公文處理基本流程(修訂版)

公文處理流程規(guī)范一、公文處理的原則要求1、原則：實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效2、要求：及時(shí)、準(zhǔn)確、安全二、公文的處理環(huán)節(jié)（一）公文的擬制：1、確定公文的范圍，原則上一文一事，不可一文多事的報(bào)送。2、正確選用行政公文的文種，是正確撰寫行政公文的前提。現(xiàn)行使用的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定行政公文種類有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等13種。現(xiàn)根據(jù)企業(yè)行文實(shí)際，僅列出常用文種的適用范圍文種辦法規(guī)定適用范圍決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。除國(guó)家行政機(jī)關(guān)及黨、人大、軍隊(duì)機(jī)關(guān)外，企事業(yè)單位乃至人民團(tuán)體，都可使用。（決定一般用于上級(jí)機(jī)關(guān)向下行文，也可在本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用。通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的實(shí)行，任免人員。單位、人大、行政和局對(duì)機(jī)關(guān)，人民團(tuán)體和企事業(yè)單位也可使用。（“通知”屬于下行文，主送單位是下級(jí)機(jī)關(guān)，平行或不相隸屬機(jī)關(guān)需要樂界的，可用“抄送”形式，對(duì)上級(jí)尤其不能用下“通知”）。通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。各級(jí)行政機(jī)關(guān)都可以使用。（分為表彰性、批評(píng)性、傳達(dá)性通報(bào)）。報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反應(yīng)情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問，不需要上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)報(bào)告內(nèi)容進(jìn)行回復(fù)。所有相對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)都可以使用的穩(wěn)重（“報(bào)告”是上行文，主送機(jī)關(guān)是有隸屬的直接上級(jí)，一般不允許越級(jí)上報(bào)）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。所有相對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)都可以使用的文種（“請(qǐng)示”是上行文，主送機(jī)關(guān)是有隸屬關(guān)系的直接上級(jí)，一般不允許越級(jí)上報(bào)）。批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。使用“批復(fù)“的請(qǐng)?zhí)崾窍录?jí)機(jī)關(guān)上報(bào)“請(qǐng)示”，批復(fù)只對(duì)于主送“請(qǐng)示”的機(jī)關(guān)，如有其他機(jī)關(guān)也需要知道批復(fù)的內(nèi)容時(shí)，應(yīng)用抄送的形式傳達(dá)。意見適用于對(duì)重要問題提出見解和辦法。黨、政、人大等各級(jí)機(jī)關(guān)都可以使用。函適用于不相隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。各級(jí)機(jī)關(guān)都可使用，“函”分為商洽函、問答函、批答函，僅為平級(jí)機(jī)關(guān)之間的交流工具。會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和決定事項(xiàng)。各級(jí)機(jī)關(guān)都可使用，“會(huì)議紀(jì)要”屬于綜合性文種，即可上報(bào)又可下發(fā)，也可平行使用。3、公文的格式公文一般是由眉首、主體、版記三部組成。眉首：首頁紅色反線之上的部分（此紅色反線上粗下細(xì)，名為武文武文線）。包括：公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)。（1）公文份數(shù)序號(hào)：公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。（2）秘密等級(jí)和保密期限：需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。(3)緊急程度:如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。(4)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”3、辦公室復(fù)核職責(zé)：審核公文業(yè)務(wù)內(nèi)容是否準(zhǔn)確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，是否符合法律法規(guī)和政策規(guī)定，是否符合實(shí)際；是否具有可操作性，是否需要進(jìn)一步組織有關(guān)部門研究和協(xié)商會(huì)簽。公文用詞是否恰當(dāng)，表述是否準(zhǔn)確，語句是否精煉，段落結(jié)構(gòu)是否合理。協(xié)調(diào)公文間的關(guān)系，內(nèi)容是否正確，是否必須發(fā)文；簽發(fā)程序和公文格式是否正確，行文關(guān)系和發(fā)送范圍是否恰當(dāng)，密級(jí)和緊急程度標(biāo)注是否準(zhǔn)確等。4、辦公室核稿中，對(duì)公文質(zhì)量不高、內(nèi)容不完善、格式不規(guī)范等問題，視情況請(qǐng)擬文部門自行完善、退回補(bǔ)正。5、擬稿人、審核人均應(yīng)在統(tǒng)一格式的公文底稿指的指定欄目?jī)?nèi)簽名表態(tài)，以示負(fù)責(zé)。

6、未經(jīng)辦公室和有關(guān)辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核的文稿，不得直接呈領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。7、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批和簽發(fā)公文，要簽署自己的意見、姓名和日期，不能只簽姓名或者只簽姓不簽名，也不能劃圈代簽。8、制發(fā)公文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，力戒照抄照轉(zhuǎn)、內(nèi)容空泛。要嚴(yán)格控制文件規(guī)格和發(fā)文數(shù)量，可發(fā)可不發(fā)的文件一律不發(fā)。（三）公文的收文辦理程序（見下圖）簽收——登記——擬辦——請(qǐng)辦——傳閱——承辦——催辦——注辦簽收、登記、擬辦、請(qǐng)辦、傳閱、承辦、催辦等程序。1、登記：對(duì)于收到的公文，要在第一時(shí)間貼上公文處理卡，寫清登記來文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、份數(shù)、收文日期等內(nèi)容。（見文件處理卡附表3）2、擬辦：文秘工作人員填寫收文處理卡后，送辦公室主任提出辦理意見，按照主任意見呈主管領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。3、請(qǐng)辦：辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示將需要辦理的公文轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。對(duì)需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。5、傳閱：辦公室根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)批示，將公文送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知或者批示。文秘工作人員應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文傳閱去向，避免漏傳、誤傳和延誤。機(jī)要文件傳閱要當(dāng)天送、當(dāng)天收回，或閱文者在閱文室閱讀。6、承辦：凡屬承辦部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，承辦部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示、按照文件要求辦理；凡涉及其他部門的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商辦理。

7、催辦：辦公室對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查，對(duì)緊急或者重要公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)催辦，對(duì)一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，并隨時(shí)或定期向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)辦理情況。8、對(duì)涉及其他部門職責(zé)的，主辦部門要主動(dòng)搞好協(xié)調(diào)，協(xié)辦部門要積極配合。9、要嚴(yán)格落實(shí)督辦制度，做到事事有回音、件件有著落，確保領(lǐng)導(dǎo)批示落到實(shí)處。

公文處理流程圖各業(yè)務(wù)部門按照需要擬制公文各業(yè)務(wù)部門按照需要擬制公文填寫公文處理卡后交辦公室主任辦公室主任填寫該文件由哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門批示、傳閱按擬辦意見和局長(zhǎng)批示意見送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及科室傳閱并負(fù)責(zé)催辦辦公文書負(fù)責(zé)從OA上下載文件辦公室文書根據(jù)不同部室發(fā)文按順序編號(hào)送辦公室核稿呈分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字辦公文書套印紅頭，并打印一份存檔，將電子版文件通知下發(fā)各項(xiàng)目整理歸檔（四）文件的整理歸檔立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。一般由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。1、歸檔的范圍（1）機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍：上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)收文發(fā)文資料。（2）機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍:上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，電話記錄等；同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中。不需貫徹執(zhí)行的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。2、企業(yè)文件歸檔的分類（1）黨群工作形成的文件材料；（2）行政管理工作形成的文件材料；（3）經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料；（4）工程技術(shù)管理工作形成的文件材料；（5）人力資源管理工作形成的文件材料；（6）機(jī)電物資管理工作形成的文件材料；（7）財(cái)務(wù)、審計(jì)管理工作形成的文件材料。3、歸檔的方法（1）裝訂案卷：要拆除文件上的金屬物，對(duì)破損的和大小不一的文件要進(jìn)行修補(bǔ)、切齊和折疊，左邊三孔一線裝訂（2）按照文件類型，進(jìn)行分類歸類；（3）將以歸類裝訂好的的文件統(tǒng)一放入檔案盒中保管，徐曉輝的文件，進(jìn)行銷毀處理。4、檔案保存時(shí)限檔案保存時(shí)間分為永久、長(zhǎng)期、短期，永久文件保存時(shí)限為50年以上；長(zhǎng)期文件保存時(shí)限16-50年；短期文件保存時(shí)限為15年以下三、公文的行文規(guī)則1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。2、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。3、屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。4、屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。5、“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。6、除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。四、公文的管理1、文秘部門應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)制度。2、公開發(fā)布行政機(jī)關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。3、公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。4、機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。5、工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。XXX發(fā)〔2011〕X號(hào)2號(hào)小標(biāo)宋體，加粗2號(hào)小標(biāo)宋體，加粗關(guān)于XXXXXXXXXXX的通知XXXXXXXX:(正文部分字體為三號(hào)仿宋)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX附件：1.XXXXXXXXXXXXXXX附件后不加標(biāo)點(diǎn)2.XXXXXXXXXXXXXXX二〇XX年X月XX日右空四字注：成文日期必須在有公文內(nèi)容的頁面中，不可單獨(dú)放在無公文內(nèi)容的空白頁中，也不可在空白頁中標(biāo)“此頁無正文”后，單獨(dú)放置成文日期，如公文內(nèi)容剛好滿頁，則可通過刪減公文內(nèi)容，或者改變行間距進(jìn)行調(diào)整后，放置成文日期。主題詞可單都放置一頁，在公文正文結(jié)束后，最末頁低端添加。主題詞:XXXXXX通知（詞目間間隔一個(gè)字，最后一個(gè)主題詞必須為文種）抄送:XXXX,XXXX;XXXX,XXXXX。（三號(hào)，仿宋）20XX年X月XX日印發(fā)印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，3號(hào)仿宋共印X份附表2行政發(fā)文專用底稿單中國(guó)水利水電第五工程局有限公司一分局文件稿底簽發(fā)人機(jī)密程度文件字號(hào)X項(xiàng)發(fā)〔〕號(hào)共印分?jǐn)?shù)主辦單位負(fù)責(zé)人擬稿人核稿人會(huì)簽部門及負(fù)責(zé)人事由主送單位抄送單位年