管理程序文件-QA05003質(zhì)量記錄管理程序

質(zhì)量記錄管理程序1目的和適用范圍1.1經(jīng)過(guò)對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行有效的控制和管理，證明提供商品、服務(wù)的質(zhì)量符合要求和質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本程序。1.2本程序適用于本公司服務(wù)過(guò)程和質(zhì)量管理體系運(yùn)轉(zhuǎn)中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄，包括來(lái)自供方的質(zhì)量記錄的管理。2職責(zé)2.1辦公室擔(dān)任本公司需集中歸檔的與質(zhì)量有關(guān)的文件材料和記錄的搜集和保管。2.2各單位擔(dān)任按程序要求對(duì)開(kāi)展的質(zhì)量活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)、可靠和殘缺的記錄，并擔(dān)任管理本單位內(nèi)的及來(lái)自供方的各種質(zhì)量記錄，根據(jù)規(guī)定歸檔。3工作程序3.1質(zhì)量記錄可以各種方式保存，如紙質(zhì)、磁介質(zhì)等。3.2各單位擔(dān)任對(duì)本單位產(chǎn)生的質(zhì)量記錄建立“質(zhì)量記錄清單”（附件1），內(nèi)容包括單位、質(zhì)量記錄稱號(hào)、編號(hào)、填寫單位、保存期、保存地點(diǎn)、填寫人、審批人、日期等。3.3質(zhì)量記錄格式的編制和填寫要求3.3.1質(zhì)量記錄的編制，由各單位按規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要求、質(zhì)量活動(dòng)程2002年12月30日發(fā)布2003年1月9日實(shí)施序設(shè)計(jì)出表格，按《文件與材料控制程序》或部門外部文件規(guī)定編號(hào)，報(bào)規(guī)定授權(quán)人審批。3.3.2編制質(zhì)量記錄表格時(shí)，內(nèi)容應(yīng)盡量簡(jiǎn)化，避免反復(fù)，表格中可附填寫要求等闡明。3.3.3質(zhì)量記錄應(yīng)具有可追溯性，能為分析質(zhì)量成績(jī)，采取糾正和預(yù)防措施提供根據(jù)。3.3.4記錄人員應(yīng)根據(jù)記錄要求按欄目填寫，字跡應(yīng)明晰，并注明填寫日期和填寫人，照實(shí)反映質(zhì)量活動(dòng)狀況，做到及時(shí)、精確、真實(shí)、殘缺。3.3.5質(zhì)量記錄表格在運(yùn)用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)有不適用等狀況，運(yùn)用單位可提出更改要求，其修正按《文件與材料控制程序》或部門外部文件規(guī)定執(zhí)行。3.4質(zhì)量記錄的搜集、編目和歸檔3.4.1各單位擔(dān)任搜集本單位內(nèi)的質(zhì)量記錄，歸類整理，標(biāo)明以便于檢索的關(guān)鍵欄目，如年份、月份、服務(wù)項(xiàng)目、項(xiàng)目類別等。3.4.2供方的質(zhì)量記錄由絕對(duì)應(yīng)的各單位進(jìn)行搜集、保管。3.4.3子公司各自對(duì)搜集的質(zhì)量記錄進(jìn)行歸檔保存；事業(yè)部對(duì)服務(wù)過(guò)程的記錄按合同進(jìn)行搜集整理，于合同完成后第二年下半年交辦公室歸檔保存；職能部門和事業(yè)部的其他質(zhì)量記錄由各單位自行歸檔保存，需求時(shí)，也可交辦公室保存。3.4.4交辦公室保管的質(zhì)量記錄應(yīng)按《寶鋼國(guó)際檔案管理制度》規(guī)定進(jìn)行整理編目。3.5質(zhì)量記錄的儲(chǔ)存、保管和查閱3.5.1辦公室和各單位應(yīng)建立質(zhì)量記錄的檢索目錄，列出記錄編號(hào)、稱號(hào)、日期等，以便迅速查找。3.5.2質(zhì)量記錄的保存場(chǎng)所應(yīng)符合存儲(chǔ)要求，防止質(zhì)量記錄損壞、變質(zhì)和丟失。磁性介質(zhì)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)源，遠(yuǎn)離高塵區(qū)，保存環(huán)境溫度10～30℃，濕度35～65％。3.5.3單位或個(gè)人需借閱質(zhì)量記錄時(shí)，應(yīng)填寫“質(zhì)量記錄借閱登記表”（附件2），借閱時(shí)期不得丟失或損壞，并按期歸還。3.6質(zhì)量記錄的保存期及到期處理3.6.1質(zhì)量記錄的保存期規(guī)定A保存期限為五年的質(zhì)量記錄有：管理評(píng)審記錄、外部質(zhì)量審核記錄、糾正和預(yù)防措施記錄、不合格品記錄、顧客贊揚(yáng)記錄、顧客服務(wù)記錄、顧客稱心度調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、數(shù)據(jù)分析記錄、文件和材料控制記錄、貨運(yùn)代理服務(wù)項(xiàng)目全過(guò)程相關(guān)單證、票據(jù)、評(píng)審、確認(rèn)、控制記錄（包括服務(wù)要求評(píng)審記錄、外協(xié)相關(guān)記錄、過(guò)程控制記錄、運(yùn)輸儲(chǔ)存記錄等）、除C項(xiàng)所列以外的培訓(xùn)工作有關(guān)記錄；B保存期限為十年的質(zhì)量記錄有：普通貿(mào)易服務(wù)項(xiàng)目全過(guò)程相關(guān)單證、票據(jù)、評(píng)審、確認(rèn)、控制記錄（包括服務(wù)要求評(píng)審記錄、采購(gòu)及外協(xié)記錄、顧客財(cái)產(chǎn)控制記錄、標(biāo)識(shí)和可追溯性記錄、過(guò)程控制記錄、監(jiān)視和測(cè)量記錄、產(chǎn)品防護(hù)記錄等）；C合同條款要求（如有效期、質(zhì)保期等）超過(guò)十年的，貿(mào)易過(guò)程記錄的保存期限為合同有效期（質(zhì)保期）后兩年（國(guó)內(nèi)）或四年（國(guó)際）；D長(zhǎng)期保存的質(zhì)量記錄有：?jiǎn)T工個(gè)人培訓(xùn)檔案。E交辦公室保管的質(zhì)量記錄按檔案管理要求執(zhí)行。3.6.2對(duì)到期需處理的質(zhì)量記錄，由所在單位管理人員填寫“質(zhì)量記錄處理清單”（附件3），經(jīng)單位指導(dǎo)同意后實(shí)施。3.7合同要求時(shí)，在規(guī)定時(shí)期內(nèi)，質(zhì)量記錄可提供給顧客或其代表查閱。4相關(guān)文件4.1《文件與材料控制程序》4.2《寶鋼國(guó)際檔案管理制度》5質(zhì)量記錄5.1附件1質(zhì)量記錄清單QA05003－01A5.2附件2質(zhì)量記錄借閱登記表QA05003－02A5.3附件3質(zhì)量記錄處理清單QA05003－03A制定：黃吉人日期：2002年11月25日審核：戈蘊(yùn)文日期：2002年11月28日附件1：表格編號(hào)：QA05003－01A質(zhì)量記錄清單單位：序號(hào)質(zhì)量記錄稱號(hào)編號(hào)填寫單位保存地點(diǎn)保存期填寫人：日期：審批：日期：附件