公司人事行政部門日常事務(wù)工作總覽

公司人事行政部門日常事務(wù)工作總覽行政及人力資源部主要工作包括：招聘入職/離職績(jī)效考核薪資固定資產(chǎn)管理檔案的歸檔管理出差管理車輛管理公司證照印鑒的管理辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護(hù)辦公用品、日常用品及低值易耗品的采購(gòu)、發(fā)放管理員工考勤工作證、入住宿舍的辦理制服管理會(huì)議安排各種費(fèi)用的交納名片印制信件收發(fā)執(zhí)行行政日常事務(wù)處理執(zhí)行上級(jí)交辦事務(wù)等招聘1、人員新增申請(qǐng)用人部門主管填寫《人員申請(qǐng)表》，送行政人事部核對(duì)，由行政人事主管報(bào)動(dòng)合同協(xié)議書》。離職手續(xù)辦理完畢的離職人員，財(cái)務(wù)部應(yīng)停止其社保申報(bào)，并為其辦理保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)。辭退是公司根據(jù)有關(guān)勞動(dòng)法律、法規(guī)、員工勞動(dòng)合同和公司規(guī)章制度的有關(guān)規(guī)定，解除與員工的勞動(dòng)關(guān)系。辭退員工按如下程序辦理：所在部門在核準(zhǔn)事實(shí)的基礎(chǔ)上，由部門負(fù)責(zé)人與辦公室研究后提出建議由用人主管部門填寫《員工離職審批表》，按照審批權(quán)限報(bào)批。辭退建議得到批準(zhǔn)后，由辦公室通知被辭退人員與部門主管安排工作交接，被辭退人員在接到通知當(dāng)日開始辦理工作交接，于三天內(nèi)完成工作交接。持《離職會(huì)簽單》到辦公室辦理離職手續(xù)。固定資產(chǎn)管理制度為加強(qiáng)對(duì)企業(yè)固定資產(chǎn)的管理與核算，保證固定資產(chǎn)安全與合理使用，防止損壞丟失，充分發(fā)揮其使用效能，特制定本制度。固定資產(chǎn)是指使用期限較長(zhǎng)，單位價(jià)值較高，并且在使用過(guò)程中保持原有實(shí)物形態(tài)的資產(chǎn)。固定資產(chǎn)根據(jù)其經(jīng)濟(jì)用途和使用情況分為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn)和非生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn)。生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn)，是指直接服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)過(guò)程的各種固定資產(chǎn)。如生產(chǎn)設(shè)備、房屋、建筑物、機(jī)電設(shè)備、電氣設(shè)備、各類計(jì)量設(shè)備、運(yùn)輸車輛、器具、工具等。非生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn)，是指不直接服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各種固定資產(chǎn)。如辦公樓、職工食堂、車庫(kù)房等房屋建筑物；辦公用電子設(shè)備、辦公用高檔家具、車輛和其他固定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)的購(gòu)置固定資產(chǎn)的請(qǐng)購(gòu)由使用部門填寫請(qǐng)購(gòu)單，送財(cái)務(wù)部查核無(wú)法調(diào)配時(shí)，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，實(shí)施采購(gòu)。2、請(qǐng)購(gòu)單上應(yīng)詳細(xì)填明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號(hào)、性能、產(chǎn)地、質(zhì)量要求等資料以備采購(gòu)及驗(yàn)收的依據(jù)。3、各部門除年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃編列擴(kuò)充預(yù)算外，因特殊情況需要的添購(gòu)，應(yīng)說(shuō)明其添購(gòu)的效益和原因。固定資產(chǎn)的處置固定資產(chǎn)屬于正常報(bào)廢，由資產(chǎn)使用部門填寫“固定資產(chǎn)處置單”，會(huì)同資產(chǎn)管理部門及技術(shù)人員進(jìn)行實(shí)物鑒定，擬具處理意見(jiàn)送財(cái)務(wù)部，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，核準(zhǔn)后予以處置。屬于保管、使用、維修不當(dāng)，責(zé)任事故造成的固定資產(chǎn)提早報(bào)廢，根據(jù)情節(jié)由責(zé)任人賠償部分或全部損失。出售后的資產(chǎn)，固定資產(chǎn)管理人應(yīng)將該項(xiàng)固定資產(chǎn)帳卡、驗(yàn)收單，送財(cái)務(wù)部存查。檔案管理檔案的文字書寫必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。檔案按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。出差管理規(guī)定出差準(zhǔn)備出差人員填寫員工《出差申請(qǐng)單》，寫明出差時(shí)間、地點(diǎn)和事由。報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，行政部備案。出差員工在出差前后均需到行政部辦理外出考勤登記和核實(shí)。出差費(fèi)用預(yù)借支出差員工需預(yù)支出差費(fèi)用的，憑核準(zhǔn)的《出差申請(qǐng)單》到財(cái)務(wù)單位辦理費(fèi)用預(yù)支,預(yù)支金額由財(cái)務(wù)部按出差地點(diǎn)及出差天數(shù)審批預(yù)支金額；出差完畢后憑相關(guān)票據(jù)進(jìn)行核銷。核銷程序員工須在出差結(jié)束后5個(gè)工作日之內(nèi)完成差旅費(fèi)的報(bào)銷工作，并向本部門負(fù)責(zé)人呈交一份《出差報(bào)告單》。從財(cái)務(wù)部領(lǐng)取《報(bào)銷單》后，依財(cái)務(wù)部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)粘貼相應(yīng)的正式發(fā)票。填好《報(bào)銷單》的所有明細(xì)，出差人員簽字后，呈報(bào)財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部審核并按財(cái)務(wù)報(bào)銷核決權(quán)限逐級(jí)核準(zhǔn)。核準(zhǔn)后可到財(cái)務(wù)領(lǐng)取報(bào)銷費(fèi)用。車輛管理規(guī)定車輛使用須知車輛只能由擁有正式駕照的員工駕駛，行政部負(fù)責(zé)核實(shí)駕駛員證件的有效性，并登記備案。駕駛員須妥善保管車輛有關(guān)證件。駕駛員必須嚴(yán)格遵守交通規(guī)則。在用車期間，用車人要承擔(dān)責(zé)任，保持車況完好。借用與登記公司車輛由行政部統(tǒng)一管理。各部門公務(wù)用車須填寫《車輛使用申請(qǐng)單》，說(shuō)明用車事由和預(yù)計(jì)用車時(shí)間，交副總經(jīng)理批準(zhǔn)。行政部負(fù)責(zé)安排車輛，并填寫《車輛使用登記表》，做好記錄。3、事故與違反交通法規(guī)因駕駛員違反交通法規(guī)引起的罰款和扣分，由駕駛員承擔(dān)。因事故造成的經(jīng)濟(jì)損失由駕駛員承擔(dān)。有下列情況之一，公司將按照管理制度對(duì)駕駛員進(jìn)行處罰：違反交通法規(guī)或引起交通事故的；超出借車申請(qǐng)范圍使用車輛；未經(jīng)許可將車借予他人使用。因駕駛員疏忽引起的事故，由駕駛員承擔(dān)60%的經(jīng)濟(jì)損失。4、維修和保險(xiǎn)車輛實(shí)行定點(diǎn)維修，需維修的項(xiàng)目由駕駛員列出清單后，由行政部經(jīng)理批準(zhǔn)。行政部應(yīng)按時(shí)辦理車輛保險(xiǎn)。印鑒管理1、印章刻制申請(qǐng)部門根據(jù)實(shí)際需要申請(qǐng)刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜?。印章刻制申?qǐng)經(jīng)總裁批準(zhǔn)后，由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理刻制手續(xù)。2、印章使用與保管各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管；印章使用及保管須有記錄，不能委托他人代管。用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、用印日期。蓋空白公章只限總經(jīng)理使用。辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護(hù)為了保證公司電話、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)等辦公設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用效率，特制定本制度。本制度適用于對(duì)公司內(nèi)部所有辦公設(shè)備的使用管理。電腦使用管理1．嚴(yán)禁在公司電腦上從事與本職工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。2．不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤、光盤，使用軟件前，必須殺毒，確保軟件無(wú)病毒后方可打開，防止公司電腦“感染”病毒。3．嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司機(jī)密的文件資料。4．所有電腦不得安裝游戲軟件。5．任何人未經(jīng)同意，不得使用他人的電腦。打印機(jī)、復(fù)印機(jī)使用管理1、公司所有復(fù)印、打印文檔工作由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。2、任何人不得利用公司機(jī)器復(fù)印打印與工作無(wú)關(guān)的文件。3、打印、復(fù)印文件資料要填寫《復(fù)印、打印登記表》注明打印及復(fù)印的時(shí)間、標(biāo)題、份數(shù)、用途和密級(jí)。4、凡需打印的文件、表格等，字跡要清晰，語(yǔ)句要通順。傳真機(jī)使用管理1、傳真機(jī)由專人負(fù)責(zé)保管，其他人員不得自行使用。2、接收傳真時(shí)盡量要求對(duì)方注明本公司具體收件人，方便行政部及時(shí)分發(fā)。3、不得使用傳真機(jī)傳送個(gè)人材料，機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可傳真。4、建立傳真登記、簽收制度，并立檔備案。5、每天下班后，將傳真機(jī)設(shè)置為自動(dòng)接收狀態(tài)，以防止遺漏重要文件。其他辦公設(shè)備使用管理1、公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理，其他人員必須經(jīng)設(shè)備主管人員批準(zhǔn)后方可使用。2、辦公設(shè)備要定期養(yǎng)護(hù)，以免因老化而影響使用。辦公用品采購(gòu)、發(fā)放管理辦公用品是指公司經(jīng)營(yíng)管理工作所需的信封、信箋、筆記本、計(jì)算器、鋼筆、鉛字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮擦、墨水、尺子、文件夾、文件袋、修正液、膠水、訂書機(jī)、訂書釘、大頭針、回行針、復(fù)寫紙、印泥等商品。低值易耗品是指單價(jià)金額在500元及其以下的日常辦公用品、紙張和電腦耗材（包括個(gè)別價(jià)格在1000元左右電腦耗材產(chǎn)品）等商品。1、領(lǐng)用與登記領(lǐng)用人根據(jù)工作需要填寫辦公用品申請(qǐng)表（單）。憑申請(qǐng)表（單）直接到行政部領(lǐng)取。行政部做好領(lǐng)用記錄。2、計(jì)劃、采購(gòu)與保管行政部每月底盤點(diǎn)辦公用品的庫(kù)存，根據(jù)庫(kù)存情況制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。辦公用品由采購(gòu)不統(tǒng)一采購(gòu)。辦公用品由行政部統(tǒng)一保管。3、使用與退還員工須愛(ài)惜公司財(cái)務(wù)，合理使用辦公用品。員工離職時(shí)，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)辦公用品，到行政部辦理退還手續(xù)。4、評(píng)審分管行政工作的副總每年至少檢查一次辦公用品的使用情況，必要時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。員工考勤1、上下班打卡公司員工一律實(shí)行上下班打卡登記制度。員工應(yīng)提前5分鐘到公司做好上班準(zhǔn)備。加班按實(shí)際出勤打卡。所有人員須到公司打卡報(bào)到后，才能外出辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。員工因公事外出未能打卡者，須在當(dāng)天由部門經(jīng)理簽名核實(shí)，逾期無(wú)效。2、請(qǐng)假銷假上班時(shí)間員工因私事外出憑部門經(jīng)理核準(zhǔn)完畢的《請(qǐng)假單》。因病或急事不能提前請(qǐng)假者，必須于當(dāng)天親自或委托他人電告主管，并于上班后補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)。凡未請(qǐng)假或未被準(zhǔn)假而缺勤者以曠工論。無(wú)故曠工達(dá)一個(gè)星期以上者，扣除當(dāng)月工資，給予除名處理。3、加班因工作安排加班，加班后填寫《加班記錄單》，次日前交部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，《加班記錄單》于每月底交行政部門審核，交財(cái)務(wù)部保存。加班時(shí)間以1小時(shí)為計(jì)算單位。平時(shí)加班:元/小時(shí)。工休日、節(jié)假日加班：元/小時(shí)。員工工作證、入住宿舍的管理工作證管理辦法行政人資部負(fù)責(zé)員工工作證的統(tǒng)一制作、發(fā)放、回收。凡公司員工應(yīng)于上班時(shí)間內(nèi)在工作場(chǎng)所統(tǒng)一佩帶員工工作證，一人一證，不得隨意調(diào)換、借用。員工離職時(shí)，工作證隨離職資料一并交還行政人資部。員工應(yīng)保證工作證上的各項(xiàng)信息真實(shí)有效，不得私自涂改、涂鴉、一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，責(zé)令其換領(lǐng)新的員工證，并支付證件的工本費(fèi)（每證10元）。2、宿舍管理工作負(fù)責(zé)員工宿舍的分配和調(diào)整工作按照公司要求做好員工入住物品的配備工作負(fù)責(zé)辦理員工入住、退宿等相關(guān)手續(xù)負(fù)責(zé)員工宿舍樓內(nèi)的公共物品、水電供應(yīng)管理工作負(fù)責(zé)保管員工宿舍的備用鑰匙和員工的住宿檔案負(fù)責(zé)公司宿舍樓的安全保衛(wèi)工作制服管理規(guī)定新員工在上崗前由人力資源部發(fā)放工作服和工作證。員工上班期間必須穿工作服、佩戴工作證。員工在職期間因個(gè)人原因造成工作服、工作證丟失和破損，由個(gè)人承擔(dān)賠償費(fèi)用。員工離職時(shí)需將工作服、工作證交回公司。會(huì)議安排了解會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員。下會(huì)議通知。提前到場(chǎng)檢查燈光、音響設(shè)備，取暖或制冷設(shè)備。安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、照相、會(huì)議簽到、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、文件發(fā)放等。費(fèi)用繳納按時(shí)申請(qǐng)、交納公司各項(xiàng)費(fèi)用。如員工房屋租金、水電費(fèi)、社保、住房公積金等。將要交納的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行審核記錄。做到資金審批的及時(shí)、準(zhǔn)確，以確保各職能部門工作的正常開展。具體流程如下：統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)所要交納費(fèi)用→申請(qǐng)審批資金→部門主管審批→領(lǐng)導(dǎo)審批簽字→支付各項(xiàng)費(fèi)用→歸類登記管理名片管理印制名片申請(qǐng)者填寫名片印刷申請(qǐng)單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部負(fù)責(zé)印制。名片印制前需確認(rèn)名片職務(wù)、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認(rèn)無(wú)誤。公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。自確認(rèn)名片內(nèi)容起，一周內(nèi)到行政部領(lǐng)取。信件收發(fā)公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、報(bào)刊、掛號(hào)、電報(bào)的發(fā)送、登記等。收發(fā)人員填寫收件登記簿、發(fā)件登記。收到信件資料由行政部負(fù)責(zé)通知收件人及時(shí)領(lǐng)取。對(duì)貴重物品、匯款、郵包，要進(jìn)行專門登記，并及時(shí)通知個(gè)人簽字領(lǐng)取。對(duì)投遞錯(cuò)誤的郵件，應(yīng)及時(shí)退回。行政日常事務(wù)處理行政部門的工作涉及面廣、大小事情多并且很多事情具有不可確定性。臨時(shí)出現(xiàn)的工作