際順序號(hào)。

組成：包括“機(jī)關(guān)代字+年份+序號(hào)”3部分。

A、機(jī)關(guān)代字由一定范圍內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)自己的直屬機(jī)關(guān)、單位的代字統(tǒng)一編定。字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)3個(gè)。

B、年份用阿拉伯字完整書(shū)寫(xiě)，不要把“1998”簡(jiǎn)化為“98”，并用六角“

〔

〕

”括住。如“中辦發(fā)〔1998〕5號(hào)”，表示中共中央辦公廳在1998年度內(nèi)發(fā)的第5號(hào)文。

C、聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

作用：1.

收發(fā)文件一般都要登記發(fā)文字號(hào)；

2.

便于公文處理和查找。位置：在文件名稱正下方，字體字號(hào)4號(hào)仿宋。

6簽發(fā)人簽發(fā)人：指批準(zhǔn)發(fā)出公文的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。位置：在發(fā)文字號(hào)右側(cè)，“簽發(fā)人”與姓名間隔一個(gè)字格

作用：明確公文的具體責(zé)任者。一正文標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文附件發(fā)文機(jī)關(guān)簽署與印章發(fā)文日期附注1標(biāo)題1、位于公文首頁(yè)紅線下空一行處，一般居中排一行或幾行。2、分行不得將屬同一詞的文字拆開(kāi)分置兩行。3、字號(hào)應(yīng)大于正文的字號(hào)，一般用2號(hào)宋體。4、如果公文是經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)或批準(zhǔn)的，應(yīng)在標(biāo)題下加題注，居中標(biāo)出：“××××年×月×日經(jīng)××?xí)h第×次會(huì)議通過(guò)（批準(zhǔn)）”，并加括號(hào)。其字號(hào)應(yīng)小于標(biāo)題字號(hào)。5、正下方可以標(biāo)注發(fā)文日期，加括號(hào)。2、主送機(jī)關(guān)要求：A、除了決定、公告、通告、會(huì)議紀(jì)要，一般都寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)

B、上行文與平行文，一般只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)

C、往往主送機(jī)關(guān)較多，這就要根據(jù)級(jí)別不同來(lái)確定。如：《教育部辦公廳關(guān)于采取切實(shí)有效措施堅(jiān)決剎住高等學(xué)?？荚囎鞅淄犸L(fēng)的緊急通知》，其主送機(jī)關(guān)就很多：“各省、自治區(qū)、直轄市教育廳、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)教委、有關(guān)部門教育司（局）、部屬各高等學(xué)校”。其排列順序，一定要按級(jí)別高低來(lái)先后排列位置：位于標(biāo)題以下，空一行從左至右頂格排列，回行繼續(xù)頂格，一般用3號(hào)仿宋體。3、正文要求：一文一事，主旨單一；結(jié)構(gòu)清晰；邏輯嚴(yán)密位置：位于主送機(jī)關(guān)之下，按自然段依次排列，每段開(kāi)頭空兩格，一般用3號(hào)仿宋體。4、附件附件：是對(duì)正文起補(bǔ)充說(shuō)明或證實(shí)正文某內(nèi)容的文圖資料等，如統(tǒng)計(jì)表、圖表等。位置：位于正文之后，空一行的位置，起首時(shí)空兩格，標(biāo)注“附件：”，然后再列出附件的序號(hào)和名稱，每件一行，字體號(hào)與正文相同3號(hào)宋體。5、發(fā)文機(jī)關(guān)A、位于正文的右下方，附件說(shuō)明之后。B、一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)占一行，聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。C、一般用與正文相同的字體和字號(hào)。D、帶文頭的公文一般不再標(biāo)示發(fā)文機(jī)關(guān)。5、簽署與印章要求：除會(huì)議紀(jì)要、電報(bào)外的公文一律加蓋印章聯(lián)合上行文由主辦機(jī)關(guān)加蓋，聯(lián)合下行文的發(fā)文機(jī)關(guān)都加蓋印章。聯(lián)合行文加蓋兩個(gè)印章時(shí)，都應(yīng)壓蓋成文時(shí)間，且主辦機(jī)關(guān)在前。聯(lián)合行文3個(gè)以上印章時(shí)，每排最好3個(gè)印章，其余另起一行。印章之間互不交、切。方法：A、簽署位于發(fā)文機(jī)關(guān)的位置上。先標(biāo)明簽署人的職務(wù)，然后空兩格簽注姓名或加蓋簽名章。B、不以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)的公文不簽署，只蓋機(jī)關(guān)印章。C、印章應(yīng)蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)位置的中央，上不壓正文，下壓成文日期，要騎年蓋月。7、成文日期成效日期：一般公文——領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期聯(lián)合行文——最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的簽發(fā)日期會(huì)議通過(guò)公文——會(huì)議通過(guò)日期電報(bào)——發(fā)電日期位置：標(biāo)題正下方（莊重或無(wú)主送機(jī)關(guān)）字體：標(biāo)明完整的年、月、日，成文日期要用漢字，“零”字一般寫(xiě)作為“○”，如“二○○五年三月二十八日”。其字體號(hào)同發(fā)文機(jī)關(guān)的字體號(hào)。7、附注附注：對(duì)正文中出現(xiàn)的名詞術(shù)語(yǔ)、有關(guān)事項(xiàng)和使用方法等做簡(jiǎn)要說(shuō)明和介紹。位于公文末頁(yè)左下方。每項(xiàng)說(shuō)明為一個(gè)自然段。附注有多條時(shí)需有序號(hào)。一般用小于正文字號(hào)的仿宋字體。三、版記主題詞抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)印發(fā)日期印發(fā)說(shuō)明印發(fā)份數(shù)1主題詞主題詞：文件中抽象出來(lái)反映公文主要內(nèi)容、并經(jīng)過(guò)規(guī)劃化處理的名詞或名詞性詞組。數(shù)量不超過(guò)5個(gè)。位于：公文末頁(yè)的附注之下，排一行，起首頂格標(biāo)注“主題詞：”字樣，然后填主題詞，各主題詞之間空一格，不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。一般用與正文相同的字體和字號(hào)。2、抄送機(jī)關(guān)位于主題詞欄以下，起首空一格標(biāo)出“抄送：”字樣，然后標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)。如果抄送機(jī)關(guān)較多，它們的排列順序要按黨政機(jī)關(guān)級(jí)別和領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)的高低排列。當(dāng)一行寫(xiě)不下另起一行時(shí)，應(yīng)與上一行的抄送機(jī)關(guān)平頭。抄送機(jī)關(guān)的字體號(hào)與正文字體號(hào)同3、印發(fā)說(shuō)明（機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)）抄送機(jī)關(guān)下方左邊標(biāo)注承印公文的部門，一般是“××辦公廳（室）”，在欄中右邊標(biāo)注公文的印發(fā)日期，一般是“××××年××月××日印發(fā)”字樣。要注意年號(hào)不能簡(jiǎn)寫(xiě)，要寫(xiě)完整。印發(fā)說(shuō)明的字體號(hào)應(yīng)與正文的字體號(hào)相同。如果需要，還可在印發(fā)說(shuō)明欄底線下方的右側(cè)標(biāo)印上“共印××份數(shù)”，其字體號(hào)與印發(fā)說(shuō)明的字體號(hào)相同。第二節(jié)決定一基礎(chǔ)知識(shí)（一）決定的含義決定是黨政機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）規(guī)定：“決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排?！保ǘQ定的作用1、政策性強(qiáng)如其定義所示，決定所涉及的問(wèn)題重大，它公布以后，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)和群眾具有指導(dǎo)性意義，也具有導(dǎo)向作用。下級(jí)機(jī)關(guān)和群眾都將其視為必須執(zhí)行和遵守的上級(jí)方針政策，在思想行為和具體工作中，將照章行事。2、約束力大決定一經(jīng)形成，有關(guān)人員就不得以任何借口拒不執(zhí)行，如果要改變決定，必須經(jīng)過(guò)一定的法定程序。在執(zhí)行中，有時(shí)是理解不理解，都得執(zhí)行，即決定的執(zhí)行帶相當(dāng)?shù)膹?qiáng)制性。既如此，它對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)和群眾都有重大而嚴(yán)格的約束力，有關(guān)人員的行為都不得超越它，無(wú)視它。3、重要影響它的內(nèi)容重要，一般是針對(duì)某重要事項(xiàng)或重大問(wèn)題，經(jīng)集體研究討論以后，才通過(guò)決定這種形式做出安排和部署，所以決定的實(shí)施，一般都會(huì)產(chǎn)生重大影響。（三）決定的種類決定一般是按照內(nèi)容性質(zhì)分類，可分為四種。

1.法規(guī)性決定

2.決策性決定

3.安排性決定

4.知照性決定（四）決定的特征1.規(guī)范性決定由于其內(nèi)容的重要與重大，所以它的決策和安排，不僅需要下級(jí)機(jī)關(guān)所有成員必須服從和認(rèn)真貫徹執(zhí)行，而且對(duì)作出決定的機(jī)關(guān)人員都具有約束力。它要求在某一事項(xiàng)的安排上，或者在某一重大行為中，上下一致，全員一心，統(tǒng)一思想和行動(dòng)，共同把決定實(shí)施完成。所以，它對(duì)一定范圍內(nèi)的全員的行為都有一種規(guī)范作用。2.廣泛性決定的應(yīng)用范圍十分廣泛，黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位等各級(jí)各類機(jī)關(guān)都可以使用決定這文種。同時(shí)，有許多決定所涉及的范圍往往也很廣泛。決定往往不是直接對(duì)某一下級(jí)單位發(fā)話，所以一般都不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)，只注明閱讀范圍，這樣，它就在這個(gè)規(guī)定的范圍內(nèi)廣泛地起指揮、指導(dǎo)作用。二模型解析（一）決定文題思維描述模型設(shè)決定文題為W，則W=發(fā)文機(jī)關(guān)+介詞+事項(xiàng)+文種[例1]《中共中央關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)黨的作風(fēng)建設(shè)的決定》

一般的公文標(biāo)題都有全稱式、省略式幾種，而決定的標(biāo)題，由于其內(nèi)容的重要與重大，一般不采用省略式。其他文種的省略式，一般省的是“發(fā)文單位”一項(xiàng)。因?yàn)檫@些文種最后都有落款。“發(fā)文單位”可以在落款中標(biāo)出。而決定一般是自然結(jié)尾，沒(méi)有落款。所以標(biāo)題的“發(fā)文單位”一般不省。當(dāng)然，不省也有別的意義，如表示慎重等。所以，決定的標(biāo)題一般都是全稱式。如：《全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于修改<中華人民共和國(guó)大氣污染防治法>的決定》。（二）生效標(biāo)識(shí)設(shè)生效標(biāo)識(shí)為X，X=會(huì)議名稱+時(shí)間[例2]（2001年9月26日中國(guó)共產(chǎn)黨第十五屆中央委員會(huì)第六次全體會(huì)議通過(guò)）

“生效標(biāo)識(shí)”一項(xiàng)的作用無(wú)外乎兩種，一是為了慎重行事，一是有的決定，有某種文告在先，在新的決定生效之前，辦事得依據(jù)原文告。而當(dāng)新的決定生效之日起，都得依據(jù)新的決定，而原文告或全部或部分停止生效。（三）決定正文思維描述模型設(shè)正文為S，S=前言+主體+結(jié)尾A=背景/原因+目的+依據(jù)和意義+慣用語(yǔ)（例3）B=決定事項(xiàng)（方針政策+措施+要求）（例4）C=執(zhí)行要求/希望、號(hào)召/補(bǔ)充說(shuō)明（例5）A=背景/原因+目的+依據(jù)和意義+慣用語(yǔ)（例3）正文的前言部分一般應(yīng)寫(xiě)明作出決定的原因、背景、目的、依據(jù)和意義，只有寫(xiě)明了這些內(nèi)容，下級(jí)機(jī)關(guān)才會(huì)充分了解行文的意圖，從而認(rèn)識(shí)到?jīng)Q定的重要性和必要性，才會(huì)切實(shí)有效地執(zhí)行。否則有的單位會(huì)對(duì)決定的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠，執(zhí)行起來(lái)會(huì)打折扣，行動(dòng)緩慢等。B=決定事項(xiàng)（方針政策+措施+要求）（例4）

主體是決定的核心部分，種類不同，其內(nèi)容的設(shè)置也不盡相同。決策性決定、安排性決定要求寫(xiě)明決定事項(xiàng)的具體內(nèi)容，一般是對(duì)某項(xiàng)工作確定原則，提出具體要求，作出具體規(guī)定、措施或方法；法規(guī)性決定，要求對(duì)某項(xiàng)法規(guī)作出規(guī)定，如規(guī)定內(nèi)容多，需列出條款分而述之，以清新明了。有的是對(duì)人的，要對(duì)某人或某些人表明態(tài)度，作出安排或處理。結(jié)尾C=執(zhí)行要求/希望、號(hào)召/補(bǔ)充說(shuō)明（例5）

結(jié)尾的形式很多，并無(wú)統(tǒng)一的模式。一般是向下級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)人員發(fā)出號(hào)召或提出希望，或者提出執(zhí)行要求。有的是對(duì)決定內(nèi)容做一些補(bǔ)充說(shuō)明。很多采用禿尾，主體終了，即告全文結(jié)束?？傊?，可根據(jù)內(nèi)容靈活安排，不強(qiáng)求一律。第三節(jié)通告一、基礎(chǔ)知識(shí)1、通告的含義和職能通告是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其職能部門，向所轄范圍內(nèi)的人們?nèi)罕姟C(jī)關(guān)團(tuán)體公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項(xiàng)的公文?！掇k法》規(guī)定：“通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)?！?、通告的種類

通告的種類，一般按其性質(zhì)劃分，所謂性質(zhì)，其實(shí)也就是《辦法》中的那條規(guī)定，即“應(yīng)當(dāng)遵守”的，人們“周知”的。

1.周知性通告這種通告，主要是使受文者了解其重要情況，重要信息。因此，文中不需直接提出什么執(zhí)行要求。但這并不是像有的教材上說(shuō)的“并不需要大家去遵守或執(zhí)行”，雖然只是知照，但是也大多屬上級(jí)機(jī)關(guān)的下行公文，其中總有一些指令性因素，所以受文后，也往往有些要遵循的，規(guī)定自己行為的，不能完全抹掉“遵守”、“執(zhí)行”的因素。

2.法規(guī)性通告凡憲法、法律、法規(guī)賦予權(quán)力的有關(guān)機(jī)構(gòu)，在其權(quán)限范圍內(nèi)都可以發(fā)布通告，規(guī)定一些事項(xiàng)，有關(guān)人員必須遵守。發(fā)布通告時(shí)，要向受文者交代需要遵守、執(zhí)行的政策、措施，以及其他行為規(guī)范。這些政策、措施和規(guī)范一經(jīng)發(fā)布就具有一定的強(qiáng)制力。3、通告的特征法規(guī)性周知性行業(yè)性4、通告與公告的區(qū)別通告與公告，二者都是公布性公文，在一些屬性上二者是相同的，制作時(shí)都不必寫(xiě)明執(zhí)行要求，都只需告訴人知道即可。故此有的著作與教材將二者放在一起講述，但二者之間是有區(qū)別的。

1.制發(fā)機(jī)關(guān)的級(jí)別不同。一般講，公告發(fā)文機(jī)關(guān)級(jí)別較高，因?yàn)楣娴姆秶婕懊孑^廣，范圍太小，不必發(fā)布公告文種，這樣就造成了公告發(fā)文機(jī)關(guān)的級(jí)別較高，與此相反，通告的發(fā)文機(jī)關(guān)級(jí)別較低。

2.事項(xiàng)大小程度不同一般說(shuō)，公告內(nèi)容比通告重要些。另外，公告除特例以為，不要求強(qiáng)制執(zhí)行，而通告則常常涉及一些應(yīng)該遵照?qǐng)?zhí)行的事項(xiàng)。

3.傳播范圍不同公告一般是向內(nèi)外宣布一些重大事項(xiàng)，范圍寬，覆蓋面大、而通告一般是一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。范圍比起公告來(lái)，要小得多。

4.寫(xiě)法不同公告一般是開(kāi)門見(jiàn)山，直述其事，不用開(kāi)頭語(yǔ)和結(jié)尾語(yǔ)，也不用說(shuō)明和議論，內(nèi)容也很單一。而通告，篇幅相對(duì)較長(zhǎng)，內(nèi)容相對(duì)也復(fù)雜一些，既要在開(kāi)頭寫(xiě)出發(fā)布通告的原因、目的、意義等，又要在正文部分寫(xiě)出緣由、事項(xiàng)和結(jié)尾。二、模型解析1、通告文題思維模型設(shè)通告文題為W，W=發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種如：《關(guān)于征集第一次全國(guó)經(jīng)濟(jì)普查宣傳標(biāo)語(yǔ)口號(hào)的通告》（國(guó)務(wù)院第一次全國(guó)經(jīng)濟(jì)普查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室二00四年一月二十九日發(fā)布）。2、通告正文思維描述模型設(shè)正文為S，那麼，S=緣由+事項(xiàng)+結(jié)尾=A+B+C

A=目的+措施+根據(jù)+慣用語(yǔ)（例1）B=事項(xiàng)/措施/規(guī)定/操作/處罰（例2）C=慣用語(yǔ)/強(qiáng)調(diào)/要求（例3）

A=目的+措施+根據(jù)+慣用語(yǔ)

緣由實(shí)際就是正文部分的開(kāi)頭，它一般被用來(lái)表示發(fā)布通告的背景、根據(jù)、目的、意義等內(nèi)容。但這些內(nèi)容并不是每一個(gè)通告都必須寫(xiě)全，通常只有其中一項(xiàng)或兩項(xiàng)，而且這一、二項(xiàng)也不是詳盡其事，也要求簡(jiǎn)明扼要，不能拖拖拉拉。最后一般用“特作如下通告”、“特通告如下”等語(yǔ)作過(guò)渡，以便轉(zhuǎn)入事項(xiàng)部分的寫(xiě)作。B=事項(xiàng)/措施/規(guī)定/操作/處罰如果涉及的事項(xiàng)比較多，則要采用分條列項(xiàng)，一條一條敘述清楚：如果內(nèi)容比較單一，則可一氣呵成，連段落也不必分。不管分不分段，分不分條，都要以把事情說(shuō)清楚為原則。如果內(nèi)容雖然只有一件，但卻比較復(fù)雜，也不能怕文字太多而不適當(dāng)減?。旱绻马?xiàng)本身單一，也不要怕太少而無(wú)話找話說(shuō)。絕大多數(shù)通告要求有關(guān)人員“知且行”的。C=慣用語(yǔ)/強(qiáng)調(diào)/要求通告的常規(guī)結(jié)尾較簡(jiǎn)單，大多采用“本通告自發(fā)布之日起實(shí)施”、或“特此通告”等話的方式作結(jié)。但有的通告要對(duì)其內(nèi)容作一些強(qiáng)調(diào)或要求，如“以上各項(xiàng)，望遵照?qǐng)?zhí)行”，還有的提出獎(jiǎng)懲要求，如“對(duì)執(zhí)行及時(shí)與優(yōu)勝的有關(guān)單位或個(gè)人，給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)”等等。第四節(jié)通知作用與分類

1.指示性通知；

2.批示性通知；

3.事項(xiàng)性通知；

4.知照性通知；

5.任免通知；

6.會(huì)議通知1、指示性通知主要用于闡述重要政策、布置重大工作或重要執(zhí)行事項(xiàng)，但又不宜用命令（令）發(fā)布的規(guī)章、辦法、措施和行政法規(guī)的通知。指示性通知往往帶有強(qiáng)制性、指揮性和決策性。指示性通知寫(xiě)作模型標(biāo)題：W=發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種正文：S=緣由+事項(xiàng)+要求結(jié)尾：C=希望/號(hào)召；慣用語(yǔ)2、批示性通知①發(fā)布某些行政法規(guī)、②轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)公文以及③批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文的通知

批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、發(fā)布性通知。批示性通知寫(xiě)作模型標(biāo)題：

W=發(fā)文機(jī)關(guān)+發(fā)布（批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)）+被發(fā)布文件標(biāo)題+文種如：《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)國(guó)家體改委、商業(yè)部等單位關(guān)于二0××年商業(yè)體制改革幾個(gè)問(wèn)題報(bào)告的通知》正文：

S=批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件+批語(yǔ)批語(yǔ)=（批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)）的目的、理由、態(tài)度（如：“同意”、“原則同意”、“要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“參照?qǐng)?zhí)行”等；）

+對(duì)受文單位要求+補(bǔ)充規(guī)定3、會(huì)議通知標(biāo)題：W=介詞+會(huì)議主辦單位+會(huì)議名稱+文種正文：S=引語(yǔ)+主體

引語(yǔ)=緣由+名稱+慣用語(yǔ)

主體=會(huì)議主旨或議題+時(shí)間+地點(diǎn)+人員+內(nèi)容+準(zhǔn)備材料隨堂練習(xí)：P97，24、事項(xiàng)性通知指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)辦理某些事項(xiàng)，一般除交代工作任務(wù)外，還有工作原則和相關(guān)要求。文題：W=發(fā)文機(jī)關(guān)+介詞+事項(xiàng)+文種正文：S=目的（根據(jù)）+事項(xiàng)案例分析：P96，15、知照性通知概念：知照性通知也叫告諭性通知，即告知某一事項(xiàng)或消息。模型：

標(biāo)題：與指示性通知相同。

正文：很簡(jiǎn)短，一般為段文合一，

S=目的+依據(jù)+事項(xiàng)6、任免通知文題：W=介詞+任免事項(xiàng)+文種正文：S=依據(jù)+任免人員第五節(jié)通報(bào)概念·作用主要適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。它往往旗幟鮮明地樹(shù)立榜樣，理直氣壯地警戒教育，以打擊歪風(fēng)、樹(shù)立正氣；同時(shí)，準(zhǔn)確地反映重要“工作方向，調(diào)整工作部署，改進(jìn)方法通報(bào)的主要類型按性質(zhì)——綜合性通報(bào)和專題性通報(bào)；按表現(xiàn)形式——直述性通報(bào)和轉(zhuǎn)發(fā)通報(bào)按表現(xiàn)內(nèi)容——分為以下三類：(1)表彰性通報(bào)（下行文）主要是表?yè)P(yáng)好人好事或宣傳先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。這類通報(bào)的目的在于樹(shù)立榜樣，以供人學(xué)習(xí)或借鑒。(2)批評(píng)性通報(bào)（下行文）批評(píng)性通報(bào)一般可分兩類：一是典型事故通報(bào)；二是錯(cuò)誤言行通報(bào)。前者是對(duì)突發(fā)惡性事件所作的通報(bào)；后者則是對(duì)日常工作中具有代表性的錯(cuò)誤行為的通報(bào)。(3)情況性通報(bào)（下行文、平行文）一般具有傳達(dá)和指導(dǎo)的雙重功效。這類通報(bào)主要用于及時(shí)傳達(dá)工作中的新精神、新情況或新問(wèn)題，讓所屬單位和群眾了解新近動(dòng)態(tài)，以便統(tǒng)一思想和認(rèn)識(shí)，同心協(xié)力把工作搞好。通報(bào)的特點(diǎn)

真實(shí)性教育性典型性時(shí)效性模型解析

——文題W=發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

[例]《××市人民政府關(guān)于表彰二○○五年度先進(jìn)集體及先進(jìn)個(gè)人的通報(bào)》W1=事由+文種

[例]：《關(guān)于對(duì)市××鋼鐵廠實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)年的表彰通報(bào)》W2=文種

這種通報(bào)只適用于一般通報(bào)，比較重要的通報(bào)一般不用。正文（表彰性）思維描述模型設(shè)正文模型為S，那么。S=事跡（A）+評(píng)議(B)+表彰決議(C)+號(hào)召(D)A=時(shí)間+地點(diǎn)+人物+經(jīng)過(guò)+結(jié)果（5W1H法思路）B=分析+評(píng)議+精神實(shí)質(zhì)（定性分析）C=物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)+精神獎(jiǎng)勵(lì)D=希望、要求通報(bào)的結(jié)尾:特此通報(bào).例文解析：P100正文（批評(píng)性）思維描述模型設(shè)正文為S，那么，S=緣由A+分析評(píng)議B+措施CA=概況+時(shí)間+地點(diǎn)+事故+后果B=原委+性質(zhì)+危害+責(zé)任+處分決定C=總結(jié)教訓(xùn)+健全制度+開(kāi)展檢查+消除隱患（例文：100~101頁(yè)）正文（情況性）思維描述模型1、設(shè)傳達(dá)重要精神的通報(bào)正文為S，那么，

S=什么精神+有何意義+如何執(zhí)行（什么→為什么——怎么樣），設(shè)問(wèn)思維模型。2、設(shè)傳達(dá)重要情況的通報(bào)正文為S1，那么，

S1=情況+分析情況+措施（綜合—分析—綜合思維描述模型）。

(例文：見(jiàn)教材102頁(yè))課堂作業(yè)P106頁(yè)第3題第六節(jié)報(bào)告一、基礎(chǔ)知識(shí)1、報(bào)告的含義與職能報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況的上行公文?！掇k法》規(guī)定：“‘報(bào)告’適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。”寫(xiě)報(bào)告的具體情況是多種的，一是有問(wèn)題、有情況主動(dòng)為文，二是上級(jí)機(jī)關(guān)有要求，三是上級(jí)機(jī)關(guān)有什么情況詢問(wèn)時(shí)，這三種情況都是下級(jí)機(jī)關(guān)寫(xiě)報(bào)告的原因。2、報(bào)告的種類１．工作報(bào)告工作報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)情況的報(bào)告。這種報(bào)告多屬例行報(bào)告，每隔一定的時(shí)間都要寫(xiě)，到規(guī)定的時(shí)間，下級(jí)機(jī)關(guān)就必須將工作情況向上級(jí)作全面匯報(bào)，在規(guī)定的這段時(shí)間的所有工作都在匯報(bào)之列，起碼是主要的、重要的事項(xiàng)、問(wèn)題等都得匯報(bào)。但不能事無(wú)巨細(xì)，雞毛蒜事，都匯聚在報(bào)告里。

2.情況報(bào)告：這種報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)反映重要情況、重大事故的報(bào)告。上級(jí)機(jī)關(guān)了解下級(jí)機(jī)關(guān)的工作情況。但實(shí)際并不像這樣簡(jiǎn)單，所報(bào)告的內(nèi)容也并不是一般情況，而是比一般日常工作重要的、重大的、特殊的情況。否則，也不必要寫(xiě)什么報(bào)告，因?yàn)槟愕墓ぷ餍再|(zhì)、內(nèi)容、模式等情況，上級(jí)一般都知道。3.答復(fù)報(bào)告答復(fù)報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)的報(bào)告。3、報(bào)告的特征１．陳述性２．建議性３．溝通性二、模型解析1、設(shè)標(biāo)題為W，那么W=發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種如《重慶市萬(wàn)州區(qū)人民政府關(guān)于三峽工程移民安置情況的報(bào)告》變量模型：省略式一般省的是發(fā)文機(jī)關(guān)，如《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市公共場(chǎng)所防火工作的報(bào)告》。省略事由的很少見(jiàn)到，但不是絕對(duì)沒(méi)有，如有的只有“報(bào)告”文字，有些緊急性和聯(lián)合性的報(bào)告，一般在文種前加“緊急”或“聯(lián)合”字樣。2、正文（1）情況報(bào)告設(shè)正文為S,那么S=情況+原因/責(zé)任+意見(jiàn)/教訓(xùn)+結(jié)尾=A+B+C+DA（情況）=時(shí)間/地點(diǎn)/事故/后果|（例1）B=原因/責(zé)任分析（例2）C=處理意見(jiàn)/教訓(xùn)（例3）D=今后努力方向/慣用語(yǔ)（例4）（2）工作報(bào)告正文S2=基本情況+成績(jī)/體會(huì)+問(wèn)題/不足+解決的辦法（成績(jī)—經(jīng)驗(yàn)—體會(huì)—問(wèn)題—辦法）工作報(bào)告通用的模型是采取“三段式”模式：①情況—做法—問(wèn)題（意見(jiàn)）②情況（做法）--問(wèn)題—今后意見(jiàn)③情況—問(wèn)題---今后意見(jiàn)④情況---原因（責(zé)任）----下步做法⑤情況----原因---責(zé)任及處理意見(jiàn)⑥情況---原因---建議（3）答復(fù)報(bào)告S3=答復(fù)依據(jù)+答復(fù)事項(xiàng)答復(fù)依據(jù)是指上級(jí)機(jī)關(guān)要求回答的問(wèn)題，這部分可寫(xiě)得十分簡(jiǎn)要，而答復(fù)事項(xiàng)是指針對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)提出的問(wèn)題做出的回答，答復(fù)的內(nèi)容體現(xiàn)針對(duì)性，問(wèn)什么，答什么。（例5）（4）呈轉(zhuǎn)報(bào)告呈轉(zhuǎn)報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)呈送給上級(jí)機(jī)關(guān)并要求上級(jí)批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位或部門予以貫徹執(zhí)行的報(bào)告。

S4=情況+建議這類報(bào)告，內(nèi)容上重點(diǎn)不在反映情況和問(wèn)題，一般多以“意見(jiàn)”、“建議”為主，多是針對(duì)工作中存在的具體問(wèn)題指出具體解決辦法。（5）例行（報(bào)送）報(bào)告是指下極機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送計(jì)劃、總結(jié)、表冊(cè)等文件資料和重要物件時(shí)，照例隨物行文所寫(xiě)的報(bào)告。S=報(bào)送物件（名稱/種類/數(shù)量）+附件（例6）3、結(jié)尾結(jié)語(yǔ)一般是模式化的慣用語(yǔ)，有多種寫(xiě)法，如“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告如有不妥請(qǐng)指正”、“以上報(bào)告，如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)”等。具體使用哪種說(shuō)法，要根據(jù)報(bào)告的內(nèi)容、性質(zhì)和行文意圖來(lái)決定，一定要與緣由、主體相呼應(yīng)，這才能成為一個(gè)整體。4、落款落款基本與其他公文相同，即寫(xiě)出發(fā)文機(jī)關(guān)和日期。只有一點(diǎn)稍有不同，其日期可以寫(xiě)到標(biāo)題之下，用括號(hào)括住。第七節(jié)請(qǐng)示概念和特點(diǎn)

請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)所使用的上行文。①在工作中發(fā)現(xiàn)了新情況、新問(wèn)題需要向上級(jí)請(qǐng)求處理辦法②有某方面自己不能解決的困難、問(wèn)題需要請(qǐng)求上級(jí)幫助解決

(1)提前性

(2)單一性

(3)期復(fù)性請(qǐng)示的職能①對(duì)現(xiàn)行的方針、政策、法規(guī)制度等不甚理解或有不同理解，有待上級(jí)機(jī)關(guān)明確指示才能辦理的事項(xiàng)；②工作中發(fā)生了重大問(wèn)題或情況，無(wú)章可循，難以處理，需上級(jí)機(jī)關(guān)明確指示的事項(xiàng)；③在工作中遇到了特殊情況，無(wú)法執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，需要變通處理，需上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的事項(xiàng)；④在本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)中對(duì)問(wèn)題的處理意見(jiàn)有分歧，無(wú)法統(tǒng)一，需上級(jí)機(jī)關(guān)裁決的事項(xiàng)；⑤對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)已有明文規(guī)定，必須經(jīng)過(guò)請(qǐng)示批準(zhǔn)才能辦理的事項(xiàng)；⑥增加編制、建立新機(jī)構(gòu)，需要上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)方能施行的事項(xiàng)。請(qǐng)示思維模型W=發(fā)文機(jī)關(guān)+介詞+事由+文種S=請(qǐng)示緣由A+請(qǐng)示事項(xiàng)B+C（結(jié)尾+慣用語(yǔ)）

A=請(qǐng)示理由、依據(jù)+背景情況（P108例2）

B=請(qǐng)示內(nèi)容+（本單位對(duì)請(qǐng)示問(wèn)題的）認(rèn)識(shí)、處理、建議（P109例3）

C=請(qǐng)示+妥（當(dāng)）否+請(qǐng)批復(fù)例文解P111第1題練習(xí)一、什么叫通報(bào)？二、常見(jiàn)的通報(bào)有哪幾種？三、第106頁(yè)第三題。四、什么是請(qǐng)示？

五、教材第112第三題。第八節(jié)批復(fù)基礎(chǔ)知識(shí)

批復(fù)是上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)所使用的一種下行文。主要特點(diǎn)(1)指示性(2)被動(dòng)性(3)針對(duì)性類型(1)指示性批復(fù)(2)審批性批復(fù)(3)解答性批復(fù)

請(qǐng)示這一文種、請(qǐng)示的機(jī)關(guān)、請(qǐng)示的問(wèn)題批復(fù)的寫(xiě)作格式一般由標(biāo)題

發(fā)文字號(hào)

主送機(jī)關(guān)

正文

成文日期組成批復(fù)的文題思維描述模型定量文題W=發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

《國(guó)務(wù)院關(guān)于長(zhǎng)江上游水污染整治規(guī)劃的批復(fù)》變量文題W=事由+文種

《關(guān)于同意成立韶關(guān)市人民對(duì)外友好協(xié)會(huì)的批復(fù)》W=發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+行文對(duì)象+文種

《商業(yè)部﹑對(duì)外經(jīng)貿(mào)部關(guān)于出口遠(yuǎn)洋和對(duì)港分割肉價(jià)格問(wèn)題給安徽省商業(yè)廳的批復(fù)》批復(fù)的正文思維描述模型

S=引語(yǔ)A+意見(jiàn)B+結(jié)尾CA=引述（受文機(jī)關(guān)文件的標(biāo)題+發(fā)文字號(hào)+發(fā)文日期+請(qǐng)示事項(xiàng)內(nèi)容要點(diǎn)）+慣用語(yǔ)如：“《關(guān)于建設(shè)路急修下水道的請(qǐng)示》（市建字〔2003〕3號(hào)）收悉。現(xiàn)批復(fù)如下?！盇1=引述（文題+發(fā)文字號(hào)）批復(fù)引語(yǔ)是批復(fù)行文的必要用語(yǔ)，用以說(shuō)明發(fā)文機(jī)關(guān)制發(fā)批復(fù)的原因或依據(jù)。B=表明態(tài)度～意見(jiàn)～要求。請(qǐng)求指示類：針對(duì)請(qǐng)求事項(xiàng)答復(fù)，明確具體，表達(dá)要準(zhǔn)確。

①“同意”下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，給予肯定答復(fù)；

②“基本同意”或“原則同意”，則對(duì)請(qǐng)示內(nèi)容提請(qǐng)求批準(zhǔn)類：出修正、補(bǔ)充意見(jiàn)；

③不予批準(zhǔn)，應(yīng)作出否定性答復(fù)后，說(shuō)明理由、做必要解釋。例文解析P114·例3例文解析C=慣用語(yǔ)

“特此批復(fù)”、“此復(fù)”；也可省略例文P116、117第九節(jié)意見(jiàn)一基礎(chǔ)知識(shí)1、意見(jiàn)的定義《辦法》規(guī)定：“意見(jiàn)用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理意見(jiàn)辦法?！睋?jù)此規(guī)定，我們可以意見(jiàn)下定義。意見(jiàn)是黨政機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)發(fā)表的對(duì)工作有指導(dǎo)性質(zhì)的公文。從行文方向上看，意見(jiàn)可以是上行文，也可以是下行文。下行文一般帶有指示性質(zhì)，下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中應(yīng)遵循;上行文與請(qǐng)示也不相同，它可以由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)，而請(qǐng)示上達(dá)后，領(lǐng)導(dǎo)只能批復(fù)，2、意見(jiàn)的種類

意見(jiàn)的種類不像其他公文那繁雜、劃分標(biāo)準(zhǔn)眾多，意見(jiàn)的種類一般是按其內(nèi)容和性質(zhì)劃分如下三種：

規(guī)劃性意見(jiàn)

實(shí)施性意見(jiàn)

工作意見(jiàn)3、意見(jiàn)的特點(diǎn)廣泛性具體性靈活性二模型解析標(biāo)題為W，則W=發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種正文S=前言+意見(jiàn)條文+結(jié)尾=A+B+cA=目的/背景/依據(jù)+慣用語(yǔ)（例1）B=基本見(jiàn)解/原則性要求/政策性措施/注意事項(xiàng)（例2）C=結(jié)尾（例3）標(biāo)題W=發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

標(biāo)題構(gòu)成方式，與其他公文相同，有全稱式、省略式兩種。如果標(biāo)題中，“機(jī)關(guān)”、“事由”、“文種”三項(xiàng)都有，就是全稱式。如：《中共中央關(guān)于進(jìn)一步繁榮文藝的意見(jiàn)》；省略式，一般省“發(fā)行機(jī)關(guān)”,只有“事由”、“文種”兩項(xiàng)。如《關(guān)于農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)若干意見(jiàn)》。主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)的處理辦法有三種情況：1.上行“意見(jiàn)”，一般都要求寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)；2.下行“意見(jiàn)”，受文對(duì)象較明確，一般也要寫(xiě)明主送關(guān)；3.內(nèi)容涉及面廣泛，受文者很多，這時(shí)可不寫(xiě)明。正文S=前言+意見(jiàn)條文+結(jié)尾=A+B+c1、前言A=目的/背景/依據(jù)+慣用語(yǔ)前言即是正文的開(kāi)頭，是“提出見(jiàn)解的處理辦法”的背景、意義、目的或根據(jù)等等。這些內(nèi)容也不是每項(xiàng)必須有的，通常是根據(jù)情況擇其中一、二項(xiàng)作為開(kāi)頭即可。如《關(guān)于農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)的若干意見(jiàn)》的前言（見(jiàn)例文評(píng)析），其中就只有“意義”和“目的”兩項(xiàng)，“背景”和“根據(jù)”沒(méi)有。在開(kāi)頭的結(jié)束處，常以“現(xiàn)提出如下意見(jiàn)”、“為此……特提出如下意見(jiàn)”等慣用語(yǔ)過(guò)渡到下文。2、B=基本見(jiàn)解/原則性要求/政策性措施/注意事項(xiàng)

意見(jiàn)條文即正文的主體，是意見(jiàn)的核心內(nèi)容，所有在意見(jiàn)中要提出來(lái)的問(wèn)題、任務(wù)、原則、方法等等內(nèi)容，都要一一寫(xiě)明。如果內(nèi)容不十分復(fù)雜，就問(wèn)題、意見(jiàn)多少。逐一排成幾條，把每條敘述明白就行。如果內(nèi)容繁雜，可先將其劃分為幾大類，用小標(biāo)題標(biāo)出，在小標(biāo)題之下再列若干條文。3、結(jié)尾正文寫(xiě)完之后，一般用結(jié)尾段落來(lái)進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)工作或提出希望和要求。

[例3]清理整頓小鋼鐵廠的工作涉及面廣，政策性強(qiáng)，任務(wù)重，各地人民政府要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任，按照國(guó)務(wù)院的統(tǒng)一部署，加大執(zhí)法力度，狠抓落實(shí)。同時(shí)，要做好宣傳教育工作，妥善處理關(guān)停工作中出現(xiàn)的各種矛盾和問(wèn)題，保證這項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。第十節(jié)函概念

函是機(jī)關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。

函最初指封套。古代寄信用木匣子郵遞，這種匣子就叫函。后來(lái)就稱信件為函，如函件、來(lái)函、公函等。

《辦法》規(guī)定：“函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題；請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)?！边m用范圍（1）平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)單位之間的商洽性、詢問(wèn)性和答復(fù)性公務(wù)聯(lián)系。例：廣東省衛(wèi)生廳與廣東省教育廳均為廣東省政府機(jī)構(gòu)，又屬于平級(jí)單位；廣東省對(duì)外貿(mào)易廳與華聯(lián)集團(tuán)，屬不相隸屬的單位。適用范圍（2）向無(wú)隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)。如：培正學(xué)院蓋教學(xué)樓向廣州市建筑規(guī)劃局申請(qǐng)建設(shè)執(zhí)照，屬于此類。

（3）業(yè)務(wù)主管部門答復(fù)或?qū)徟鸁o(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)。如：廣州市建筑規(guī)劃局答復(fù)或?qū)徟嗾龑W(xué)院蓋教學(xué)樓建設(shè)執(zhí)照的申請(qǐng)，屬于此類。（4）機(jī)關(guān)單位對(duì)個(gè)人的公務(wù)聯(lián)系，如回復(fù)群眾來(lái)信等。如：培正學(xué)院辦公室跟教師個(gè)人的公務(wù)聯(lián)系。函的種類

1.按行文方向可分為：發(fā)函、復(fù)函

2.按內(nèi)容輕重可分為：公函、便函

3.按內(nèi)容和目的可分為：

商洽函、答詢函、請(qǐng)批函、告知函

函的種類(1)按函的格式和使用的具體情況分A公函屬于正式公文，其格式及行文規(guī)則應(yīng)按《辦法》的規(guī)定辦理。本節(jié)所述的函專指公函。公函內(nèi)容重要，

B便函不屬于正式的公文，主要用于日常事務(wù)性工作，不需要有完整的公文格式，其行文格式與一般書(shū)信類似。便函的內(nèi)容是一般的事物?！?2)按函的行文方向分1）復(fù)函

2）來(lái)函

而來(lái)函按其表現(xiàn)內(nèi)容及作用，又可分為以下幾個(gè)種類：①商洽函

主要用于平行和不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽某項(xiàng)具體事務(wù)，如人員調(diào)動(dòng)、聯(lián)系參觀、請(qǐng)求幫助支援等事項(xiàng)。②詢問(wèn)函

既可用在平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互詢問(wèn)有關(guān)問(wèn)題，也可用于上級(jí)向下級(jí)詢問(wèn)一般性問(wèn)題等。③告知函

主要是將對(duì)方需要了解或周知的事項(xiàng)主動(dòng)告知對(duì)方，但不需對(duì)方回復(fù)。④請(qǐng)批函

又稱申請(qǐng)函。是發(fā)文機(jī)關(guān)向不具上下隸屬關(guān)系的有關(guān)主管職能部門請(qǐng)示批準(zhǔn)的函。函的特點(diǎn)(1)廣泛性適用范圍非常廣泛：商洽討論問(wèn)題；知照說(shuō)明情況；咨詢答復(fù)問(wèn)題；請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)；答復(fù)審批事項(xiàng)(2)商洽性

用途：用以解決具體事務(wù)，內(nèi)容實(shí)在，語(yǔ)言平和，一般是雙方平等地協(xié)商，民主地探討。

內(nèi)容：一般不具有指示或指導(dǎo)性質(zhì)，商定的意見(jiàn)對(duì)雙方都不具有權(quán)威性和強(qiáng)制性，一般只供雙方用作工作處理的參考。函的特點(diǎn)(3)簡(jiǎn)便性

①寫(xiě)作格式簡(jiǎn)便，如可以不用文頭，便函可以不編文號(hào)、不擬標(biāo)題等。

②行文關(guān)系具有多向性，給公務(wù)辦理帶來(lái)了諸多方便。

③篇幅短小精悍，內(nèi)容單一，一事一函，隨事而立，落筆入題，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)明，不拘一格。函的寫(xiě)作格式

標(biāo)題發(fā)文字號(hào)主送機(jī)關(guān)：正文

發(fā)文機(jī)關(guān)

日期標(biāo)題

W=發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

W1=事由+文種

《廣東省商業(yè)廳關(guān)于商洽代培文秘人員的函》《關(guān)于玉米粉加工廠所需玉米原料問(wèn)題的函》W=發(fā)文機(jī)關(guān)+介詞+事由+回復(fù)